Quản Lý 80/20

Nội dung

Bạn muốn đơn giản hóa công việc và cuộc sống của mình? Khối lương công việc bạn phải đối mặt lớn đến nỗi bạn thường chậm tiến độ? Dường như công việc kiểm soát bạn, chứ không phải ngược lại? Nếu vậy, bạn không phải là người duy nhất. Rất nhiều nhà quản lý – đặc biệt là trong các giai đoạn khó khăn này – cảm thấy như vậy. Nhưng có một giải pháp, và giải pháp đó không chỉ cải thiện kết quả của bạn theo cấp số nhân mà còn giúp bạn đạt được điều đó bằng cách làm việc “ít chăm chỉ hơn”. Đúng vậy. Câu trả lời là trở thành một người quản lý hiệu quả hơn. Và cuốn sách này sẽ chỉ cho bạn cách làm điều đó. Nó cũng sẽ chỉ cho bạn cách tận hưởng công việc và xây dựng một sự nghiệp hoàn thiện mà không bị căng thẳng hay phải làm thêm giờ.

Và cách để đạt được những mục tiêu xa hơn những gì bạn đang làm hiện tại mà không phải chối bỏ bản thân, hay nói dối gia đình và bạn bè. Bằng cách nào để làm tất cả những điều này? Hầu hết các công ty và chắc chắn là gần như tất cả những người quản lý đều tập trung vào đầu vào hơn là đầu ra. Họ nhìn vào các quy trình – 1001 nhiệm vụ mà bạn phải làm hàng tuần. Tuy vậy họ nên nhìn vào kết quả – đặc biệt là những gì cho ra kết quả tốt nhất.

Nhưng vì cuốn sách này sẽ chỉ ra điều đó nên khi bạn thực sự soi xét điều gì cho ra kết quả tốt, thì câu trả lời rất đáng ngạc nhiên Như bạn sẽ khám phá ra, thì hầu hết các kết quả tốt có được thông qua các hành động và năng lượng tương đối nhỏ. Nhưng sự đầu tư nhỏ cho ra kết quả lớn thường bị lấp đi bởi sự đầu tư lớn cho ra một vài kết quả tốt, và rất nhiều kết quả tồi tệ. Các công ty và người quản lý thường nhìn vào các con số trung bình, chứ không phải các phần bên ngoài và các giới hạn cực đoan. Nhưng thật đáng ngạc nhiên là những điều đó mới thực sự quan trọng. Ưu điểm của cuốn sách này là nó cực kỳ thực tế. Bạn sẽ bắt đầu áp dụng những bài học ngay sau khi đọc chúng. Bạn đã sẵn sàng đưa cuộc sống và công việc lên mức tiếp theo chưa? Điểm nổi trội của Nguyên lý 80/20 là rất phản trực quan. Còn điểm nổi trội của Richard Koch là anh biến thứ phản trực quan trở nên rất dễ.

Review

Anh Tuấn

Lãnh đạo vốn là một nghề, một nghệ thuật và quản lý vốn là một kỹ năng quan trọng trong đó. Quyển sách này đã giúp cho tôi, một người lãnh đạo trẻ với nhiều tham vọng có cơ hội nhìn lại và không lặp lại sai lầm. Sai lầm của đa số nhà lãnh đạo bình thường và đặc biệt là người trẻ như tôi thường mắc phải là lao vào thứ 20/80 mà lẻ ra phải là 80/20.

Tôi chân thành khuyên các bạn trẻ khi đến với tác phẩm này, các bạn nên đọc thêm tác phẩm “Con người 80/20”.

Minh Khoa

Đã có rất nhiều sách viết về chủ đề kỹ năng quản lý nhưng hầu như đều nói đến các kỹ năng khá chung chung không đăt nặng tính hiệu quả của việc lựa chọn, và quyển sách này đã giải quyết được vấn đề đó. Nhìn chung, theo tôi đây thật sự là một quyển sách rất đáng để chúng ta mua về đọc.

