Những Điều Sếp Nói Và Không Nói Với Bạn

Chương 1 TUYỂN TẬP NHỮNG CÂU NÓI VỀ KHẢ NĂNG CÔNG VIỆC

Những nhà quản lý ngày nay yêu cầu cấp dưới phải có khả năng hoạt động độc lập hơn là chỉ biết hợp tác.

Cấp trên thường có suy nghĩ dành cho những người chỉ xuất sắc trong việc cộng tác với mọi người là “Những người này tuy sẽ không gây ra rắc rối cho mọi người xung quanh, nhưng với tính thụ động như thế thì tôi không hài lòng chút nào.”

Vì vậy, khi nghe câu “Anh/chị có tinh thần hợp tác đó” đừng vội nghĩ rằng đó là lời khen.

Người nhân viên có khả năng độc lập mà cấp trên cần là “Người có thể làm theo những ý tưởng, suy nghĩ của bản thân qua đó nâng cao hiệu quả công việc.” Ngày nay, một người sếp có rất nhiều nhân viên dưới trướng mình, cùng với việc quản lý bằng máy móc ngày càng phổ biến, nên họ không thể hướng dẫn một cách chi tiết, tường tận cho nhân viên. Vì vậy, họ sẽ rất cảm kích nếu nhân viên dù không được hướng dẫn tất cả mọi thứ nhưng vẫn đem lại hiệu quả cao trong công việc. Bên cạnh đó, để đạt được hiệu quả công việc cao, thì việc cọ xát với môi trường xung quanh là điều khó tránh khỏi, nên họ cũng cần những người nhân viên có khả năng thích ứng tốt với môi trường xung quanh.

Nếu nói đến tình trạng hiện nay, thì số lượng nhân viên thuộc dạng có khả năng hợp tác cao trong công việc đang ngày càng tăng.

Đến hiện tại thì với tư cách là một diễn giả, trong khoảng thời gian 16 năm tôi đã gặp gỡ hơn 20.000 người tại các buổi hội thảo. Trong suốt thời gian ấy, cứ mỗi năm trôi qua, tôi lại cảm thấy công việc hướng dẫn mọi người ngày càng trở nên thoải mái hơn.

Tôi mong muốn mọi người hãy nghe những điều tôi nói trên đây và làm theo những chỉ dẫn. Tôi đặc biệt dành những lời này cho các bạn trẻ, những người nhân viên trụ cột trong công ty.

Những vị lãnh đạo của chúng ta cũng sẽ thấy rất khó chịu đối với những người nhân viên “Mặc dù làm đúng chỉ thị, nhưng chỉ làm theo một cách thụ động những gì cấp trên bảo.”

Nếu suy nghĩ về khoảng cách giữa số lượng những nhà lãnh đạo yêu cầu nhân viên phải có tính độc lập, và số lượng những nhân viên có khả năng làm việc hợp tác, ta sẽ dễ dàng nhận ra được rằng câu nói “Anh/ chị có tinh thần hợp tác đó” không còn là một lời khen ngợi. Mà hơn thế, ta nên ngầm hiểu rằng đó là cấp trên đang muốn chỉ ra cho ta thấy “Anh/chị thiếu tính độc lập trong công việc” hay yêu cầu các bạn “Anh/chị cần nâng cao tính độc lập của mình đi.”

Vậy làm thế nào để có thể nâng cao tính độc lập của bản thân? Có 2 điều quan trọng sau đây. Điều đầu tiên, hãy nói chủ ngữ là “Tôi” khi nói chuyện. Khi các bạn nói “Tôi nghĩ như thế này,” sẽ tạo cơ hội cho các bạn có thể trình bày những suy nghĩ, ý định của bản thân như cấp trên kỳ vọng có được những nhân viên như thế.

Một điều quan trọng nữa là khi báo cáo, thảo luận với cấp trên, các bạn nhất định phải thêm vào những đề xuất của bản thân. Ví dụ như khi thông báo “Phần tổng kết tháng này đến đây là kết thúc,” hãy trình bày thêm “Để tháng sau công việc hoàn thành sớm hơn một ngày tôi dự định sẽ làm như thế này.” Khi thảo luận cũng vậy, hãy thêm vào những đề xuất như “Tôi dự định sẽ làm như thế này, sếp nghĩ như thế nào?” Nếu bạn có thể tập được cách đưa ra những đề xuất của bản thân như một thói quen, bạn sẽ dễ dàng khiến cấp trên có cảm nhận về mìnhnhư một người làm việc có sự độc lập.

