Chương 1:BỐN THÁCH THỨC CHÍNH

“Mang màu da xanh thật chẳng dễ.” Chú ếch Frog đã hát như vậy trong chương trình The Muppet Show. Bạn hãy thay “mang màu da xanh” bằng “là người hướng nội”. Mặc dù bạn có thể đã hoàn thành khá suôn sẻ vai trò là người đóng góp cá nhân nhưng nếu bạn muốn thúc đẩy sự nghiệp của mình hoặc sau khi tổ chức giao cho bạn nhiều trách nhiệm hơn, cuộc sống có thể trở nên phức tạp hơn nếu bạn là người hướng nội.

Hãy cùng tìm hiểu những thách thức chính mà nhà lãnh đạo hướng nội sẽ trải qua.

Các thách thức

Nhận thức về những thách thức có thể xảy ra trong cuộc sống của bạn với bản chất là một người làm việc hướng nội sẽ giúp bạn nhận ra hành vi nào cần được thay đổi. Chúng ta có xu hướng thực hiện những thay đổi khi phải trả cái giá đủ đắt cho việc làm theo lối cũ. Nếu chúng ta gặp chướng ngại vật trong khi lái xe, chúng ta buộc phải tìm các đường đi khác. Tương tự như vậy, những trở ngại trong công việc có thể thức tỉnh bạn. Một số khách hàng huấn luyện của tôi đã hiểu ra vấn đề khi chúng tôi thảo luận về bốn thách thức phổ biến dưới đây. Gọi đúng tên cái mà họ đã trải qua giúp họ có động lực để thay đổi. Hãy cùng tìm hiểu bốn nhóm thách thức lớn mà các nhà lãnh đạo hướng nội phải đối mặt ở nơi làm việc. Đó là (1) sự căng thẳng, (2) khác biệt trong nhận thức, (3) những yếu tố làm chệch hướng sự nghiệp và (4) hình ảnh mờ nhạt.

1. Căng thẳng

Công việc quá tải, các triệu chứng về sức khỏe và kiệt sức là những hậu quả tiêu cực có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến những người làm việc hướng nội. Dưới đây là một số ví dụ.

Công việc quá tải

Mady mới tốt nghiệp đại học và có được một công việc tốt – kế toán tại một tổ chức y tế lớn. Cô hi vọng học được nhiều điều và vận dụng những điều cô đã được học. Khoảng thời gian ngọt ngào của những tuần đầu tiên trôi qua và cấp trên hài lòng với khả năng làm việc của cô. Điều đáng tiếc là vài tuần sau đó, tình hình thay đổi hoàn toàn. Mady đến văn phòng lúc 6 giờ 30 sáng và ra về lúc 7 giờ tối. Lịch làm việc của cô gây ra rạn nứt trong mối quan hệ của cô với bạn trai và bạn bè.

Điều gì đã xảy ra trong thời gian đó? Mady được tham gia một số dự án và mọi người đều khen ngợi rằng cô là một nhân viên giỏi. Khi được đề nghị tham gia một dự án, cô không hề từ chối. Sợ mọi người nghĩ mình không có năng lực hoặc thiếu thiện chí, Mady rốt cục ngập chìm trong biển dự án và tiến độ. Cuối cùng, cô nỗ lực hoàn thành tất cả các cam kết của mình. Cấp trên thậm chí không biết hết những việc cô đã làm nếu có thì hẳn ông đã hãm bớt tốc độ của nhân viên quá nhiệt tình của mình.

Bạn đã bao giờ thấy mình không thể từ chối một đề nghị làm việc chưa? Đối với những người hướng nội, thiếu sự an tâm và tự tin để khẳng định mình trong các tình huống xã hội có thể ảnh hưởng đến không chỉ khả năng làm việc mà quan trọng hơn là cả sức khoẻ của họ. Căng thẳng (lúc nào cũng có) không phải là vấn đề, vấn đề là phản ứng của chúng ta đối với nó. Sự bất lực của Mady trong việc xác định giới hạn và yêu cầu cấp trên chỉ dẫn làm nảy sinh những vấn đề về sự cân bằng công việc/cuộc sống vốn chỉ có thể trở nên tồi tệ hơn.

Các triệu chứng về sức khoẻ

Tại một cuộc hội thảo mới đây, tôi có nói chuyện với hai người đàn ông sống rất khép mình. Cả hai đều công nhận rằng họ nói không nên lời tại các cuộc họp khi được đề nghị phát biểu ý kiến. Trong các tình huống thoải mái hơn như trên lớp học, họ cảm thấy bình thường nhưng ở nơi làm việc thì họ bồn chồn không yên. Những tham dự viên này cho thấy rằng có thể có mối quan hệ tinh thần-thể chất với sự căng thẳng. Các triệu chứng như đau đầu, đau bụng và đau lưng có thể có liên quan đến các phản ứng căng thẳng. Ngay cả sự lúng túng mà những người hướng nội đôi khi cảm thấy với mọi người có thể có ảnh hưởng nghiêm trọng. Kìm nén cảm xúc bên trong khi chúng ta bực tức cũng khiến những triệu chứng về sức khoẻ này dễ xảy ra.

Kiệt sức

Các nhà lãnh đạo hướng nội thường trở nên rất mệt mỏi khi họ buộc phải liên tục tiếp xúc với nhiều người. Sự mệt mỏi và cảm giác ngần ngại có thể xuất hiện trước một sự kiện xã hội và họ phải gồng mình lên để tham gia những cuộc gặp mặt này. Một trong những đồng nghiệp hướng nội của tôi rời cuộc hội thảo trước một ngày do cảm thấy kiệt sức vì phải tiếp xúc với “quá nhiều người sôi nổi và vui vẻ.” Một người khác hỏi tôi đã nghe câu chuyện đùa về một giám đốc hướng nội, người thà ở nhà đọc lại một cuốn sách dở mà anh ta đã đọc rồi hơn là tham gia một trong những cuộc chiêu đãi tệ hại hay chưa.

