Chương 1PHÁT TRIỂN TOÀN CẦU

Năm 1980, lần đầu tiên tôi nghe chồng mình sử dụng từ “glocal” để nói về một chiến lược mới được tiến hành ở công ty Merrill Lynch của anh ấy nhằm nâng cao các cơ hội phát triển kinh doanh trên toàn thế giới. Từ này là sự kết hợp của hai nhóm từ “think globally” (tư duy toàn cầu) nhưng “act locally” (hành động địa phương) và trong số nhiều công ty nằm trong bảng xếp hạng Fortune 500 và các đại tập đoàn đa quốc gia khác, các nhân viên có nhiệm vụ giao dịch xuyên biên giới được yêu cầu phải làm đúng như thế bằng cách trau dồi sự hiểu biết sâu sắc về các nền văn hóa địa phương, các tập tục, ngôn ngữ và cách ứng xử để thiết lập những mối quan hệ kinh doanh vững chắc hơn.

Từ đó, những người kinh doanh quốc tế thường xuyên trong chúng tôi đã học cách điều chỉnh chiến lược đó một chút, từ “hành động địa phương” thành “hành động theo chính mình” trong khi thừa nhận rằng một số khác biệt văn hóa sẽ định hình hành vi hay thái độ của bạn. Điều này có nghĩa là nếu cứ cố gắng quá lên để “được” giống như những người đến từ đất nước mà bạn đang quan hệ làm ăn có thể gây phản tác dụng.

William Melton là một luật sư làm trong ngành phần mềm ở New York đã trải qua 15 năm sống và làm việc cho các tập đoàn đa quốc gia tại các quốc gia như Anh, Hà Lan, Nhật và Singapore. Có lần một doanh nhân người Nhật bảo ông rằng ông ta thích làm ăn với người Mỹ vì họ nói rõ những gì họ muốn và rất giản dị. Nhưng khi những người Mỹ đến thăm ông tại Nhật, họ cố cư xử như người Nhật và trông họ rất ngớ ngẩn.

Trong một ví dụ có liên quan, một chuyên viên cao cấp chia sẻ với tôi cách ông ta dự phỏng vấn để vào làm việc cho một tập đoàn đa quốc gia ở Nhật và để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, ông đọc một loạt sách nói về nghi thức xã giao và cách ứng xử của người Nhật Bản. Sau đó, ông được người tuyển dụng cho biết ông không nhận được việc làm vì ông có vẻ quá trịnh trọng, hơi do dự, và cung kính thái quá, những đặc điểm mà ông quyết định noi theo vì theo ông chúng tiêu biểu cho những doanh nhân Nhật. Tuy nhiên, đại công ty Nhật này thực sự muốn tìm một người làm trưởng văn phòng của họ ở Mỹ và cần một ứng viên thoải mái, nhiệt tình, mạnh mẽ và đam mê hơn, hay, nói cách khác, một người “có chất Mỹ hơn”.

Vấn đề then chốt là biết các tập tục và cách ứng xử địa phương nhưng vẫn “là chính bạn” mà không làm điều gì có thể xúc phạm đến các đối tác làm ăn quốc tế. “Làm một người Mỹ, tốt thôi,” Melton nói, “nhưng bạn nên lịch sự và kính cẩn và bạn nên lắng nghe mà không cắt ngang, bởi vì cắt ngang là chuyện mà người Mỹ rất thường hay làm. Và bạn không nên quá thoải mái.”

Trong thế giới số cao tốc đầy thách thức về tài chính nhưng là một thế giới công nghệ tiên tiến của chúng ta, một điều tất yếu về mặt kinh tế là các doanh nghiệp, lớn và nhỏ, từ văn phòng tư vấn một người đến tập đoàn chuyên ngành rộng lớn nhất, phải “đi lên toàn cầu” (“go global”) để tồn tại. Khi chi phí sản xuất tăng và biên lợi nhuận giảm, hiếm có doanh nghiệp nào có thể tự mình tồn tại mà không tìm nguồn cung ứng cho một phần hay tất cả công việc sản xuất của mình từ các quốc gia khác có nguồn nhân công rẻ hơn hoặc xuất khẩu hàng hóa của mình đến các thị trường khác mà nền kinh tế có thể đang phát triển nhanh hơn hoặc có nhu cầu lớn hơn đối với các sản phẩm của họ.

Một ví dụ thuyết phục là công ty xuất bản nhỏ của riêng tôi. Mới đầu, cách đây 14 năm, tôi từng xem bất kỳ việc buôn bán nào ra nước ngoài là “tiến kiếm được”, một sự bổ sung dễ chịu cho dòng thu nhập hàng năm của chúng tôi nhưng không có gì quan trọng. Tuy nhiên, ngày nay, khi thị trường sách của Mỹ quá chật chội với các tựa sách và biên lợi nhuận trong ngành xuất bản nhỏ dần qua từng phút, thì gần một nửa thu nhập của công ty tôi đến từ các hợp đồng với nước ngoài.

Không chỉ các công ty có nhiều hàng hóa để bán hay có nhiều giấy phép cung cấp quyền dịch sách mới nhìn ra thế giới. Khi nạn thất nghiệp đang là mối ám ảnh ở Mỹ, một số người đang buộc phải chuyển hướng ra quốc tế và kiếm việc làm tại các quốc gia khác. Nếu là một “ngoại kiều” cũ, họ vốn đã có địa vị và những mưu đồ gắn chặt với điều đó, nhưng các ngoại kiều “mới” thường làm việc đó vì nhu cầu, không phải vì một chiến lược công ty dài hạn hay vì tăng tiến sự nghiệp. Tôi biết một cặp vợ chồng chuyến đến Australia vì người chồng đang khó tìm việc làm ở New York. Biết cách ăn khớp với nền văn hóa mới của họ là một trong những thách thức đầu tiên và liên tục cũng như thích ứng với việc gia đình hay bạn bè ít khi thăm viếng họ vì thiếu tiền bạc và thời gian. Ngôn ngữ đôi khi là một rào cản – nếu có người nói quá nhanh, mặc dù mọi người đang nói tiếng Anh, họ sẽ gặp khó khăn khi đoán hiểu một số từ.

Cũng như tiếng Anh của người Úc nghe hơi khác so với tiếng Anh của người Anh hay tiếng Anh dùng ở Mỹ, New Zealand, Canada, hay Nam Phi, điều quan trọng là đừng đánh đồng tất cả các nước châu Á. Thật vậy, trong thực tế mỗi quốc gia châu Á không chỉ có một ngôn ngữ khác nhau mà còn có một nền văn hóa độc đáo nữa.

Là một người từng làm ăn trong môi trường quốc tế gần bốn thập kỷ, tôi có thể khẳng định rằng “đi ra toàn cầu” là điều dễ dàng. Tuy nhiên, “hiểu biết địa phương” đặt ra nhiều thách thức và đòi hỏi một sự nghiên cứu sâu rộng về các quốc gia nơi bạn muốn đến làm ăn. Một cử chỉ chào hỏi đơn giản ở quốc gia này có thể gây xúc phạm ở quốc gia khác và có thể đe dọa các cơ hội kinh doanh thậm chí trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu.

Phát triển toàn cầu nhằm giúp bạn tránh những rắc rối tiềm ẩn đang chờ bạn khi bạn đi đến một quốc gia khác để làm việc hoặc khi bạn mở rộng những hoạt động kinh doanh quốc tế trực tiếp hay qua website của bạn. Bạn sẽ thấy cuốn sách này thiết thực với bạn dù bạn làm việc trong một tập đoàn hay bạn là một người chủ tự doanh; dù bạn đang làm ăn thành công hay chỉ bây giờ mới bước chân vào môi trường quốc tế; dù bạn là một nhân viên công ty nhiều kinh nghiệm hay một người mới được tuyển dụng; và dù bạn chăm chút công việc kinh doanh quốc tế đó qua thư điện tử, điện thoại, đón tiếp các vị khách ngoại quốc đến làm ăn, hay qua những chuyến đi nước ngoài.

Cuốn sách này được viết với hai mục đích: cung cấp một hiểu biết cơ bản về các tập tục độc đáo, những cử chỉ, trang phục, ngôn ngữ, giá trị, và những thái độ đối với tiền bạc, đạo đức, và các phong cách đàm phán mà bạn thấy ở các quốc gia khác, và cung cấp những hướng dẫn về cách thức sử dụng sự hiểu biết này để tạo lập công việc kinh doanh và các thương vụ quốc tế hoặc, nếu bạn đang làm việc trong môi trường quốc tế, biết cách thích ứng với mọi nền văn hóa nhanh hơn để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.

Hầu hết các cuốn sách bàn về nghi thức xã giao quốc tế đều được viết từ quan điểm rằng độc giả sẽ đi đến quốc gia đó, dù là một chuyến đi làm việc ngắn vài ngày hay một tuần hoặc một thời gian lưu lại dài hơn nếu bạn chuyển tới làm việc tại một văn phòng nước ngoài. Tôi thậm chí đã viết một chương về vấn đề này trong cuốn sách của tôi, Business Protocol. Vậy là, có một số việc bạn cần làm để chuyển đổi hành vi của bạn tùy thuộc vào những gì bạn biết về văn hóa và thái độ địa phương. Bạn thiết lập các mối quan hệ tại các quốc gia đó và có được sự hiểu biết về phong tục của họ. Thường sẽ là bổ ích nếu bạn học được vài cụm từ căn bản trong ngôn ngữ địa phương và mang theo những cái danh thiếp hai mặt, một mặt ghi tên, công ty và chức vụ của bạn bằng tiếng Anh và mặt kia ghi cùng những thông tin bằng tiếng của quốc gia đó. Nếu bạn dự định đi đến một quốc gia khác để mở mang việc làm ăn, hoặc bạn xuất ngoại vì công ty của bạn, bạn sẽ nghiên cứu sách vở hoặc nói chuyện với những người quen biết về những gì không nên làm để xúc phạm ai đó bằng một cử chỉ, câu nói hay thái độ bất lịch sự. Với chuyến đi gần kề, hay một kế hoạch bố trí công tác cho một người xa xứ sắp tới, bạn học cách thích nghi với các phương thức tiến hành kinh doanh ở quốc gia hay các quốc gia mà bạn đang chú tâm tới. Tuy nhiên, ngày nay, với sự mở rộng thật ấn tượng của Internet như một thương trường toàn cầu vốn luôn có mặt 24 giờ một ngày, 7 ngày một tuần (24/7) và với con số không ngừng tăng lên của các thị trấn, làng mạc, thành phố, bất cứ nơi nào có thể kết nối Internet, số lượng người kinh doanh quốc tế mà không rời khỏi văn phòng của mình làm mọi người kinh ngạc. Từ năm 2000, số lượng người sử dụng Internet đã tăng từ khoảng 360 triệu lên 1,6 tỉ trên toàn thế giới. Những người sử dụng Internet này đại diện cho hàng triệu người đang sử dụng Internet để làm ăn mà chưa từng rời khỏi nhà mình vì họ kinh doanh toàn cầu qua Internet, bằng thư điện tử, hoặc bằng cách gọi điện thoại quốc tế có ghi hình qua Skype. Vì lẽ đó, tôi dành trọn một chương cho những người đi nhiều mà vẫn bám chặt bàn giấy ảo muốn hiểu sự cần thiết và sự nhạy cảm chung quanh nghi thức quốc tế và những người muốn biết thêm về lĩnh vực khám phá hấp dẫn vốn có thể giúp họ thịnh đạt trong nguồn cơ hội kinh doanh rộng mở này.

Gần đây, có người nhắc tôi nhớ đến những thử thách của việc kinh doanh quốc tế qua điện thoại: Tôi quyết định gọi cho một người đàn ông ở Dubai, người mà tôi đã và đang trao đổi e-mail khi chúng tôi thảo luận về khả năng tôi tổ chức một loạt xê-mi-na ở đó thông qua công ty tổ chức sự kiện của ông. Tôi đã hy vọng rằng nói chuyện qua điện thoại sẽ thúc đẩy quan hệ công việc của chúng tôi. Nhưng thay vào đó, nó chỉ cho thấy nhiều khác biệt về văn hóa. Trước hết, tôi gọi điện vào thứ Sáu, nhưng như ông ta mau chóng chỉ ra, đó luôn là ngày nghỉ lễ tại các nước Hồi giáo. Trong cuộc điện thoại của chúng tôi, ông cho tôi biết ông sinh ra ở Ấn Độ và là một người Ấn giáo nên ông thấy không có vấn đề gì khi trả lời điện thoại và nói chuyện với tôi. Thứ hai, dù ông nói tiếng Anh, nhưng rất khó hiểu những gì ông nói vì cách phát âm rất khác lạ. Tôi đề nghị ông vui lòng tóm tắt những gì chúng tôi thảo luận trong cuộc điện đàm và gởi cho tôi một cái e-mail về nội dung thảo luận. Rất may, ông đã tổng hợp mọi thứ lại để tôi ít nhất có thể đọc một vài thông tin mà ông chia sẻ nhưng tôi không hiểu được qua điện thoại. Nhờ đó tôi quyết định quay lại liên lạc với ông qua e-mail, không còn xem đó là thứ phẩm so với những cuộc nói chuyện qua điện thoại. Tuy nhiên, tôi vui lòng vì đã khởi động cuộc điện đàm đường dài đó; kinh nghiệm chỉ ra rằng nếu một lúc nào đó tôi đến Dubai để thực hiện các buổi xê-mi-na, có thể có những thách thức về ngôn ngữ và phong tục phải xem xét và xử trí, ngay cả khi mọi khán thính giả đều nói hoặc ít nhất hiểu tiếng Anh.

Hóa ra, vì đối tác kinh doanh tiềm năng của tôi là người Ấn giáo chứ không phải người Hồi giáo, nên sơ sót của tôi khi gọi điện thoại vào thứ Sáu không để lại một hệ quả tiêu cực đến mức không thể sửa chữa đối với khả năng hợp tác kinh doanh như nó có thể đã xảy ra.

Neal R. Goodman, Tiến sĩ, là nhà xã hội học, nhà sáng lập, và chủ tịch Global Dynamics, Inc., một công ty huấn luyện nam nữ nhân viên cho các tập đoàn trên khắp thế giới về cái mà họ gọi là “trí thông minh văn hóa”. Tiến sĩ Goodman có một tiến trình ba bước để nâng cao thành công của bạn trong kinh doanh toàn cầu: 1. Hãy tự biết mình, 2. Biết người khác, và 3. Tìm ra điểm chung

“Hãy nghiên cứu phương pháp tiếp cận của người Mỹ hay người phương tây để ra quyết định,” Goodman giải thích. “Ở đâu chúng ta muốn đi đến quyết định nhanh, chúng ta thường sẽ làm việc với những người như người châu Á vốn sẽ nhanh chóng nói “vâng” khi “vâng” không nhất thiết có nghĩa là họ đồng ý với bạn. Thỉnh thoảng tiếng “vâng” là cách thức kính cẩn ghi nhận yêu cầu của bạn. Nhưng chúng ta diễn giải tiếng “vâng” này như cái gì họ muốn tiến tới. Nhiều quan hệ làm ăn đã bị hủy hoại vì những chuyện đơn giản và cơ bản như vậy. Nhưng nếu bạn hiểu đây là cái đang tiếp diễn, bạn có thể yêu cầu họ nói những gì họ thực sự đang nghĩ, có thể không phải trong một cuộc họp, nhưng là sau này, khi bạn đi ra ngoài ăn uống.”

Trái lại, hội nhập vào văn hóa Mỹ có thể là một thách thức cho những người đến từ các nền văn hóa khác. Tôi biết một nữ biên tập viên tạp chí vào cuối những năm tuổi 20 đã đến Manhattan từ quê nhà London của cô. Cô nhớ lại khi lần đầu mới đến, bất cứ lúc nào có người bảo cô, “Ăn trưa với nhau nhé” (Let’s do lunch), cô thường nhanh nhảu nghe theo bằng một cuộc gọi hẹn ngày giờ đi ăn trưa chung. Khi những nỗ lực thu xếp kế hoạch ăn trưa gặp phải sự phản đối, cô sớm nhận ra rằng trong thế giới làm việc mới mẻ và còn xa lạ ở New York City của cô, “let’s do lunch” thường là một cách nói nói chung chung dùng để ám chỉ kết thúc một cuộc gặp, tương tự với “see you later” hay “take care”.