Nếu chúng ta có thể khiến cho cấp trên phải nói rằng “Gần đây, anh/chị làm việc đã có tính độc lập nhỉ” thì bạn sẽ trở nên nổi trội giữa số lượng lớn những nhân viên chỉ biết làm việc cộng tác với nhau.

Trong thể thao, khi nói “đáng tiếc” có nghĩa là, mặc dù bạn đã chơi rất tốt, nhưng vì một khoảng cách rất ít thôi cuối cùng đã không giành được chiến thắng. Đây là từ được sử dụng rất nhiều với ý nghĩa tích cực. Thế nhưng, trong kinh doanh thì khác.

Tỉ lệ thành công đạt 99% cũng chỉ đơn giản là thất bại. Khi nói “Không đạt được như sự kỳ vọng” có nghĩa là ở mức đánh giá 5, bạn chỉ được mức 2 từ dưới lên. Nếu đạt thành công 100% lần đầu tiên, bạn sẽ nghe sếp bảo rằng “Đúng như sự mong đợi của tôi,” thì có nghĩa bạn đã đến được mức 3 ở giữa. Dù chỉ lệch 1% thôi nhưng sự khác biệt giống như trên trời và dưới đất vậy.

Trong kinh doanh, khi sử dụng từ “đáng tiếc” có nghĩa là bạn đã không làm được như sự mong đợi của cấp trên. Đó không phải là sự đánh giá mang tính tích cực.

Dù là ở nơi làm việc nào cũng sẽ có những “Nhân viên luôn biết cố gắng” song tỉ lệ thành công trong công việc của họ chỉ dưới 90%. Trước đây, vào cái thời tôi còn làm quản lý, có một người nhân viên lúc nào cũng đạt tỉ lệ thành công trong công việc khoảng 90%. Vì là một người quản lý kinh doanh nên việc dự đoán được con số chính xác đó là rất cần thiết. Tuy rất lấy làm tiếc cho cậu nhân viên đó, nhưng lúc làm kế hoạch dự toán ngân sách tôi đã nghĩ rằng “Dù thế nào đi nữa có lẽ cậu ta cũng chỉ dừng lại ở mức 90% thôi.” Vì suy nghĩ như thế nên về sau tôi không đặt kỳ vọng quá cao vào cậu ấy nữa.

Mặt khác, tôi cũng đã có những nhân viên chủ chốt của mình. Nếu có những nhân viên chỉ đạt được 80%, thì cũng sẽ có những nhân viên làm được 120% thành quả. Đương nhiên tôi không chỉ đặt kỳ vọng của mình vào những nhân viên chủ chốt có khả năng hoàn thành công việc 120% ấy, mà còn giúp đỡ để những nhân viên ấy sẽ đạt được thành quả trên 100%.

Như thế, những “nhân viên luôn cố gắng nhưng thành quả không cao” kia sẽ bị thiệt thòi. Vì vậy, khi nghe sếp nói rằng “thật đáng tiếc” với bạn, thì tuyệt đối không được cảm thấy vui mừng.

Người dùng những cách nói không rõ ràng như từ “thật đáng tiếc,” để người khác hiểu rằng “Việc đó không tệ đâu” nhưng ý nghĩa thực sự thì lại khác, đó chính là cấp trên của chúng ta. Dù rằng việc nói thẳng ra một cách rõ ràng là “Thành quả anh/chị đạt được lúc nào cũng thấp hơn sự kỳ vọng của tôi” với nhân viên không phải là không thể nói được, thế nhưng trong môi trường làm việc vất vả như thế này, đối với những nhân viên trong vòng 6 tháng, 1 năm đã cố gắng để có thể hoàn thành công việc đạt mức 90%, theo lẽ thường tình các cấp trên rất khó để nói những lời khắc nghiệt với họ. Vì vậy nên những nhà quản lý sẽ vô tình dùng câu nói “Thật đáng tiếc cho anh/chị” như là cách nói an ủi.

Thế nên, chúng ta hãy hiểu từ “thật đáng tiếc” trong kinh doanh như là “Chưa đạt được thành quả,” “Phút cuối lại không chú ý khiến mọi việc thất bại” hay “Những điểm quan trọng thì không được.”

Thay vì cho ra thành quả chỗ này 90%, chỗ kia cũng 90% thì ta hãy thử dồn sức để việc này được 100% còn việc khác thì 80%, giống như sự lên xuống của dây đàn xem sao. Điều đó giống với việc chúng ta dồn hết sức lực của mình vậy. Đối với những việc quan trọng, không chỉ bản thân chúng ta trải nghiệm những cảm xúc thực tế khi đạt được hiệu quả 100% mà còn có thể khiến cấp trên công nhận 100% rằng mình có năng lực.

