Quản Lý 80/20

Lời mở đầu

Hơn một năm trước, tôi đã đọc lại cuốn Nguyên lý 80/20 đến lần thứ mười. Tôi cũng tình cờ được làm việc với các nhà quản lý từ một vài trong số những công ty lớn nhất thế giới, và tôi đã rất ngạc nhiên bởi việc họ áp dụng Nguyên lý này rất ít. Khi nói chuyện, rõ ràng họ biết về Nguyên lý 80/20, nhưng cách họ quản lý cho thấy họ đã không áp dụng sức mạnh thực tế của nó.

Vì vậy tôi đã viết cho Richard và yêu cầu ông viết cuốn sách bạn đang cầm trên tay bây giờ.

Tại sao tôi lại làm vậy?

Vì tôi muốn thấy nhiều Nhà quản lý 80/20 trên thế giới hơn. Nhiều hơn nữa.

Điều đó có nghĩa là gì?

Tôi muốn các nhà điều hành đạt được những kết quả tuyệt vời, thay đổi công ty của mình và giúp những người họ dẫn dắt làm việc tốt nhất, đồng thời cảm thấy bản thân mình đang sống, được thỏa mãn và hạnh phúc. Hơn tất cả, tôi muốn thấy cách làm việc của chúng ta thay đổi, để mọi người nhận ra rằng những kết quả phi thường có thể đạt được với những nỗ lực thông thường – nếu ta thật sự quan tâm đến việc đạt được những kết quả đó.

Ưu điểm của cuốn sách này là nó cực kỳ thực tế. Bạn sẽ bắt đầu áp dụng những bài học ngay sau khi đọc chúng. Bạn đã sẵn sàng đưa cuộc sống và công việc lên mức tiếp theo chưa?

Điểm nổi trội của Nguyên lý 80/20 là rất phản trực quan. Còn điểm nổi trội của Richard Koch là anh biến thứ phản trực quan trở nên rất dễ hiểu.

Đồng thời, bạn cũng nên hiểu được rằng, trong khi Richard khiến việc đạt được thành tựu lớn trở nên dễ dàng nhất có thể thì bạn sẽ không thể đạt được các mục tiêu vĩ đại mà không có sự cố gắng phi thường. Vấn đề ở đây là sự cố gắng phi thường này không nhất thiết phải lặp đi lặp lại. Nó không nhất thiết phải phá hủy tâm hồn. Nó không nhất thiết phải đi ngược lại với các giá trị của bạn. Nó không nhất thiết phải khiến bạn mạo hiểm đánh đổi chính mình hay người mình yêu thương. Mà thật ra, tất cả những điều này cho thấy bạn đang đi sai hướng.

Sự cố gắng phi thường mà cuốn sách này khuyến khích nằm trong tâm trí. Bạn đã sẵn sàng để nghĩ theo một cách mới, ở một mức độ mới chưa? Nếu đã sẵn sàng, hãy chuẩn bị tinh thần ngồi dưới chân của một trong những bậc thầy. Anh ta sẽ dạy bạn cách sử dụng các đòn bẩy hiệu quả nhất mà bạn có, bao gồm rất nhiều thứ bạn nghĩ rằng nằm ngoài tầm với của mình.

Nếu bạn áp dụng những điều học được trong cuốn sách này vào thực hành, bạn sẽ thấy đó là nỗ lực thú vị nhất mà mình đã từng bỏ ra, không chỉ dành cho bạn mà còn cho cả những người xung quanh nữa. Khi được tiếp nhận đúng cách, Nguyên lý 80/20 sẽ cải thiện cuộc sống cho tất cả mọi người.

Tôi đã rất thích thú theo dõi cuốn sách này phát triển, và đó là một đặc quyền để được nhìn Richard làm việc, xem các ý tưởng của anh phát triển và quan sát niềm đam mê giúp đỡ bạn, giúp đỡ độc giả của anh. Đây là một cuốn sách sẽ giúp bạn trở nên tốt hơn và nó sẽ dẫn lối để bạn giúp đỡ người khác có được cuộc sống tốt nhất.

Đọc cuốn sách, bạn sẽ thích nó. Áp dụng cuốn sách vào cuộc sống, bạn sẽ thấy nó làm thay đổi cuộc sống của mình.

