Thật Đơn Giản Quản Lý Dự Án

Mở đầu

Bạn có khao khát trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc không? Bạn mới được tham gia quản lý dự án và mong muốn phát triển nhanh các kỹ năng của mình? Hay bạn là một chuyên gia giàu kinh nghiệm đang tìm một lớp học nâng cao? Nếu bạn đang cố gắng thực hiện mục tiêu đó thì đây là cuốn sách bạn cần tìm.

Trong cuốn sách này, chúng tôi đã đúc kết những điều cần làm để có thể trở thành một người quản lý dự án xuất sắc dựa trên những thuận lợi, khó khăn mà nhà quản lý gặp phải. Nhưng trên hết, chúng tôi luôn trăn trở về những trải nghiệm thực tế khi bắt tay vào làm một công việc nào đó. Với trên 30 năm kinh nghiệm về quản lý dự án, chúng tôi đã rút ra nhiều bài học từ những thành công và cả thất bại.

Kinh nghiệm

Thực tế cho thấy, nếu chỉ dựa trên kinh nghiệm, bạn sẽ không thể trở thành một người quản lý dự án xuất sắc. Bạn còn cần phải tự nghiên cứu và nhận được những lời khuyên hữu ích.

Trước khi quản lý, bạn nên ý thức được rằng các dự án không phải lúc nào cũng diễn ra đúng như kế hoạch. Trên thực tế, bạn có thể lâm vào cảnh vượt quá ngân sách, chậm tiến độ và bàn giao khi sản phẩm chưa hoàn tất. Rõ ràng, những thất bại diễn ra thường xuyên và một số cuộc điều tra đã công bố tỉ lệ dự án thất bại chiếm 70%. Tại sao tình trạng này lại xảy ra?

Phần lớn nguyên nhân là do các dự án không được chuẩn bị kĩ và quản lý yếu kém. Trách nhiệm đó thuộc về người quản lý dự án. Nhận định này có thể khắt khe nếu dự án thất bại do các yếu tố khách quan, nhưng dù sao người quản lý vẫn phải chịu trách nhiệm về dự án của họ. Thất bại thường không chỉ do thiếu kinh nghiệm, bởi ngay cả những nhà quản lý dày dạn cũng có lúc đưa dự án của mình vào ngõ cụt.

Trên thực tế, vẫn luôn có những nhà quản lý thành công, chúng tôi phong cho họ là những nhà quản lý dự án xuất sắc. Chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn các kỹ năng họ sử dụng. Những lời khuyên chúng tôi đưa ra là sự kết hợp giữa lối tư duy truyền thống và kinh nghiệm thực tế để làm việc hiệu quả đồng thời nhận biết được các cạm bẫy.

Cuốn sách này có gì?

Quản lý dự án đôi khi giống như kinh doanh độc lập, tuy nhiên bạn không bao giờ đơn độc. Rất nhiều vấn đề bạn gặp phải cũng đã xảy ra đối với những người đi trước và cuốn Brilliant Project Management (Quản lý dự án) sẽ cung cấp cho bạn kinh nghiệm để xử lý các vấn đề.

Bí quyết

Khi chuẩn bị cho cuộc thảo luận về một dự án mới, bạn hãy dành một giờ trước đó để đọc lướt qua cuốn Brilliant Project Management (Quản lý dự án).

Lời khuyên của chúng tôi về quản lý dự án được gói gọn dưới dạng một quyển sách hướng dẫn. Bạn có thể đọc lướt qua hoặc đọc kỹ các chủ đề bạn quan tâm nhất. Bạn nên có sự chọn lựa về chủ đề mà mình quan tâm. Tuy nhiên, ở đây chúng tôi tập trung vào những vấn đề thực tế nhất và có thể áp dụng ngay lập tức. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các bí quyết kinh doanh và cả cách tránh những cạm bẫy. Điều quan trọng nhất là lời khuyên này đã được các nhà quản lý dự án thử nghiệm thành công trong thực tế.

Chúng ta cũng cần phải nói về chủ đề quản lý dự án kiểu truyền thống cũng như về những người có khả năng làm tốt công việc nhưng lại thường không được cất nhắc. Các nhà quản lý dự án không chỉ phải đối mặt với những kế hoạch phức tạp, rủi ro mà còn phải cạnh tranh với các đối thủ nữa.

Những chủ đề trong cuốn sách

Các kỹ năng quản lý dự án cốt lõi

Lên kế hoạch dự án, đối phó với các rủi ro và vấn đề phát sinh, cam kết chất lượng, lên kế hoạch và quản lý nguồn lực.

Các kỹ năng về con người

Lãnh đạo, tổ chức các buổi họp hiệu quả, tạo điều kiện kĩ thuật.

Các bài học

Lợi ích từ kinh nghiệm.