Trong một số quốc gia, thái độ đóng một vai trò then chốt. Jodi Adams, người điều hành công ty kinh doanh mạng lưới “Corporate Chicks” ở Melbourne, nói, “ở Australia người ta thường trốn tránh việc bán hàng nài ép (hard sell). Đây chắc chắn sẽ là một vấn đề quan trọng để xem xét đối với những người làm công việc thuyết trình hoặc làm kinh doanh ở Australia. Người Australia thích suy nghĩ về việc mua hàng trước tiên. Cái gì hướng về việc bán hàng thường được coi là tiêu cực hơn là tích cực.”

Thách thức trong việc biên soạn một cuốn sách như thế này là biết cách nhìn những đặc điểm phân biệt nền văn hóa này với nền văn hóa khác mà không đưa ra những khái quát cực đoan hay những khuôn sáo. Điều quan trọng là phải biết rằng mặc dù một số hành xử là điển hình trong những địa phương nào đó hoặc thậm chí trong các doanh nghiệp cụ thể, bạn cũng không được nghĩ rằng mọi người đều chia sẻ những hành vi chung đó. Nhận biết được những khác biệt về văn hóa đó mới chỉ là công cụ để giúp bạn tránh phạm những sai sót. Ví dụ, bạn được cho là “đúng giờ” ở Ba Lan chừng nào bạn đến trước 10 phút so với thời điểm được ấn định, trong khi tại một số nước khác, như Đức và nhiều vùng của Mỹ, một vài cá nhân có thể khó chịu nếu bạn không đến chính xác giờ bắt đầu cuộc họp. Tôi biết một chuyên viên cấp cao của một công ty dịch vụ tài chính thường khóa cửa phòng họp đúng vào lúc cuộc họp bắt đầu. Nếu bạn đến họp trễ dù chỉ một phút, bạn cũng phải ở ngoài.

Khi đọc Phát triển toàn cầu hãy nhớ rằng có thể có những khuynh hướng hay đặc điểm vốn là đặc trưng văn hóa nhưng luôn có những ngoại lệ. Khi bạn bắt đầu quen biết những người từ những nền văn hóa khác nhau bạn sẽ nhận ra ông ta hay bà ta giống hay khác với những khái quát đơn giản đến mức thô thiển như thế nào.

Cuốn sách này dựa trên những kinh nghiệm của tôi với tư cách một nhà nghiên cứu, một tác giả quốc tế, và một diễn giả về nghi thức kinh doanh và kinh doanh toàn cầu đồng thời là một người từng kinh doanh trong môi trường quốc tế gần 40 năm. Nó bao gồm những chuyến đi nước ngoài để làm ăn, từ những năm đầu tuổi hai mươi với tư cách là giám đốc bản quyền nước ngoài cho hai nhà xuất bản bên cạnh nhà xuất bản của tôi, liên lạc thường xuyên với đại diện nước ngoài hoặc các nhà xuất bản của hai mươi bảy ngôn ngữ và thậm chí còn nhiều quốc gia hơn thế trên khắp thế giới.

Ngoài những kinh nghiệm về văn học, kinh doanh,và xuất bản của riêng tôi, tôi đã thực hiện những nghiên cứu sâu rộng cho cuốn sách Business Protocol: How to Survive & Succeed in Business được bán trên khắp thế giới và được dịch ra nhiều thứ tiếng. (Một cuốn băng video về nghi thức kinh doanh, dựa trên kịch bản do tôi viết từ cuốn sách của tôi cùng những tài liệu liên quan, được bán qua một công ty đào tạo trực tuyến lớn trong một thập kỷ qua.)

Những chuyến đi quốc tế đầu tiên để nghiên cứu của tôi khởi sự từ đầu thập niên 1970 khi tôi lưu lại một tháng ở Ấn Độ và Nepal, sau đó là chuyến đi đến 11 thành phố của nước Đức trong 21 ngày. Gần đây hơn, tôi thường đến Frankfurt, Đức để tham dự Hội chợ Sách Frankfurt, gặp gỡ hàng chục người từ hơn mười quốc gia, và đến các thành phố khác, như London và Madrid, để dự các hội chợ sách quốc tế. Tôi cũng đi khắp thế giới để thuyết trình và tiến hành những nghiên cứu với nhiều nhóm kinh doanh bên cạnh các cố vấn xuất bản và quỹ hỗ tương, nhân viên trợ giúp, dân thường, và quân nhân tại các căn cứ hải quân Mỹ ở Nhật, các tác giả ở London, những người quan tâm đến sức khỏe ở khắp Vương quốc Anh, các diễn giả và các chủ hãng nhỏ ở Auckland, New Zealand, và các nữ quản trị viên cao cấp và doanh nhân ở Sydney và Melbourne, Australia. Tiếp tục theo đuổi hàng trăm cuộc phỏng vấn mở rộng trước đây, tôi đã thực hiện những cuộc phỏng vấn mới dành riêng cho cuốn sách này với các nhà doanh nghiệp nam nữ, những người kinh doanh toàn cầu, cũng như các chuyên gia về nghi thức xã giao.

Những điều bạn sẽ tìm thấy trong cuốn sách này

Chương Hai, “Làm điều phải…” bao gồm những nguyên tắc cơ bản về xã giao trong kinh doanh, kết thúc với hai khảo sát tự đánh giá để giúp xác định sự nhận thức cơ bản hiện tại của bạn về nghi thức xã giao quốc tế.

Chương Ba bàn về việc xây dựng những quan hệ toàn cầu, bước đầu tiên để tạo dựng công việc kinh doanh quốc tế.

Chương Bốn, “Các quy tắc, nghi thức xã giao theo từng Quốc gia,” cung cấp một khuôn mẫu về các kỹ thuật xã giao trong làm ăn tại một số quốc gia.

Chương Năm chỉ cho bạn cách tiến hành kinh doanh toàn cầu hiệu quả hơn mặc dù bạn không bao giờ rời khỏi văn phòng của mình; chương này bàn về cách kinh doanh quốc tế qua điện thoại, bao gồm việc sử dụng Skype, qua Internet, kể cả cách làm cho trang web của bạn hấp dẫn hơn đối với các đối tác nước ngoài, cũng như các mẹo vặt nếu bạn phải đón tiếp những vị khách ngoại quốc đến thăm và bàn chuyện làm ăn.

Nếu bạn phải đi lại để làm ăn, thì Chương Sáu sẽ cung cấp những mẹo vặt cho chuyến đi làm ăn quốc tế của bạn bao gồm những gợi ý về cách chuẩn bị và cách tự xoay xở một khi bạn đến nơi để chuyến đi của bạn được suôn sẻ.

Trong Chương Bảy, bạn sẽ tìm hiểu về các vấn đề phép tắc muôn thuở khi bạn tiến hành việc giao dịch kinh doanh quốc tế, như tặng quà, và những vấn đề đạo đức và pháp lý như sao chụp trái phép và xâm phạm bản quyền.

Chương Tám nói về những kiểu đàm phán khác nhau mà bạn chắc chắn sẽ nhận ra trong các quốc gia. Chương Chín nói về Hợp đồng và Nhận tiền.

Một “Lời bạt” ngắn ở chương cuối cùng.

Dù bạn là nhân viên của một công ty đa quốc gia khổng lồ, đang tự kinh doanh hay đang bắt đầu dò dẫm khởi nghiệp, cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn những công cụ cần thiết để “đi ra toàn cầu, và biết cách hành xử theo địa phương” để phát triển thành công doanh nghiệp hay sự nghiệp của bạn bên ngoài những biên giới xứ sở của bạn.

Chương 2TẠI SAO HIỂU NHỮNG ĐIỀU CĂN BẢN CỦA NGUYÊN TẮC KINH DOANH QUỐC TẾ LẠI QUAN TRỌNG

Bạn vừa bay 14 giờ, một nửa hành trình quanh thế giới để dự một hội nghị kinh doanh quan trọng tại Mumbai, Ấn Độ. Lưu thông từ sân bay về toà nhà văn phòng ở trung tâm thành phố thật khủng khiếp, nhưng bạn vẫn xoay xở đến nơi sớm được vài phút. Hãnh diện về sự đúng giờ của mình, bạn đi vào phòng để chào hỏi mọi người chỉ để nhận ra bạn là người duy nhất ở đó. Đồng hồ trên tường chỉ 8:59 nên bạn yên trí ngồi chờ những người khác đến để cuộc họp bắt đầu lúc 9 giờ như dự kiến. Khi chuông đồng hồ reo lên, bạn càng lúc càng lo lắng. Lúc 9:10 bạn bắt đầu nổi giận, tự hỏi tại sao mọi người mà bạn hy vọng tiếp xúc làm ăn lại để bạn đứng ngồi không yên thế này. Bạn kiểm tra điện thoại Blackberry. Biết đâu có người gởi cho bạn một cái e-mail nói rằng họ đến trễ vì kẹt xe? Bạn nhìn chiếc điện thoại di động của bạn để xem có cuộc gọi nhỡ nào không. Liệu có ai đó hủy bỏ cuộc hội nghị mà quên báo cho bạn biết? Kiểu hành xử vô trách nhiệm gì đây? Có lẽ bạn nên xét lại việc làm ăn với những người này nếu họ thậm chí không thể đến họp đúng giờ. Thế rồi, vào lúc 9:15, sáu người đàn ông và một phụ nữ lần lượt đi vào phòng, miệng mỉm cười. Từng người đi ngang qua khi bạn đưa tay ra bắt tay họ, và họ làm như thể không có chuyện sì sai trái khi nhìn thấy khuôn mặt nhăn nhó của bạn. “Có chuyện gì vậy?” một người trong số họ hỏi. Bạn sắp sửa nói rằng bạn không thích phải chờ đợi như thế nào thì một giọng sau lưng bạn kêu lên, “Thôi nhé!”. Hãy nghĩ xem bạn đang ở đâu. Đây là Mumbai, Ấn Độ chứ không phải hạ Manhattan! Ở Ấn Độ, nếu bạn đến lúc 9:15 để dự cuộc họp lúc 9 giờ sáng, bạn vẫn được coi là đúng giờ. Thực vậy, nếu bạn đã nói điều gì đó để phê bình về giờ giấc của họ, điều mà người Ấn Độ rất để tâm, thì bạn có thể sẽ bỏ lỡ toàn bộ cuộc họp, làm tổn thương đến sáu con người có tầm quyết định đối với hợp đồng mà bạn đang theo đuổi qua thư điện tử và các cuộc gọi trong sáu tháng qua. Bạn có thể sẽ mất mọi cơ hội để thiết lập quan hệ với căn phòng đầy những đối tác kinh doanh và khách hàng này. Thay vì chỉ trích những bạn hàng của mình, bạn nên vồn vã bắt tay mọi người và cúi người kèm theo lời chào “Namaste”, nghĩa là “Tôi cúi chào bạn.”

Đây chỉ là một ví dụ cho thấy tại sao sự tế nhị với những khác biệt văn hóa lại quan trọng đến như vậy, điều mà bạn sẽ gặp phải bất cứ lúc nào bạn làm ăn với những người đến từ các quốc gia và nền văn hóa khác, và điều đó cũng đúng cho dù bạn đang kinh doanh quốc tế bằng cách trực tiếp tiếp xúc, qua thư điện tử, hoặc qua điện thoại.

Một sự vô ý trước nghi thức xã giao đúng đắn, hay, nói một cách giản dị hơn, “không làm điều phải” trong các nền văn hóa khác có thể giết chết một thỏa thuận làm ăn. Điều này đặc biệt đúng với những điều cơ bản như tính chính xác về giờ giấc hay đúng giờ. Đến đúng giờ họp ở Mỹ thông thường có nghĩa là chính xác, tức là có mặt ở đó không muộn hơn thời điểm cuộc họp bắt đầu như đã định. Nhưng tại nhiều quốc gia khác thì không phải như vậy. Trong thực tế, mỗi quốc gia có một tham biến (parameter) khác nhau để xem xét thế nào là đúng giờ hay trễ giờ. Như chúng tôi vừa đề cập, ở Ấn Độ bạn có thể trễ 15 phút mà vẫn đúng giờ. Ở Ba Lan, nếu bạn có mặt hơn kém 10 phút so với giờ ấn định, bạn vẫn sẽ được coi là “đúng giờ”.

Bên cạnh thời điểm cuộc họp bắt đầu, ngay cả tốc độ mà công việc được giải quyết cũng có nhiều khác biệt lớn tùy vào nền văn hóa. Một người đến từ Mỹ, vốn nổi tiếng với tốc độ hung hăng, điên cuồng, có thể kỳ vọng công việc sẽ được giải quyết mau lẹ như vậy ở hầu hết các nền văn hóa khác, nhưng thực ra tốc độ chậm hơn nhiều. Giải quyết được một thương vụ ở một vài nền văn hóa có thể mất nhiều tháng hay nhiều năm thay vì nhiều ngày hay nhiều tuần như người Mỹ thường kỳ vọng.

Yếu tố then chốt là giữ kiên nhẫn và chấp nhận rằng thời gian kéo dài bao lâu tùy thuộc vào nơi thực hiện việc kinh doanh. Thái độ này sẽ giúp ích bạn nhiều hơn là cứ thường xuyên phàn nàn việc hợp đồng làm mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Khái niệm thời gian, cũng như thế nào là đúng giờ là một hiện tượng văn hóa, và mỗi nền văn hóa cho rằng quan niệm của họ là quan niệm đúng. Vấn đề này còn khác thường hơn, khi tôi ở Đảo Fiji. Người ta nói với tôi “Giờ giấc của Fiji là không giờ giấc. Bạn không thể vội vã ở Fiji.”

Tại sao nghi thức xã giao lại quan trọng hơn bao giờ hết

Hiểu biết nghi thức xã giao trong kinh doanh luôn có ý nghĩa quan trọng trong nền văn hóa của chính bạn lẫn các nền văn hóa mà bạn đang giao dịch làm ăn. Internet chỉ làm cho điều đó đúng thêm thôi. Những kết nối liên quan đến các giao dịch làm ăn tiềm năng và những mối quan hệ vốn có thể phải mất nhiều ngày hay nhiều tuần và rất nhiều cuộc điện thoại, đang diễn ra với tốc độ ánh sáng qua Internet, do đó đừng nên xem nhẹ khả năng để xảy ra một phát biểu gây hiểu nhầm trong e-mail. Nhiều sự nghiệp đã bị huỷ hoại vì nó. Có một câu ngạn ngữ nói rằng: nếu người nào hài lòng với ai đó hay việc gì đó, họ sẽ kể cho một người khác biết chuyện; nếu họ không hài lòng, họ sẽ kể cho hàng tá người. Ngày nay, với tình trạng nghiện kết nối trên mạng xã hội của chúng ta, bạn có thể nhân con số đó với 100 hay thậm chí 1000 nếu bạn tìm hiểu xem có bao nhiêu người mà một đối tác có thể thuật lại một kinh nghiệm tiêu cực của họ qua trang mạng luôn cập nhật linkedin.com hay xing.com hoặc có bao nhiêu “bạn bè”, thường lên đến hơn 800 hay 1000, mà họ có thể báo cho biết qua những dòng thông tin trên facebook.com.

Ngoài ra, khi gần như cả thế giới đang phục hồi từ đợt suy thoái tồi tệ nhất trong nhiều thập kỷ, nhiều quốc gia và doanh nghiệp bị thách thức về mặt kinh tế. Do vậy gần như chắc chắn rằng nếu có ai chọn lựa giữa nhiều doanh nghiệp để làm ăn và nếu mọi thứ khác như giá cả, sự thuận tiện, chất lượng, hay khả năng giao hàng đúng hẹn đều như nhau, thì việc thể hiện phép tắc xã giao đúng đắn có thể xác định ai giành được thương vụ đó cũng như ai giữ được nó.

Trước khi tiếp tục bàn về phép tắc xã giao quốc tế, chúng ta hãy xem xét một số qui ước hành xử sơ đẳng trong kinh doanh.