Hồng Nhật

Chắc hẳn bạn tò mò 80/20 là gì, thế nào là 80/20, nó có gì quan trọng, bản thân mình cũng vậy, chính sự tò mò khiến mình mua cuốn sách này và đọc. Sách có phần khiến mình khó tập trung khi thống kê hàng loạt những con số, bạn đừng nản lòng đó chỉ là những ví dụ và dẫn chứng để chứng minh cho kết luận của tác giả ở ngay phía sau. Cuộc sống này được quyết định phần lớn bằng “thiểu số” chứ không phải “đa số” -20/80. Sách sẽ chỉ cho bạn nhận biết và phân tích đâu là – 20 “thiểu số” đâu là – 80 “đa số” việc còn lại chỉ cần tập trung nguồn lực vào thiểu số để nhận được kết quả tối đa.

Trích đoạn

10 CÁCH ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ QUẢN LÝ 80/20

Giờ là phần thực hành.

Đừng ngại ngần trước việc có đến 10 cách khác nhau. Hãy nghĩ về chúng như một thực đơn mà bạn có thể lựa chọn, chứ không phải một danh sách kỹ năng mà bạn phải thành thạo. Làm theo được chỉ một trong 10 cách – một điều không khó chút nào – có thể tạo nên một sự khác biệt rõ ràng cho bạn. Bữa ăn một món có khi lại là quá đủ.

Sự thật thâm thúy về Nguyên lý 80/20 là có nhiều con đường đem đến kết quả và thành công. Bạn không cần sự cân bằng. Sự thật là, thành thạo một trong 10 cách sẽ đưa bạn đi xa hơn là giỏi cả 10 cách.

Vì vậy hãy thoải mái đọc sách theo cách bạn thích. Tôi có lời khuyên là hãy chọn cách mà bạn thấy thích nhất và thực hành nó. Bạn sẽ thấy kết quả rất nhanh, nhưng mỗi cách cũng khá phức tạp, vì vậy bạn có thể sẽ phải học nó trong vòng sáu tháng, một năm, hoặc một thập kỷ tính từ giờ.

Mỗi cách đem lại một phần thưởng lớn cho công sức bạn bỏ ra. Vì vậy bạn có thể quyết định thuần thục một cách… sau đó một cách khác… và sau đó một cách khác nữa. Bạn có thể quyết định sẽ thành thạo hai hoặc ba cách. Hay bạn có thể đặt mục tiêu có được toàn bộ kỹ năng trong một vài năm.

Một lựa chọn khác là làm theo chủ nghĩa chiết trung – chọn và kết hợp các kỹ thuật nhất định thu hút bạn theo nhiều cách và tạo ra một kỹ năng tốn ít công sức nhưng vẫn cho ra kết quả tốt theo phong cách của bạn.

Tất cả phụ thuộc vào bạn.

Tôi phải nói thật rằng, một số cách sẽ dễ hơn số còn lại. Tôi đã đặt những cách dễ ở đầu sách, và những cách khó hơn ở cuối. Nhưng tất nhiên, bạn có thể sẽ phát hiện ra rằng mình thích hợp hơn với một trong những cách “khó hơn”, trong trường hợp đó hãy tiến tới thôi.

Hãy nhớ rằng, đây không phải là một bài kiểm tra. Bạn sẽ có khá nhiều thời gian. Hãy từ từ, và đừng ngạc nhiên nếu 10 năm sau bạn vẫn đang học cách áp dụng một vài trong số 10 kỹ thuật này. Nhưng nếu bạn muốn công việc trở nên dễ dàng, vui vẻ hơn, và muốn đạt được kết quả tốt hơn, bạn cần áp dụng những kiến thức này và bắt đầu đưa ra các quyết định tốt hơn ngay lập tức.

Đừng chỉ đọc cuốn sách này. Hãy nghĩ về nó như một mỏ quặng gồm những tài nguyên giúp thay đổi hành vi mà bạn có thể dùng, để khiến mình trở thành nhà quản lý tốt nhất có thể.

Cách Một Nhà quản lý Điều tra

Sự tò mò quan trọng hơn kiến thức.

Albert Einstein

Việc kinh doanh sổ tay

Bạn sẽ làm gì khi biết mình có một vấn đề mà không biết cách giải quyết nó? Đó là một câu hỏi mà tôi và một vài người bạn đã phải chật vật trả lời vào năm 1990, khi chúng tôi trở thành cổ đông lớn nhất của Filofax. Công ty bán sổ tay cá nhân nổi tiếng này đã bị sụt doanh thu sau cú nhảy vọt vào giữa những năm 1980. Khi chúng tôi tiếp quản, Filofax đang thua lỗ nhanh chóng. Sau một vài tháng nữa, nó sẽ phá sản.