Mọi người đều muốn làm việc cho Nhà quản lý 80/20.

Chẳng phải đã đến lúc bạn trở thành nhà quản lý như vậy sao?

Matthew Kelly
Singer Island, Florida
Tháng Sáu, 2012

Tóm tắt

Nhà quản lý 80/20 hoàn thiện
Nếu bạn muốn có một phẩm chất, hãy hành động như thể bạn đã có nó.

William James(1)

Một phẩm chất sáng ngời sẽ góp phần làm tỏa sáng một phẩm chất khác, hoặc giúp làm mờ đi những thiếu sót rành rành của nó.

William Hazlitt(2)

Nhà quản lý 80/20 có thể là tất cả những gì tôi nói tới trong cuốn sách này – điều tra, siêu kết nối, đòn bẩy, giải phóng, hướng dẫn, đi tìm ý nghĩa, nhiều thời gian, đơn giản hóa, lười biếng và chiến lược. Nhưng tôi chưa bao giờ gặp nhà quản lý nào hoàn toàn sở hữu tất cả các phẩm chất đó. Một điều không thể tránh khỏi là bạn sẽ có thiên hướng về một vài trong số chúng hơn một số khác. Về mặt cá nhân, sau nhiều năm cố gắng, tôi vẫn không đạt điểm quá cao về khoản lười biếng hay hướng dẫn. Như Nguyên lý luôn nói, có thể tốt hơn cho bạn nếu khiến cho những sở trường của mình trở nên mạnh hơn và không quá lo về việc sửa những khuyết điểm. Chúng ta nên xem mười phẩm chất này là những cách khác nhau để trở thành Nhà quản lý 80/20, hơn là đòi hỏi việc phải thành thạo tất cả. Trở thành nhà quản lý tốt nhất với chỉ một cách sẽ vẫn làm thay đổi công việc và sự nghiệp của bạn.

Tuy vậy, tất cả những phẩm chất đó đều quan trọng đối với việc quản lý siêu hiệu quả. Thành thạo mỗi thứ có thể là một thử thách ngắn hạn, nhưng những lợi ích dài hạn to lớn đến mức công sức bạn bỏ ra sẽ sinh lợi gấp mười hoặc hàng trăm lần trong suốt sự nghiệp của bạn.

Hãy tóm tắt lại những khía cạnh chính của 10 cách.

Điều tra

Ngoại trừ trẻ con và thám tử, rất ít người dành cuộc đời họ để đặt ra các câu hỏi. Nhưng các nhà quản lý nên làm vậy.

Thế giới không như vẻ ngoài của nó. Mọi người thường tập trung vào mức trung bình, nhưng kinh doanh được thúc đẩy bởi cực hạn. Bên dưới mức trung bình là một số ít các yếu tố cực tốt và rất nhiều các yếu tố trung bình hoặc tệ hại. Vấn đề là bạn phải xác định cái nào là cái nào.

Một vài câu hỏi luôn đáng để đặt ra. Ví dụ:

Có một vài sản phẩm hay khách hàng siêu sinh lợi hay không? (Câu trả lời là có)

Ý tưởng mạnh mẽ nào có thể đẩy mạnh việc kinh doanh và sự nghiệp của tôi?

Ai đang đạt những kết quả tốt và bằng cách nào?

Tôi có thể làm một thứ quan trọng tốt hơn gấp 10 hoặc 20 lần như thế nào?

Tôi có thể đạt được nhiều hơn với ít hơn rất nhiều như thế nào?

Ai là khách hàng quan trọng nhất của tôi?

Thứ nào đang cản đường tôi nhiều hơn mọi thứ khác?

Siêu kết nối

Những bước ngoặt trong cuộc đời ta rất hiếm. Thật kỳ lạ, chúng thường tới từ những người làm nền cho cuộc sống của chúng ta, hoặc thậm chí là từ những người mà ta đã quên đi sự tồn tại của họ.

