Tứ Thư Lãnh Đạo – Thuật Dụng Ngôn

Kiểu mở đầu đơn giản như thế này có thể dùng đi dùng lại cho bất kì bài diễn thuyết hoặc phát biểu nào, giúp tăng sự tập trung chú ý của người nghe trong khoảng thời gian đầu, từ đó khơi gợi để họ tập trung trong cả bài phát biểu.

3. Cần điều chỉnh ngữ khí khi phát biểu

Ấn tượng đầu tiên của người nghe là vô cùng quan trọng, vì vậy, ngay từ phần mở đầu trước khi phát biểu, người lãnh đạo phải giới thiệu về mình thật hấp dẫn. Có nhiều người lãnh đạo rất kín đáo, thậm chí tỏ ra vô cùng khiêm tốn, điều này cũng có cái bất lợi là mọi người sẽ rất khó thấy được khả năng của anh ta.

Thông thường, khi nhìn thấy một người chuẩn bị phát biểu, người nghe đều muốn biết: Anh ta là ai; Anh ta là người ở đâu; Trình độ của anh ta như thế nào; Những kinh nghiệm liên quan đến công việc của anh ta có bao nhiêu…

Ví dụ, trong lúc phát biểu không nên nói: “Tên của tôi là Lí Cường, tôi là giám đốc kĩ thuật.” Mà nên nói là: “Tôi tên là Lí Cường. Tôi là giám đốc kĩ thuật của tập đoàn chế tác đá. Tôi đã có bằng Thạc sĩ của Đại học Cambridge, hiện tôi đang chỉ đạo công tác nghiên cứu tại Đại học Bắc Kinh. Tôi đã có 14 năm kinh nghiệm trong ngành công nghiệp này, chịu trách nhiệm chế tác đá trong bộ phận kĩ thuật lớn nhất của thành phố.”

Là một người lãnh đạo, mỗi khi phát biểu, bạn nên nói năng một cách tự tin, chính xác, ngữ điệu tích cực, tốc độ ổn định; đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, thẳng vai; không chậm rãi, loạng choạng, cũng đừng vội vàng, hấp tấp. Ngoài ra, việc sử dụng những khoảng lặng khi nói chuyện cũng rất tốt, nó mang lại cho người đối diện ấn tượng rằng bạn có một tư tưởng sâu sắc, suy nghĩ thấu đáo. Có những người lãnh đạo rất khó tránh khỏi cảm giác lo lắng ở những lần đầu khi đứng lên phát biểu, vì vậy họ cần phải tập luyện nhiều. Bạn cũng không nên coi việc đứng trước nhiều người phát biểu là một việc quá khó khăn. Tất nhiên, các nhà diễn thuyết nổi tiếng nhất khi mới bắt đầu sự nghiệp cũng đau đầu vì nỗi sợ hãi không thể giải thích nổi và cảm giác không tự nhiên khi nói trước đám đông.

James Zumwalt là diễn giả rất nổi tiếng ở Mỹ. Ông tự thừa nhận rằng lần đầu đứng trước đám đông nói chuyện, hai đầu gối của ông cũng run lên cầm cập. Louis George, chính trị gia nổi tiếng người Anh từng nói: “Lần đầu tiên đứng trước công chúng diễn thuyết, lưỡi của tôi như dính vào vòm miệng, không nói ra được một từ nào. Điều đau khổ này hoàn toàn là sự thật chứ tôi không hề cố miêu tả như vậy.”

Có những người rất giỏi nói chuyện, nhưng khi mới bắt đầu nói cũng không bao giờ tránh được cảm giác ngượng nghịu, không tự nhiên, tuy nhiên chỉ vài giây sau, ngữ khí dần ổn định thì cảm giác không tự nhiên đó sẽ dần mất đi.

Cố Tổng thống Mỹ Abraham Lincoln(1) mỗi khi bắt đầu bài diễn thuyết cũng đều cảm thấy có chút sợ sệt. Luật sư nổi tiếng William Henry Herndon, một người bạn của Lincoln nói: “Mỗi khi bắt đầu, ông ấy dường như đều không biết phải làm gì cả, rất khó khăn, chật vật để có thể làm quen với từng tình huống. Việc phải vật lộn với cảm giác lo lắng, nhạy cảm đó càng làm cho ông ấy cảm thấy khó xử. Những lúc như vậy, tôi rất thông cảm với Lincoln. Mỗi khi ông ấy bắt đầu lên tiếng, tiếng nói rất khó nghe, tư thái kì lạ, mặt mũi nhăn nhó, động tác cũng rất khó hiểu, có vẻ như mọi thứ với ông ấy đều rất khó khăn vậy, may là những biểu hiện này chỉ diễn ra trong chốc lát. Một lúc sau, ông ấy trấn tĩnh lại, khi đó mới thật sự bắt đầu được.” Có thể bạn và Lincoln cũng giống nhau ở điểm này, chỉ cần trấn tĩnh lại, chắc chắn bạn có thể thành công.