Một trong những cách giúp xác định xem bạn có phải là người hướng nội không là bạn cần thời gian để khôi phục năng lượng và giải toả căng thẳng sau khi dành thời gian với người khác. TS. John Gray, tác giả của cuốn Mars and Venus in the Workplace (Sao Hoả và sao Kim ở nơi làm việc) dùng hình ảnh ẩn dụ “hang động” để mô tả chốn thoái lui của nam giới. Đó là nơi anh ta có thể có được sự nghỉ ngơi cần thiết tách khỏi nữ giới. Nhiều người hướng nội nói với tôi rằng một kiểu lối thoát tương tự là thiết yếu để giúp họ giải toả sự kiệt sức hoàn toàn sau khi tiếp xúc với những người hướng ngoại.

Tôi có đôi chút đồng cảm. Trong kỳ nghỉ ở biển gần đây, một trong những khách ở khách sạn khiến tôi có cảm giác căng thẳng. Khi mới nói chuyện, anh ta có vẻ là một anh chàng dễ chịu. Sau khi anh ta thao thao bất tuyệt trong 45 phút tiếp theo và sau nhiều lần tôi cố gắng xen vào một góp ý hoặc câu hỏi, tôi cảm thấy mệt mỏi và không được lắng nghe. Tôi tin đây là cảm giác mà những người hướng nội cảm thấy mỗi ngày.

Đôi khi, bị bất ngờ có thể gây ra căng thẳng. Paul Otte, một giám đốc dự án công nghệ thông tin ở IBM với hơn 15 năm kinh nghiệm nói rằng ông cảm thấy căng thẳng khi phải trả lời ngay mà không có sự chuẩn bị. Ông mô tả nó như cảm giác “trần trụi”. Ông ngại nhất là những người mà ông gọi là “những kẻ bắn tỉa”, những người sử dụng một số thông tin bí mật để hạ điểm ông.

Buộc mình phải đảm nhận vai trò quản lý chính thức cũng có thể mang lại những tác động nghiêm trọng. Cởi mở, luôn trò chuyện và gần gũi là những điều Sid Milstein làm với tư cách là nhà lãnh đạo. Ông cũng phát hiện ra rằng mình có thể trở nên kiệt sức về tinh thần do việc phải thể hiện vai trò hơn là do tham gia vào cuộc thảo luận. Sid nói với tôi: “Nó có thể là cơn đau đầu, nhu cầu cần được ở một mình để hồi tưởng ‘những việc mình đã làm’. Nó không khác những gì tôi cảm thấy sau khi làm việc nặng… Tất nhiên trong việc tiếp tục thể hiện vai trò, tôi phải giấu những người khác cảm giác này. Điều này khiến cho tôi càng căng thẳng hơn.” Việc điều chỉnh hành vi của những người hướng nội có thể trở nên dễ dàng hơn cùng với thời gian nhưng nó không bao giờ trở thành hành vi tự nhiên của họ. Những nhà lãnh đạo hướng nội thường xuyên tự ý thức về mình và điều này có thể khiến họ hao tổn nhiều năng lượng.

2. Sự khác biệt trong nhận thức

Thường có những khác biệt cơ bản giữa điều chúng ta nghĩ mọi người đánh giá mình và điều họ thực sự nghĩ về mình. Bạn chắc đã từng nghe câu “nhận thức là hiện thực”. Trong cuốn sách Cracking the Code (Giải mã), Thom Hartman cho rằng: “Ý nghĩa của giao tiếp là câu trả lời bạn nhận được.” Sẽ rất hữu ích nếu các nhà lãnh đạo hướng nội hiểu được bản chất và hậu quả của khoảng cách giữa điều họ muốn nói và điều người khác hiểu. Những ấn tượng tiêu cực và có thể bị xem là người tư duy chậm chạp hoặc thiếu quả quyết là một số nhận thức tiêu cực mà những nhà lãnh đạo hướng nội có thể gặp phải. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn từng nhận thức tiêu cực này.

Những ấn tượng tiêu cực

Những người hướng nội không cố ý tạo ra ấn tượng tiêu cực. Thế nhưng, họ thường làm việc với những người sôi nổi hơn. Họ muốn được nhìn nhận là có năng lực và tự tin trong môi trường làm việc của họ nhưng cùng với thời gian, mục tiêu này có thể bị chệch hướng. Sự im lặng và kiệm lời của họ có thể tạo ra ấn tượng rằng họ thờ ơ, lạnh lùng, thiếu nhạy cảm hay thậm chí là thô lỗ. Điều này khiến người khác đặt câu hỏi: “Có gì không ổn chăng?” trong khi những người hướng nội không hề cảm thấy có vấn đề gì. Jonathon Rauch viết một bài báo tuyệt vời cho tờ The Atlantic Monthly với tiêu đề Caring for Your Introvert (Chăm sóc những nhân viên hướng nội của bạn). Ông cho rằng những người hướng nội thường được hỏi xem họ có ổn không và cũng thường bị cho là quá nghiêm túc. Ông đề cập đến khoảng cách giữa những người hướng ngoại và hướng nội như sau: “Những người hướng ngoại không hiểu hoặc hầu như không hiểu về tính cách hướng nội. Họ giả định rằng sự có mặt, đặc biệt là của họ, luôn luôn được hoan nghênh. Họ không thể tưởng tượng nổi tại sao có người lại thích ở một mình; trên thực tế họ thường cảm thấy mếch lòng khi người khác đề nghị được ở một mình. Tôi thường xuyên cố gắng giải thích vấn đề này cho những người hướng ngoại nhưng tôi chưa bao giờ thấy rằng ai đó trong số họ thực sự hiểu ra. Họ nghe trong chốc lát và sau đó quay trở lại tiếp tục hò hét và cãi cọ. Ấn tượng với ai đó thường được tạo ra trong giai đoạn đầu của mối quan hệ và dù họ không muốn bị coi là nóng nảy hay thô lỗ nhưng những người hướng nội thường bị đánh giá theo cách này. Điều đáng tiếc là những ấn tượng này thường không dễ mất đi.”