Chúng ta biết rằng không gì thay thế được kinh nghiệm thực tiễn nên nếu chỉ đọc cuốn sách này, bạn khó có thể trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc. Chúng tôi hy vọng khi bạn phát triển các kỹ năng của mình, bạn sẽ tìm đến sự giúp đỡ của cuốn sách như một lời nhắc nhở về các thói quen tốt mà người quản lý dự án cần có.

Năm lý do để trở thành một người quản lý dự án

1. Công việc thú vị và đầy thách thức. Bạn sẽ luôn bận rộn giải quyết các vấn đề và không lúc nào buồn tẻ.
2. Cảm thấy hài lòng hơn về công việc. Đặc biệt khi bạn thấy công việc nào đó sắp hoàn thành.
3. Sự đa dạng là gia vị của cuộc sống. Không có các dự án hoàn toàn giống nhau, và bạn luôn có cái gì đó mới mẻ để học hỏi.
4. Đó là công việc về con người. Bạn sẽ làm việc với nhiều kiểu người thú vị khác nhau.
5. Không bao giờ thiếu việc. Thế giới này sẽ không bao giờ thiếu các dự án đang cần được quản lý.

Trước khi bắt đầu

Khởi hành…

Một chuyên viên có tài đã đồng ý làm người quản lý dự án. Nhiều năm quan sát những người khác làm việc này – cả thành công lẫn thất bại – đã cho cô ý tưởng để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc. Cô nhiệt tình đảm nhận vai trò đó với sự tư vấn của một đồng nghiệp dày dạn kinh nghiệm. Dự án cô đảm nhận gặp phải nhiều vấn đề, chi tiêu quá đà và chậm tiến độ trầm trọng, tuy nhiên nó giúp cô thử thách bản thân. Trong vòng 18 tháng, cô đã có thể giải quyết được những vấn đề của dự án và đang tư vấn cho những người quản lý trẻ tuổi hơn.

Quản lý dự án là một cách học hỏi nhanh chóng. Đôi lúc có thể sẽ có khó khăn nhưng không gì thay thế được phương pháp đào tạo qua thực tế công việc trong những hoàn cảnh đầy thách thức.

Hành trình để trở thành một nhà quản lý dự án xuất sắc rất thú vị. Bạn sẽ thấy và phải làm nhiều việc trên con đường đó. Tuy nhiên, bạn không phải chu du một mình. Hy vọng rằng bạn sẽ coi chúng tôi như những hướng dẫn viên du lịch hữu ích trong ít nhất một chặng trên con đường của bạn.

2. Nghệ thuật lên kế hoạch dự án

Lập bản đồ trước khi khởi hành

“Một kế hoạch tốt hôm nay còn hơn kế hoạch hoàn hảo ngày mai.”

George S. Patton (1885-1945)

Mở đầu

Rất nhiều dự án đã thất bại. Sai lầm phổ biến là do các nhà quản lý yếu kém trong việc xác định những yêu cầu kinh doanh và không thực tế khi đưa ra hạn chót. Một dự án có thể sẽ thất bại ngay từ đầu nếu người quản lý của nó chỉ như người ngoài cuộc, bàng quan đứng nhìn những rủi ro có thể xảy ra. Có nhiều nguyên nhân khiến một dự án thất bại, nhưng nguyên nhân quan trọng nhất lại thường nằm trong khâu đầu tiên của quá trình lập kế hoạch hoặc có thể thiếu hẳn khâu đấy.

Một người quản lý dự án xuất sắc phải biết rằng một kế hoạch khả thi và vững chắc sẽ là nền tảng để quản lý hiệu quả. Mặc dù việc lên kế hoạch vừa là nghệ thuật vừa là một khoa học chính xác thì kinh nghiệm cũng như khả năng tư duy vẫn đóng vai trò quan trọng. Chúng tôi cung cấp một vài hướng dẫn hữu ích mà ai cũng có thể sử dụng và làm theo.

Ngay khi bắt tay vào tiến hành dự án, bạn sẽ phải sử dụng kỹ năng lập kế hoạch của mình. Rất có thể bạn sẽ vạch ra những kế hoạch phi thực tế và không căn cứ. Vì vậy, bạn cũng đừng ngạc nhiên nếu các hạn chót và những giả định cơ sở trong gói dự án ban đầu lại đầy những ý tưởng lạc quan vô căn cứ.

Mặc dù vậy, bạn vẫn còn hy vọng làm cho tình hình trở nên sáng sủa hơn, và thật trớ trêu là khởi điểm càng tồi tệ thì dự án càng có cơ hội thành công. Những nhà quản lý xuất sắc có khả năng cứu nguy cho những dự án bị eo hẹp về nguồn tài chính. Con đường để hồi phục bắt đầu bằng việc lập một kế hoạch khả thi.

Có phải dự án của tôi có một quá khứ sóng gió?