Sáu nguyên tắc căn bản của phép tắc xã giao trong kinh doanh

Nói chung, có sáu nguyên tắc căn bản về phép tắc xã giao áp dụng cho hầu hết các giao dịch kinh doanh. Một khi bạn cảm thấy hoàn toàn dễ chịu với những nguyên tắc này, chúng ta sẽ nghiên cứu thêm xem chúng có thể khác biệt từ nền văn hóa này đến nền văn hóa khác, từ quốc gia này đến quốc gia khác như thế nào.

Nguyên tắc 1: Thận trọng

Thận trọng là cách nói khác để nói bạn nên giữ sự tự tin và tránh làm lan truyền những chuyện tầm phào và những lời đồn đãi. Tại một vài doanh nghiệp, sự thận trọng không chỉ là nguyên tắc qui ước trong kinh doanh; trong một số trường hợp, chia sẻ thông tin của công ty bị coi là vi phạm hợp đồng. Một ví dụ của nó là giao dịch nội gián, bị pháp luật trừng phạt.

Nguyên tắc 2: Đúng hẹn

Luôn luôn đúng giờ, nhưng cần nhớ rằng, như đã nêu trong chương Một, khái niệm “đúng giờ” thay đổi tuỳ theo nền văn hóa. Tuy vậy, bạn cần “đúng giờ” đối với bất kỳ nền văn hóa nào mà bạn đang sống.

Bạn có thể nghĩ rằng bị kẹt xe hoặc vì cuộc họp trước đó kéo dài thì sẽ được thông cảm. Không phải lúc nào cũng vậy đâu. Bạn đánh liều hy vọng rằng người mà bạn phải gặp có thể giả vờ thông cảm với lời biện minh của bạn nhưng trong thực tế anh ta hay cô ta đang nghĩ rằng bạn là một người lên kế hoạch tồi hoặc bạn lẽ ra nên khởi hành sớm hơn. Hoặc tệ hơn, bạn không nghĩ cuộc gặp này đủ quan trọng để đến đúng giờ.

Bạn phải đúng giờ với những cuộc gọi đã sắp xếp với một đối tác làm ăn quốc tế cũng như đúng giờ với những cuộc họp trực tiếp. Mỗi doanh nhân quốc tế đều có một câu chuyện về việc đánh thức các đối tác hay khách hàng nước ngoài lúc nửa đêm hoặc vào ngày nghỉ, chỉ để nhận lấy lời phàn nàn giận dữ. Điều quan trọng là phải nắm rõ sự khác biệt ngày giờ (các nước châu Á thường đi trước nước Mỹ nguyên một ngày), cũng như định nghĩa về “những ngày và giờ làm việc” trước khi gọi điện thoại.

May mắn là có rất nhiều trang web có thể giúp những người bị thách thức về địa lý biết được giờ giấc ở bất cứ nơi nào trên thế giới.

Hãy ghi lại địa chỉ trang web này:
www.timeanddate.com

Nguyên tắc 3: Lịch thiệp, Vui vẻ, và Tích cực

Chắc chắn rằng thái độ có tính lây lan. Lạc quan trong khi làm việc không chỉ là nguyên tắc xã giao kinh doanh tốt mà còn là nền tảng xây dựng tiếng thơm và hình ảnh của bạn nếu bạn muốn tiến lên trong sự nghiệp hoặc nếu bạn thích bộ phận hay công ty của mình có được cơ hội tốt để thành công.

Nguyên tắc 4: Quan tâm đến người khác, chứ không chỉ nghĩ đến mình

Nguyên tắc này thậm chí là nguyên tắc sống còn từ khi các trang mạng truyền thông xã hội trở thành trụ cột cho sự phát triển, củng cố, và mở rộng các mối quan hệ kinh doanh. Bạn nhận được bằng cách chia sẻ và điều đó cũng đúng cho những trang mạng xã hội. Hãy cẩn thận không tỏ ra quá quan tâm đến chính mình hoặc cơ hội chủ nghĩa. Tỏ ra quan tâm đến người khác cùng công việc kinh doanh và công ty của họ sẽ đưa bạn đi xa hơn là chỉ nói về mình.

Nguyên tắc 5: Ăn mặc thích hợp

Bạn không nên đeo cà vạt đến tiệc nướng ngoài trời hoặc quần soóc đến cuộc họp bàn công việc (trừ phi ở bãi biển hay ở Hollywood). Ăn mặc thích hợp thể hiện sự tôn trọng với những người bạn tiếp xúc. Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về vấn đề này khi đi vào nghi thức xã giao quốc tế, nhưng kinh nghiệm thông thường nhất là tìm hiểu xem mọi người có chờ đợi bạn ăn mặc theo phong tục địa phương không hoặc một bộ com-lê trịnh trọng để giao dịch có được chấp nhận không, đặc biệt đối với một phụ nữ có thể phải đi đến các quốc gia có những qui tắc nghiêm ngặt về ăn mặc thích hợp dành cho phụ nữ.

Nguyên tắc 6: Sử dụng ngôn ngữ viết và nói thích hợp

Tránh sử dụng ngôn ngữ tục tĩu nơi công sở và trong kinh doanh, dù bằng lời nói hay chữ viết. Điều này nghe như “không cần động não” nhưng đó là một nguyên tắc vẫn cần được nhấn mạnh. Có rất nhiều câu chuyện về các cựu nguyên thủ quốc gia đã lỡ lời “văng tục” và gần như kích hoạt những sự cố mang tầm quốc tế. Cũng cần nhớ rằng những văn bản viết trên mạng, ngay cả cho những địa chỉ mà bạn nghĩ là không can dự gì đến công việc của bạn, cũng có thể gây ra “những cảnh báo” liên quan đến tên tuổi của bạn trên Internet. Do đó hết sức cẩn thận về bất cứ điều gì và mỗi điều bạn nói trong khi viết lên mạng cũng như những gì bạn nói thành lời.

Bây giờ chúng ta hãy sửa đổi đôi chút và mở rộng sáu nguyên tắc cơ bản này thành 15 điều quan tâm về nghi thức xã giao trong kinh doanh quốc tế. Một vài điều quan tâm trong số này sẽ có vẻ hiển nhiên nhưng bạn sẽ kinh ngạc tại sao những điều ta vẫn cho là hiển nhiên ấy lại rất thường làm chúng ta sẩy chân vào lúc chúng ta ít chờ đợi nhất.

Cách nói và viết tên một người nào đó

Nếu có một cái gì mà tất cả mọi người cùng chia sẻ thì đó là chúng ta thích nghe âm thanh của tên riêng của chúng ta. Một vài người trong chúng ta thậm chí thích nhìn thấy nó bằng chữ in. Nhưng chúng ta càng thích nhìn thấy hoặc nghe tên của mình bao nhiêu, chúng ta càng ghét khi thấy nó bị viết sai hoặc phát âm sai bấy nhiêu. Trong kinh doanh, sử dụng tên một người là cách chúng ta cá thể hóa sự kết nối đó. Do vậy, điều rất quan trọng là đừng viết sai hoặc phát âm sai tên người mà bạn muốn quan hệ làm ăn. Cũng quan trọng không kém là đừng phỏng đoán sai về giới tính của một người, vì bạn không quen với cái tên đó trong một nền văn hóa cụ thể. Điều này đã trở thành thách thức với thư điện tử và Internet. Dĩ nhiên nếu ai đó gởi một tấm ảnh kèm theo thư điện tử của mình thì sự việc sẽ dễ dàng hơn. Nhưng nếu một người không kèm theo ảnh, bạn vẫn có thể lên Google để tìm hiểu về những cái tên, và có thể bạn sẽ nhận được cách nhận ra một cái tên nào đó là của đàn bà hay đàn ông. Có một vài cái tên được cả nam hoặc nữ dùng. Bạn cũng có thể tìm xem người ấy có tiểu sử trên linkedin.com hay xing.com, hai mạng xã hội không trả tiền (dành cho các dịch vụ cơ bản) không – vì những người tham gia hai trang mạng này phải đăng hình ảnh kèm tiểu sử của mình. Ngoài ra bạn có thể tìm ở những địa chỉ khác trên Internet nơi cá nhân đó được mô tả; nếu bạn có đồng nghiệp ở công ty đó, hoặc công ty khác nhưng cùng ngành nghề, cùng quốc gia, bạn có thể biết được giới tính của một người mà không làm mất lòng họ. Tuỳ vào quan hệ với người bạn đang hỏi, bạn có thể nói một câu đơn giản, “Tôi đang liên hệ với một người mà qua cái tên tôi không thể biết họ là nam hay nữ. Bạn biết không?” Nếu bạn nói trên điện thoại, viễn thông hoặc Skype, dĩ nhiên bạn cũng có thể biết một người nào đó là nam hay nữ nhưng ngày nay, có những quan hệ kinh doanh chỉ tồn tại trên Internet; khởi đầu một cuộc trò chuyện qua điện thoại, đặc biệt nếu bạn và đối tác cách nhau nhiều múi giờ vốn là điều khó khăn cho việc kết nối, có thể là một bước đi trong quan hệ kinh doanh của bạn, một bước đi nên diễn ra đúng lúc và không sớm sủa một cách giả tạo bởi vì bạn đang tìm cách xác định giới tính của một người nào đó.

Viết đúng chính tả là một mối quan tâm về phép tắc xã giao khác; hãy kiểm tra đi kiểm tra lại cách bạn đánh vần tên của một người đặc biệt nếu như đó là thứ ngôn ngữ và nền văn hóa mà bạn không quen biết.

Chào hỏi và giới thiệu đúng cách

Chuyên gia phép tắc kinh doanh nổi tiếng thế giới Letitia Baldrige đã nói rất đúng rằng “Cách thức bạn gặp gỡ người khác – bạn làm gì với cơ thể và giọng nói của mình – cho thấy bạn là loại người nào.”

Một phát biểu đầy hiểu biết và căn bản. Giây phút đầu tiên đó, dù bạn chìa tay ra để bắt tay hay gởi đi một cái thư điện tử giận dữ hoặc không thích hợp một cách vô ý, sẽ cho thấy bạn là ai đối với người khác.

Tôi cũng muốn chỉ ra rằng, khi viết câu phát biểu trước – kỷ – nguyên – Internet này, có phải Baldrige chỉ muốn nói đến việc gặp gỡ trực tiếp hay không, bởi vì ngày nay quan niệm đó vẫn còn nguyên giá trị mặc dù chúng ta cũng phải tính đến việc “gặp gỡ” qua Internet cũng như qua điện thoại hay qua Skype, vốn ngày càng có thêm một thiết bị nhìn để tương tác, chứ không chỉ là một phương tiện nghe nói.

Baldrige tiếp tục, “Nếu bạn tỏ ra quan tâm, lịch sự khi gặp người khác, họ sẽ đáp lại bạn ngay tức thì.” Bạn không bao giờ có được cơ hội thứ hai để gây ấn tượng đầu tiên.

Có chìa tay ra để bắt tay, cúi đầu chào, hay hôn vào má một người hay không thường chính là vấn đề đầu tiên của phép tắc xã giao kinh doanh quốc tế mà bạn cần xem xét. Thậm chí có cả một cuốn sách viết về chủ đề này mang tên Hôn, Cúi chào, hay bắt tay của Terri Morrison và Wayne A. Conaway (với bản gốc của Tiến sĩ George A. Borden). Nó bàn về tất cả những gì phải làm tại 60 quốc gia và tôi khuyên các bạn hãy tìm đọc.

Biết cách chào hỏi một người là hết sức quan trọng dù bạn là một nhân viên trẻ, cấp thấp đang đến cuộc trưng bày thương mại đầu tiên của bạn ở Seoul, Hàn Quốc, hay bạn là Tổng thống Mỹ, đi nửa vòng trái đất để gặp Nhật Hoàng Akihito – người mà Tổng thống Obama đã cúi chào, trước rền vang kèn trống và bao nhiêu lời giễu cợt. Như Andrew Malcolm và Johanna Neuman chỉ ra trong blog Los Angeles Times của mình khi nói về động tác cúi chào của Tổng thống Obama, rằng cử chỉ đó có thể đã nhận được những cái gật đầu tích cực từ thế hệ lão thành ở Nhật, những người nghĩ rằng hoàng gia của họ nên nhận được một sự cung kính như vậy từ một lãnh tụ thế giới khác, nhưng có nhiều người Mỹ nghĩ rằng nếu thay vì vậy Tổng thống Obama chỉ cần bắt tay Nhật Hoàng thôi, thì đó hẳn sẽ là một cách chào hỏi thích hợp hơn.

Biết cách chào hỏi thích hợp một người trong cương vị kinh doanh không hề là chuyện nhỏ. Nó có thể xác lập bầu khí của mọi cuộc họp kinh doanh quốc tế: ngượng nghịu hay thoải mái, căng thẳng hay đồng thuận.

Những cách chào hỏi thông thường nhất mà bạn sẽ gặp trong môi trường kinh doanh quốc tế là gì? Bên ngoài châu Á, đối với nam giới, đó sẽ là bắt tay; với nữ giới, cũng sẽ là bắt tay, nhưng nếu có tình bạn giữa hai người phụ nữ, hoặc họ đã gặp nhau trong công việc trước đây, thì có lẽ là một cái hôn lên một bên má, hoặc cả hai má, hoặc thậm chí một kiểu chào kèm ba cái hôn.

Nhà tư vấn về nghi thức kinh doanh Lydia Ramsey cho biết các sử gia đã ngược về mấy trăm năm trước ở Anh để truy nguyên nguồn gốc của cái bắt tay là “phương thức để cho người tiếp xúc thấy rằng hai tay bạn trống không, không cầm vũ khí.” Trong bài viết “Lịch sử những cái bắt tay trên thế giới”, bà nhận thấy rằng “Hầu hết các nền văn hóa đều khuyến khích mọi người bắt tay nhiều hơn so với nước Mỹ.” Ramsey cũng chỉ ra rằng do ở một số nước đàn ông không được phép chạm vào một người phụ nữ không thân thuộc, nên nếu bạn là một phụ nữ hay đi nước ngoài làm ăn, bạn hãy tìm hiểu những quy tắc về bắt tay ở bất kỳ quốc gia nào bạn sẽ đến để biết chắc rằng việc bắt tay giữa người nam và người nữ là được phép. Ví dụ, ở Kuwait, bắt tay một người phụ nữ không thân thuộc bị coi là không thích hợp.

Trong giao tiếp kinh doanh, hôn lên một bên má ít được chấp nhận hơn là bắt tay nhưng cũng có thể đặt vấn đề loại hình kinh doanh mà bạn đang tiến hành là gì. Loại kinh doanh bảo thủ hơn như tài chính hay ngân hàng chắc chắn chuộng bắt tay hơn, và coi đó là phương cách thích hợp để khởi đầu một cuộc gặp mặt trao đổi làm ăn. Nhưng các ngành nghề cởi mở tự do, như xuất bản, thời trang, hay điện ảnh, người ta thích hôn hơn, dù giữa hai phụ nữ hay giữa một phụ nữ và một người đàn ông. Ở Mỹ, một cái hôn trong giao dịch kinh doanh, giữa hai người phụ nữ hoặc giữa một phụ nữ và một người đàn ông, thường là cái hôn một bên má (single kiss). Nhưng trên thế giới, đặc biệt là ở châu Âu, đó sẽ là một cái hôn lần lượt lên hai má (double kiss).

Nếu hôn được xem là thích hợp trong giao tiếp kinh doanh, bạn hãy nghiêng đầu sang bên trái để hôn lên má phải người ta trước. Đây là cách chào hỏi thông thường trong kinh doanh tại nhiều nước châu Âu và nhiều nước khác trên thế giới, như Brazil. Có thể có những khác biệt rõ rệt giữa cách thức các nền văn hóa chào hỏi trong kinh doanh và trong những tình huống thân mật, sự khác biệt đó cũng đúng ở nước Mỹ. Ví dụ, ở Bỉ, nơi bắt tay thường diễn ra khi bắt đầu và kết thúc một buổi họp kinh doanh, đàn ông và phụ nữ có thể “khẽ chạm lần lượt hai má và hôn gió (air kiss) mỗi bên ba lần”, theo Hôn, Cúi chào, hoặc Bắt tay. Tuy nhiên, vì mục đích tiến ra thương trường quốc tế đối với những người mới bắt đầu, hãy quan tâm đến những gì được chờ đợi và đòi hỏi trong kinh doanh. Bạn sẽ biết cái gì là thông thường hơn khi các mối quan hệ trở nên sâu sắc và mở rộng thành vương quốc của tình bạn theo thời gian và trải nghiệm trong mỗi nền văn hóa.

