Chương 1HIỂU ĐƯỢC VAI TRÒ CỦA DỰ ÁN

Chương này nhằm cung cấp cho bạn những hiểu biết cần thiết về quản lý dự án; bàn về khái niệm vòng đời dự án, giới thiệu các bên liên quan chính, và mô tả vai trò của nhà quản lý dự án. Chương này còn mang đến cho bạn những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất, cùng với một số công cụ phần mềm thông dụng.

1.1DỰ ÁN KHÔNG PHẢI LÀ NHIỆM VỤ

Trước khi bắt đầu, cần phải hiểu “dự án” thực sự là gì. Hiệp hội Quản lý dự án của Vương quốc Anh (APM) định nghĩa dự án là “nỗ lực hành động trong một khoảng thời gian xác định nhằm đạt được kết quả mong muốn.” Nói cách khác, một dự án cần phải xác định được trước mục tiêu, điểm khởi đầu, quá trình phát triển và điểm kết thúc.

Do đó, quản lý dự án khác với việc hoàn thành một nhiệm vụ, chương trình hay đảm nhiệm công việc chuyên môn. Danh sách dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt dự án với các loại hình công việc khác.

■ Dự án phải có mục tiêu xác định. Ngay từ lúc bắt đầu, dự án đã phải đề ra một hay nhiều mục tiêu xác định để hoàn thành trong một thời gian biểu nhất định.

■ Dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau.

Những nhiệm vụ này thường được định nghĩa là những đơn vị công việc có ích nhỏ nhất. Các nhiệm vụ liên quan thường được tập hợp lại thành các hoạt động hay các gói công việc, và có thể được phân công cho một nhà cung cấp đơn lẻ hay một đội riêng.

■ Cần tìm được người có kỹ năng phù hợp để thực hiện những nhiệm vụ trên. Do đó, làm dự án đòi hỏi một phương pháp tiếp cận đa ngành, đa kỹ năng. Dự án càng phức tạp thì càng phải cẩn trọng trong việc tìm người phù hợp để thực hiện nhiệm vụ đó một cách xuất sắc nhất.

■ Một dự án cần phải độc lập, có mục tiêu, thời gian biểu và nguồn lực riêng. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là phải tách biệt dự án ra khỏi các bộ phận khác của doanh nghiệp. Bạn nên tận dụng kĩ năng và nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp, đồng thời chia sẻ những bài học đạt được với các đồng nghiệp, các đội khác và sử dụng cho các dự án trong tương lai.

Việc áp dụng phương pháp tiếp cận dự án có thể mang lại những lợi ích đáng kể bằng cách xác định rõ kết quả của dự án, rồi dựa vào những kết quả này để ước chừng được đầu vào của nguồn lực, chất lượng của đội dự án và ban lãnh đạo. Nguồn lực của một dự án có thể là nguồn nhân lực, trang thiết bị và ngân sách…

Một phút suy ngẫm: Bạn vẫn thấy bối rối với khái niệm dự án ư? Hãy dành ra một phút để xem xét hai ví dụ sau đây. Tổ chức thế vận hội Olympics London năm 2012 hay việc lên kế hoạch chuyển địa điểm văn phòng làm việc, cả hai việc này, dù rất khác nhau về quy mô, nhưng đều là các dự án. “Làm đại diện bán hàng” không phải là dự án vì đó là vị trí công việc mang tính chất liên tục. Mặt khác, một kế hoạch nhằm “tăng doanh số bán hàng lên 20% bằng cách lắp đặt một cơ sở dữ liệu marketing mới” có thể đáp ứng được tiêu chí của một dự án.

Một dự án cần có khung thời gian rõ ràng, và được thực hiện để đạt được kết quả mong muốn.

1.2TÌM HIỂU VỀ NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN

Lên kế hoạch cho dự án bao gồm việc đưa ra hàng loạt các giả định và xem xét những khó khăn mà dự án của bạn có thể gặp phải. Hiểu được những nhân tố này sẽ giúp bạn xây dựng được một dự án với quy mô và mục tiêu phù hợp.

Những giả định thường được đưa ra khi lên kế hoạch cho một dự án bao gồm:

■ Quy mô. Xác định quy mô và kinh phí chính xác mà bạn được phép sử dụng cho dự án.

■ Nguồn nhân lực. Đặt câu hỏi: “Ai có thể giúp tôi thực hiện dự án này?”

■ Nguồn lực vật chất. Những trang thiết bị và nơi họp mặt nào có thể tận dụng cho việc thực hiện dự án?