Cách thể hiện bản thân cũng có thể gây ra ngộ nhận ở những người khác. The Infinite Mind, một chương trình trên đài phát thanh công cộng, gần đây có đề cập đến chủ đề về sự e dè. Mặc dù e dè thường gắn với lo lắng, thiếu tự tin và khác với tính cách hướng nội nhưng những nhận định sau đây vẫn phù hợp. Một trong những người trả lời phỏng vấn nói về việc có một giọng nói đặc biệt làm mọi người chú ý: “Đột nhiên, tôi nhận ra rằng họ chú ý đến điều gì đó ở mình. Và tôi đoán rằng đó là cảm giác bị để ý. Có vẻ như mọi người có ấn tượng sai. Mọi người không thực sự hiểu bạn là ai bởi vì vẻ bề ngoài của bạn thể hiện điều gì đó rất khác. Nhưng bên trong bạn có thể rất mạnh mẽ, tự chủ và thông minh,… bởi vì bạn hơi hướng nội hoặc rụt rè nên bạn thể hiện như một cô gái vụng về, ngốc nghếch với giọng nói the thé.”

Trong không khí yên lặng, những giả định ác ý có thể xuất hiện và nhắm vào người im lặng. Một người hướng nội phát hiện ra rằng những người khác trong nhóm công nghệ thông tin của mình nghĩ rằng anh đang âm mưu chuyện gì đó và thao túng cấp trên. Tại sao? Đơn giản là vì anh im lặng trong các cuộc họp. Không khí trong văn phòng trở nên căng thẳng và những ngộ nhận nảy sinh từ nhận thức sai lầm này.

Người tư duy chậm

Một nhận thức sai lầm khác là những người hướng nội không có khả năng tư duy lanh lợi. Nếu không chia sẻ ý kiến ngay, họ không được coi là có đóng góp. Martin Schmidler, phó chủ tịch phụ trách công nghệ thông tin tại một công ty phân phối dịch vụ thực phẩm chia sẻ ý kiến có tính đại diện cho nhiều người hướng nội: “Tôi thích lắng nghe, nghe tất cả các dữ kiện, tất cả các quan điểm khác nhau và tôi thích nghiền ngẫm chúng.” Ông cho biết thêm rằng việc thỉnh thoảng ngừng lại để đưa ra một ý kiến đã được nghĩ kỹ có thể bị nhìn nhận là không đủ mau mắn, là kẻ chần chừ hay thậm chí là thiếu tính quyết đoán, một điểm yếu nghiêm trọng đối với những người nắm cương vị lãnh đạo. Những người chịu khó lắng nghe không được coi là có khả năng tư duy độc lập, một điểm yếu lớn nữa trong nhiều văn hoá tổ chức. Martin đã học cách xoá bỏ sự khác biệt về nhận thức này bằng việc thực hiện những biện pháp dứt khoát được đề cập trong phần sau của chương này.

Không quả quyết

Những người trầm tính cũng có thể bị nhìn nhận là yếu đuối, không quả quyết đặc biệt là khi nhiều nhà lãnh đạo xung quanh họ có lập trường kiên quyết hơn. Những người khác thì tranh nhau giành ưu thế và khi người hướng nội không đấu tranh lại thì do tính cách dè dặt, họ có thể dễ dàng bị thao túng. Kết quả là, bạn có thể bị giao cho những nhiệm vụ bạn không lựa chọn và giống như Mady, người được nhắc đến ở phần trước, bị quá tải trong công việc. Nếu bạn không có những hành vi kiên quyết hơn, kịch bản sẽ lặp lại và bạn khó có thể khiến mọi người nhìn nhận bạn – người có tích cách trầm tĩnh – là một nhà lãnh đạo mạnh mẽ.

3. Các yếu tố làm chệch hướng sự nghiệp

Chỉ có kiến thức hoặc chuyên môn sự vụ thì chưa đủ để tạo động lực cho mọi người và đạt được kết quả. Các kỹ năng giao tiếp có vai trò quan trọng khi bạn đảm nhận cương vị lãnh đạo. Khi bạn giành được những thành công cho công ty và phát triển các mối quan hệ thì cơ hội nghề nghiệp mở ra trong cả tổ chức và ngành nghề của bạn. Những người hướng nội tất yếu gặp phải sự bế tắc trong sự nghiệp khi họ không chú ý đến các mối quan hệ. Những “kỹ năng mềm” này hiện có vai trò trung tâm như những năng lực thiết yếu. Vì vậy, các công ty đã tích cực đầu tư cho công tác huấn luyện, đào tạo nhân viên và các chương trình phát triển khả năng lãnh đạo thì nở rộ trong những năm gần đây. Một số yếu tố làm chệch hướng sự nghiệp bao gồm không được coi trọng đúng mức, các quan hệ bị bỏ lỡ, lảng tránh chính trị và làm việc chăm chỉ hơn nhưng không thông minh hơn.