Nếu có thể khiến sếp nói rằng “Một khi đã làm là anh/chị thực sự làm tốt nhỉ,” cũng là lúc bạn không còn là một nhân viên chỉ biết cố gắng.

Câu nói “Tôi rất kỳ vọng ở anh/chị” có lẽ là câu nói khiến nhân viên đau đầu nhất.

Điều khiến cấp dưới cảm thấy khó khăn để hiểu được ở đây chính là có rất nhiều biến thể trong cách dùng. Ví dụ, khi cấp trên giao phó những công việc có độ khó cao cho những nhân viên có năng lực, câu này được dùng để động viên “Nếu là anh/chị chắc chắn sẽ làm được.” Ngoài ra, sau khi la mắng nhân viên, cấp trên cũng dùng câu này để kết thúc câu chuyện theo hướng tích cực hơn. Trong trường hợp sử dụng câu này với ý nghĩa “Anh/chị hãy cố gắng thêm một chút nữa nhé,” cấp trên muốn nhắc nhở nhân viên của mình rằng “Hãy làm cho tôi xem nào,” cũng như có lúc được sử dụng với ý nghĩa “Tôi đang quan sát cách làm việc của anh/chị đó, nên hãy làm cho cẩn thận đi.”

Vì cùng một câu nói mà nhiều biến thể trong cách sử dụng nên cấp dưới gặp rất nhiều khó khăn trong việc hiểu được ý đồ của cấp trên. Trong một vài trường hợp, khi muốn nói rằng “Tôi muốn anh/chị làm tôi hài lòng,” sếp cũng sẽ dùng câu “Tôi rất kỳ vọng ở anh/chị.” Nếu bạn lo lắng không hiểu câu nói của cấp trên mang ý nghĩa nào, thì hãy nghĩ rằng mong muốn, suy nghĩ của sếp chính là “Anh/chị hãy làm tôi hài lòng nào” hoặc là “Anh/chị đừng có gây rắc rối đó” nhé.

Khi được sếp bảo rằng “Tôi rất kỳ vọng ở anh/chị,” sẽ có người cảm thấy vui mừng, có người cảm thấy không thích. Vậy chúng ta hãy nghĩ xem đối với từng trường hợp như thế sẽ có cách hành xử như thế nào.

Đối với những người cảm thấy vui mừng khi nghe câu nói “Tôi rất kỳ vọng ở anh/chị,” họ đã hiểu đúng những gì câu từ muốn truyền đạt. Câu nói ấy gắn với việc thúc đẩy động lực cho nhân viên. Ví dụ, cho dù ý nghĩa thực sự trong câu nói của sếp là một ý khác, nhưng nếu tạo được động lực thúc đẩy, nhân viên làm việc tốt hơn, thì cấp trên cũng sẽ hài lòng. Điều đó, xét về mặt kết quả thì nhân viên đã đáp ứng được sự mong đợi của sếp.

Những người cảm thấy không thích khi nghe sếp nói “Tôi rất kỳ vọng ở anh/chị” hiểu câu nói với ý nghĩa: sếp muốn yêu cầu họ “Hãy cố gắng thêm cho tôi,” nhắc nhở họ rằng “Không biết anh/chị có làm được cho tôi không” hay dự báo trước việc “Tôi đang quan sát cách làm việc của anh/chị đó.” Những điều ấy khiến họ cảm thấy áp lực nặng nề.

Tôi nghĩ rằng, các bạn không cần thiết phải cảm thấy áp lực vì những điều như vậy. Vì khi chúng ta cảm thấy áp lực quá nhiều thì không hẳn chúng ta có thể làm tốt được công việc của mình.

Sẽ chẳng có gì tệ hại khi nghĩ rằng “Dù không hiểu ý sếp là gì nhưng như thế còn đỡ hơn so với việc nghe sếp nói ‘Tôi không kỳ vọng gì ở anh/chị.’”

Những vị lãnh đạo ngày nay rất vất vả. Trước đây, vì trao đổi thông tin chủ yếu bằng điện thoại, nên dù không nhận được báo cáo chi tiết họ vẫn có thể nắm bắt được khái quát tình hình của nhân viên. Thế nhưng, trong thời đại ngày nay khi e-mail đã trở thành công cụ chủ yếu trong công việc, nhân viên trước mắt mình đang làm gì cấp trên hoàn toàn không biết được.

Song nếu họ không thể nắm bắt tình hình của nhân viên thì sẽ không thể nào quản lý được. Tuy sự tin cậy của sếp là những báo cáo từ nhân viên, thế nhưng cấp dưới sẽ không bao giờ báo cáo rằng “Em đang gửi thư chuyển tiếp cho anh.”