Điểm thứ hai cần nghiên cứu là không gian và chỗ ngồi. Khi gặp gỡ trực tiếp, mỗi nền văn hóa có tiêu chí riêng về diện tích và sự thoải mái của không gian và chỗ ngồi. Người Brazil rõ ràng thích ngồi gần sát nhau trong suốt cuộc nói chuyện, người Mexico và người Ý cũng vậy, trong khi đó người Anh cần nhiều không gian trong giao tiếp để cảm thấy thoải mái.

Có lẽ ý tưởng quan trọng nhất mà tôi muốn truyền đạt trong Phát triển Toàn cầu là không có cách nào “phải” để tự giới thiệu hay chào hỏi người khác. Việc hôn, cúi chào, hoặc bắt tay có “đúng” hay không còn tuỳ thuộc vào nền văn hóa mà bạn thấy được “chân dung” của mình. Người Mỹ có thể nghĩ rằng bắt tay là “cách” chào hỏi trong kinh doanh, nhưng nếu một người phụ nữ làm điều đó tại một quốc gia mà phụ nữ bị cấm đụng chạm đến một người đàn ông không thân thuộc, thì cuộc gặp gỡ đó sẽ khởi đầu bằng một không khí ảm đạm nếu nó có thể tiếp tục.

Do đó, biết chào hỏi đúng cách là điều kiện rất quan trọng để thành công trong giao dịch kinh doanh quốc tế. Đơn cử trường hợp của P.J. McGuire, người điều hành một công ty huấn luyện phép tắc kinh doanh có tên là Modet đặt trụ sở tại Chicago. Có một công ty tìm cách liên hệ với bà để làm việc với một trong những nhân viên của bà, người từng được phái đến Trung Quốc cùng với nhiều đồng nghiệp khác. Người nhân viên gần ba mươi tuổi này, một đại diện bán hàng, là “một người thích hôn”. Tức là cô thường chào hỏi mọi người trong văn phòng của mình bằng cách ôm hôn họ. Và khi cô đến Trung Quốc, cô tiếp tục hôn mọi người. Cô không biết rằng ở Trung Quốc bạn không nên hôn người khác trong cuộc họp kinh doanh hay đàm phán. McGuire cố gắng giúp cô gái thay đổi thói quen đó nhưng không được. Tình hình trở nên tồi tệ đến mức, trong hai ngày họp cuối, họ phải để cô ở lại khách sạn vì họ sợ cô ta sẽ lại tiếp tục hôn mọi người. Cô làm điều ấy một cách tự phát. Cô không thể tự kềm chế, và làm thất vọng các đối tác Trung Quốc, những người cảm thấy bị sốc và xúc phạm. Thật may cô ta không còn ở công ty đó nữa.

Nói chung, có một tôn ti về chuyện người này được giới thiệu với người kia khi hai người gặp nhau bàn chuyện làm ăn. Như Baldrige lưu ý trong cuốn sách Complete Guide to Executive Manners

Người nhỏ hơn nên được giới thiệu với người lớn hơn.

Một quản trị viên cấp thấp nên được giới thiệu với quản trị viên cấp cao.

Giới thiệu người ngang hàng trong công ty của bạn với một người ngang hàng trong công ty khác.

Một người không chính thức nên được giới thiệu với một người chính thức.

Một quản trị viên mới đến nên được giới thiệu với một thân chủ hay khách hàng.

Luôn dùng tên họ đầy đủ, hoặc Bob Smith hoặc Ngài (Mr.) Bob Smith, và không chỉ dùng tên khai sinh khi bạn đang giới thiệu ông ta hoặc bà ta trừ phi bạn được phép dùng tên khai sinh của người đó không thôi. Tôi nhớ đến một cuộc phỏng vấn tôi thực hiện với một quản trị viên vốn chia sẻ với tôi tình trạng “há hốc” tập thể trong cuộc họp, nơi một trong những nhân viên trẻ nhắc đến ông ta chỉ với tên khai sinh trước căn phòng đầy nhân viên. Nhân viên đó nhanh chóng được sửa sai để biết cách thức thích hợp khi nhắc tới người đứng đầu công ty, mặc dù vị Tổng giám đốc điều hành đó vẫn đang thể hiện phép tắc xã giao hoàn hảo khi nhắc tới nhân viên trẻ chỉ bằng tên khai sinh của anh ta.

Khi bạn gặp gỡ giới kinh doanh nước ngoài, sẽ tốt hơn nhiều nếu bạn làm sao để họ nói với bạn, “Bạn có thể gọi tôi là…”, và để họ cho phép bạn gọi họ chỉ bằng tên khai sinh, hoặc tên riêng, thay vì bạn hỏi, “Tôi có thể gọi anh là…?” vì điều đó sẽ đặt họ vào tình thế khó xử. Cách tốt nhất là hỏi, bạn thích được giới thiệu bạn như thế nào?

Trao đổi danh thiếp doanh nghiệp

Gần như đã thành sáo rỗng khi nói người Nhật đã biến việc trao đổi danh thiếp doanh nghiệp thành một nghi thức bao gồm việc một tấm danh thiếp được trình bày, quan tâm, và cất giữ như thế nào. Nhưng nước Nhật không phải là nền văn hóa duy nhất trân trọng việc trao đổi danh thiếp doanh nghiệp. Cứ tham dự một cuộc triển lãm thương mại ở bất cứ đâu trên thế giới rồi bạn sẽ thấy mình trao đổi danh thiếp với hầu hết những người bạn gặp gỡ. Thực vậy, vật duy nhất nhắc bạn nhớ tới những cuộc tiếp xúc của bạn về sau có thể chính là tấm danh thiếp doanh nghiệp đó.

Vài trong số những điều mà người Nhật quan tâm có tầm quan trọng phổ biến thực sự. Ví dụ, một trong những lý do mà một người Nhật lại xem xét rất kỹ một tấm danh thiếp ở đầu một cuộc họp là để chắc chắn rằng ông ta hay bà ta đang gặp đúng người có trình độ tương xứng; rằng họ không được làm đối tác với người có trình độ quá thấp hoặc quá cao trong công ty. Mặc dù những điều này nhằm nói về người Nhật, nó cũng là cái mà hầu hết mọi người đều làm khi họ nhận danh thiếp doanh nghiệp của ai đó. Họ tự hỏi: người này là ai? Chức vụ của ông ta hay bà ta là gì? Trên danh thiếp doanh nghiệp, hãy ghi địa chỉ công ty của bạn, mặc dù bạn chủ yếu điều hành một doanh nghiệp trên website, để cho người mà bạn trao danh thiếp có thể biết bạn ở đâu trên thế giới này. Nếu bạn đang là một doanh nghiệp quốc tế, theo phép lịch sự, số điện thoại của bạn phải đầy đủ để người ta có thể gọi được cho bạn, trong đó có mã số quốc gia và mã số thành phố. Nếu bạn có đường dây fax rời, hãy ghi rõ, và một lần nữa, với thông tin đầy đủ. Nếu bạn đang trò chuyện trực tuyến trên Skype, hãy đưa tên Skype của bạn vào. Nếu bạn muốn gia tăng những người ủng hộ bạn và sự hiện diện của bạn trên Twitter, bạn cũng có thể đưa thông tin đó vào.

Điểm mấu chốt: Nếu danh thiếp doanh nghiệp là để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp làm ăn của bạn, hãy cung cấp tất cả thông tin mà người ta cần để dễ dàng tìm kiếm bạn. Hãy cẩn trọng đừng đưa vào danh thiếp quá nhiều thông tin không cần thiết.

Khi lam ăn trong môi trường quốc tế tại một nước nào đó, hãy dịch danh thiếp của bạn sang ngôn ngữ của nước sở tại và in vào mặt sau danh thiếp phần dịch thuật đó để biểu lộ phép lịch sự với thân chủ/khách hàng/đồng nghiệp quốc tế.

Khi thiết kế danh thiếp của mình, bạn cần nhớ rằng sẽ rất hay nếu ghi chú vài thông tin cá nhân trên danh thiếp khi bạn đính kèm nó với các tài liệu in ấn bạn gởi cho ai đó. Letitia Baldrige gợi ý “viết một nét vạch chéo cạnh tên bạn” rồi viết điều gì đó ở mặt trước, hoặc ở mặt sau, nếu mặt trước của danh thiếp không còn chỗ để viết.

Khi bạn nghiên cứu loại giấy cho danh thiếp cũng như cách thiết kế và kiểu chữ, hãy hình dung hình ảnh mà bạn muốn đưa ra. Nếu bạn muốn thể hiện sự quan tâm đến những người trong giới kinh doanh gặp rắc rối khi đọc chữ nhỏ, cố tránh chữ viết quá nhỏ trên danh thiếp, ngay cả địa chỉ của bạn.

Bạn sẽ đưa danh thiếp doanh nghiệp cho ai cũng quan trọng như khi nào bạn rút danh thiếp ra. Nếu bạn sắp họp với một đối tác nào đó, tốt nhất là trao đổi danh thiếp ở đầu cuộc họp. Bạn phải cẩn thận, nếu bạn đang làm nhiệm vụ, như đang thực hiện một công việc trong mạng lưới hay đang dự tiệc rượu cốc-tai, thì đừng đưa danh thiếp cho bất cứ ai hay cho mọi người bạn gặp. Vì như vậy bạn có vẻ như phát danh thiếp một cách bừa bãi, và hình ảnh bạn sẽ xấu đi trong mắt những người bạn đang giao dịch hoặc đang xây dựng một quan hệ mới.

Hãy giữ cho danh thiếp luôn sạch sẽ và hấp dẫn. Có thể bạn sẽ nhận những tấm danh thiếp quá cỡ ở châu Âu; những tấm danh thiếp đó sẽ không dễ dàng đặt vừa khít vào trong hộp đựng danh thiếp thông thường. Tránh để cho đối tác của bạn nhìn thấy bạn gấp hay bẻ cong tấm danh thiếp của họ để đặt cho vừa vào hộp đựng danh thiếp. Thay vì vậy, hãy đặt nó mà không gấp vào trong tập giấy ghi chép.

Tập tục ăn uống

Giữ lịch sự với thức ăn bạn được mời khi bạn đi lại làm việc ở nước ngoài đôi khi là một thách thức ghê gớm. Ví dụ, khi Gayle Carson, một diễn giả và tác giả sống ở Florida, đến Indonesia, bà và chồng bà được chủ nhà mời ăn trưa vào cuối tuần. Gayle kể: “Chúng tôi đến một thị trấn trên núi và ông ta gọi thức ăn cho chúng tôi. Món khai vị được mang ra, và đó được coi là cao lương mỹ vị của họ. Hóa ra là một con chim còn nguyên vẹn với mắt, chân, và các bộ phận khác. Tôi đẩy cái đĩa của tôi giáp vòng trên bàn cho đến khi ông ta đi đâu đó và gọi người phục vụ tới dọn cái đĩa đi.” Tại một số nước như Ấn Độ, hãy tìm hiểu xem người tiếp đón bạn có ăn chay không trước khi gọi món thịt, vì điều đó bị xem là xúc phạm đối với họ.

Đúng hẹn

Như đã đề cập trên đây, khái niệm “đúng giờ” rất khác nhau tuỳ theo nền văn hóa. Quan trọng là phải biết cái gì phổ biến với bất kỳ nền văn hóa hay quốc gia nào mà bạn đang có công việc hay viếng thăm. Nếu “đúng giờ” trong một nền văn hóa nào đó có nghĩa là trễ mười phút, thì khi xuất hiện đúng y boong giờ hẹn, bạn có thể nhận ra chủ nhà chưa sẵn sàng tiếp đón bạn vì bạn chắc chắn sẽ được xem là “đến sớm” và hơi khiếm nhã vì đã vi phạm cái lệ “mười phút trễ nghĩa là đúng giờ” của nền văn hóa đó.

Địa điểm họp bàn chuyện kinh doanh

Mỗi nền văn hóa đều có nét độc đáo liên quan đến nơi diễn ra một cuộc họp bàn chuyện kinh doanh; có thể là trong văn phòng của vị lãnh đạo cấp cao, phòng họp trong hành lang của một khách sạn 5 sao, nhà hàng, hoặc nhà của người tiếp đón.

Đối với những cuộc hội nghị quốc tế, hãy nhớ rằng nếu bạn gợi ý một bữa ăn tối hay ăn trưa tại nhà hàng, bạn thường được xem là có bổn phận phải trả tiền. Cho nên hãy nhớ điều đó khi đưa ra lời mời, không chỉ những ai bạn sẽ mời mà còn nhà hàng nào. (Cần biết chắc bạn sẽ chọn nhà hàng nào có thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ điện tử hoặc bạn có đủ tiền mặt để trang trải bữa ăn phòng khi họ không có để tránh lúng túng.)

Ai sẽ tham dự cuộc họp?

Ở Ấn Độ, đừng ngạc nhiên hay khó chịu nếu chủ nhà mời cha mẹ họ đến dự họp bàn chuyện làm ăn. Đây được xem là một vinh dự của họ. Tiến sĩ Rachna Kumar, Giám đốc Các Chương trình Kinh doanh và Quản trị của Đại học Quốc tế Alliant ở San Diego, California và nhà tư vấn kinh doanh quốc tế, diễn tả với tôi tôn ti trật tự quan trọng như thế nào ở Trung Quốc khi xét về thành phần tham dự họp. Tiến sĩ Kumar nói: Có một nguyên tắc liên quan đến tôn ti về những ai, với chức vụ gì sẽ có mặt tại cuộc họp. Họ ý thức rất rõ rằng nếu bạn là một giám đốc, bạn sẽ gặp một giám đốc. Họ sẽ tìm ra ai là người cùng trình độ. Khi bạn đến dự họp, bạn kỳ vọng gặp được đối tác của mình và ngồi đối diện với họ để bạn dễ dàng nói chuyện. Những cuộc trao đổi gần như là hết người này đến người khác. Chỉ một người nói. Đó là cuộc đàm thoại qua lại chứ không phải là cuộc tranh luận. Bạn phải chờ đến lượt mình. “Nào, bây giờ đến lượt bạn nói.”

Ăn mặc chỉnh tề

Khi tôi 23 tuổi, tôi đến Ấn Độ để tìm tư liệu cho cuốn sách đầu tiên của tôi về lịch sử tâm thức ăn chay. Vào thời gian đó các loại váy ngắn khá thịnh hành ở Mỹ, vậy là tôi mặc một bộ com-lê đi với váy ngắn. Ngay sau khi đến nơi, tôi phải đi lại bằng xe máy và cái váy của tôi co lên đến tận đùi. Tôi thực sự bị sốc trước rất nhiều doanh nhân nam mặc com-lê cứ lúng túng đi chậm lại trên đường khi chúng tôi cùng băng qua những phố đông đúc ở New Delhi để đi ăn trưa. Tôi nhanh chóng hiểu ra vấn đề, đi tìm mua một cái sari, hỏi cách xếp nếp, và từ đó đến cuối tháng tôi toàn mặc sari khi đến nơi làm việc. Được hòa đồng đã giúp tôi dễ dàng tiến hành những cuộc phỏng vấn, và đi lại thoải mái hơn trong các thành phố, thậm chí những vùng thôn quê. Tuy nhiên, tôi phải đi cùng với một phụ nữ hay một người đàn ông khác. Lúc bấy giờ ở Ấn Độ, một phụ nữ làm việc không nên đi xe hoặc thậm chí đi bộ một mình.

Gần đây, ngay khi thảo luận xong với người tổ chức hội nghị định mời tôi đến Kolkata, Ấn Độ, tôi hỏi ông ta mặc một bộ com-lê trịnh trọng hay mặc sari thích hợp hơn. Ông trả lời, mặc bộ com-lê thì thích hợp khi thuyết trình nhưng sẽ có một dạ tiệc sau đó, rồi ông nói thêm tôi có thể mặc sari nếu tôi thích.