Không được coi trọng đúng mức

Sự nghiệp được khẳng định hoặc bị huỷ hoại bởi những người biết về bạn và những thành tích của bạn. Những người miền Nam nước Mỹ có câu nói: “Đừng tự khoe mình”. Nói cách khác là hãy khiêm tốn. Thế nhưng thế giới công việc không phải lúc nào cũng đi theo những quy tắc này. Bạn không thể đòi hỏi mọi người phải đánh giá đúng về người khác, vì vậy bằng việc không khẳng định những thành công mà bạn đạt được, bạn có thể trì trệ mãi trong vai trò của mình. Một số người bỏ lỡ những cơ hội thăng tiến, lựa chọn nhiệm vụ và cơ hội được làm những công việc mới mẻ, khác biệt. Sid Milstein nói rằng: “Một người hướng ngoại có thể dễ dàng thuyết phục người khác về thế mạnh của họ nhưng tôi vẫn chờ đợi sự trỗi dậy của những người hướng nội.”

Nếu bạn không nói về những việc bạn làm, mọi người sẽ không biết về những kỹ năng hoặc khả năng của bạn. Vì vậy, nếu bạn không “tự khoe mình”, bạn có thể bỏ lỡ công việc hấp dẫn và các cơ hội xuất hiện trong tổ chức vốn đầy biến động.

Khi các nhà quản lý dự án tìm kiếm người phù hợp để gánh vác trách nhiệm, bạn không xuất hiện trên màn hình rada của họ. Điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho sự thăng tiến sự nghiệp của bạn. Không khẳng định mình gây nên sự hối tiếc dai dẳng cho những người mà tôi đã phỏng vấn cho cuốn sách này.

Các quan hệ bị bỏ lỡ

Mary Toland cho biết việc bỏ lỡ cơ hội để xây dựng quan hệ khi mới khởi nghiệp có ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thăng tiến trong sự nghiệp của cô. Cô không nhận ra điều này cho mãi tới khi việc gặp gỡ và trò chuyện với các cấp trên của cô về gia đình của họ, về thể thao… tạo ra sự thay đổi. Trong văn hoá công ty của cô, việc xây dựng quan hệ để thúc đẩy sự nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng.

Các nhà tuyển dụng thuê những người họ biết và họ tin. Tôi từng làm việc cho một tổ chức không khuyến khích trao đổi danh thiếp tại các sự kiện. Các thành viên trong tổ chức biết nhau do cùng làm việc trong các dự án ở cộng đồng. Từ trải nghiệm thực tế của việc giao tiếp với nhau đó, bạn xác định xem bạn có muốn tham gia làm việc cùng nhau hay không. Đến nay, tôi coi một số trong những người bạn này (trong đó có những người hướng nội) là thành viên chủ chốt trong ban cố vấn cá nhân của tôi.

Nếu bạn ngần ngại vượt ra khỏi vùng an toàn của mình và thất bại trong việc xây dựng quan hệ trong và ngoài công việc, bạn sẽ không bao giờ tạo được những mối quan hệ có thể khiến bạn trở nên nổi bật và có giá trị trong tổ chức và nghề nghiệp của bạn.

Lảng tránh chính trị

Phần lớn mọi người cho rằng chính trị công sở là trò chơi tiêu cực, nguy hiểm. Chuyện ngồi lê đôi mách, cạnh khoé, bịa đặt và đâm bị thóc chọc bị gạo là những thành phần không thể thiếu trong phức hợp đó. Đối với những người trầm tính, việc thu mình lại có thể giúp họ tập trung vào công việc và làm việc hiệu quả, đặc biệt là trong các thời kỳ khủng hoảng. Tuy nhiên, phần lớn trò chơi chính trị là đương nhiên và không nhất thiết mang tính tiêu cực.

Chính trị (loại tích cực) là việc “đầu tư vốn chính trị” vào ngân hàng nơi lãi suất của nó tăng cùng với thời gian. Điều này có nghĩa là xây dựng quan hệ với những người phù hợp, những người này không nhất thiết phải là những thành viên cao cấp của tổ chức mà thường là những người được người khác kính trọng và có quan hệ rộng rãi. Gây dựng nguồn vốn chính trị gắn liền với việc đầu tư thời gian cho những người này, tìm hiểu những ưu tiên, nhu cầu quan trọng của họ và xác định đích đến của tổ chức. Việc tìm hiểu thêm về văn hoá của tổ chức từ mạng lưới quan hệ sẽ giúp bạn xây dựng mục tiêu của mình.

Làm việc chăm chỉ hơn nhưng không thông minh hơn

Tôi dạy các khoá quản lý cho các nhà lãnh đạo cấp trung và các nhà lãnh đạo triển vọng. Các khoá học – tập trung vào kỹ năng truyền thông và kinh doanh – thường thu hút những nhà lãnh đạo làm việc với dữ liệu hoặc thông tin. Họ làm việc trong các lĩnh vực như tài chính, kế toán, kỹ thuật và công nghệ thông tin. Họ nghiên cứu các dược phẩm có thể cứu mọi người. Họ thiết kế những cây cầu và bảo đảm công ty của mình tuân thủ các quy định phức tạp. Phần lớn trong số họ là những người làm việc giỏi nếu không công ty họ đã không đầu tư hàng ngàn đô la một năm để đào tạo họ. Họ không phải là những kẻ lười biếng. Thế nhưng, nhiều người trong số họ thiếu những kỹ năng con người quan trọng.

Bạn có thường chui ra khỏi vỏ ốc của mình như những người hướng ngoại vẫn làm để tham gia những cuộc thảo luận quan trọng này không? Nhiều người hướng nội lảng tránh những cuộc thảo luận về xây dựng quan hệ này. Việc giấu mình trong văn phòng hay ít khi liên hệ (trong trường hợp bạn làm việc từ xa) là điều hoàn toàn bình thường. Tránh gặp mặt mọi người và làm việc chăm chỉ có thể tốt trong một thời điểm nào đó. Ở nhiều tổ chức có tốc độ làm việc cao, nơi các mối quan hệ qua lại là cần thiết, việc xây dựng quan hệ đòi hỏi nhiều năng lượng và bạn không còn dành nhiều sức lực cho công việc. “Phải diễn”, như nhiều người hướng nội vẫn nói, lấy đi tất cả năng lượng của bạn. Một người đã nói với tôi: “Thật mệt mỏi khi đôi khi phải mang bộ mặt vui vẻ.” Chúng ta chỉ có một lượng năng lượng nhất định. Nếu bạn không học cách vui vẻ trong quan hệ với mọi người, bạn sẽ đi làm mà gồng mình cho cuộc chiến, căng thẳng và chỉ mong sao ngày làm việc chóng qua đi. Với cung cách này, khả năng làm việc của bạn chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng. Và khi cơ hội thăng tiến hoặc việc làm mới, hấp dẫn đến, bạn có thể để tuột mất nó.

