Để Trở Thành Nhà Quản Lý Hiệu Quả

1. NHỮNG NGỘ NHẬN VỀ QUẢN LÝ

Về mặt tri thức, con người khao khát đạt được tự do và khai sáng, nhưng về mặt tình cảm, họ lại vẫn muốn bị ràng buộc đôi chút… Họ cảm thấy thỏa mãn với nhận thức về tự do, đọc sách về nó, tưởng tượng về nó. Họ cảm thấy thỏa mãn bởi chỉ hai tiếng tự do thôi đã khiến người ta mê muội và tràn ngập cảm xúc.

― VIMALA THAKAR ― Set them on the fire

Mọi tổ chức, công việc kinh doanh, phát kiến hay cuộc sống đều khởi đầu từ ý niệm. Ý niệm dù hay, dở, hay chưa thành hiện thực thì vẫn là ý niệm. Hãy lấy ngay cuộc đời anh làm ví dụ. Anh không được tạo ra từ phép thuật ngẫu nhiên. Nếu suy nghĩ kỹ, anh sẽ thấy cuộc sống của mình thể hiện những ý niệm của người khác và điều đó tạo ra anh. Dù tốt đẹp hay tồi tệ, ý niệm về anh (thậm chí cả những ý niệm anh không bao giờ biết tới) đều ảnh hưởng tới anh. Ví dụ như ý niệm thuyết tương đối, lực hấp dẫn, công bằng xã hội, thời gian, không gian, Chúa trời, công lý, quản lý,…

Nhưng anh từng nghĩ tới bao nhiêu ý niệm trong số đó? Có lẽ hồi nhỏ anh cũng từng thắc mắc. Tuy nhiên, càng lớn anh càng ít khi nghĩ đến chúng. Bởi khi lớn lên, anh cảm thấy hầu hết những câu hỏi đó đều không nhất thiết phải giải đáp. Chúng ta còn có nhiều việc cần giải quyết, và phải dành thời gian cho điều đó. Nhưng chính những câu hỏi cần giải đáp, những ý niệm đó đã tạo nên công việc chúng ta làm, tạo nên mỗi Nhà quản lý chúng ta.

Lịch sử đã cho ta bài học: ý niệm không bị phản bác có thể lại rất nguy hiểm. Tuy nhiên, mỗi ngày, hàng chục nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn Nhà quản lý, giống như anh, làm việc trong các tổ chức do người khác sáng lập và cho rằng nhiệm vụ của mình là thực hiện theo ý niệm có sẵn, cho dù ý niệm đó có thực hiện được, thành công hay không.
Dù anh đang điều hành một công ty hay một phòng ban ở quy mô nào đi nữa, thì thực tế, theo kinh nghiệm của tôi, anh vẫn đang cố gắng điều hành nó một cách khờ dại. Như chúng ta biết, quản lý là sản phẩm đúc kết qua nhiều năm khờ dại dựa trên một ý niệm: quản lý nghĩa là cố gắng kiểm soát mọi thứ xung quanh.

Tôi tin rằng ý niệm quản lý của chúng tôi có nguồn gốc xa xưa như loài người, cách đây hàng ngàn vạn năm, lâu đời như ý niệm quyền lực, công việc, uy tín; ý niệm về hệ thống, ông chủ và sự nghiệp,…

Và trên tất cả, đó là ý niệm thế nào là một Nhà quản lý.

Sự ra đời ngẫu nhiên của quản lý

Bức tranh vẽ cảnh xây dựng Kim tự tháp có thể giúp chúng ta hiểu rõ ý niệm về quản lý. Trong bức vẽ, ta thấy có công nhân, đốc công và người quản lý. Đốc công là người cầm roi da và xích. Còn công nhân là những người di chuyển 400 tỷ tấn đá để xây Kim tự tháp cho Hoàng đế của họ.

Người ta kể rằng, Hoàng đế Ai Cập nảy sinh ý tưởng xây dựng Kim tự tháp khi đang ngồi ăn nho và chơi đùa với vợ con. Ông chợt nhận ra giây phút tuyệt vời này không kéo dài mãi mãi, vì ai rồi cũng phải chết. Ông nghĩ: “Phải có cách nào đó để mọi người tưởng nhớ tới sự vĩ đại của mình”, “phải biến mình thành vĩnh cửu.” Sau một giây phân vân, ông reo lên: “Sao ta không xây một đền thờ hay dựng một tảng đá lớn nhỉ? Phải rồi, một Kim tự tháp! Lăng mộ của một Hoàng đế. Lăng mộ vĩ đại nhất chưa ai từng có, lớn hơn bất cứ công trình nào con người từng xây dựng trước đây.”