Trên thực tế, hơn phân nửa các nhà quản lý hằng ngày phải nhận đến 100 bức thư, họ thường sẽ không đọc từng bức thư được CC. Vì vậy thay vì phải tìm kiếm trong hộp thư, họ thích chọn cách hỏi nhân viên “Chuyện này đã xảy ra như thế nào?”

Khi nghe sếp hỏi “Chuyện này đã xảy ra như thế nào?” các bạn hãy nghĩ rằng đã có chuyện gì không ổn xảy ra.Thường thì những ảnh hưởng đó lớn hơn nhân viên nghĩ rất nhiều. Tôi đã có cơ hội được thấy những hệ thống đánh giá nhân sự trong công việc của không ít công ty, thế nhưng hơn phân nửa các xí nghiệp đấy lại dùng “báo cáo-liên lạc-thảo luận” làm từ khóa cho những mục đánh giá của hệ thống giao tiếp. Trong những mục đó, những khuyết điểm cứ chất đống ngày một nhiều.

Khi bạn nghe sếp hỏi “Chuyện đó đã xảy ra như thế nào?”, có 2 trường hợp thường gặp sau đây. Một là sếp muốn hỏi về những việc đã xảy ra khi một dự án quan trọng đang được tiến hành. Hai là sếp muốn nghe lại những vấn đề sau khi bàn luận với nhân viên.

Trường hợp về những dự án đang tiến hành, lối suy nghĩ an toàn hơn là giả sử như có chuyển tiếp thư cho sếp, thì thường “các sếp sẽ không đọc.” Vì vậy nếu có thời gian, hãy trao đổi trực tiếp với nhau. Các bạn không cần phải làm những việc đó một cách dồn dập, thay vì làm nhiều lần, hãy làm những việc đó vào lúc mà cấp trên yêu cầu thì quan trọng hơn.

Sếp cũng không hẳn sẽ để tâm đến tình trạng của nhân viên trong khoảng từ 4 đến 6 tiếng. Khoảng thời gian mà các sếp quan tâm nhất thường là trước các buổi họp của ban quản lý. Trong cuộc họp, vì sếp thường phải báo cáo hoạt động của bộ phận mình, nên họ sẽ cố gắng để thu thập thông tin từ nhân viên. Vì vậy vào 2-3 ngày trước cuộc họp, các bạn nên chuẩn bị sẵn các bản báo cáo về dự án nhé. Thêm một trường hợp nữa là, khi một thành viên khác được hỏi rằng “Chuyện đó như thế nào rồi?” thì đó cũng chính là lúc báo cáo. Trong trường hợp này, các bạn nên tự hỏi mình “Những vấn đề đó đã xảy ra như thế nào?” và lần lượt nhớ đến cả những dự án khác. Chúng ta hãy luôn sẵn sàng cho những báo cáo.

Ngoài ra, về những việc đã thảo luận với sếp, chúng ta nhất định phải làm báo cáo về kết quả của buổi thảo luận. Nhân lúc đó, các bạn cũng hãy nghĩ ra những lời cảm ơn với những lời khuyên cấp trên dành cho mình.

Nếu bạn có thể báo cáo ngay đúng thời điểm trước khi bị sếp hỏi, đánh giá dành cho bạn trong hệ thống giao tiếp ắt hẳn sẽ tăng.

Thường thì cảm giác về thời gian của sếp và nhân viên sẽ khác nhau. Đó là do sự phân chia về thước đo thời gian của sếp và nhân viên là khác nhau. Sự khác biệt về quy ước thước đo thời gian này dẫn đến việc sếp sẽ cảm thấy nóng ruột vì “Vẫn chưa làm xong à,” và nó sẽ liên hệ đến những rắc rối sau này.

Nếu bạn nghe cấp trên bảo rằng “càng sớm càng tốt” thì đừng có để yên như thế, mà hãy xác nhận lại kỳ hạn một cách chính xác. Lúc xác nhận lại cũng cần phải để ý đến cách hỏi. Mặc dù “càng sớm càng tốt” là một khái niệm trừu tượng song nó cũng là cách nói về thời hạn hoàn thành công việc, nên nếu các bạn hỏi lại rằng “Là đến khi nào ạ?” thì cách nói đó rất thiếu tự nhiên. Hãy hỏi một cách bao quát rằng “Trong khoảng thời gian này thì sao ạ?”