Bạn đang gặp rắc rối nếu…

• Dự án đó đổi tên ít nhất một lần để xóa đi quá khứ và khôi phục lại danh tiếng.
• Bạn là người mới nhất trong hàng loạt những người quản lý trước đó của dự án.
• Những người quản lý khác vô cùng sung sướng khi thấy dự án đó rơi vào tay bạn.
• Dự án của bạn đã được thực hiện trong thời gian dài mà chưa có được một kết quả nào.

Trước khi nghĩ làm thế nào để có một kế hoạch tốt và tạo ra kế hoạch đó ra sao, chúng ta hãy bắt đầu từ thời điểm dự án được trao cho một người quản lý.

Thực hiện một dự án

Đối với một nhà quản lý xuất sắc, định nghĩa về điểm bắt đầu của dự án chỉ đơn giản là khi bắt đầu nhận trách nhiệm. Khi bạn nhận dự án thì hầu như nó đã được hoàn thiện và đang được thực hiện theo một kiểu nào đó, và trong trường hợp xấu nhất thì dự án mới của bạn có một quá khứ sóng gió. Thậm chí ngay cả khi bạn tham gia từ khá sớm, có thể một vài công việc cũng đang được thực hiện hay đã được hoàn tất rồi. Có thể ai đó đã tuyển thêm một vài thành viên vào nhóm trước khi bạn gia nhập và họ đã gấp rút làm những việc họ cho là ưu tiên hàng đầu.

Khi bắt đầu một công việc mới, bạn sẽ phải thật bình tĩnh và cảnh giác. Với một người quản lý thì lúc nhận trách nhiệm một dự án mới chính là thời điểm xác định của họ. Thời kỳ đầu của dự án, ai cũng hứng khởi và không ai bị chỉ trích, sẽ là lúc thích hợp để bạn đặt câu hỏi mang tính xây dựng về những việc đã xảy ra trước đó và gợi ý những biện pháp để sửa chữa. Sử dụng thời kì chuyển giao ban đầu này để đạt được lợi ích lớn nhất và tiến hành một cuộc kiểm tra nhanh về tình hình dự án. Khi bạn biết được những thiếu sót, bạn sẽ cần đến các kỹ năng để đưa dự án trở lại quỹ đạo ban đầu càng nhanh càng tốt.

Kiểm tra nhanh về tình hình dự án: năm câu hỏi hay khi bắt đầu

1. Mục tiêu của dự án có rõ ràng và dễ đánh giá không?
2. Có tài liệu nào ghi dự án cần phải cung cấp những gì và có khách hàng nào kí nhận là đã nhận được hàng như thế chưa?
3. Những cam kết hiện thời về sản phẩm bàn giao tiến độ và các nguồn lực trông thấy có thực tế không?
4. Nếu công việc đang được thực hiện trôi chảy thì có biên bản kiểm tra nào về các quyết định quan trọng đã được đưa ra và các giả định cơ sở không?
5. Liệu nhóm của bạn làm việc cùng nhau có hiệu quả không và mọi người có biết họ sẽ phải hoàn thành việc gì không?

Mặc dù không thể tạo ra nguyên tắc cho mọi hoàn cảnh khi bàn giao trách nhiệm nhưng vẫn có một phương pháp đáng tin cậy. Đó là khi dấn thân vào một dự án mới thì ít nhất mắt bạn phải mở hé, chứ đừng nhắm chặt cả hai mắt. Sự khởi đầu này là để đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch thích hợp và vững chắc – nếu không có, bạn phải xây dựng kế hoạch càng sớm càng tốt.

Thực tế

Nếu bạn đảm nhiệm một dự án đã gần kết thúc, chỉ còn vài phần nhỏ chờ hoàn thiện, có thể đây sẽ là viễn cảnh của ngày tận thế. Người ta có thể thường thiếu thực tế khi đánh giá những thứ cần làm để hoàn thành dự án.

Cơ sở của một kế hoạch tốt?

Kế hoạch là tài liệu súc tích về những thứ bạn phải làm và cách bạn định đáp ứng. Nó ghi chép lại tất cả những điểm quan trọng liên quan đến dự án, từ mục tiêu, sản phẩm bàn giao cho đến những thời hạn chính và các yêu cầu về nguồn lực. Một kế hoạch tốt phải là nền móng tốt cho bất kì một dự án nào và phải tạo được niềm tin cho tất cả các bên liên quan.

Hành động lập kế hoạch là bước kiểm tra hữu hiệu tình hình dự án. Lập kế hoạch chính là cách chẩn đoán vấn đề nhanh nhất và bắt đầu giải quyết chúng. Với một dự án được xác định rõ ràng và được tổ chức hợp lý, quá trình này sẽ trở nên đơn giản. Còn đối với những dự án mà nền móng chưa thật sự vững chắc (thực tế đã có rất nhiều dự án như vậy) thì đây sẽ trở thành một nhiệm vụ đầy thách thức.