4. Hình ảnh mờ nhạt

Không phải là người dẫn đầu hay tâm điểm chú ý là một đặc điểm khác có thể gây ra nhiều vấn đề cho những người hướng nội tại nơi làm việc. Những ảnh hưởng chính của việc không nổi bật trong công việc là cơ hội bị bỏ qua, ý kiến không được lắng nghe và khả năng gây ảnh hưởng bị hạn chế.

Cơ hội bị bỏ qua

Người hướng ngoại “bóng bẩy” thường nhận được những nguồn lực mà anh ta cần để thực hiện công việc trong khi đồng nghiệp hướng nội của anh ta ngồi không trong bực bội. Điều này có thể xảy ra ngay cả nếu người hướng ngoại không có thực lực gì. Laurie Nichols, tổng giám đốc của một tổ chức phi lợi nhuận thành công cho biết: “Những người này chỉ được cái to mồm mà không có tài cán gì.” Mặc dù người hướng nội có thể làm việc chăm chỉ nhưng anh ta không được ghi nhận vì những việc đã làm. Đến khi phân bổ ngân sách, nâng lương hoặc thăng tiến, bạn hãy thử đoán xem ai là người chịu thiệt thòi? Những nhà quản lý có xu hướng xem nhẹ những thế mạnh, năng lực và thành tích của người hướng nội khi họ không xuất hiện nổi bật ở trung tâm.

Một nhà lãnh đạo hướng nội trẻ trong lĩnh vực quan hệ công chúng nhận ra rằng nhận thức được hình thành trong các buổi họp ở công ty anh. Anh tin rằng các cuộc họp có vai trò vô cùng quan trọng đối với tương lai của anh và nghĩ rằng các mối quan hệ được xây dựng trong các cuộc họp này sẽ dẫn đến những ấn tượng mà bộ phận quản lý cấp cao hình thành về mình. Bởi vì anh không thường xuyên “toả sáng” nên anh tin rằng anh không nhận được nhiệm vụ mà anh mong muốn, mặc dù anh hoàn thành những nhiệm vụ này nhanh chóng và hiệu quả. “Mọi người biết bạn có mặt ở đó nhưng bạn không phải là người nổi bật.”

Rút lui về phía sau trong những tình huống như thế này tương tự như việc tìm việc làm ở một thành phố mà bạn không sinh sống. Khi bạn không thường xuyên xuất hiện, bạn khó có thể có mặt “thường trực” trong trí nhớ của cấp trên. Trong tổ chức, mọi người quên mất sự có mặt của bạn. Kết quả này có thể là một vòng luẩn quẩn chán nản, trong đó bạn cảm thấy bức bối vì không nhận được sự khen thưởng. Bạn không biết phải làm gì ngoại trừ việc đảo lộn tính cách của bạn.

Ý kiến không được lắng nghe

Vì những người hướng nội thường trầm tĩnh nên những quan điểm, ý kiến và giải pháp của họ không được chú ý. Những khách hàng hướng nội thường nói với tôi rằng họ không thể tìm được cơ hội phù hợp để đưa ra ý kiến của họ, đặc biệt là trong các cuộc thảo luận nhóm. Trong các cuộc đối thoại trực tiếp với những người hướng ngoại, họ khó có thể xen vào những nhận xét của mình và được lắng nghe. Nhiều người tự vấn và cảm nhận rằng phong cách chậm rãi, thong thả của họ có thể là nguyên nhân. Họ phàn nàn rằng ngay cả khi họ có cơ hội để phát biểu ý kiến, ý kiến của họ thường không được chú ý hoặc chìm xuống dưới những ý kiến kiên quyết hơn của các thành viên khác trong nhóm.

Laurie Nichols mô tả trải nghiệm khó chịu gây cho cô và những người trầm tính khác sự căng thẳng trong một chương trình lãnh đạo có tiếng. “Những người hướng ngoại thống trị cuộc thảo luận mỗi khi chúng tôi gặp mặt nhau… Đối với họ, đó là cơ hội để phô trương bản thân. Mỗi khi tôi định đưa ra ý kiến của mình trong cuộc thảo luận, tôi bị cắt ngang bởi một người hướng ngoại. Người này sau đó dẫn dắt cuộc thảo luận theo hướng khác… Tính hướng nội khiến tôi phải chịu đựng.” Bị chìm nghỉm giữa đám đông là trải nghiệm mà nhiều nhà lãnh đạo hướng nội khác từng nhấn mạnh.

Một số người cũng phàn nàn rằng ý kiến của họ không được coi trọng. Một nhà lãnh đạo công nghệ thông tin tại IBM nói với tôi rằng cách làm của ông là im lặng suy ngẫm về các ý kiến và sau đó gửi thư điện tử cho mọi người với những câu trả lời đã được ông suy nghĩ kỹ. Ông nhận thấy rằng ông không thể khiến mọi người lắng nghe ý kiến của mình. Ngay cả những dự thảo được thiết kế sơ sài xuất hiện trên diễn đàn chung cũng được mọi người chú ý nhiều hơn là những dự thảo đã được cân nhắc kỹ gửi bằng thư điện tử. Trong tổ chức của ông, mọi người được đánh giá theo khả năng đóng góp bằng lời nói hơn là bằng văn bản.