CÁC KĨ NĂNG NÓI CHUYỆN KHI CHỦ TRÌ CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
Khi tham gia các cuộc họp, hội nghị hay hội thảo, là người chủ trì, người lãnh đạo phải chú ý cách nói chuyện của mình để có thể gia tăng hiệu quả.

Chúng tôi sẽ đưa ra một vài ví dụ cho những tình huống như thế này.

1. Khi khai mạc cuộc họp, hội nghị

“Rất cảm ơn mọi người đã đến tham dự hội nghị… ngày hôm nay.”

“Bây giờ chúng tôi xin tuyên bố khai mạc hội nghị… ”

“Rất mong mọi người cùng cố gắng đóng góp để hội nghị… được diễn ra thuận lợi, thành công.”

“Hôm nay thời tiết mát mẻ, rất phù hợp với hội nghị… của chúng ta.”

2. Khi trưng cầu ý kiến mọi người tham gia hội nghị

“Về vấn đề này, quý vị có thể đóng góp ý kiến được không ạ ?”

“Về vấn đề này, ai có ý kiến quý báu nào xin mời nêu ra…”

“Về vấn đề này, mọi người nghĩ sao ạ?”

3. Khi trưng cầu ý kiến của một cá nhân xác định

“Đồng chí A, về vấn đề này đồng chí có thể cho ý kiến được không?”

“Đồng chí B, đồng chí nghĩ thế nào về ý kiến vừa nêu ra?”

“Đồng chí C, đồng chí có thể cho biết suy nghĩ của đồng chí về vấn đề này được không?”

“Xin hỏi đồng chí D, đồng chí nghĩ thế nào về ý kiến mà đồng chí A vừa nêu ra?”

4. Khi mọi người không nhiệt tình đóng góp ý kiến

“Cách đây không lâu có xảy ra một sự việc như thế này… (chủ đề nói chuyện gây hứng thú cho người nghe), mọi người có suy nghĩ gì về chuyện này?”

“Về đề nghị này mọi người tán thành chứ ạ? Có ai có ý kiến phản bác gì không?”

Sau khi hỏi câu hỏi trên, nếu câu trả lời là tán thành hay phản đối, hãy hỏi tiếp:

“Vì sao mọi người tán thành (hoặc phản đối) đề nghị này?”

“Có một việc rất bất ngờ là… (kích thích trí tò mò của người nghe). Về việc này, đồng chí X có suy nghĩ thế nào?”

“Cảm ơn mọi người đã đóng góp rất nhiều ý kiến quý báu.”

5. Khi những ý kiến đi quá xa chủ đề bàn luận

“Rất xin lỗi, mong đồng chí hãy làm rõ hơn ý kiến của đồng chí liên quan đến vấn đề này được không?”

“Ý của đồng chí là…”

“Thời gian của chúng ta không có nhiều, có lẽ chúng ta phải kết thúc ở đây…”

Bằng những cách như vậy, bạn có thể vận dụng kĩ năng của mình để dẫn dắt cuộc họp, hội nghị đến một kết quả mà bạn mong muốn.

KHÔNG NGỪNG NÂNG CAO KHẢ NĂNG DIỄN THUYẾT
Chủ trì cuộc họp là công việc thường xuyên của lãnh đạo. Là một người lãnh đạo, bạn cần phải nỗ lực nâng cao khả năng ăn nói của mình bằng những cách sau đây:

1. Sắp xếp những chủ đề cần nói, làm rõ những nội dung liên quan

Khi có nhiều nội dung phải trình bày, bạn cần sắp xếp rõ vấn đề nào là chính, vấn đề nào là phụ. Nhưng nếu các vấn đề đó có liên quan với nhau, bạn cũng nên làm rõ những nội dung liên quan trước.

2. Bài phát biểu cần có đầy đủ tính chính xác của ngôn ngữ

Thông thường, một bài phát biểu đều có những quy tắc, đặc biệt những bài phát biểu quan trọng thường phải sửa chữa rất nhiều lần. Những bài phát biểu quan trọng như vậy yêu cầu phải có câu cú mạch lạc, ngữ pháp phù hợp cùng sự thể hiện tốt của người phát biểu, ví dụ như ngữ âm chuẩn xác, trọng âm thích hợp, dừng nghỉ hợp lí…

3. Nội dung phát biểu phải quan trọng và có sức ảnh hưởng

Thông thường, người lãnh đạo sẽ đại diện cho một tổ chức, một đơn vị để phát biểu. Vì vậy, nội dung bài phát biểu phải có ảnh hưởng sâu rộng, có sức thuyết phục người nghe.

4. Cần nghiêm túc trong cách phát biểu, nói chuyện

Trong những hội nghị quan trọng, người phát biểu phải đứng trước rất nhiều người, vì vậy khi nói cần phải nắm được trọng tâm, diễn giải một cách nghiêm túc, không được nói chuyện huyên thuyên, tào lao, cũng không cho phép tùy ý thêm bớt nội dung, càng không được phép giải thích hoặc thêm những chuyện bông đùa một cách quá mức.