Và từ lúc đó, ý tưởng này luôn ám ảnh ông. Ông quyết tâm xây dựng Kim tự tháp bằng mọi giá.

Ông triệu tập tất cả các tướng lĩnh (các Nhà quản lý cấp cao), các quan giám sát (các Nhà quản lý cấp trung), và các đốc công (các Nhà quản lý cấp cơ sở). Ông giao khát vọng của mình vào tay những kẻ biết dùng roi và xích để biến nó thành hiện thực.

Đó là lý do tại sao trong khi Hoàng đế bình thản ngồi ăn nho thì các tướng lĩnh lo lắng tính toán, còn các quan giám sát lăm lăm sổ sách và đôn đốc nô lệ làm việc. Còn hàng nghìn nô lệ phải làm việc đến kiệt sức. Và Kim tự tháp vĩ đại mọc lên một cách thần kỳ trên sa mạc hoang vắng, từ một ý tưởng mong manh của vị Hoàng đế, biến thành công trình vĩ đại chưa ai từng thấy.

Trong khi biến ước mơ của vị Hoàng đế thành hiện thực, những con người đó cũng bắt đầu hình thành những ý tưởng vĩ đại. Họ nghĩ nếu ông ấy làm được thì ta cũng làm được, thậm chí còn hơn thế.

Và Vạn lý Trường thành, cuộc Cách mạng tháng Mười Nga vĩ đại hay nhãn hiệu McDonald’s, Microsoft và CNN,… cũng vậy. Tất cả đều được tạo dựng theo cách thức người ta xây dựng Kim tự tháp đầu tiên.

Những khó khăn của các Nhà quản lý hiện đại

Các Hoàng đế thời nay – chúng ta gọi họ là những người có tầm nhìn xa – dựa vào cách thức quản lý mới, không hoàn toàn khác biệt với cách thức quản lý cũ nhưng có thêm một số đặc trưng mới: thứ nhất, đó là ảnh hưởng của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật giúp chúng ta giảm bớt thời gian thực hiện công việc; thứ hai, đó là kết quả của việc áp dụng tái cơ cấu doanh nghiệp, giúp chúng ta giảm bớt nhân lực thực hiện công việc.

Không có gì khó hiểu khi các Nhà quản lý thời hiện đại cảm thấy buồn chán.

Khi không còn phải lao động chân tay, Nhà quản lý trở thành “tay sai” của các “Hoàng đế”. Họ đối mặt với thách thức này bằng một thái độ nghiêm túc. Họ mua sách kinh tế và quản lý do các nhà tư vấn và học giả viết. Họ tham gia các khóa đào tạo, các buổi thảo luận và hội thảo, để được tán dương là những chuyên gia mới của thế kỷ XX. Giống như bác sỹ, luật sư và giới tăng lữ, các Nhà quản lý cũng cảm thấy mình đóng góp một phần to lớn cho xã hội, và kinh doanh đã nhanh chóng trở thành một thứ tôn giáo mới. Họ gán cho nơi làm việc những từ như “văn hóa doanh nghiệp.” Họ bàn về “chất lượng”, “giá trị cốt lõi”, và “sứ mệnh”. Họ nói về việc sáng tạo ra “linh hồn” của doanh nghiệp. Họ nói về “tinh thần” và “ý nghĩa”, và giao phó ước mơ của mình cho cấp dưới thực hiện. Họ học hỏi tinh thần lãnh đạo và học cách phân biệt mình – Nhà quản lý xuất chúng – với các Nhà quản lý bình thường khác. Họ coi tất cả đều là khoa học. Rằng nhà lãnh đạo là do đào tạo mà thành chứ không phải do bẩm sinh. Rằng anh có thể học bảy kỹ năng cần thiết hay sáu thói quen hiệu quả, hay mẹo để trở thành Nhà quản lý trong một phút. Họ lắng nghe chăm chú, và học hỏi mọi mưu mẹo, nhưng mọi thứ vẫn như cũ, bởi Nhà quản lý – và những chuyên gia, những người giảng dạy – mới chỉ chữa triệu chứng chứ chưa chạm tới căn nguyên của vấn đề.