Việc đầu tiên chúng tôi làm là tìm hiểu xem vấn đề là gì. Với Nguyên lý 80/20 làm nền, chúng tôi muốn biết liệu có một vài sản phẩm cốt lõi vẫn đang sinh lợi tốt, và liệu các sản phẩm khác có đang gây lỗ nặng hay không.

Công ty làm ra hai sản phẩm chính – bìa kẹp hồ sơ bằng da với sáu vòng kẹp kim loại; và giấy in sẵn, bao gồm một tờ lịch/ nhật ký đi kèm trong đó – nhưng chúng tôi cần biết loại bìa kẹp và giấy nào có thể kiếm lời và loại nào gây lỗ. Một cuộc dạo quanh nhà kho đã làm sáng tỏ nhiều điều. Các kệ hàng đầy các món đồ đặc biệt. Các bìa kẹp hồ sơ đủ hình thù kích cỡ, với bìa bọc rất đa dạng. Rất nhiều trong số đó được làm từ da karung(1). Chúng tôi chả biết karung là gì, nhưng đống hàng tồn cho thấy chúng đã chết vô ích. Sau đó chúng tôi đi qua núi giấy nhớ. Chúng được xếp gọn gàng theo chủ đề và ở đó có rất nhiều chủ đề. Trong một vài phút, chúng tôi tìm thấy giấy nhớ về ngắm chim, cầu, cờ vua, nhiếp ảnh, lướt gió… vô số kể. Mỗi loại có cả ngàn tờ và có vẻ như chúng đã nằm đó rất lâu.

Chuyến du lịch trong kho đã cho chúng tôi giả thuyết 80/20 đầu tiên. Có ba hay bốn loại bìa kẹp và giấy chính. Loại thông dụng nhất là một loại “tiêu chuẩn”, bao gồm lịch của năm, một khoảng trống để ghi chép trong các buổi họp và một vài trang thông thường như tấm bản đồ hệ thống tàu điện ngầm ở New York hay London. Chúng tôi đoán – hoặc ít ra là hy vọng – rằng khoảng nửa tá các sản phẩm ưa thích có thể kiếm ra tiền. Nhưng phần lớn là gánh nặng.

Điều này đã được chứng minh khi chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn. Chỉ 4% hàng tồn kho (SKU) tạo ra 93% doanh thu của Filofax. Các sản phẩm hàng đầu này thu về 20% lợi nhuận, 96% còn lại hoàn toàn không sinh lợi.

Sau đó chúng tôi phát hiện ra rằng 20% khách hàng của mình – những cửa hàng bán lẻ có bán sản phẩm của chúng tôi – chiếm đến 91% tổng doanh số. Bước tiếp theo là hỏi họ vấn đề gặp phải là gì. Họ nói rằng những cuốn sổ tay đó quá đắt. Một đối thủ mới, Microfile, đang bán một sản phẩm tương tự với mức giá chỉ bằng một nửa, và đã chiếm được khá nhiều doanh số của Filofax. Đột nhiên chúng tôi nhận ra rằng, ban quản trị cũ đã nhầm. Họ cho rằng toàn bộ thị trường đã sụp đổ. Nhưng không, chỉ có thị phần của chúng tôi sụp đổ mà thôi.

Chúng tôi đã hỏi những nhà bán lẻ xem liệu mình có phải đặt giá thấp như Microfile hay không. Họ trả lời là không – Filofax vẫn có thể đặt giá cao, nhưng nó chỉ nên cao hơn khoảng 10-15% chứ không phải 50%. Chúng tôi đã giảm giá theo lời khuyên đó, và bảo đảm rằng chi phí của mình cũng thấp như của Microfile. Cắt giảm chi phí rất dễ vì chúng tôi đã cơ cấu lại số lượng sản phẩm của mình và sổ tay của chúng tôi bắt đầu bán chạy trở lại với mức giá mới thấp hơn. Trong vòng ba năm, doanh số đã tăng gấp bốn và chúng tôi đã kiếm được lợi nhuận. Khi chúng tôi bán công ty, những nhà đầu tư đã kiếm được gấp bảy lần số tiền ban đầu.