Điều quan trọng cần nhớ về việc ăn mặc đàng hoàng là tìm hiểu xem mọi người dự họp và ăn mặc như thế nào, và rồi, nếu có thể, hãy ăn mặc giống như họ. Nếu không, thì một bộ com-lê trịnh trọng vẫn thường được chấp nhận. Khi nào nghi ngờ, cứ hỏi.

Ngôn ngữ nói và viết thích hợp

Ngày nay, hơn lúc nào hết, lối viết thích hợp dành cho thư điện tử cũng dễ hiểu như đối với các lá thư kinh doanh trịnh trọng. Bạn cần phải có kiến thức về giao dịch thư từ kinh doanh kiểu truyền thống. Trong cuốn sách của tôi, Effective Business and Nonfiction Writing, tôi dành nhiều chương cho những điều căn bản về việc viết sáng sủa và thích hợp trong kinh doanh. Nói ngắn gọn, những điều bạn viết phải:

Rõ ràng trong tư tưởng và sự kiện

Chính xác về mặt ngữ pháp và chính tả.

Bằng giọng văn thích hợp cho kiểu giao tiếp và mối quan hệ bạn đang có với người nhận thư, chẳng hạn, không quá suồng sã hay vồ vập nhưng cũng không quá cụt lủn, dè dặt, hoặc lạnh lùng.

Hồi đáp nhanh bất cứ thông tin nào được yêu cầu dù đó là lời khẳng định dự họp hay phản đối một lời biện minh.

Một lần nữa, văn hóa có vai trò ở đây bởi vì, có một số nền văn hóa, chẳng hạn Nhật, nơi người ta thường sẽ phớt lờ câu hỏi họ đã quyết định tiếp tục tiến tới hay từ chối thẳng một thương vụ nào đó chưa. Nhưng một khi bạn hiểu điều này bạn có thể dễ dàng suy luận ra rằng im lặng nghĩa là từ chối.

Ngôn ngữ nói

Mặc dù tiếng Anh đang trở thành một ngôn ngữ phổ biến để giao dịch kinh doanh trên khắp thế giới, vẫn có những quốc gia thực hiện các giao dịch kinh doanh bằng tiếng mẹ đẻ – đặc biệt nếu bạn mở những dự án tại những thị trấn hay vùng nông thôn ở xa trung tâm và những thành phố lớn. Có lẽ không thực tế nếu phải học toàn bộ tiếng địa phương trước một chuyến đi làm ăn vốn chỉ kéo dài hai tuần, nhưng bạn có thể ít nhất học một số cách nói quan trọng trong ngôn ngữ địa phương để giúp phá tan sự bỡ ngỡ ban đầu.

Nếu bạn sắp làm ăn tại một quốc gia mà bạn không rành ngôn ngữ của quốc gia đó, bạn có thể thuê một người phiên dịch hay một dịch giả đi cùng bạn đến các hội nghị kinh doanh. Bạn cũng có thể mời đồng nghiệp trong công ty của mình tham gia chuyến đi nếu anh ấy hay cô ấy nói trôi chảy ngôn ngữ đó.

Nếu bạn đang làm ăn qua mạng Internet, phải chắc rằng các hợp đồng và các tài liệu kinh doanh quan trọng luôn được viết bằng cả tiếng Anh lẫn tiếng địa phương thay vì chỉ bằng một thứ tiếng mà bản thân bạn không đọc được. Nếu bạn lo ngại người giúp bạn soạn hợp đồng không có những quan tâm thiết thân như bạn, bạn có thể thuê dịch giả riêng của mình để đọc cả hai phiên bản của hợp đồng. So sánh bản gốc với bản tiếng Anh, để bảo đảm việc dịch thuật là chính xác.

Melinda Bates, người điều hành Văn phòng Khách tham quan Tòa Bạch Ốc vào cuối thập niên 1990, chia sẻ với một giai thoại động trời mà cô cũng đã nói quatrong cuốn sách của cô, Chuyện Tòa Bạch Ốc. Câuchuyện nhấn mạnh việc hiểu nghĩa một từ trong một nền văn hóa nào đó có thể xây dựng hay phá vỡ một bang giao quốc tế như thế nào. Bates kể:

Vợ chồng Clinton đã quyết định chiêu đãi chủ tịch Trung Quốc và rất quan tâm việc hoạch định chương trình. Chúng tôi đã thực hiện nhiều sự kiện kiểu này nên không ai lo lắng điều gì ngoại trừ phòng tiệc dành cho nguyên thủ quốc gia, mặc dù rộng rãi theo tiêu chuẩn Mỹ, nhưng không đủ cho một buổi quốc yến. Nó chỉ có thể chứa 130 khách, gần như không đủ chỗ để phục vụ cho 400 khách mà họ muốn mời. Họ chọn lựa giải pháp duy nhất là dựng một cái lều (tent) trên Bãi cỏ Phía Nam của Tòa Bạch Ốc…Khi tôi nói “lều”, chắc bạn hình dung một cái lều lớn nào đó mà bạn từng nhìn thấy. Quên đi. Bạn chưa bao giờ thấy một cái lều như thế này. Về kích cỡ, bạn hãy tưởng tượng đó là “một tòa nhà có sân thượng đậu máy bay”. Nó trông thế nào ư? À, nó được dựng lên mà không cần lực đỡ bên trong. Nó là một tấm vải bạt khổng lồ trống trơn để trang trí lên đó. Những chùm đèn lấp lánh treo trên trần, những giàn mắt cáo với những cây hoa trang trí chung quanh, khiến nó trông như một khu vườn. Nhà trang trí nổi tiếng, David Tutera, dựng những tấm pa-nô màu để nó có vẻ như bên trong của Phòng Phía Đông. Ánh sáng làm cho không gian trở nên ấm cúng. Kỳ diệu đến mức mọi người phải ồ lên kinh ngạc thích thú khi bước vào. Vậy thì có vấn đề gì nữa? Chúng tôi tiến hành mọi việc, không nghĩ là có bất kỳ vấn đề gì cho đến khi Bộ Ngoại giao báo cho phía Trung Quốc biết Quốc Yến sẽ được tổ chức trong lều. Chúng tôi nghĩ họ sẽ hài lòng khi biết có bao nhiêu người đến dự được. Nhưng không. Hóa ra đối với người Trung Quốc, từ lều khiến người ta liên tưởng đến bệnh tật. Như trong câu “dân được đưa vào lều tạm trú sau trận lũ.” Tôi hỏi, “Họ quan tâm đến địa điểm hay bản thân từ ngữ.” “Chúng tôi nghĩ có thể chỉ là từ ngữ.” “Được rồi. Vậy nếu chúng tôi vẫn dựng lên chính cái lều đó nhưng gọi nó là sảnh đường được không?” “Được, sảnh đường là một từ tốt lành đối với người Trung Hoa, nên chắc sẽ có nhiều tiếng cười ở đó.” Chúng tôi đã mời 400 khách và sự thay đổi đơn giản một từ đã giúp chúng tôi tránh được một tai họa.

Cử chỉ và ngôn ngữ hình thể

Một cử chỉ đơn giản như vẫy tay ra hiệu với ai đó được coi là hạ cố và lăng mạ ở Ấn Độ. Roger Axtell làm nên sự nghiệp từ công việc tư vấn về tập quán quốc tế trong bộ sách rất nổi tiếng của ông, Do’s & Taboos. Ông chia sẻ câu chuyện về nhà phân phối người Saudi Arabe đột nhiên nắm tay ông đong đưa và cứ thế mà đi trên phố. Sau này Axtell hiểu ra rằng vị chủ nhà Saudi muốn tỏ dấu hiệu kính trọng và ngưỡng mộ ông. “Nếu tôi hất tay ông ra, hẳn đó sẽ là một sự khinh miệt ghê gớm,” Axtell giải thích.

Trừ phi bạn sống ở nước khác trong một thời gian dài, sẽ là không thực tế nếu cố học tất cả những cử chỉ diễn tả một văn hóa cụ thể. Thực tế hơn là học những cử chỉ nào vốn được chấp nhận trong nền văn hóa của bạn nhưng không được chấp nhận, hay thậm chí mang một ý nghĩa khác, ở nước khác. Chẳng hạn, ra dấu “okay” có nghĩa là “ổn, tốt” trong văn hóa Mỹ và Đức, nhưng ở Bồ Đào Nha, Brazil, Tây Ban Nha, Nga, Paraguay, và Uruguay, nó được xem là một cử chỉ tục tĩu. Ở Nhật, dấu hiệu “okay” có nghĩa là “tiền bạc”.

Ở Úc, đưa ngón tay cái lên (thumbs up) được coi là thô tục, và ở Iran là xúc phạm, trong khi ở Mỹ, Anh quốc, hay Nga lại có nghĩa là “tuyệt” hay “tuyệt vời”.

Đưa ngón tay cái xuống (thumbs down) là khiếm nhãở Hy Lạp; và nó có nghĩa là chỉ trích ở Canada và Mỹ.

Ngôn ngữ cơ thể thích hợp, cách đứng ngồi, cũng như những biểu lộ trên mặt, sự im lặng, và không gian riêng tư bao nhiêu thì vừa, tất cả đều khác nhau tùy theo mỗi nền văn hóa. Một vài nền văn hóa có rất ít khoảng trống giữa người này với người kia khiến cho có người phải ngồi thu mình lại. Nhưng nếu điều đó xảy ra, một hành động như thế có thể bị xem là khiếm nhã, có thể phá hoại mối quan hệ làm ăn mới hình thành hoặc đang phát triển. Ví dụ, ở Trung Đông, bạn bị coi là bất lịch sự khi ngồi tréo chân và để lộ đế giày.

Các phong cách đàm phán

Đề mục này có tầm quan trọng to lớn trong kinh doanh toàn cầu đến mức chương tiếp theo dành hẳn để bàn về nó. Còn bây giờ, chúng ta hãy nghiên cứu những điều mà giáo sư luật Jeswald Salacuse của Đại học Tufts, tác giả hai cuốn sách nói về đàm phán toàn cầu, Making Global Deals, và The Global Negotiator, phải nói về chủ điểm đó. Salacuse liệt kê mười qui tắc đàm phán đơn giản trong Making Global Deals. Sau đây là vài qui tắc trong số đó: Chuẩn bị thật kỹ. Ngoài việc biết mọi thứ về thương vụ, hãy trở thành một chuyên gia về các nền văn hóa và các quốc gia liên quan đến thương vụ đó. Xây dựng các mối quan hệ. Cần biết xã giao bên ngoài bàn đàm phán. Thể hiện sự quan tâm thực sự đối với đất nước và văn hóa của đối tác. Bình thản. Rất khác nhau trong việc một nền văn hóa có thể khoan dung bao nhiêu trong khi đàm phán. Ở Mỹ, có thể chấp nhận một bình luận giận dữ khi đàm phán, trong khi đó tại Thái Lan, một bình luận như vậy cho thấy bạn không bình thường.

Tránh những chủ đề nhạy cảm về chính trị

Mặc dù hầu như ai cũng rõ điều này nhưng không có gì ngại ngùng khi hỏi thăm người nào đó mà bạn tin tưởng để có được những gợi ý cụ thể về các chủ đề cần tránh hoặc ít nhất đọc sách vở về quốc gia đó để có một danh mục những cách tránh nói hớ. Ví dụ, đừng nói chuyện nghèo đói ở Ấn Độ, hay chủ nghĩa cộng sản ở Nga. Một quản trị viên thương vụ 42 tuổi ở Đức cho biết thêm rằng, khi làm ăn với người Đức, bạn nên “tránh đi sâu vào những vấn đề chính trị hiện hữu. Hầu hết mọi người bạn gặp gỡ trong kinh doanh có xu hướng bảo thủ nhưng cũng có một số người không như vậy, và đằng nào bạn cũng rơi vào tình huống khó xử. Ngoài ra, lịch sử nước Đức cũng khá phức tạp, dù đó là Đế chế Thứ ba hay Cuộc tái thống nhất năm 89. Mọi người có thể sẽ trả lời theo kỳ vọng (chống Phát xít và ủng hộ thống nhất) nhưng họ sẽ xem đó như một kiểu thăm dò tình cảm gây bối rối cho họ.”

Trao và nhận quà

Khi nào thì bạn sẽ mang quà cho một đối tác kinh doanh? Thường thường nếu bạn đến thăm ai đó tại nhà riêng, bạn nên mang quà đến. Nhưng ở một số nước, như Trung Quốc, theo những người mới đến đó làm ăn mà tôi có dịp trò chuyện, có tập quán tặng quà, đặc biệt là quà thực phẩm, cho những người mà bạn đang gặp gỡ giao thương. Tuy nhiên, như đã chỉ ra trong phần Hôn, Cúi chào hay Bắt tay, “Tặng quà là vấn đề nhạy cảm ở Trung Quốc. Về lý thuyết, điều đó là phạm luật, nhưng ngày càng có nhiều người chấp nhận việc tặng quà.” Trang web 1worldglobalgifts.com khuyên, “Nếu bạn muốn tặng quà cho một người, bạn phải làm việc đó trong khung cảnh riêng tư, chứ không phải trong khung cảnh trịnh trọng”.

Trao quà khi bạn tổ chức, hay tham dự, một cuộc triển lãm thương mại thì sao? Khi tôi tham dự Hội sách Frankfurt, có nhiều đại lý hay nhà xuất bản mà tôi gặp từ nhiều nền văn hóa khác nhau, đặc biệt là Đức và Đài Loan, thích trao quà vào đầu cuộc họp kinh doanh. Sẽ bị coi là bất lịch sự nếu từ chối món quà đó hoặc vồ vập món quà quá đáng. Tôi sẽ bàn về những vấn đề này chi tiết hơn ở chương Bảy, nhưng nói chung, cần xem xét bạn sẽ chi bao nhiêu tiền cho món quà để không xúc phạm người tiếp đón hoặc bị kết tội là quá phung phí? Tránh chi quá nhiều tiền đến mức bạn có thể bị coi là đưa và nhận hối lộ, nhưng tránh chi quá ít, hay mua món gì đó quá tầm thường đến độ bạn bị coi như kẻ keo kiệt hay thẩm mỹ kém.

Ngày lễ và thời gian nghỉ ngơi

Khi lần đầu làm ăn trong môi trường quốc tế, dù qua thư điện tử hay chuẩn bị một chuyến đi làm ăn ở nước ngoài, cần xem kỹ thời điểm ấy trong năm tại quốc gia khác có phải là ngày lễ hay thời gian nghỉ ngơi không. Ví dụ, có một tuần đầu mùa xuân các nước châu Á, trong đó có Trung Quốc, Indonesia, Việt Nam, Triều Tiên, và Đài Loan tổ chức lễ lạc, gọi là Tết âm lịch. Các công ty đóng cửa suốt cả tuần. Thậm chí trong một tuần hay thậm chí hai tuần trước tuần tết bắt đầu, mọi việc cứ chậm dần để chuẩn bị cho những ngày lễ đó. Tìm cách thúc đẩy một thương vụ mới hoặc những buổi đàm phán trong khi hầu hết mọi người đang tập trung lo toan cho những ngày lễ sắp đến của họ thì chẳng khác gì tổ chức một hội nghị kinh doanh tại Manhattan vào chiều thứ sáu trước ngày Lễ Tưởng Niệm vào cuối tuần.

Thời gian nghỉ ngơi rất khác nhau trên khắp thế giới. Các doanh nhân Mỹ chỉ có một hoặc hai tuần, trong khi thầy giáo, sinh viên, hay những người tự kinh doanh có thể nghỉ nhiều hơn. Các nước khác, đặc biệt là Pháp, Đức, Tây Ban Nha, và năm nước vùng Scandinavia – Na Uy, Đan Mạch, Thụy Điển, Phần Lan, và Băng Đảo – thường chọn tháng Bảy và tháng Tám hay cả tháng Tám làm thời gian nghỉ ngơi. Không thu xếp được những chuyến đi làm ăn theo các tập quán địa phương đó có thể sẽ dẫn đến thất vọng và những cảm giác khó chịu. Chẳng hạn, có thể thuận tiện hơn cho bạn nếu bạn đến Tây Ban Nha hay Ý trong tháng Tám, nhưng sẽ khó khăn cho bạn khi muốn tìm người nào ở đó sẵn sàng gặp bạn bởi vì đó là thời gian nghỉ ngơi của họ và chắc rằng họ không có mặt ở thành phố.