Khi đó, các bạn hãy xem đấy là mục tiêu và đặt ra quy tắc “càng sớm càng tốt” của sếp có nghĩa là trong ngày hôm nay hoặc trễ nhất là ngày mai. Vì vậy, các bạn nên hỏi rằng “Ngày mai thì sao ạ?” Khi

hỏi “Ngày kia thì như thế nào ạ?”, cấp trên sẽ nghĩ rằng “Cô/Cậu này đang nói lan man cái gì vậy kìa?” Vì trong từ điển của cấp trên thì không có từ “ngày kia”.

Dù là ngày mai và ngày kia chỉ cách nhau có một ngày, nhưng đối với những nhân viên dùng từ “ngày kia” cấp trên sẽ mang ấn tượng rằng “Họ luôn trễ nải trong công việc.” Đó là một sự thiệt thòi đối với nhân viên.

Việc này cũng giống như khi bạn được hỏi “Bao lâu thì anh/chị có thể làm xong?” hay “Đến khi nào thì có thể hoàn thành?”Dù các bạn có nói rằng “trong ngày kia” thì các sếp cũng sẽ không để ý. Nên cho dù ta có suy nghĩ thế nào thì ngoại trừ những công việc phải cần đến hơn ba ngày mới hoàn thành, đối với những công việc chỉ cần nửa ngày để hoàn tất thì theo nguyên tắc trong vòng ngày mai các bạn phải làm xong. Bởi thế, khi bạn được hỏi rằng “Trong bao lâu thì có thể hoàn thành?” hoặc “Đến khi nào thì hoàn tất xong?”, hãy xem nó đồng nghĩa với câu nói “càng sớm càng tốt” và nghĩ rằng trong hôm nay hoặc ngày mai là hạn chót.

Tuy vậy, chắc hẳn cũng có những bạn đã trải qua kinh nghiệm rằng dù mình cố gắng hoàn thành công việc được yêu cầu là “càng sớm càng tốt” trong ngày hôm nay và đem nộp trên bàn của sếp, nhưng báo cáo ấy cứ nằm yên ở đó 2-3 ngày. Nếu các bạn gặp trường hợp như thế, chắc hẳn sẽ nghĩ rằng “Làm mình gắng hết tốc lực.” Tôi rất hiểu những cảm xúc đó, nhưng các bạn hãy phớt lờ những suy nghĩ đó đi.

Vì nếu bạn nghĩ rằng “Có làm nhanh để nộp thì cũng chỉ để đó mà thôi, không cần vội làm gì” sau đó cứ làm việc một cách thong thả, thì bạn sẽ bôi xấu đi chính ấn tượng của sếp dành cho bạn.

Đối với cấp trên, việc “đánh giá” công việc là một vấn đề quan trọng. Nếu như ta không thể đánh gá được công việc mình đang nắm trong tay, thì công việc không chỉ bị ứ đọng lại mà sau cùng mình cũng phải tự làm công việc đó. Vì vậy các sếp thường có suy nghĩ phải nhanh chóng bằng cách nào đó chỉ định công việc cho cấp dưới. Để không bị nhân viên từ chối, các sếp thường sử dụng mọi biện pháp có thể. Vào những lúc như thế, cấp trên thường dùng cách nói “Anh/chị cứ làm trong phạm vi có thể của mình, không sao đâu” nhằm giảm bớt mức độ của vấn đề xuống. Bằng mọi giá khiến cho nhân viên phải nói OK chính là chiến lược của cấp trên.

“Trong phạm vi có thể” hầu như chỉ mang ý nghĩa nội dung bên ngoài của câu nói. Nhân viên một khi đã bắt tay vào công việc thì cụm từ “phạm vi có thể” sẽ biến mất, và họ sẽ phải làm đến khi hoàn thành.

Việc cấp trên ban đầu giảm độ khó của công việc xuống để nhận được sự đồng ý, sau đó lại tăng mức độ công việc đó lên như trên, theo như tâm lý học gọi là

“Để chân vào cửa.” Nó giống như kỹ năng giao tiếp của những nhân viên bán hàng, khi đối tượng vừa mở cửa ra phải ngay lập tức để chân vào cánh cửa ngăn không cho nó đóng lại vậy.

Với nhân viên, khi nghe sếp bảo rằng “chỉ cần làm trong phạm vi có thể của mình,” các bạn nên đoán được rằng ý của cấp trên là “Anh/chị sẽ phải làm toàn bộ phần công việc.” Tất nhiên việc hiểu được ý đồ ấy và đảm nhận công việc là một việc rất tốt, song không phải lúc nào cũng có thể làm như vậy. Chúng ta hãy cùng suy nghĩ đối sách cho tình huống này nào.