Một tinh thần học hỏi

Trẻ con học cách đặt câu hỏi từ rất sớm, từ đó mở ra những cánh cửa mới cho thế giới của mình. Những câu hỏi cho phép chúng kết nối những bí mật của cuộc sống và hiểu được cách chúng thích nghi với môi trường xung quanh. Tốc độ phát triển cá nhân của chúng phụ thuộc vào số lượng, chất lượng những câu hỏi chúng đặt ra, và quyết tâm giải thích sự tồn tại của chúng. Nếu bạn có con nhỏ, bạn sẽ thấy quá trình tuyệt vời – kỳ lạ, đáng kinh ngạc, diệu kỳ, ấn tượng và hiệu quả – này hàng ngày.

Khi chúng ta lớn lên, chúng ta thường có xu hướng không đặt câu hỏi mà đưa ra câu trả lời – thường không quá mới mẻ. Chúng ta dừng việc suy nghĩ. Sự kinh ngạc của chúng ta trước những bí ẩn cuộc sống biến mất. Khi đã có được một số hiểu biết về môi trường của mình, chúng ta chấp nhận như thể nó luôn đúng. Vì chúng ta ngừng đặt ra những câu hỏi, nên chúng ta mất đi khả năng tìm ra những điều mới. Cuộc sống trở nên nhàm chán và tẻ nhạt hơn.

Các thám tử thì lại khác, đó là lý do vì sao các án mạng bí ẩn thu hút được nhiều người như vậy. Các nhà điều tra tưởng tượng – từ Sherlock Holmes cho tới điều tra viên Rebus – đều luôn muốn tìm câu trả lời cho một câu hỏi đặc biệt: ai đã làm điều đó? Họ đạt được mục tiêu này bằng cách nghĩ đến những điềukhông tưởng và điều tra những đầu mối dường như không hứa hẹn chút nào. Câu trả lời, khi được đưa ra, phải thật mới mẻ và bất ngờ. Các thám tử và một số nhà khoa học là một trong số ít ỏi những người trưởng thành vẫn suy nghĩ như trẻ con. Họ vui sướng vì đặt câu hỏi và có thêm kiến thức.

Các nhà quản lý cũng nên hành động tương tự. Đặt câu hỏi và không tự động tin vào những gì người khác tin, hay chấp nhận mọi thứ bạn được bảo – nói cách khác, nghĩ theo hướng điều tra – là một hoạt động 80/20. Nó đem lại những hiểu biết mà đôi khi khiến thực tế đảo lộn và cho phép bạn tồn tại ở một tầm cao hơn. Việc điều tra cho thấy một thế giới ngầm không bị nghi ngờ – một nơi mà những gì ta cho là tốt lại có thể là xấu, nơi có đủ các loại kết nối bí ẩn, nơi một sự kiện nhỏ nhặt cũng có thể gây ra một vụ tuyết lở, nơi những cảm xúc mạnh mẽ ẩn giấu, phá vỡ vẻ yên bình bên ngoài.

Trong kinh doanh, kiểu điều tra hiệu quả nhất sẽ không nhìn vào những con số trung bình vì chúng rất dễ dẫn ta đi sai hướng. Việc kinh doanh không được thúc đẩy bởi những con số trung bình, nó được thúc đẩy bởi những ngoại lệ, những cực hạn. Bên dưới con số trung bình luôn luôn có một vài yếu tố tốt và rất nhiều yếu tố tồi tệ. Nhiệm vụ của nhà quản lý điều tra là tìm ra cái nào là tốt hay cái nào là xấu. Một khi bạn vào guồng, việc điều tra sẽ cho bạn một lợi thế cũng như sự hứng khởi mà ít nhà quản lý nào biết là nó tồn tại.

Điều tra rất thú vị. Nếu bạn hỏi đúng câu, nó cũng tương đối dễ dàng nữa. Sử dụng phương thức 80/20, bạn sẽ biết cách hỏi một vài câu mấu chốt có thể đem lại toàn bộ câu trả lời bạn cần.

Câu hỏi quan trọng nhất là:

Có một vài sản phẩm hoặc khách hàng nào sinh lợi rất nhiều hay không?

Đây là gợi ý cho bạn: câu trả lời luôn là có.

Giờ những việc bạn cần làm là xác định các sản phẩm và khách hàng sinh lợi rất nhiều đó.

Và nhắc lại một lần nữa, hãy tìm ra đâu là những sản phẩm hay khách hàng thực sự là thảm họa.

List

• 15 quyển sách quản lý thời gian nên đọc để thành công
• Những quyển sách hay về quản lý nên đọc