Trong trò xổ số của cuộc đời, chúng ta có thể có được với giá cao một vài “tấm vé đỏ” – những bằng cấp, kinh nghiệm lâu năm và làm việc chăm chỉ. Nhưng chúng ta cũng có thể có được gần như vô hạn các “tấm vé xanh” giá thấp – những kết nối yếu với những người có hoàn cảnh khác ta. Bất cứ tấm vé xanh nào cũng có thể cung cấp những thông tin khiến cuộc sống của bạn thay đổi.

Lợi ích lớn nhất đến từ và đi tới những người thường xuyên kết nối hai trong số những liên lạc của mình với nhau. Những “người siêu kết nối” này đứng một cách tự nhiên tại điểm kết nối giữa những ý tưởng sáng tạo và những cơ hội mới.

Chúng ta sống trong một “thế giới nhỏ” vì những người siêu kết nối gắn những vùng riêng biệt lại với nhau. Những người siêu kết nối rất hiếm nhưng cực kỳ có ảnh hưởng và đem lại nhiều lợi ích cho xã hội.

Rất dễ để trở thành một Nhà quản lý Siêu kết nối và phần thưởng sẽ rất lớn so với công sức bỏ ra.

Hướng dẫn

Những cấp trên cũ mà bạn từng yêu quý thường là những người đã dạy bạn một điều gì đó. Họ là những Nhà quản lý Hướng dẫn.

Các Nhà quản lý Hướng dẫn thường rộng mở về cả sai lầm cũng như thành công của bản thân.

Ai cũng cần sự động viên và chỉ bảo. Không thể đạt kết quả tốt mà không có những điều này.

Nhiều người tin rằng hướng dẫn là một việc to tát. Về kết quả thì đúng là như vậy, nhưng về thời gian và năng lượng bỏ ra thì không. Một vài phút mỗi tuần, vào đúng thời điểm và với đúng câu giành cho đúng người, có thể tạo nên sự khác biệt hoàn toàn. Bạn có thể tạo ảnh hưởng lớn với công sức rất nhỏ.

Hãy để ý đến các dấu hiệu nhỏ đồng nghiệp đưa ra, điều này sẽ cho thấy khi nào họ cần sự ủng hộ.

Hãy đợi đúng lúc mọi người làm tốt một việc và hãy chân thành khen ngợi họ.

Hãy dùng mười cách để giúp nhân viên đạt kết quả tốt hơn.

Bắt đầu một kim tự tháp hướng dẫn – yêu cầu mỗi thành viên trong số nhân viên mà bạn hướng dẫn hãy hướng dẫn hai đồng nghiệp của họ.

Khi tự mình tìm kiếm người hướng dẫn, hãy tiếp cận người mà bạn thực sự muốn, lắng nghe những gì họ nói, yêu cầu giúp đỡ khi bạn thực sự cần, đừng đòi hỏi quá nhiều thời gian của họ và trả lễ bằng một thứ gì đó.

Hướng dẫn đạt hiệu quả nhất khi nó dễ chịu.

Đòn bẩy

Khi chúng ta thực sự quan tâm đến những gì mình muốn đạt được, tiềm thức sẽ làm việc để đưa ra câu trả lời.

Tưởng tượng ra thành công. Nếu bạn không thể làm điều đó trong công việc hiện tại, hãy tìm một môi trường bạn thấy tự tin hơn.

Đạt thành công trong ngành của bạn bằng cách tái sử dụng và kết hợp các ý tưởng đã có hiệu quả trong các hoàn cảnh khác.

Giảm số lượng quyết định bạn phải đưa ra ít nhất là 90%, nhưng tăng thời gian bạn dùng để đưa ra những quyết định quan trọng.

Sự thiếu tin tưởng dẫn đến thiếu hiệu quả trầm trọng, trong khi một môi trường nhiều niềm tin cho phép nhiều thứ được làm một cách nhanh chóng và dễ chịu.

Chỉ tuyển và làm việc với những người hạng “A”. Đừng đặt ra ngoại lệ nào.

Tối đa hóa việc sử dụng nguồn vốn công ty. Nếu một dự án hứa hẹn sinh lợi khổng lồ, hãy đầu tư càng nhiều càng tốt. Các nhà khởi nghiệp đối mặt với những rủi ro lớn hơn rất nhiều, chi phí cao hơn và sự mất kiểm soát khi họ tăng đầu tư nguồn vốn. Đối với nhà quản lý thì không như vậy.