Nhân viên chúng ta ắt hẳn không nên trả lời “không” với sếp. Khi chúng ta từ chối yêu cầu của cấp trên, ta sẽ rất dễ gây điểm trừ trong ấn tượng của sếp dành cho mình. Dù nói như vậy, nhưng cũng có những lúc ta không thể nhận làm toàn bộ được. Trong trường hợp đó, các bạn hãy giới hạn sẵn phạm vi bản thân có thể làm.

Về chiến lược, ban đầu các bạn hãy đề xuất việc thu hẹp phạm vi công việc mình đảm nhận. Ví dụ, nếu số lượng công việc đó là 10 phần, trong trường hợp bạn có thể làm được khoảng 5 phần hãy thì trả lời rằng “Em có thể đảm nhiệm 3 phần công việc đó.” Khi đó có thể sếp sẽ hỏi rằng “Thêm một chút nữa không được sao?” và bạn sẽ đáp lại “Nếu như vậy em sẽ cố gắng làm 5 phần.” Tóm lại, ban đầu bạn nên đưa ra sẵn những yêu cầu có lợi, tiếp đó với những chỗ lưỡng lự thì hãy đề xuất những yêu cầu để đạt đươc thỏa thuận đàm phán. Trong tâm lý học, kỹ năng giao tiếpnày được gọi là “Sập cửa trước mặt”. Khi cánh cửa vừa mở ra, người bán hàng sẽ đưa đầu vào khiến đối tượng bị lúng túng, sau đó lợi dụng cảm xúc “Như vậy thì có chút không được ha” của đối phương và đưa ra yêu cầu đàm phán của họ.

Cuộc sống hằng ngày ở nơi làm việc là một cuộc chiến tâm lý của cấp trên và nhân viên. Các bạn đừng chiến đấu một cách quá căng thẳng mà hãy thử thích thú với những chiến lược xem như thế nào.

Hãy chú ý khi ta nghe sếp bảo rằng “Anh/chị chỉ cần làm trong phạm vi có thể của mình, không sao đâu.” Nếu các bạn chỉ suy nghĩ đơn giản rằng “Chỉ cần trong khả năng có thể của mình cũng được rồi” thì tôi khuyên các bạn không nên đảm nhận công việc đó.

Các bạn nên hiểu rằng khi sếp bảo “Tôi chưa nghe chuyện đó” tức là họ đang phàn nàn đấy. Cái chuyện đương nhiên phải nghe rồi mà sếp lại chưa nghe, đồng nghĩa rằng “Anh/chị thật tệ khi không báo cáo chuyện đó với tôi”. Cấp trên thường nói “tôi chưa nghe” khi muốn thông báo cho bạn một tin không tốt. Cụm từ “tôi chưa nghe”còn bao hàm suy nghĩ rằng “Tại sao anh/chị lại phán đoán một cách tùy tiện như vậy?” hay “Việc như vậy anh/chị phải bàn bạc với tôi trước chứ.”

Nếu không muốn cấp trên phàn nàn rằng “tôi chưa nghe” thì việc cần làm là phải bàn bạc với sếp. Bản chất của việc bàn bạc ấy có hai trường hợp. Một là đối với những việc chúng ta không thể tự quyết định mà phải cần lời khuyên của cấp trên. Hai là, với những việc mà ta không được tự ý đưa ra đánh giá, ta cần phải thảo luận với cấp trên. Vì thế, khi cấp trên bảo rằng “Tôi chưa nghe về chuyện đó,” họ phàn nàn về những điều nhắc đến sau đây.

Đối với nhân viên, để thấy rõ được ranh giới giữa việc mình có thể tự phán đoán và việc mình không được tự ý đánh giá là rất khó. Nếu như chuyện gì cũng xin bàn bạc với sếp, e là các bạn sẽ bị cấp trên nói “Tôi không thể nghe hết tất cả mọi chuyện được” và “Hãy tự suy nghĩ một chút tôi xem nào.” Mặt khác, nếu như tự mình phán đoán, các bạn sẽ bị trách móc rằng “Nên bàn bạc với tôi trước chứ.”

Bây giờ, chúng ta hãy thử quay lại suy nghĩ từ điểm xuất phát nào. Lúc sếp bảo rằng “Chuyện này tôi chưa nghe” tức là chúng ta đã báo cáo một tin không tốt, hoặc là một kết quả xấu của một chuyện nào đó. Khi nói đến việc nên hay không nên tự mình đưa ra phán đoán, các bạn phải vừa dự báo được kết quả của sự việc vừa thực hiện thì mọi việc sẽ an toàn hơn.