Tại hầu hết các nước Hồi giáo, chẳng hạn, ngày thứ Sáu không phải là ngày làm việc, và một số nước còn không làm việc vào các ngày thứ Năm, nhưng làm việc vào Chủ nhật. Tại Israel, trên lý thuyết, không ai tiến hành việc kinh doanh trong thời gian diễn ra lễ Sabbath của người Do Thái, thường kéo dài từ sập tối thứ Sáu đến sập tối thứ Bảy cũng như vào những ngày lễ Sám hối và lễ Vượt qua. Nhiều doanh nghiệp ở châu Âu kết thúc sớm ngày làm việc thứ Sáu vào mùa hè để nhân viên ra về sớm hưởng kỳ nghỉ cuối tuần giống như một số doanh nghiệp Mỹ với Ngày Tưởng Niệm (cuối tháng Năm) và Ngày Lao động (đầu tháng Chín), đặc biệt tại những tiểu bang mà thời tiết mùa hè dễ chịu chỉ xuất hiện trong thời gian ngắn ngủi. Tại châu Âu, các doanh nghiệp của một số nước, như Pháp, Tây Ban Nha, Đức, và Đan Mạch, đóng cửa suốt tháng Tám hay ít nhất trong ba tuần, để mọi người có thể nghỉ làm việc, vì họ tin rằng việc này sẽ dẫn đến hiệu suất và tiết kiệm chi phí nhiều hơn cũng như sự cân bằng giữa công việc và đời sống mà rất nhiều người ở Mỹ, điển hình cho cả thế giới về cái vẫn được gọi là đạo đức Tin Lành (làm việc nhiều hơn, nghỉ ngơi ít hơn), đang tìm cách đạt được.

Cuối cùng, mỗi quốc gia có những ngày lễ độc lập và các lễ hội tôn giáo riêng của mình. Vào những ngày này hầu hết các ngân hàng, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đều không làm việc. Người Anh, người Canada và người châu Âu nói chung chào mừng “Ngày Lao động” của mình vào ngày 1 tháng Năm, chứ không vào ngày thứ Hai đầu tiên của tháng Chín như ở Mỹ. Tuy nhiên, vào ngày lễ ngân hàng cuối tháng Tám, người Anh và người Canada tặng thêm cho nhân viên một kỳ nghỉ ba ngày đế đánh dấu việc kết thúc mùa nghỉ hè.

Những ngày lễ quốc tế được liệt kê, bên cạnh những nơi khác, tại www.bank-holidays.com và www.infoplease.com/ipa. Trang web của Bộ Thương mại Mỹ www.export.gov cũng cung cấp thông tin đầy đủ về tuần làm việc và những ngày làm việc và ngày nghỉ lễ của các quốc gia trên thế giới.

Những vấn đề liên quan đến tôn giáo

Không nhất thiết phải có một hiểu biết tường tận về mọi tôn giáo trên thế giới, nhưng sẽ hữu ích nếu ít nhất biết được những tôn giáo và những tín điều căn bản của các tôn giáo đó là gì. Ngoài ra, bạn cũng cần cẩn thận đừng nhạo báng bất kỳ hệ tín điều nào, dù bạn có đồng ý với một hay tất cả nguyên lý của nó hay không. Có nhiều tôn giáo trên khắp thế giới nhưng những tín ngưỡng chính là: Phật giáo; Cơ đốc giáo bao gồm Ki-tô giáo, Tin Lành; Khổng giáo; Ấn Độ giáo; Hồi giáo; Thần đạo (Nhật Bản); đạo Sikh (Ấn Độ); và Lão giáo cũng như những người tự coi mình là người theo thuyết bất khả tri (tin vào Thượng đế nhưng không tin vào một hệ tín điều cụ thể nào cả) và những người vô thần (những người không hề tin vào Thượng đế).

Khi bạn đang ở thăm một quốc gia khác, đồng nghiệp kinh doanh của bạn có thể đưa bạn đi tham quan chỗ này chỗ kia, trong đó có chuyến thăm một đền thờ. Đừng ngạc nhiên nếu bạn được yêu cầu tháo giày ra khi bước vào trong đền thờ theo phong tục của họ.

Nói chung, hầu hết người Hindu là người ăn chay. Không nhất thiết bạn là người ăn chay nhưng nếu bạn đang ở thăm Ấn Độ và dự buổi ăn trưa làm việc với những người ăn chay, bạn cần tránh ăn thịt vì như vậy sẽ xúc phạm họ. Tương tự bạn nên tránh gọi thịt heo nếu bạn đang ăn tối làm việc với một người theo đạo Do Thái, đặc biệt nếu người đó theo đạo chính thống hay ăn kiêng.

Ở Mỹ, như một nguyên tắc cơ bản trong kinh doanh, tốt nhất là nên tránh bàn về tôn giáo trong những tình huống có liên quan đến kinh doanh. Nguyên tắc đó cũng áp dụng trên khắp thế giới mặc dù nó có thể gắn với những tôn giáo khác nhau. Những niềm tin tôn giáo của một cá nhân rất thiêng liêng và riêng tư; việc bày tỏ sự tôn trọng đối với tôn giáo của người khác, trong đó ít nhất có sự hiểu biết về lịch sử và những tín điều của nó, không có nghĩa là đồng ý với tôn giáo đó.

Giờ đây, khi đã có hiểu biết khá hơn về những nguyên tắc cơ bản của phép tắc kinh doanh và cách chúng được áp dụng trên khắp thế giới, bạn có thể thấy ích lợi khi thực hiện hai bản khảo sát tự đánh giá vốn đo lường Hệ số Nghi thức Kinh doanh (BEQ) và Hệ số Nghi thức Kinh doanh Quốc tế (IBEQ) của bạn.

Hệ số nghi thức kinh doanh của bạn

Bản tự đánh giá này được trích và in lại với sự cho phép của nhà xuất bản Hannacroix Creek Books, Inc. từ ấn bản lần thứ hai cuốn Business Protocol của Tiến sĩ Jan Yager.

Chọn câu trả lời cho mỗi câu hỏi phản ánh chính xác điều bạn thường làm (không phải điều bạn mong muốnsẽ làm) trong các tình huống sau đây:

1. Khi được mời đến một sự kiện kinh doanh, tôi luôn hồi đáp (RSVP) trong vòng một tuần.
2. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
3. Tôi luôn gọi lại vào cùng ngày tôi nhận được thông tin.
4. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
5. Tôi không bao giờ nguyền rủa trong khi làm việc.
6. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
7. Tôi luôn viết vài lời cám ơn trên giấy hay gởi e-mail cám ơn (hoặc gọi điện thoại cám ơn) về những bữa ăn, những món quà, hay mọi cử chỉ thiện chí khác dành cho tôi.
8. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
9. Cách thức ăn uống của tôi là mẫu mực.
10. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
11. Tôi tự thấy mình là bộ phận của tập thể, thay vì một thành viên đơn độc trong công ty chỉ lo tìm lời khen cho những nỗ lực cá nhân của tôi.
12. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
13. Tôi trả lời ngay lập tức những bức thư quan trọng và quan tâm xử lý số e-mail và thư từ còn lại trong vòng ít ngày nhưng dứt khoát đến cuối tuần là xong hết.
14. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
15. Trước khi làm việc với người nào đến từ một nền văn hóa khác, tôi dành thời gian tìm hiểu nghi thức chỉ cótrong nền văn hóa của người đó để tôi không phải xúc phạm bất cứ người nào.
16. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
17. Vì sự công bằng, tôi sẵn sàng khen ngợi người nào dù tôi không thích vài điều về người đó.
18. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
19. Tôi gởi thiệp vào những ngày lễ hay những món quà thích hợp cho những đối tác kinh doanh quý trọng nhất của tôi.
20. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng

Tự cho mình 3 điểm khi trả lời đúng ; 2 điểm khi trả lời thỉnh thoảng, và 1 điểm cho câu trả lời không. Và cộng điểm lại. Nếu bạn có tổng số điểm từ 28 đến 30, Hệ số Nghi thức Kinh doanh của bạn (BEQ) là tuyệt vời. Nếu tổng số điểm của bạn từ 20 đến 24, Hệ số BEQ của bạn thuộc loại khá. Nếu tổng số điểm của bạn từ 10 đến 19, Hệ số BEQ của bạn thuộc loại tồi. Bây giờ hãy xem xét các câu trả lời của bạn. Hãy tự tưởng thưởng mình với tất cả những câu trả lời Đúng của bạn và đặc biệt chú ý những câu trả lời Không. Đó chính là những việc mà bạn cần tập trung cải thiện. Những câu trả lời “Thỉnh thoảng” của bạn cho thấy bạn biết điều gì đúng cần phải làm, nhưng bạn cần làm việc đó thường xuyên hơn nữa. Cả mười vấn đề nêu lên trong bản tự đánh giá 1 đều được đề cập trong cuốn sách này, trong phần nói về những phép tắc xã giao cơ bản trong kinh doanh theo sau đây, và trong suốt phần còn lại của cuốn sách, khi những vấn đề đó được áp dụng cho các doanh nghiệp quốc tế.

Hệ số kinh doanh quốc tế của bạn

Mười lăm câu hỏi trong bản khảo sát tự đánh giá này và những phân tích được thiết kế nhắm đến những mối quan tâm về nghi thức giao tiếp trong kinh doanh nói chung bất kể quốc gia nào bạn đang làm ăn hoặc ở thăm.

1. Tôi dành thời gian tìm hiểu kỹ cách nói hoặc cách viết tên người bằng ngôn ngữ của họ cũng nhưđánh giá giới tính của người mà tôi đang giao tiếp.
2. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
3. Tôi tìm hiểu kỹ việc giới thiệu thích hợp nếu tôi đang ở thăm một quốc gia khác hoặc nếu một người từ một nền văn hóa khác đang thăm tôi tại công ty của tôi.
4. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
5. Tôi tìm hiểu kỹ những nghi thức liên quan đến danh thiếp kinh doanh bao gồm việc đưa danh thiếp của tôi đúng cách, nó có nên in bằng hai thứ tiếng hay không – tiếng Anh mặt trước và tiếng bản xứ mặt sau – và tôi có một hộp đựng danh thiếp kinh doanh để đặt tấm danh thiếp được tặng vào đó sau khi đã đọc qua.
6. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
7. Các tập tục về ăn uống, tiệc tùng quá đặc thù tuỳ theo mỗi nền văn hóa nên tôi phải dành thời gian tìm đọc nhiều sách báo liên quan hoặc thực hiện những cuộc phỏng vấn lấy thông tin trước khi tôi đi thăm nước ngoài hoặc đón khách đếntừ một nền văn hóa khác.
8. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
9. Tôi hiểu rõ những yếu tố tạo nên sự đúng giờ trong mỗi một nền văn hóa mà tôi đang ở thăm không chỉ là thời gian họp hành mà còn là tiến độ mong đợi của bất kỳ dự án hay công việc nào mà chúng tôi đang hợp tác.
10. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
11. Tôi nghiên cứu kỹ địa điểm của mỗi cuộc họp kinh doanh và chọn một nơi họp phù hợp với nền văn hóa hay ngành kinh doanh cụ thể.
12. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
13. Tôi xem xét cẩn thận những ai sẽ dự họp để tránh tối đa không xúc phạm bất cứ người nào do mờihọp những người có địa vị quá cao hoặc quá thấp.
14. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
15. Tôi dành thời gian để tìm hiểu cách ăn mặc phù hợp tại các cuộc họp kinh doanh cũng như tại các sự kiện kinh doanh có nhiều người tham dự.
16. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
17. Được thừa nhận là một người sử dụng ngôn ngữ nói và viết thích hợp trong mỗi nền văn hóa mà tôi giao dịch làm ăn đối với tôi rất quan trọng nên tôi dành thời gian để nắm chắc những điều cần biết bao gồm một số câu chào hỏi và những lối diễn đạt căn bản trong ngôn ngữ bản địa.
18. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
19. Tôi biết rằng những cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể có tính đặc thù về văn hóa nên tôi đang nghiên cứu những điểm tương đồng và dị biệt đó là gì trong mỗi nền văn hóa mà tôi đang giao dịch làm ăn để tôi không vô tình diễn giải sai bất cứ cử chỉ hay lối diễn đạt nào.
20. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
21. Tôi hiểu phong cách đàm phán chuẩn mực là gì trong mỗi nền văn hóa mà tôi đang giao dịch làm ăn.
22. a) Đúng b) sai c) Thỉnh thoảng
23. Tôi nghiên cứu kỹ và tìm ra những chủ đề hay những vấn đề nhạy cảm chính trị mà tôi nên tránh để không làm xúc phạm ai.
24. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
25. Tôi biết chỗ nào thì việc tặng và nhận quà được chấp nhận và được mong đợi và tôi cũng biết những hướng dẫn phải theo để tôi không có những quyết định tặng và nhận quà vốn có thể bị xem là tham nhũng, hoặc việc làm đó có thể khiến tôi bị kết tội nhận hối lộ, dù không phải vậy.
26. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
27. Tôi nỗ lực tìm hiểu những ngày lễ nào được các quốc gia chào đón để biết rõ khi nào các bạn đồng nghiệp kinh doanh quốc tế có thể không rảnh để nhận hoặc trả lời thư điện tử hay điện thoại hoặc tiếp đón tôi tình cờ đến quốc gia đó vào thời điểm đó.
28. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng
29. Tôi thực hiện những cuộc phỏng vấn hoặc đọc sách về việc hành trì tôn giáo và các mối quan tâm có liên quan như tập tục ăn mặc, ăn uống, hay các ngày lễ đối với từng quốc gia mà tôi giao dịch làm ăn, dù qua điện thoại, qua Internet, dù là người chủ đón khách, hay gặp gỡ trực tiếp, để không xúc phạm bất cứ người nào.
30. a) Đúng b) Sai c) Thỉnh thoảng

Tự cho mình “3 điểm” với mỗi câu trả lời “đúng”; “2 điểm” cho mỗi câu trả lời “thỉnh thoảng” và “1 điểm” cho mỗi câu trả lời “sai”.

Nếu tổng số điểm của bạn từ 40 đến 45, hệ số nghi thức quốc tế của bạn rất tốt đến rất tuyệt. Bạn biết những mối quan ngại nào cần xử trí nói chung và cách thức nó thỏa ứng một cách cụ thể với mỗi nền văn hóa hay quốc gia mà bạn đang giao dịch kinh doanh.

Nếu tổng số điểm của bạn từ 25 đến 36, hãy nhìn lại những câu hỏi mà bạn trả lời “thỉnh thoảng” hoặc “sai”. Những câu hỏi đó là nơi bạn cần đem hết năng lực và thời gian để đưa những kỹ năng về nghi thức quốc tế của bạn lên một trình độ cao hơn nhằm đem lại lợi thế cho công việc làm ăn của bạn.

Nếu bạn chỉ có từ 15 đến 25 điểm, bạn để cho công việc của mình đột ngột ngưng trệ.

Luôn nhớ rằng nếu bạn định đi nước ngoài làm ăn bạn sẽ cần nắm chắc mười lăm điều quan ngại về nghi thức quốc tế này, dù bạn đi Triều Tiên để họp với người đứng đầu bộ phận bán hàng của một công ty, hay bạn làm chủ một buổi tiệc tối tại nhà hàng gần văn phòng Chicago của bạn để tiếp vị chủ tịch một công ty đóng tại Mumbai, Ấn Độ mà ông ta vốn là một người ăn chay.

Chương 3TẠO DỰNG QUAN HỆ TRƯỚC, CÔNG VIỆC SẼ ĐẾN SAU

ỞMỹ, các mối quan hệ thường phát triển từ việc làm ăn kinh doanh, nhưng ở các nơi khác trên thế giới, cụ thể là châu Á, phải có quan hệ trước khi bất kỳ thương vụ nào được tiến hành. Khi các mối quan hệ được củng cố và lớn mạnh, công việc kinh doanh cũng sẽ như vậy.