Khả năng gây ảnh hưởng bị hạn chế

Bên cạnh việc không được tham gia đầy đủ vào các cuộc thảo luận và quá trình ra quyết định của tổ chức, sự không nổi bật cũng có thể tác động đến uy tín cá nhân và khả năng gây ảnh hưởng.

Gần đây, tôi được biết về một tình huống hết sức khó chịu, ảnh hưởng đến người trưởng nhóm hướng nội. Anh cần một số dữ liệu báo cáo của mỗi thành viên trong nhóm trước một thời hạn nhất định và anh thông báo cho mọi người biết điều này bằng thư điện tử. Khi anh không nhận được thông tin, anh viết thư điện tử cho nhóm tỏ rõ sự bực bội, trách họ không làm theo yêu cầu. Anh cũng nói với họ rằng họ không quan tâm đến dự án. Nếu anh trao đổi với các thành viên trực tiếp hoặc qua điện thoại, anh sẽ biết rằng hệ thống cần để thu thập dữ liệu đã bị hỏng và là nguyên nhân gây ra sự chậm trễ.

Mặc dù thư điện tử là công cụ truyền thông ưa thích của những người hướng nội nhưng nó có thể tạo ra vô số những hiểu nhầm và làm hỏng những mối quan hệ bạn cần xây dựng để thành công trong vai trò nhà lãnh đạo.

Ví dụ, vì bức thư điện tử thứ hai của người trưởng nhóm, các thành viên trong nhóm trở nên không ưa gì anh và tôi ngờ rằng anh sẽ tiếp tục phải đối mặt với thách thức trong việc quản lý các thành viên. Bằng việc đưa ra giả định sai về thái độ và sự thiếu hợp tác của họ, anh đã làm tổn hại uy tín cá nhân mà anh có với họ.

Nhận thức đầy đủ sẽ giúp giải quyết vấn đề

Những thách thức được đề cập trong chương này có thể trở nên bất lợi trong một số thời điểm nhưng điều may mắn là bạn có thể và sẽ giải quyết được những khó khăn này. Nếu bạn biết rằng những khó khăn đó đang chờ phía trước, bạn có thể chuẩn bị và biến những khó khăn trước mắt thành cơ hội để thay đổi và khi đó bạn có thể trở thành nhà lãnh đạo mạnh mẽ hơn bây giờ.

Bước tiếp theo là hành động. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách thức biến những thách thức này thành cơ hội bằng việc áp dụng quy trình hữu dụng 4P.

Chương 2:KHÁM PHÁ THÀNH CÔNG: QUY TRÌNH 4P

Quy trình 4P

Không có phép lạ nào để quản lý tính cách hướng nội nhưng có những biện pháp cụ thể mà bạn có thể thực hiện để giải quyết các thách thức và biến chúng thành cơ hội. Quy trình 4P là hướng dẫn dễ nhớ để nâng cao hiệu quả làm việc của bạn. Chuẩn bị (Preparation), hiện diện (Presence), thúc đẩy (Push)và thực hành (Practice) giải quyết bốn thách thức: sự căng thẳng, khác biệt trong nhận thức, yếu tố làm chệch sự nghiệp và hình ảnh mờ nhạt. Những bước này gồm nhiều công cụ để giúp bạn tiến về phía trước với tư cách là nhà lãnh đạo hướng nội. Nếu bạn là người quản lý những người hướng nội, bạn có thể sử dụng Quy trình 4P như một công cụ huấn luyện. Quy trình 4P cũng hữu ích nếu bạn là một thành viên trong nhóm và bạn muốn truyền thông tốt hơn với các đồng nghiệp hướng nội của bạn.

Hãy sử dụng Quy trình 4P như dụng cụ đo lường để theo dõi tiến bộ của bạn và đánh giá cả những giao tiếp thành công và thất bại. Nó cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch những điều bạn muốn làm khác đi trong thời gian tới.

Cơ chế hoạt động của Quy trình 4P

Quy trình 4P gồm bốn thành phần: chuẩn bị, hiện diện, thúc đẩy và thực hành (xem Hình 2.) Chuẩn bị là bước đầu tiên trong quá trình. Ngay cả nếu bạn là nhà lãnh đạo hướng nội, sự chuẩn bị sẽ giúp bạn tự tin trong việc giải quyết bất kỳ tình huống bất ngờ nào. Bước thứ hai là hiện diện. Hiện diện là cách bạn duy trì sự có mặt trong giây phút hiện tại. Bước này cho mọi người thấy rằng bạn tập trung vào hiện thực. Bước thứ ba trong quy trình là thúc đẩy. Trong bước này, bạn khuyến khích bản thân bước ra khỏi vùng an toàn. Rèn luyện mình đi qua nỗi sợ hãi sau khi bạn đã chuẩn bị và học cách có mặt trong giây phút hiện tại, là cách để phát triển và củng cố các kỹ năng của bạn. Bước thứ tư là thực hành. Đó là việc tận dụng mọi cơ hội có được để thực hành những hành vi mới. Đây là điều mà các nhà vô địch vĩ đại liên tục làm mỗi ngày. Sau khi bạn đã nắm vững một kỹ năng hoặc công cụ, Quy trình 4P lại lặp lại từ đầu. Bạn luôn luôn có những tình huống mới để giải quyết. Tôi sẽ đưa ra một số ví dụ về cách các khách hàng và những người trả lời phỏng vấn đã sử dụng những bước này.