Khi các bạn cảm thấy hoang mang liệu bản thân có nên tự mình phán đoán hay không, thì hãy dự đoán kết quả của sự việc. Nếu kết quả của sự việc có thể sẽ không tốt, các bạn nên bàn bạc trước với cấp trên. Đặc biệt với những trường hợp có thể ảnh hưởng xấu đến thành tích của bộ phận thì các bạn nhất định phải bàn bạc với sếp.

Hơn nữa, trong lúc thảo luận, các bạn hãy đề xuất những kế hoạch của bản thân để sếp không phải nói rằng “Anh/chị thử tự suy nghĩ xem.” Nếu không như vậy, cấp trên sẽ cảm thấy rằng họ phải suy nghĩ tất cả câu trả lời cho cả những chuyện nhỏ nhặt nhất. Do đó, khi bàn bạc, các bạn hãy nói những câu như “Tôi dự định sẽ làm thế này, sếp thấy như thế nào?” Chúng sẽ khiến cấp trên cảm thấy nhẹ bớt cảm giác phải gách vác quá nhiều việc.

Nếu các bạn có thể chuẩn bị sẵn những điều trên, chắc hẳn các bạn sẽ không còn phải nghe câu phàn nàn “Tôi chưa từng nghe chuyện đó” từ sếp.

Nhân tiện, trong số những cấp trên cũng có những người, khi nghe nhân viên bảo rằng “Chắc chắn em đã giải thích chuyện này với anh rồi” thì tuy nghĩ “Hình như họ có nói rồi, nhưng sao mình không nhớ ra” song vẫn sẽ cố tình chối là “Tôi chưa từng nghe chuyện này.” Đối với những cấp trên như thế, dù nhân viên có phản ứng lại là “Dạ không, em đã nói rồi mà” thì nó cũng chỉ dẫn đến một cuộc tranh cãi không hồi kết. Trong tình huống như vậy, các bạn đừng cố phân minh với sếp, hãy trả lời bằng thái độ thật thoải mái “Nếu vậy em sẽ kiểm tra và báo lại với anh.” Đó chính là cách hành xử của những người trưởng thành.

Khi các bạn nộp tài liệu cho cấp trên, nếu nghe được câu nói này có nghĩa là khả năng sếp đã tìm thấy rất nhiều lỗi sai trong tài liệu của bạn là rất cao. Nếu trong tình huống đó bạn trả lời “Dạ vâng em đã kiểm tra rồi ạ” thì khi ấy sếp sẽ nói với bạn rằng “Vậy tại sao chỗ này, chỗ này nữa lại sai?“ Lúc đó ắt hẳn bạn sẽ bị đẩy vào thế bí.

Vì vậy khi nghe sếp nói rằng “Anh/chị đã kiểm tra chưa?” thì bạn phải tự cân nhắc rằng có rất nhiều lỗi sai trong tài liệu mình nộp, khi đó bạn nên trả lời rằng “Dạ vâng em đã kiểm tra rồi nhưng có chỗ còn sai sót phải không ạ?” hoặc là “Em đã kiểm tra chưa kỹ càng phải không ạ?”

Về việc phải phản ứng như thế nào sau đó, nếu thật sự trong tài liệu có lỗi sai chính tả, tính toán nhầm, thì các bạn chỉ còn cách xin lỗi thật chân thành và nhanh chóng điều chỉnh lại hồ sơ. Nếu các bạn nói những câu không cần thiết như “Do lúc đó em vội quá” chẳng hạn thì chỉ khiến sếp nghĩ rằng mình đang biện hộ, cũng như gây ra ấn tượng không tốt với cấp trên.

Vậy để không bị sếp hỏi là “Anh/chị đã kiểm tra lại tài liệu chưa?” thì chỉ còn cách các bạn nộp những hồ sơ, tài liệu không có bất kỳ lỗi sai nào. Ắt hẳn lỗi thì ai cũng mắc phải. Vậy để không mắc sai sót, các bạn cần phải nâng cao tính chính xác trong việc kiểm tra lại nội dung tài liệu của mình.

Vậy điểm quan trọng trong việc nâng cao tính chính xác lúc kiểm tra lại tài liệu là ngay sau khi hoàn thành các bạn đừng kiểm tra liền, mà để một lúc rồi mới bắt đầu tiến hành kiểm tra lại tài liệu mình đã soạn. Cách này được gọi là “Hãy để chút gió vào”. Vì khi bạn vừa soạn xong tài liệu sẽ rất khó để có thể phát hiện ra lỗi sai của mình. Đa phần là do khi đó trạng thái tinh thần và thể chất của bạn giống với lúc bị mắc lỗi. Vì vậy, nhất thiết cần phải thay đổi trạng thái tinh thần và thể chất.