Tạo dựng các mối quan hệ quốc tế có thể là một thách thức đối với những người Mỹ vốn đôi khi thiếu sự kiên nhẫn cần thiết.

Nói về việc tạo dựng các mối quan hệ làm ăn ở các quốc gia khác, cần biết rằng về đại thể có hai loại quan hệ khác nhau rõ rệt: một là quan hệ làm ăn đơn thuần và hai là quan hệ có kèm theo tình bạn. Tại một số nền văn hóa, chẳng hạn Indonesia, mọi người cho rằng trước hết bạn cần xây dựng tình bạn đã, rồi công việc làm ăn sẽ theo sau. Tại các quốc gia khác, có một qui phạm là phải tách rời tình bạn và công việc đến mức cho rằng đã làm ăn với nhau thì cần phải loại trừ việc trở nên bạn bè thân thiết, ít nhất là chừng nào quan hệ kinh doanh còn tiếp diễn. Tuy vậy, nếu tình bạn và công việc tách rời, trong nhiều nền văn hóa vẫn có khuynh hướng hướng tới những quan hệ lâu dài, mặc dù đó là quan hệ làm ăn hơn là quan hệ cá nhân.

Ở Ý, điều quan trọng là bất kỳ quan hệ kinh doanh nào cũng khởi đầu thông qua quan hệ cá nhân. Điều đó có nghĩa là bạn phải kết nối với một ai đó ở địa phương đã có quan hệ làm ăn với người hay công ty mà bạn đang tìm cách tiếp cận.

Công việc kinh doanh càng lớn, sự kết nối cá nhân càng quan trọng. Cách thức lý tưởng nhất để tạo dựng một quan hệ kinh doanh quốc tế là bắt đầu bằng một cuộc họp mặt trực tiếp, bất chấp những khoảng cách về địa lý. Ở Nhật họ gọi đó là “thăm xã giao” (courtesy call).

Giáo sư luật Jeswald We. Salacuse, một chuyên gia về đàm phán toàn cầu, phải tổ chức nhiều cuộc thăm xã giao như vậy để nhận được một khoản tài trợ của một tập đoàn lớn. Giáo sư Salacuse nói rằng để có được khoản tài trợ từ một tập đoàn lớn, ông ta đã phải thực hiện bốn chuyến viếng thăm vượt thái bình dương đến Nhật và nhiều cuộc thăm xã giao kiểu đó. Điều ông nhận ra là sự sốt sắng thăm viếng xã giao của ông nhằm bày tỏ sự quan tâm sâu sắc và chân thành của ông với nhà lãnh đạo tập đoàn. Nó còn tạo cơ hội cho vị lãnh đạo gặp gỡ làm quen với Giáo sư Salacuse và để cho quan hệ phát triển.

Chuyên gia kinh doanh người Nhật Rochelle Kopp của công ty Tư vấn Japan Intercultural nói rằng chính việc bạn ghé thăm một người “mà không báo trước” là bạn đã biến nó thành cuộc viếng thăm xã giao. Trái lại, ở Mỹ, người Mỹ thường bận rộn đến độ cho rằng làm như vậy là tốn thời giờ. Kopp nói rằng ở Nhật mọi người thường ghé thăm nhau, uống một chén trà và trò chuyện về mọi thứ ngoại trừ công việc. Theo Kopp, “Người Nhật thích tán gẫu và sẵn sàng trò chuyện hồi lâu với bạn. Bạn muốn biết những người bạn giao dịch làm ăn là ai. Họ đến từ vùng nào trong nước Nhật? Sở thích của họ là gì? Họ sẽ hỏi bạn những câu tương tự như vậy về những sở thích và các môn thể thao.”

Tất cả là một khúc dạo đầu dẫn đến một cuộc họp mà kết cục sẽ là những trao đổi về việc làm ăn. Kopp thêm rằng ở Nhật, mỗi lần bạn sắp sửa gặp gỡ mọi người, bạn nên mang theo cái gì đó để ăn như bánh kẹo. Bất cứ khi nào Kopp đến Nhật làm việc, cô đều mang theo hai va-li, một đựng quần áo và một cái lớn hơn chất đầy kẹo để làm quà.

Dù cho một nền văn hóa nào đó có “qui tắc” tách rời công việc làm ăn với các quan hệ cá nhân, nhưng nếu hai cá nhân quan tâm đến nhau và một tình bạn nảy nở, thì điều đó tự nó cũng sẽ phát triển một cách tự nhiên. Tuy nhiên, biết quốc gia nào không khuyến khích các quan hệ cá nhân trong làm ăn kinh doanh cũng là điều hữu ích. Như vậy, nếu ai đó không khuyến khích phát triển một quan hệ cá nhân trong khuôn khổ hoạt động kinh doanh, chắc chắn bạn không thấy bị xúc phạm. Ví dụ, người ta cho rằng ở Nhật, khi bạn vui vẻ với nhau ngoài công việc, thường là để phát triển tình bạn hơn là đơn thuần vì củng cố quan hệ kinh doanh.

Những dị biệt văn hóa trong cách tiếp cận các quan hệ trong kinh doanh chỉ nên xem như những nguyên tắc hướng dẫn. Trong thực tế, mỗi quan hệ sẽ phát triển vì những yếu tố tự thân của nó.

Một đạo diễn kiêm nhà sản xuất điện ảnh đến từ Venezuela, chẳng hạn, nói rằng trong nền văn hóa của đất nước cô, nếu cô kết bạn với một người trong giới kinh doanh và nếu mọi chuyện tiến triển và buộc cô phải chọn lựa giữa công việc và tình bạn, cô sẽ chọn tình bạn.

Khởi đầu một quan hệ toàn cầu

Bước thứ nhất để xây dựng bất kỳ quan hệ quốc tế nào là tiếp xúc ban đầu. Dù bạn làm việc cho một công ty đa quốc gia hay mở công ty riêng và đang kinh doanh thông qua một trang web, thì chắc chắn là cuối cùng bạn sẽ liên lạc với một người nào đó ở nước ngoài.

Nếu bạn dành thời gian để tìm hiểu kỹ bạn có nên trước tiên liên lạc với một người cụ thể hay không, thì điều này có thể giúp bạn tránh được một số xung đột trong tương lai. Ví dụ, tìm hiểu xem bạn ở địa vị cao hơn hay thấp hơn so với người bạn đang tìm cách liên lạc để hoặc xây dựng một đối tác tiềm năng hoặc cùng làm ăn. Liệu sự không cùng đẳng cấp có gây trở ngại cho việc hợp tác làm ăn cũng như việc phát triển một quan hệ trước mắt hay lâu dài không? Tôi đã nghiên cứu và thấy rằng kết bạn với người cùng đẳng cấp/địa vị là kiểu liên kết kinh doanh ít nguy cơ nhất và an toàn nhất.

Tuy nhiên, kết nối vì kinh doanh không nhất thiết có nghĩa là bạn cần đi ra nước ngoài và gặp gỡ với những người mà bạn dự định giao dịch kinh doanh trực tiếp. Mặc dù đó chắc chắn là một phương pháp để làm điều đó, hệ thống phương pháp mà tôi được học khi lần đầu tiên đi làm cho Grove Press, Inc. về bản quyền nước ngoài là tôi liên lạc với những người đại diện địa phương và họ sẽ thiết lập các mối quan hệ với khách hàng tại nhiều quốc gia khác nhau. Mặc dù chắc chắn đó là một lợi thế để đi đến quốc gia của người đại diện địa phương, gặp gỡ trực tiếp và giúp thúc đẩy quan hệ của bạn tiến triển bằng cách gặp gỡ họ “ở sân nhà” của họ, nhưng bạn cũng có thể gặp gỡ tại các triển lãm thương mại diễn ra trên khắp thế giới để các bạn có thể gặp nhau ở đó và thúc đẩy công việc bằng điện thoại hoặc thư điện tử. Bằng cách đó, bạn đang dồn năng lực vào cái quan hệ với người đại diện địa phương đang sống tại các quốc gia mà bạn muốn đến làm ăn. Họ sẽ tìm mọi cách xây dựng các mối quan hệ với khách hàng địa phương; họ sẽ cho bạn quyền gia nhập vào một thương vụ mới. Những người đại diện địa phương đó cũng sẽ giúp bạn tránh nói hay làm điều gì đó gây bối rối cho người khác; họ có thể gợi ý cách trình bày một dự án hay một ý niệm để nhiều khả năng nó được các doanh nghiệp chấp nhận hoặc, nếu bạn bán một sản phẩm ra thế giới, thì sản phẩm đó được dân chúng nền văn hóa và quốc gia sở tại chấp nhận.

Trong cuốn sáchGlobal Manifest Destiny,JohnA. Casoline và Andrew R. Thomas đưa ra những dẫn chứng rất thú vị về các công ty vốn cần các đại diện địa phương hay các chi nhánh để tránh những sơ suất về ngôn ngữ. Sau đây là một vài ví dụ về việc thay đổi để ngôn ngữ phù hợp và khả thủ về mặt văn hóa:

Tên chiến dịch quảng cảo lừng danh của General Motor“Body by Fisher” (Thân xe do hãng Fisher sản xuất) trong tiếng Flemish (ngôn ngữ chính ở miền bắc nước Bỉ) trở thành “Corps by Fisher” (Những xác chết tạo ra bởi Fisher)

Khẩu hiệu cho công ty thịt gà của Frank Perdue “It takes a tough man to make a tender chicken” (Cần một người đàn ông dẻo dai để làm thịt một con gà thật mềm) trong tiếng Tây Ban Nha trở thành “It takes a virile man to make chicken affectionate” (Cần một người đàn ông sung sức để khiến những con gà trở nên nồng nàn)

Những công ty xuất bản trên thế giới sử dụng các đại lý – còn được gọi là công ty bên ngoài hay đại lý cộng tác nếu công ty quảng cáo đó đặt tại một quốc gia khác – để giám sát việc dịch thuật tựa đề một cuốn sách nào đó, đảm bảo rằng ý đồ nguyên sơ của tác giả không bị mất đi trong quá trình chuyển ngữ như trong các ví dụ trên.

Các doanh nghiệp khác cũng như những người ra nước ngoài làm việc cho những công ty đa quốc gia, hoặc một công ty Hoa Kỳ nào đó có văn phòng đặt tại nhiều quốc gia khác nhau cũng sử dụng phương pháp tương tự để tận dụng sự trợ giúp của người dân địa phương, nhờ đó những người mới đến có thể học hỏi thích nghi nhanh chóng. Barry Petersen, phóng viên cấp cao của hãng CBS News, đã có hai mươi lăm năm sống và làm việc tại nhiều quốc gia trên thế giới, chủ yếu là Nhật Bản, Trung Quốc và Mát-xcơ-va. Peterson đã tìm ra một cách tối ưu để nhanh chóng học hỏi những điều cần biết về mỗi nền văn hóa mới bằng cách tìm đến những người mà ông gọi là “nhà thám hiểm”, nhằm giúp ông hòa nhập với nền văn hóa mà mình sẽ sống và làm việc ở đó. Peterson nói ông không có thời gian để chuẩn bị gì nhiều khi chuyển đến Nhật Bản nhưng lúc tới nơi, ông đã đọc mọi thứ có thể để tìm hiểu về nó.

“Tôi đọc những cuốn sách giống như quyển mà bạn đang viết,” Peterson nói. “Tôi nói chuyện với những người đang hoặc đã sống ở đó. Tôi nghiên cứu thêm một vài thứ. Việc đọc chính là điểm mấu chốt. Tôi tiến hành nghiên cứu song song với quá trình sống ở đất nước này. Và tôi cũng làm tương tự khi chuyển đến Mát-xcơ-va. Tôi nghĩ điểm then chốt nằm ở chỗ: nếu bạn đến những nơi như thế này, nếu bạn có ý định kinh doanh, hãy nhờ đến những nhà thám hiểm đã đi trước bạn. Họ biết rõ những chỗ nên tránh. Họ biết nơi có những dấu hiệu, nơi bạn nên rẽ phải trong khi bạn nghĩ mình nên rẽ trái.”

Tiến sĩ Gayle Carson là một diễn giả kiêm doanh nhân đã diễn thuyết thành công trên khắp thế giới. Tìm được một nhà tài trợ địa phương được bà xem là yếu tố then chốt mỗi khi đi công tác và làm việc ở nước ngoài. Đối với Tiến sĩ Carson, một “nhà tài trợ” có vai trò tương tự như “nhà thám hiểm” của Peterson hay tương tự như các đại lý cộng tác ở địa phương. Bằng cách này Carson biết chắc rằng mình sẽ được trả công xứng đáng, được trọ tại những khách sạn tốt nhất và không phải lo lắng về vấn đề đi lại ở nơi đó. Tất nhiên phải điều tra kỹ lưỡng về nhà tài trợ và đảm bảo họ có một lịch sử hoạt động minh bạch. Bà có một nhà tài trợ trong năm năm tại Indonesia và điều đó cũng mang lại cho bà thêm nhiều cuộc hẹn diễn thuyết mà bà đã cùng chia sẻ chúng với nhà tài trợ của mình. Mỗi khi người ta biết được bà có kế hoạch đến diễn thuyết và đã quen thuộc với các tác phẩm của bà – những tác phẩm sẵn sàng có mặt tại các nhà sách khi bà đến nơi, tiếng lành đồn xa và họ bắt đầu tìm đến bà. Khi đó, bà giao cho nhà tài trợ của mình thực hiện tất cả những cuộc thương thuyết với họ.

Làm cách nào để tìm được một nhà tài trợ? Theo lời Tiến sĩ Carson, đó không phải là việc dễ dàng. Bà kể người tài trợ của mình ở Indonesia đã từng nghe bà diễn thuyết trong một hội nghị ông tham dự. Ngày nay, việc đó dễ dàng hơn nhiều với sự trợ giúp của Internet. Có nhiều cách khác để tìm kiếm người tài trợ. Hãy tìm hiểu về các công ty giáo dục đào tạo tại đất nước mà bạn muốn đến. Nhà tài trợ của Tiến sĩ Carson là một công ty đào tạo có tiếng ở Jakarta có nhiều mối quan hệ với các ngân hàng và công ty dầu mỏ.

Bạn cũng có thể liên hệ với các cơ quan phát ngôn, văn phòng của các công ty lớn của Mỹ đặt tại đất nước đó cũng như Phòng Thương Mại Hoa Kỳ. Tóm lại là tất cả những công ty có khả năng thuê bạn.

Tiến sĩ Carson nói: “Một người Mỹ làm việc với một đối tác Mỹ của một công ty nào đó tại đất nước họ đến sẽ dễ dàng hơn nhiều. Ngoài ra còn có các công ty tư vấn muốn sử dụng dịch vụ của bạn. Nếu bạn liên hệ với những đối tượng này, họ sẽ giới thiệu bạn với những người khác có thể giúp bạn.”

Lời khuyên của Tiến sĩ Carson có thể được áp dụng cho rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ mong muốn khuếch trương công việc ra tầm quốc tế, không chỉ có diễn thuyết mà tất cả những dịch vụ từ giáo dục đến dịch thuật, huấn luyện đến biên tập đều có thể học hỏi chiến lược của bà khi hoạt động.

Kết nối thông qua các trang mạng xã hội

Chú thích:networking website: mạng xã hội – các trang web cung cấp kết nối, chia sẻ thông tin, tư vấn, dịch vụ giữa nhiều cá nhân.

Ngày nay, một trong hai cách nhanh nhất để khởi sự một mối quan hệ làm ăn quốc tế chính là thông qua các trang mạng xã hội như Linkedin hay xing.com. Nhiều người vẫn tưởng nhầm rằng linkedin.com chủ yếu hoạt động trong phạm vi nước Mỹ. Trên thực tế mạng lưới kết nối của nó rộng khắp toàn cầu với nhiều tài khoản đăng ký của các doanh nhân cả nam lẫn nữ từ năm 2004. Ngoài ra còn có trang xing.com với tư cách là một phiên bản quốc tế hóa cao hơn của linkedin.com với các thành viên trên khắp châu Âu và Ấn Độ.