Giải phóng

Vào 1960, Douglas McGregor quan sát rằng có hai cách quản lý. Giả thuyết X dựa trên việc ra lệnh và kiểm soát, cho rằng con người sẽ không làm việc trừ khi họ được giám sát kỹ và thúc đẩy bằng tiền. Giả thuyết Y cho rằng con người được thúc đẩy bởi sự tò mò, mong muốn hợp tác và sự hài lòng về kỹ năng của bản thân.

Trong bất cứ hoạt động kinh doanh nào mà sự sáng tạo có tầm quan trọng, thì giả thuyết Y là “20% giải pháp”đem lại hơn 80% kết quả.

Tuy nhiên nhiều công ty, kể cả những công ty thành công trong những ngành thú vị vẫn theo giả thuyết X.

Việc làm một nhà quản lý theo giả thuyết Y trong một công ty theo giả thuyết X là bất khả thi, vì vậy đừng cố thử.

Đòi hỏi phải có sự nỗ lực để giải phóng thay vì kiểm soát nhóm của bạn. Là một Nhà quản lý Giải phóng không phải là một lựa chọn yếu mềm. Nó đòi hỏi sự chân thật, cởi mở, và sự củng cố của những tiêu chuẩn cao, nhưng nó đem lại phần thưởng rất lớn.

Đi tìm ý nghĩa

Chúng ta tìm kiếm ý nghĩa trong cuộc sống và công việc thông qua việc tận dụng tiềm năng của bản thân.

Quản lý là một lời kêu gọi sáng tạo, đủ tầm cỡ cho những truyền đạt cá nhân.

Trong kinh doanh, một người có thể có ảnh hưởng lớn hơn một người bình thường đến hàng trăm lần. Những đột phá đến từ một thiểu số rất nhỏ các ý tưởng, tập đoàn, sản phẩm, quy trình, khách hàng và cá nhân. Trong hoàn cảnh này, Nguyên lý thiên về 99/1 hơn là 80/20.

Những sáng tạo và cảm hứng cá nhân là những tài nguyên cực kỳ hiếm và quý. Những thành công thực sự và đáng giá nằm trên những thành quả có giá trị với nhiều người khác.

Ý nghĩa cũng phụ thuộc vào Nguyên lý. Một vài người tìm thấy ý nghĩa thực sự trong công việc góp phần vào sự tiến bộ của thế giới.

Nhiều thời gian

Trong hàng thế kỷ, thời gian và kết quả bị giam cầm cùng nhau. Nhưng giờ đây sự liên kết đó đã bị phá vỡ. Những kết quả có giá trị không bị giới hạn hay đo lường bởi giờ giấc.

Thí nghiệm đã chứng minh rằng sự thoải mái sẽ làm tăng giá trị chuyên nghiệp. Ít giờ hơn đồng nghĩa với những kết quả tốt hơn. Tuy vậy hầu hết các nhà quản lý hành động như thể điều này không đúng. Họ vẫn làm việc nhiều giờ cho dù nó có tác động tiêu cực tới kết quả của họ.

Nếu áp dụng mẫu 80/20, chúng ta có thể làm việc một tuần hai ngày và đạt được 60% nhiều hơn so với khi làm việc một tuần năm ngày. Nhưng với những công việc quản lý lâu năm, hay các hoạt động sáng tạo, đó vẫn là một sự đánh giá thấp. Một vài hành động hoặc quyết định quan trọng mỗi tuần, mỗi tháng hoặc mỗi năm có thể thêm vào 99% (hoặc hơn thế) giá trị trong 1% (hoặc ít hơn thế) thời gian.

Những giải thích có tính hệ thống về cách các nhà quản lý làm việc cho thấy hầu hết họ đều thích vật lộn. Họ thích những sự can thiệp và khủng hoảng. Rất khó đểchống lại những thứ gây xao lãng và chỉ làm việc với những thứ quan trọng, vì vậy rất ít nhà quản lý làm điều đó.

Đòi hỏi kỷ luật và sự không thỏa hiệp để thay đổi xu hướng, nhưng làm vậy sẽ dẫn đến kết quả trong cuộc sống và công việc tốt hơn rất nhiều.