Chuẩn bị

Chuẩn bị cho các cuộc trao đổi xã giao là biện pháp tốt nhất mà bạn có thể áp dụng. Chúng ta thường nghĩ rằng có thể “ứng biến” trong các cuộc trao đổi, trong các bài thuyết trình và đối đáp với mọi người. Điều ngược lại mới là đúng. Nếu bạn dành sự chú ý đầy đủ và tập trung vào việc xây dựng chiến lược cho các cuộc trao đổi xã giao như khi bạn làm với các dự án, những điều tuyệt vời có thể xảy ra. Sự căng thẳng giảm đi và sự khác biệt về nhận thức khép lại.

Bạn đã bao giờ chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng bằng việc lường trước các câu hỏi và đưa ra các phương án trả lời khác nhau chưa? Bạn có bao giờ từng tập luyện với bạn mình trước chưa? Như thế, bạn có thể cảm thấy tự tin hơn và kiểm soát được tình hình khi bạn bước vào phòng họp. Khi bạn nhận được câu hỏi mà bạn chưa chuẩn bị, bạn có thể dựa vào kho kiến thức mà bạn mới tích luỹ được để đưa ra câu trả lời thuyết phục. Nếu như vậy, bạn có thể nhận ra sự khác biệt mà sự chuẩn bị trước đem lại. Nhiều nhà lãnh đạo hướng nội thành công mà tôi có dịp trao đổi đưa ra nhiều ví dụ khác nhau và tất cả đều gắn với sự chuẩn bị. Nhiều trong số các ví dụ về sự chuẩn bị có ý thức đó được trình bày trong cuốn sách này. Dưới đây là hai ví dụ ngắn gọn.

Nhà lãnh đạo PR trẻ được nhắc đến trong phần trước nhận ra rằng một bước đệm tốt để đối phó với sự hồi hộp trước khi thuyết trình là chuẩn bị đầy đủ các ghi chép, bao gồm các cụm từ cụ thể mà anh sẽ sử dụng. Anh thấy rằng nếu anh viết ra những cụm từ này trước, anh có thể nhớ được toàn bộ một đoạn khi anh nhìn liếc qua. Anh cho biết: “Tôi có thể vượt qua nó mà không hề bị ngăn cản bởi sự hướng nội.” Martin Schmidler, nhà lãnh đạo công nghệ thông tin, gần đây có tham gia một sự kiện quan trọng. Ông lấy được sơ đồ chỗ ngồi và xem kỹ sơ đồ này để xác định những khách hàng quan trọng mà ông có thể tiếp cận trong cuộc chiêu đãi cocktail lớn. Chuẩn bị là bí quyết giúp ông giảm sự lo lắng và tiếp cận được nhiều khách hàng.

Chuẩn bị có nghĩa là bạn có kế hoạch trước, vì vậy hãy sử dụng thời gian yên tĩnh một mình và xây dựng chiến lược cho các cuộc tiếp xúc xã giao (ví dụ, làm rõ mục tiêu của bạn, suy nghĩ về các câu hỏi cụ thể và các cụm từ sẽ nói, ghi chép và tập luyện với những đồng nghiệp tin cậy.) Quan sát những người có kỹ năng giao tiếp tốt và biến phương pháp của họ thành phong cách của bạn. Điều này rất có ích.

Hiện diện

Từ điển định nghĩa hiện diện là “sự có mặt của một cá nhân, đặc biệt là khi thu hút được mọi chú ý.” Nếu bạn có sự chuẩn bị, bạn có thể thư giãn và “có mặt tại đây, bây giờ.” Nhiều nhà lãnh đạo hướng nội chuẩn bị kỹ lưỡng và bắt nhịp dễ dàng. Một trong những cách tốt nhất để thực thi lãnh đạo là thể hiện rằng bạn đang có mặt. Một người bạn nói về người mà cô ngưỡng mộ rằng: “Khi anh ấy ở bên bạn, anh ấy ở bên bạn.” Sự khác biệt về nhận thức hay khoảng cách giữa hình ảnh chủ định và hình ảnh được cảm nhận của bạn biến mất nếu người nghe tin rằng bạn đang ở bên họ. Thay vì bị nhìn nhận là người bàng quan hoặc thờ ơ, bạn được đánh giá là người có sự cảm thông và thống nhất.

Bằng việc tập trung vào giây phút hiện tại và người mà bạn đang ở bên, bạn cũng có thể xây dựng quan hệ và quyền lực cá nhân. Tôi đã gặp giám đốc điều hành của công ty tôi từng làm việc. Tôi thực sự cảm thấy e dè bởi vì bà là người có khả năng gây ảnh hưởng và ở trên tôi nhiều cấp. Trong công việc, tôi cũng có một số thách thức phức tạp đang chờ phía trước và tôi muốn tạo ra ấn tượng tích cực. Khi chờ cuộc họp bắt đầu, tôi trò chuyện với bà và cảm thấy rất thoải mái. Bà nhìn thẳng vào tôi và đặt những câu hỏi thông minh thể hiện sự quan tâm chân thành. Mặc dù rất nhiều người có chức vụ ở xung quanh nhưng tôi cảm thấy như thể tôi là người duy nhất trong phòng. Tôi nhận được sự chú ý trọn vẹn của bà. Tôi chưa bao giờ quên cuộc trò chuyện đầu tiên đó. Trong những lần gặp sau, bà thể hiện sự hiện diện bằng việc tìm hiểu nhu cầu của tôi và đưa ra những chỉ dẫn khôn ngoan. Cách cư xử của bà khiến tôi có động lực làm việc tốt hơn.

Khi bạn thể hiện sự hiện diện, bạn cũng trở nên thật hơn. Đây là một phẩm chất quan trọng khác của lãnh đạo. Hãy ngẫm nghĩ về cảnh sau trong bộ phim The Pursuit of Happyness (Cuộc tìm kiếm hạnh phúc). Chris Gardner, nhân vật vô gia cư do Will Smith thủ vai, đến phỏng vấn thử việc cho vị trí nhân viên môi giới chứng khoán trong bộ quần áo luộm thuộm. Cả đêm trước, anh ngủ trong tù vì chưa trả được tiền phạt giao thông. Thay vì dựa vào “các câu trả lời chuẩn bị sẵn” của mình, anh đánh giá tình hình và quyết định nói sự thật. Đây là một nước cờ đầy may rủi nhưng nó đã mang lại cho anh sự thông cảm và đặc biệt là lời mời làm việc.