5. Phải nắm vững nội dung phát biểu

Việc nắm vững những nội dung phát biểu rất quan trọng. Chỉ khi nắm được nội dung, bạn mới có thể có được cái nhìn tổng quát về vấn đề, từ đó phân tích và giải quyết vấn đề một cách xác đáng.

6. Phải rút ngắn khoảng cách giữa người nói và người nghe

Do người nghe đông đúc, hội trường thường lớn, đối tượng phức tạp, thêm nữa vị trí của người phát biểu và người nghe có nhiều khác biệt nên giữa hai bên luôn tồn tại một “cảm giác xa cách”. Vì vậy, để bài phát biểu đạt hiệu quả tốt nhất, người phát biểu phải có giọng nói, tư thế sao cho có thể rút ngắn khoảng cách giữa người nói và người nghe, tăng thêm hứng thú cho người nghe.

7. Lắng nghe cẩn thận những ý kiến, đóng góp của người khác

Khi gặp một ý kiến bất đồng, phải lắng nghe lý do; khi không thể đưa ra những lập luận trái chiều hoặc bác bỏ vấn đề đó, thì không thể phủ định ngay ý kiến đó mà cần một thái độ tích cực thương lượng để tìm ra một giải pháp thích hợp nhằm giải quyết vấn đề. Khi cần thiết thì hãy kéo dài thời gian, tuyệt đối không đưa ra lời giải thích hay quyết định vội vàng.

MẠNH DẠN THU HÚT NHỮNG NGƯỜI PHẢN ĐỐI THAM GIA CUỘC HỌP
Trong một cuộc họp bình thường, nếu tên bạn không có trong danh sách những người tham dự, hẳn bạn có cảm giác như mình bị gạt ra ngoài, đặc biệt là những người có lòng tự trọng cao. Gặp phải tình huống này, kể cả một người bình thường cũng có thể có phản ứng rất mạnh.

Đối với những người bất mãn, đầu tiên cứ để anh ta tham gia vào cuộc họp, như vậy mới có thể làm giảm bớt sự bất mãn của người đó.

Ở đây có thể phân ra thành hai nhóm như sau: Nhóm đầu tiên, do một người trưởng nhóm quyết định, nhóm này thuộc loại độc đoán; nhóm còn lại thì mọi thành viên đều có cơ hội đưa ra ý kiến, mọi người đều xác định cùng làm việc tích cực vì mục đích chung, nhóm này thuộc loại dân chủ. Vậy cuối cùng nhóm nào sẽ mang lại hiệu quả công việc tốt nhất?

Tuy rằng trong khoảng thời gian ngắn, nhóm độc đoán có thể có kết quả khá tốt, nhưng nhìn về tổng thể, thành quả mà nhóm dân chủ đạt được lại lớn hơn nhiều.

Có một nhà lãnh đạo đã từng nói: “Trong nhóm của tôi, mỗi khi đưa ra một quyết định nào đó, nhất định phải họp tất cả các thành viên lại cùng thảo luận, đặc biệt là những người có sự bất mãn thì càng phải thông báo để họ có mặt, phải hỏi ý kiến của họ rồi mới ra quyết định. Dù cho làm như vậy cũng không thể làm mất hẳn sự bất mãn trong suy nghĩ của họ nhưng ít nhất cũng làm họ phải tôn trọng quyết định đã được đưa ra sau khi lấy ý kiến của tất cả mọi người.”

Đây là một nước cờ để đả thông tư tưởng mọi người. Việc này có thể làm cho đối phương cảm thấy được tôn trọng. Khi mời họ tham gia vào các cuộc họp mang tính chất quan trọng, có thể làm giảm đi sự bất mãn trong tâm lí.

CỐ GẮNG ĐỂ KHI VỪA BẮT ĐẦU NGƯỜI TA ĐÃ PHẢI “CÔNG NHẬN” MÌNH
Những câu nói mở đầu của một bài phát biểu trong cuộc họp, hội nghị đóng vai trò rất quan trọng Mỗi khi phát biểu, người lãnh đạo cần phải làm sao để người nghe “công nhận” mình ngay từ khi mới bắt đầu, làm họ bị “hấp dẫn”, làm họ tiếp nhận bạn, chứ không phải nghe bạn nói với một thái độ gượng ép. Để làm được điều này, bạn có thể xem xét bảy cách thức dưới đây:

1. Mở đầu bằng một câu chuyện hấp dẫn hoặc hài hước

Những câu chuyện hấp dẫn luôn làm cho người nghe chuyên tâm lắng nghe; những câu chuyện cười cũng có thể trong chốc lát giúp bạn nắm bắt được tâm lí người nghe. Ngay cả khi người nói làm người nghe phân tán tư tưởng nhưng nếu biết cách tạo ra hứng thú, thì vẫn sẽ làm người nghe tiếp thu ý kiến của mình.