Trường hợp lý tưởng, trong nửa ngày trước hạn bạn nên thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ. Khi thời gian trôi qua, trạng thái tinh thần và thể chất sẽ dần thay đổi và việc tìm ra được các lỗi sai sẽ dễ dàng hơn. Đồng thời, sau khi xong việc, tâm lý “muốn tin rằng không thể có bất cứ lỗi nào được vì biết rằng bản thân đã rất vất vả để hoàn thành” cũng sẽ dịu bớt đi và ta có thể quan sát một cách khách quan hơn.

Nếu không có thời gian, những hoạt động như uống cà phê, vận động nhẹ cơ thể hoặc thay đổi không khí làm việc trước khi thực hiện công đoạn kiểm tra cũng rất có hiệu quả. Cả ba điều trên đều là những phương pháp giúp thay đổi trạng thái tinh thần và thể chất.

Trong ban lãnh đạo, luôn có một người cực kỳ kỹ lưỡng và cẩn thận. Nếu là cấp dưới của những người này thì quả là không may. Bạn sẽ luôn ở trong tình trạng bị “vạch lá tìm sâu”.

Những lúc như vậy, bạn phải xem việc kiểm tra như là công đoạn hoàn thành một quá trình làm việc để đối ứng. Bởi vì năng lực kiểm tra tăng lên cũng đồng nghĩa với việc mang lại một lợi ích khổng lồ cho việc khởi đầu công cuộc kinh doanh của bạn.

Một số vị sếp đã từng nói rằng hãy khen cấp dưới rồi nhìn vào phản ứng của họ trước khi cho là họ đã làm việc gì đó không được tốt. Điều này thường xảy ra khi có điều gì đó thay đổi hay khi xem xét vai trò trách nhiệm của mỗi người.

“Giả sử, nếu phải chuyển công tác thì anh sẽ làm gì?”

“Chỉ là giả sử nhưng nếu anh phải đảm nhận công việc này, anh sẽ làm thế nào?”

Và cứ thế, khi bị đặt vào trường hợp “chỉ là giả sử nhưng…” hãy suy nghĩ đến sự việc mang tính quyết định tương đương rồi phản ứng sẽ là phương án an toàn.

Ví dụ trong trường hợp “Giả sử như có một người mới dọn đến nhà của anh và anh là người chịu trách nhiệm chỉ đạo ở đó thì sẽ ra sao? À không, thật ra thì cũng chưa phải là có người mới dọn đến thật đâu” thì quả thực là sẽ có người mới đến thật đấy. Và vì thế, một khi cấp trên đã định giao lại nhiệm vụ lãnh đạo cho một cấp dưới nào đó thì tốt nhất nên hiểu rằng điều này phần nào đã được ra quyết định rồi.

Đến đây lúc này mà còn trả lời đơn giản theo kiểu “Chỉ là giả sử thôi mà” thì quả thực không ổn tí nào. Câu trả lời đó sẽ được sếp hiểu rằng đó là phương án mà bạn cho rằng tối ưu nhất. Trong “môi trường văn phòng khắt khe” thì dù bạn có muốn đảm nhận công việc đó thì người ta cũng sẽ từ chối bạn.

Mặt khác, nếu cứ kiên quyết mà phản ứng kiểu “Có lẽ mình sẽ dàn xếp ổn thỏa được thôi” thì bạn sẽ nhận được nhiệm vụ đó.

Sau khi đã nhận được nhiệm vụ, hôm sau, nếu sếp nói “Ví dụ có người mới đến thật thì anh cũng sẽ chịu trách nhiệm việc này phải không?” thì tất nhiên lúc đó bạn không thể nào phản ứng kiểu “Đó chỉ là giả sử mà thôi.” Vì thế, khi sếp nói “giả sử” hãy hiểu rằng “Chuyện giả sử đó sẽ diễn ra trong thực tế.”

Và nếu có thực sự phải chuyển công tác thì cách ứng biến của bạn lại càng trở nên quan trọng hơn. Khi thay đổi này được thông báo chính thức, theo nguyên tắc bạn cũng sẽ không thể từ chối. Trước khi chuyện đó xảy ra, khi còn đang trong giai đoạn chuẩn bị nói “giả sử” và còn chưa được quyết định, hãy dự đoán ngay mà nói ra suy nghĩ của mình một cách rõ ràng.

Khi nói về những “giả sử,” cấp trên chắc chắn sẽ nhẹ nhàng đề cập đến chuyện tiền lương. Và trong trường hợp đó hãy cứ đối đáp lại một cách nhẹ nhàng y như vậy.

Hãy cẩn thận nhé!