Các nhà lãnh đạo hướng nội – người biết tạo ra sự hiện diện – cũng chuẩn bị một cách có ý thức cho những sự kiện không thể lường trước. Họ tính đến những chủ đề dự phòng khi cuộc trò chuyện lắng xuống. Họ có sẵn những câu hỏi mở khái quát và sử dụng những phương pháp giảm căng thẳng như hít thở. Cố TS. Fred Otte, giáo sư được nhiều người trong lĩnh vực của ông kính trọng, là một người hướng nội. Khi thảo luận về cuốn sách này với Jennifer Bush, vợ ông, tôi phát hiện ra một kỹ thuật dự phòng mà Fred đã sử dụng trong các cuộc gặp gỡ là kể những câu chuyện mà lúc nào ông cũng có sẵn. Bà nói rằng nếu có ai đó nói giọng đều đều, ông chắc chắn sẽ kể một câu chuyện để khiến mình tỉnh táo và thể hiện sự hiện diện. Vị đồng nghiệp chán ngắt của ông hẳn cũng không khôn ngoan gì và Fred được tiếng là người dễ chịu thành thực.

Thúc đẩy

Emerson nói rằng: “Hãy làm điều mà bạn sợ làm nhất.” Nhiều tác giả đã viết về cách chúng ta phải xua tan nỗi sợ hãi để vượt qua chúng. Điều này nói thì dễ nhưng làm thì khó. Thế nhưng, nhiều nhà lãnh đạo hướng nội mà tôi có dịp trao đổi đã thực hiện những biện pháp triệt để giúp họ vượt ra khỏi vùng an toàn và tham gia các cuộc trao đổi xã giao mà theo họ không mấy dễ chịu. Khi bạn buộc bản thân chấp nhận rủi ro, bạn cho những người khác thấy tiềm năng của bạn. Sự nghiệp có thể trở lại đúng hướng khi bạn nỗ lực thúc đẩy bản thân. Sự nghiệp của bạn sẽ lên như diều gặp gió. Khi Mary Toland buộc mình phải xây dựng quan hệ với cấp trên, cô thấy sự nghiệp của mình tiến về phía trước. Bạn không còn vô hình nữa và bạn có thể giành được những cơ hội quan trọng khi bạn nỗ lực thúc đẩy. Khi Martin Schmidler buộc bản thân phải lấy được sơ đồ khách hàng và tiếp xúc có chủ đích, ông có thể tiếp cận được nhiều khách hàng quan trọng.

Một giám đốc công nghệ thông tin mà tôi biết buộc mình thực hiện thách thức mà người huấn luyện của anh đưa ra. Người huấn luyện yêu cầu anh lấy được 20 danh thiếp trong một cuộc chiêu đãi cocktail 30 phút mà họ tham gia. Anh buộc mình làm việc đó và cuối cùng trở thành người quảng giao có tiếng trong tổ chức của anh.

Bạn cần đặt mình vào những tình huống mà bạn buộc phải vượt ra khỏi vùng an toàn dù đó là cơ hội nói trước đông người hay cuộc trao đổi khó khăn với khách hàng. Một nhà lãnh đạo hướng nội đưa ra lý lẽ đầy thuyết phục về việc vượt qua sự e dè khi nói: “Bạn vẫn muốn biết điều bạn có thể làm được trong thế giới này.”

Thực hành

Thực hành là bước cuối cùng trong Quy trình 4P. Thực hành khiến bạn thành thạo và giúp bạn áp dụng nhiều công cụ vào kế hoạch thường trực của mình – nó tạo ra sự khác biệt trong cú đánh golf của những nhà vô địch như Tiger Woods, người không ngừng luyện tập dù đã đạt được danh hiệu vô địch. Thực hành sẽ giúp bạn làm quen và nắm vững những cách khác nhau để kết nối với mọi người và đưa ra thông điệp của mình. Thực hành cũng tạo cho bạn khả năng điều chỉnh phương pháp và hành vi tuỳ theo tình huống.

Dưới đây là một cách nhìn khác về bước này. Giả sử bạn thuận tay phải. Nếu bạn bị gãy cánh tay phải, bạn sẽ sử dụng cánh tay trái để làm những việc hàng ngày. Lúc đầu, bạn có thể cảm thấy lúng túng nhưng dần dần sẽ quen. Bạn có hoàn toàn thoải mái và dễ chịu không? Không, bạn không sử dụng cánh tay mà mình vẫn thường sử dụng. Thế nhưng cùng với thời gian, bạn sẽ sử dụng nó thuần thục hơn.

Như trong ví dụ về cánh tay, khi bạn thực hành những hành vi không tự nhiên ở nơi làm việc, lúc đầu bạn có thể cảm thấy lạ lẫm. Thế nhưng, với sự luyện tập có ý thức, bạn sẽ học cách khép lại sự khác biệt trong nhận thức và được nhìn nhận như bạn muốn. Niềm tin và uy tín sẽ gia tăng với đồng nghiệp, cấp trên trực tiếp và ông chủ của bạn. Bằng việc rũ bỏ tấm áo tàng hình, bạn sẽ đưa sự nghiệp của mình tiến về phía trước.

Trong những chương tiếp theo, tôi sẽ chỉ cho bạn thấy cách đón nhận những cơ hội ít rủi ro để thực hành trong nhiều tình huống điển hình. Nếu bạn làm theo những hướng dẫn này, bạn sẽ nâng cao cả kỹ năng và sự tự tin của mình.