Làm quen với Jack, một Nhà quản lý hiện đại

Jack là một trong số những Nhà quản lý đó. Mẹ Jack là giáo viên, cha anh là một Nhà quản lý nên có thể nói Jack lớn lên trong môi trường quản lý. Sếp của cha anh thường tới nhà anh ăn tối mỗi tuần một lần. Mẹ anh thường giao thiệp với các bà vợ đồng nghiệp của cha anh. Hồi đó, đối với anh, công việc đồng nghĩa với sơ mi trắng và bộ vest xanh đậm, kéo dài tám giờ mỗi ngày, và bữa tối cho cha anh phải dọn lúc 5 giờ chiều, và cha anh sẽ chỉ làm việc tại một công ty trong suốt cuộc đời ông.

Cha Jack sớm nhận ra anh có năng khiếu quản lý. Và ông dạy Jack quản lý từ khi anh còn bé. Thỉnh thoảng ông đưa anh tới văn phòng, giới thiệu anh với đồng nghiệp và khuyến khích anh “quản lý” hơn là chỉ “chơi đùa” với bạn bè. Sau khi tốt nghiệp trung học, Jack học quản lý kinh doanh tại trường Đại học Stanford, đồng thời làm trợ lý cho Nhà quản lý của một hiệu sách trong trường đại học để chi trả phần nào học phí.

Anh say mê làm việc và học tập. Nhưng công việc không giống những gì anh nghĩ, thời gian làm việc dài, mà công việc lại vô bổ, không những thế, người quản lý hiệu sách, Cody, còn luôn gây khó khăn cho anh. Khi Jack mới vào làm, Cody nói rằng anh rất may mắn mới được nhận, rằng ông ta đã tạo cho anh môi trường học hỏi mà không nơi nào có được. Thời gian trôi qua, Jack bắt đầu cảm thấy mình giống một nô lệ cho tính cách quái gở của Cody hơn là một nhân viên được trọng dụng. Cho dù Jack làm việc chăm chỉ tới đâu ông ta đều cản trở và không thực sự đánh giá đúng những gì anh làm. Mặc dù vậy, Jack vẫn vượt qua. Anh học được từ cha mình là: “Dù thế nào cũng không trở thành kẻ bỏ việc… Sự nghiệp chính là cuộc đời con.”

Cuối cùng, Jack cũng tốt nghiệp, lập gia đình và có công việc “thực sự” đầu tiên – trợ lý quản lý bán hàng tại một trung tâm thương mại lớn. Anh rời bỏ Cody và hiệu sách, vui mừng bước những bước đầu tiên trong sự nghiệp. Nơi anh làm việc rất gần căn hộ nhỏ anh ở, tiền lương khá nhưng thử thách cũng nhiều. Jack quyết tâm cố gắng hết sức để thành công ngay từ bước đầu khởi nghiệp.

Rồi Jack cũng thành công. Anh làm mọi việc được giao. Thậm chí, anh còn hy sinh cả cuộc sống riêng để hoàn thành những nhiệm vụ vượt quá trách nhiệm của mình. Anh cống hiến hết thời gian, thường say mê nghiên cứu tới tận đêm, làm việc liên tục nhiều giờ mỗi ngày. Thậm chí anh còn chuyển nhà ba lần để thuận lợi cho công việc. Anh trở thành người được tin tưởng, được thăng chức ba lần, nhận được nhiều phúc lợi, phụ cấp, tiền thưởng hơn và ngày một tiến xa hơn trên nấc thang sự nghiệp. Nhưng Jack không nhận ra cuộc sống của mình đang ngày càng trở nên trống rỗng, đơn điệu. Một phần là do anh quá bận rộn, nhưng cũng do sâu thẳm trong lòng anh có một thái độ sốt sắng với công việc khiến anh luôn muốn người khác cần mình và muốn được cảm thấy mình quan trọng. Anh tràn đầy tự tin. Công ty đang rất phát triển. Nhân viên kính trọng anh. Anh cảm thấy lòng tự tôn ngày càng tăng cao.

Thậm chí Jack còn cảm thấy bất kỳ điều gì mình làm cũng đều có mục đích rõ ràng. Anh coi mục tiêu của công ty và các sếp của anh là mục tiêu của chính mình. Tất nhiên, trong một khoảng thời gian ngắn, điều này là đúng. Nhưng nếu nhìn rộng hơn, hạnh phúc của Jack lại phụ thuộc vào một số điều cơ bản: mức độ hào phóng của cấp trên – người thâu tóm tầm nhìn của công ty nhưng lại điều khiển công việc của Jack; ý niệm quản lý của anh bị ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố khác, trong đó có cả cha anh và ông chủ đầu tiên của anh; và Jack thiếu động lực thực sự để làm những gì vượt quá điều người khác muốn anh làm.