Không có thông tin nào trong số những thông tin nêu trên chính xác 100% (hay thậm chí là 90%) tại thời điểm bắt đầu dự án. Tuy nhiên, đưa ra được những giả định xung quanh dự án là bước đi quan trọng đầu tiên, ngay cả khi ở giai đoạn bắt đầu với nhiều câu hỏi hơn là đáp án!

Một cách hữu ích để tiếp cận những khó khăn có thể gặp phải trong khi làm dự án là sử dụng “tam giác dự án” với 3 nhân tố chính thường được đưa ra xem xét trong một dự án.

■ Thời gian. Bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án?

■ Chi phí. Ngân sách cho dự án là bao nhiêu?

■ Chất lượng (hay tiêu chuẩn). Mục đích của bạn là tạo ra một cái gì đó tương đối đơn giản hay tạo ra những thứ phức tạp như mẫu xe Rolls Royce?

Với bất kỳ dự án nào, bạn cũng phải đối mặt với hàng loạt các quyết định về việc đặt dự án của bạn ở đâu trong “tam giác dự án”. Chẳng hạn, với cùng một dự án, nếu thời gian và kinh phí có hạn thì có khả năng bạn sẽ không thể hoàn thành nhiệm vụ với kết quả tốt nhất, dẫn đến chất lượng dự án thấp. Nếu bạn được giao nhiều thời gian hơn, chất lượng dự án sẽ tốt hơn, nếu bạn được tăng cả thời gian và ngân sách, thì kết quả lại càng khả quan.

Một chiều khác thường được thêm vào sơ đồ này là nhân tố con người. Kỹ năng của những người tham gia dự án càng tốt và động lực thúc đẩy họ càng lớn thì chất lượng dự án sẽ càng cao.

1.3HIỂU ĐƯỢC VÒNG ĐỜI CỦA DỰ ÁN

Tất cả các dự án đều có một “vòng đời” dễ nhận diện. Có nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, nhưng tất cả đều thống nhất rằng có thể chia dự án thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn đòi hỏi một trọng tâm riêng.

Phương pháp tiếp cận vòng đời dự án đơn giản nhất chỉ ra bốn giai đoạn chính trong một dự án, đó là: Nuôi dưỡng ý tưởng, lên kế hoạch, thực hiện kế hoạch và đánh giá kết quả.

1. Nuôi dưỡng ý tưởng. Giai đoạn này tập trung vào việc hình thành ý tưởng cho dự án. Bạn mong muốn đạt được thành quả gì và tại sao? Làm thế nào để bạn có thể nhận diện và đánh giá được thành công ? Cần có sự hỗ trợ từ ai để tiến hành dự án, và cần làm gì để thuyết phục họ hỗ trợ cho bạn?

2. Lên kế hoạch. Trong giai đoạn này, bạn cần nắm được cụ thể những việc cần phải làm để giúp dự án thành công. Cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì và làm sao để các nhiệm vụ khớp với nhau nhất có thể? Đội dự án của bạn cần những thành viên như thế nào? Cần những nguồn lực nào để tiến hành dự án, cả về tài chính và vật chất (trang thiết bị, nơi họp mặt,…)? Những rủi ro chính nào có thể gặp phải trong khi thực hiện dự án, và làm thế nào để tránh được (hay ít nhất là giảm thiểu tối đa những rủi ro ấy)? Cuối cùng là, làm sao để kiểm soát hiệu quả dự án, và đạt được tiến triển như mong đợi?

3. Thực hiện kế hoạch. Giai đoạn này có thể được chia thành hai phần: Tạo động lực thúc đẩy và giám sát dự án. Ngay từ khi bắt đầu dự án, bạn cần phải hình thành đội dự án và tạo động lực cho các thành viên trong đội, đồng thời thống nhất mục tiêu của dự án và phương pháp làm việc. Khi dự án đã đi vào quỹ đạo, vai trò của bạn sẽ chuyển sang giám sát: Dự án đang tiến triển như thế nào? Cần làm gì nếu phải điều chỉnh kế hoạch ban đầu? Liệu dự án có đang theo kịp tiến độ? Chi phí cho dự án nằm trong kế hoạch hay có nguy cơ vượt ngân sách? Nhóm dự án có bàn bạc về các vấn đề và thống nhất các thay đổi với nhau không ?

4. Đánh giá kết quả. Một khi dự án đã được hoàn thành, nhiệm vụ cuối cùng của nhà quản lý dự án là xác định mức độ thành công và thông báo kết quả của dự án, như vậy có thể rút ra bài học cho các dự án sau. Các mục tiêu ban đầu đã đạt được tới mức độ nào? Những mặt mạnh và những điểm hạn chế là gì? Có thể rút ra được bài học gì cho các dự án sau?

Việc áp dụng phương pháp tiếp cận vòng đời dự án sẽ giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất tại mỗi giai đoạn của dự án.