Rất có thể bạn sẽ sở hữu một nhóm các mối quan hệ chủ chốt trên linkedin.com gồm những người biết rõ bạn, thích bạn, ngượng mộ bạn và dịch vụ hay sản phẩm của bạn. Trong số này sẽ có cả những người từng làm việc với bạn hay tiến cử bạn. Đây chính là những người mà bạn có thể trông cậy sẽ tán dương mình.

Hãy bắt đầu với những người bạn biết và nhờ họ giới thiệu với các đối tượng khác ở ngoài nước mà họ biết và bạn có thể liên hệ. Hãy đi từ những mối quan hệ thân thiết nhất cũng như với những người ít có khả năng xem bạn là đối thủ cạnh tranh, nhờ đó bạn dễ lấy được những lời giới thiệu hơn.

Các bức thư giới thiệu mà bạn nhận được trên Linkedin quan trọng như chính cách bạn trình bày sơ yếu lý lịch của mình vậy. Do đó, hãy hỏi người viết thư giới thiệu xem bạn có thể xem lại thư họ viết không nhằm đảm bảo sự chính xác và ngữ nghĩa trước khi phát tán nó. Linkedin cho phép bạn duyệt lại thư giới thiệu và quyết định xem có muốn công bố nó hay không. Nhưng khi ấy sẽ khá khó khăn để yêu cầu người giới thiệu viết lại thư nếu trước đó bạn đã cam đoan mình hài lòng với bức thư nhận được.

Đồng thời nên nhớ rằng mọi thứ bạn viết trên Linkedin về căn bản đều được công bố rộng rãi, không chỉ trong phạm vi những người trong danh sách kết nối mà với cả thế giới bởi lý lịch của bạn có thể sẽ được đăng lên mạng Internet để ai cũng có thể đọc được, trừ phi bạn yêu cầu hệ thống chỉ tiết lộ thông tin cá nhân trong phạm vi linkedin.com. Nhất là khi thông tin cá nhân của bạn ở chế độ “public” (ai cũng xem được), hãy đảm bảo rằng mọi chi tiết đều tốt đẹp, và nếu bạn đang đi làm nhưng muốn tìm một công việc khác, hãy cẩn trọng với những gì viết ra bởi cấp trên và đồng nghiệp hiện tại có thể đọc được chúng trong phần sơ yếu lý lịch hay cập nhật hiện trạng (status update), do đó, hãy luôn nhớ đăng tin một cách cẩn trọng.

Tuy nhiên cũng đừng đánh bóng quá mức sản phẩm của bạn với các nhà mua hàng nước ngoài hiện tại hay tiềm năng thông qua linkedlin, nếu không bạn có thể phải mang tai tiếng là kẻ khoa trương, tư lợi và chỉ chăm chăm đến mục đích bán hàng. Trên các trang linkedin.com và xing.com, bạn sẽ nhận được bằng cách cho đi. Cung cấp đường dẫn tới các trang tin có thể hữu ích cho đồng nghiệp. Chia sẻ thông tin về các sự kiện sắp diễn ra chẳng hạn các bài giảng, hội nghị trực tiếp hay các webinar mà mọi người có thể quan tâm. Trên các trang mạng xã hội, phương án chậm và chắc sẽ tốt hơn là tỏ ra quá nôn nóng muốn đạt đến các mục tiêu làm ăn.

Nếu bạn muốn xây dựng các mối qua hệ và, nếu được, biến nó từ online trở thành hiện thực ngoài đời, bạn có thể tham gia các sự kiện họp mặt do các mạng xã hội tổ chức chẳng hạn như cuộc họp mặt thu hút đến 150 thành viên xing.com ở Australia.

Có nhiều cách khác để tìm kiếm các mối quan hệ. Ghé thăm trang web của họ, tìm địa chỉ email và liên hệ trực tiếp. Bạn cũng có thể gọi điện thoại, cho dù có phải gọi ra nước ngoài, và tự giới thiệu về mình. Hãy cho người đó biết giữa bạn và họ có đồng nghiệp chung nào không, thậm chí nếu không có ai quen biết chung và đó là một cuộc gọi không báo trước, hãy giải thích tại sao người đó có thể muốn bắt đầu một mối quan hệ làm ăn với bạn.

Nhớ rằng trong thời đại ngày nay, hiếm khi gặp được người nào không bận rộn và không chịu áp lực về thời gian, cũng như người muốn kết nối chỉ để mở rộng các mối quen biết. Linkedin.comkhôngphải là dịch vụ mai mối cho những người kinh doanh. Nó là một công cụ để phát triển công việc của bạn, do đó phải đảm bảo rằng bạn có một lý do rõ ràng khi muốn tìm đến ai đó. Linkedin.com thậm chí cung cấp sẵn một danh sách các lý do khả hữu khiến bạn muốn kết nối với ai đó, chẳng hạn hợp tác kinh doanh, nhưng bạn cũng có thể ghi ra lý do của riêng mình một cách cụ thể hơn.

Không ai muốn cảm thấy thời gian của họ bị bạn chiếm dụng chỉ vì những sự trông đợi mông lung về khả năng làm lợi cho nhau, hay vì bạn đơn thuần chỉ muốn tìm một người “bạn” nước ngoài. Không ai muốn chỉ có “kết nối” mà tất cả chúng ta đều muốn tìm cách để phát triển sự nghiệp của mình, hoặc tìm kiếm các cơ hội việc làm hay khách hàng mới thông qua việc phát triển các mối quan hệ giao thương quốc tế mới và đáng giá.

Cần đầu tư thời gian để xây dựng một mối quan hệ hợp tác quốc tế

Hãy sẵn sang cho việc phải đầu tư nhiều thời gian để xây dựng một mối quan hệ hợp tác quốc tế. Việc này có thể gây khó khăn cho nhiều người Mỹ vốn quen với lối tiếp cận “nhanh, nhanh, nhanh” trong công việc. Họ có thể cảm thấy không phù hợp với việc bỏ ra nhiều tháng, thậm chí nhiều năm để xây dựng niềm tin cùng sự tôn trọng lẫn nhau nhằm thực hiện một hay nhiều giao dịch tại các nước như Nhật Bản hay Ấn Độ. Nhưng nếu bạn dành thời gian và công sức cho việc phát triển các mối quan hệ làm ăn, chúng có thể kéo dài lâu hơn nhiều so với ở Mỹ, nơi mà mục đích đạt được giá hời nhất hay giành được giao dịch béo bở nhất đã thay thế cho những mối quan hệ làm ăn lâu dài dựa trên chữ tín.

Bạn cũng nên biết rằng nếu bạn đang xây dựng một mối quan hệ kinh doanh ở nước ngoài và bạn được mời đến một sự kiện gia đình nào đó chẳng hạn như đám cưới hay lễ kỷ niệm, bạn nên đến dự. Ở trong nước bạn có thể gặp phải những khúc mắc như chọn mua quà, tìm người trông trẻ nếu bạn có con, hay phải đi xuyên thành phố hoặc trong nhiều giờ để dự tiệc. Còn khi ra nước ngoài, bạn sẽ phải đối mặt với việc có thể phải đi hết nửa vòng trái đất với phí tổn không nhỏ. Những lời mời như thế này là một “thử thách” cho sự kiên trì của bạn trong các mối quan hệ quốc tế. Nếu thất bại, tất cả thời gian bạn đã bỏ ra để đầu tư cho mối quan hệ cũng như công việc làm ăn đi theo nó có thể gặp nguy hiểm. Nếu bạn không thể tham dự một sự kiện trọng đại trong đời một người bạn ở nước ngoài, hãy gửi một một món quà cùng thiệp chúc mừng, và đảm bảo người bạn đó được thông báo sớm kịp thời ý định của bạn để không phải trông ngóng bạn tham dự.

Ở một vài quốc gia như Hungary, Pháp hay Ý, có thể bạn sẽ cần đến một người đại diện, nhà phân phối hay trung gian tại địa phương để giới thiệu bạn trong công việc. Trong trường hợp đó, hãy chọn lựa một cách cẩn thận bởi đối tác nước ngoài của bạn có thể đòi hỏi ký hợp đồng độc quyền tối thiểu một năm hay dài hơn. Trừ phi một trong hai bên muốn hủy hợp đồng, thông thường hợp đồng sẽ tự động gia hạn theo từng năm sau thời gian hiệu lực tối thiểu. Do các mối quan hệ đóng vai trò then chốt trong kinh doanh quốc tế, hãy kiên trì về thời gian và tiền bạc để làm tất cả những gì có thể nhằm giữ cho các mối quan hệ ở nước ngoài luôn vững chắc và thức thời. Gọi điện, viết email hoặc viếng thăm nhằm cập nhật thông tin cho đối tác về tình hình, sản phẩm, dịch vụ hiện tại của bạn. Gửi các newsletter hay thư tín thường kỳ thông báo về tình hình hoạt động của bạn, cố gắng thể hiện nó một cách càng cá nhân càng tốt, chẳng hạn đính kèm một lời nhắn viết tay vào các vật phẩm gửi chung chung.

Đừng chỉ trông cậy vào các trang mạng xã hội để duy trì các mối quan hệ dù là trên Facebook, linkedin.com, MySpace, Plaxo, xing.com hay những trang khác. Hãy dành ra một khoản trong ngân sách dành cho việc đi lại để gặp gỡ các đối tác, khách hàng nước ngoài, đồng thời ghi nhớ những khoảng thời gian nào trong năm là thuận tiện nhất đối với họ. Cố gắng tránh những tháng mùa hè bởi đó là thời gian đi nghỉ ở Châu Âu hoặc rơi vào kỳ nghỉ Giáng Sinh ở các nước Nam Mỹ, Úc và New Zealand.

Đừng phật ý nếu bạn muốn đến Paris vào tháng Tám nhưng đối tác tại đó không có lấy một chút thời gian để ngồi uống với bạn một tách cà phê. Nếu bạn và họ chỉ là cộng sự làm ăn chứ không phải bạn bè thì sẽ không có công việc nào được tiến hành trong suốt tháng Tám nghỉ ngơi đó cả. Nếu mối quan hệ đó rất quan trọng với bạn, hãy quay lại vào dịp khác thích hợp và thuận tiện hơn cho đồng nghiệp, khách hàng người Pháp của bạn, chẳng hạn tháng Mười, tháng Ba hay tháng Năm.

Khi một mối quan hệ cộng tác quốc tế nảy sinh mâu thuẫn hoặc chấm dứt

Trong rất nhiều nền văn hóa, việc nói tiếng “không”gây ảnh hưởng rất lớn đến thể diện của người nói do đó người ta tránh thốt ra nó bằng mọi giá. Đó là lý do tại sao điều quan trọng nhất là bạn phải gặp gỡ những người bạn muốn hợp tác làm việc ở nước ngoài càng thường xuyên càng tốt, cho dù là ở một hội chợ, tại văn phòng của họ hoặc thậm chí là nhờ đến hội nghị qua video (video-conference) để bạn có thể quan sát được ngôn ngữ cơ thể của đối tác. Ngôn ngữ cơ thể có thể chuyển tải được điều người khác đang thực sự nghĩ về mối giao dịch hay chào hàng đang được bàn thảo thay vì điều người đó không thể nói ra vì sợ mất mặt.

Hầu hết các nền văn hóa đều tránh việc đối đầu trực tiếp, do vậy bạn cần giữ bình tĩnh và cố gắng tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn thay vì cảm thấy khó chịu hoặc lên án người khác phớt lờ mình hoặc yêu cầu có câu trả lời ngay lập tức. Trong nhiều nền văn hóa, im lặng là cách lịch sự nhất để trả lời rằng họ không hứng thú với sản phẩm hoặc giao dịch được chào bán. Tại một số nước, người ta coi trọng sự trung thành đối với một công ty, nhà phân phối, bán lẻ nhất định nào đó, vì vậy trước khi từ bỏ việc thiết lập quan hệ với họ, nếu có thể hãy chào bán một sản phẩm khác. Họ có thể quan tâm đến sản phẩm đó hơn và bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sự giao tiếp giữa hai bên lại nhanh chóng trôi chảy như cũ.

Nên tránh viết những nội dung tiêu cực trong email gởi đến các đối tác ở nước ngoài nhằm giải quyết những điểm không đồng nhất giữa hai bên. Do những hiểu lầm có thể xuất phát từ đặc điểm văn hóa, nếu bạn không thể gặp gỡ bàn bạc trực tiếp về các mâu thuẫn, ít ra hãy cố gắng gọi điện thoại, việc đó sẽ giúp bạn tìm ra những nguyên nhân gây hiểu lầm. Một yêu cầu nào đó không được đáp ứng? Hàng hóa hẹn giao hay số tiền thanh toán cho dự án đã được ký kết bị trễ nải? Nếu hai bên thường xuyên thấy nhau trong một hội chợ thương mại nhưng đối tác cứ không dành thời gian gặp gỡ bạn, liệu bạn có cảm thấy muốn chấm dứt?

Thành ngữ “trơ như đá” sẽ rất hữu ích cho bạn trong việc giữ hòa khí với các đối tác nước ngoài của mình. Trừ phi cả hai là bạn bè thân thiết thực sự và bạn cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi bảy tỏ “cảm xúc” với họ, còn không hãy tránh những cuộc đối đầu thiên về cảm xúc hơn là công việc, nhất là khi công việc của bạn hay rất nhiều thứ công việc, sự nghiệp kinh doanh khác đang gặp nguy hiểm.

Chấm dứt một thỏa thuận kinh doanh nên được thực hiện một cách khéo léo, tài tình để bạn không phải chịu tiếng xấu trong ngành hay trong vùng đó. May mắn thay, nếu bạn và đối tác cùng ký một hợp đồng chính thức, chắc chắn trong đó sẽ có một điều khoản quy định cách chấm dứt hợp đồng. Bạn có thể nghiên cứu hợp đồng, chỉ ra rằng bạn đang viện dẫn một điều khoản trong hợp đồng và cảm ơn họ đã hợp tác với bạn. Bạn rất lấy làm tiếc rằng nó không thể kéo dài lâu hơn và chúc họ những điều tốt đẹp nhất trong tương lai.

Nếu công việc của bạn chỉ dựa trên những thỏa thuận chung và những cái bắt tay hoặc những email qua lại không chính thức, hãy tỏ thái độ kiên quyết nhưng ôn hoà khi bàn đến sự cần thiết phải hủy bỏ mối quan hệ làm ăn ngay lập tức, và thể hiện bạn thành thực lấy làm tiếc khi sự hợp tác không thể kéo dài.

Hãy tỏ ra thân mật và dễ chịu hết sức có thể cho dù đang ở một đất nước khác nếu bạn không muốn nghe người ta nói xấu mình. Với cách thức mà các công ty cứ mua bán lẫn nhau như hiện nay, các cá nhân hay công ty bị bạn bỏ rơi hôm nay sẽ có thể trở thành khách hàng hay một công ty mà bạn chọn làm đối tác trong tương lai.

Hãy nhấn mạnh rằng về cá nhân bạn rất thích người đó, và việc chấm dứt quan hệ làm ăn sẽ không hề ảnh hưởng đến tình cảm của bạn mà đó chỉ đơn thuần là một quyết định kinh doanh. Có thể bạn muốn chấm dứt hợp tác vì bạn và một cá nhân nào đó không hợp hay hiểu ý nhau, nhưng bạn không muốn nói hay viết ra điều đó. Không ai muốn bị loại ra vì lý do cá nhân cho dù họ xuất phát từ nền văn hóa nào đi chăng nữa. Phải hứng chịu cơn thịnh nộ do vấn đề cá nhân, nghề nghiệp từ một người nào đó sẽ nguy hại hơn nhiều so với đem quy kết nguyên nhân cho công việc đơn thuần. Đó là lý do tại sao bạn nên cẩn trọng với những người mình hợp tác kinh doanh. Nếu giữa hai bên có mối quan hệ cá nhân bền chặt, bạn và đối tác ở nước ngoài có thể bỏ qua các khía cạnh công việc không mấy khả quan bởi yếu tố cá nhân trong mối quan hệ là hết sức mạnh mẽ.