Bí quyết đơn giản hóa cuộc sống

Điều gì xuất hiện trong đầu khi bạn nghe thấy cụm từ ‘đơn giản hóa’? Đối với nhiều người, đây là một thuật ngữ mang tính tích cực từ trong bản chất của nó.

Khi nghe thấy từ “đơn giản hóa”, họ gật đầu mỉm cười và tỏ vẻ đã thấu hiểu. Trong khi đó, nhiều người lại băn khoăn khi đứng trước khái niệm này. Họ diễn giải lời đề nghị sống một cuộc đời đơn giản và hạnh phúc, tựa như “một thứ gì đấy rất khác thường”. Phía sau khái niệm ấy, họ lại cho rằng mình đã nhận được thêm một đòi hỏi nữa: “Giờ thì tôi còn phải học thêm cả việc đơn giản hóa nữa cơ đấy!”

Thực tế, đơn giản là nhu cầu cơ bản của con người trong cuộc sống hiện đại khi mà chúng ta không ngừng khổ sở bởi những đòi hỏi “thêm, thêm, thêm nữa” trong môi trường sống của mình.

Với 33 bí quyết áp dụng cho bảy lĩnh vực: Đơn giản hóa các vật dụng, Đơn giản hóa vấn đề tài chính, Đơn giản hóa thời gian, Đơn giản hóa sức khỏe, Đơn giản hóa các mối quan hệ, Đơn giản hóa quan hệ lứa đôi và Đơn giản hóa bản thân, các tác giả Tiki Kustenmacher và Lothar J. Seiwert sẽ giúp chúng ta đạt được sự giản đơn trong cuộc sống. Mỗi bí quyết đơn giản hóa được giới thiệu trong cuốn sách này đều dựa trên một nguyên lý đơn giản: ít hơn có nghĩa là nhiều hơn.

Nếu làm theo “con đường đơn giản hóa” được giải thích trong cuốn sách này, có thể bạn sẽ tìm ra phần nào đó ý nghĩa và vận mệnh cuộc đời mình. Bạn sẽ thay đổi từ ngoài vào trong và từ trong ra ngoài. Bạn sẽ tìm được “những lục địa” mới trong chính bản thân mình. Bạn sẽ phát triển những nguồn sức mạnh của bản thân mà trước đây bạn chưa từng biết. Vị thế của bạn sẽ được cải thiện. Bạn sẽ được đề cao và yêu thương. Và bạn sẽ thật sự hạnh phúc từ trong nội tâm.

Giới thiệu hai tác giả:

Werner Tiki Kustenmacher sinh năm 1953, là nhà văn, họa sĩ biếm họa, giảng viên và người dẫn chương trình truyền hình. Ông đã viết hơn 50 quyển sách, trong đó quyển Bí quyết đơn giản hoá cuộc sống đã được chuyển dịch ra nhiều ngôn ngữ ở 32 quốc gia.

Còn Lothar J. Seiwert sinh năm 1952, nhà sáng lập và lãnh đạo học viện Seiwert- Institut GmbH. Ông là giáo sư, nhà cố vấn về nghệ thuật lãnh đạo và quản lý thời gian. Ông cũng là tác giả của nhiều quyển sách được dịch ra hơn 20 ngôn ngữ trên thế giới với số lượng phát hành hơn nửa triệu bản.

[taq_review]

Trích dẫn

TẦNG 1 CỦA KIM TỰ THÁP ĐỜI BẠN: ĐƠN GIẢN HÓA CÁC VẬT DỤNG

Bí quyết 1:

Sắp xếp nơi làm việc

Bí quyết 2:

Thu dọn các chồng hồ sơ trong văn phòng

Bí quyết 3:

Vệ sinh môi trường xung quanh

Bí quyết 4:

Khắc phục tật đãng trí

Giấc mơ đơn giản hóa của bạn: Đêm thứ hai

Bạn vô cùng kinh ngạc khi biết được kích thước kim tự tháp của mình. Khi chậm rãi đi dạo xung quanh, bạn nhìn thấy rất nhiều đồ vật và tất cả đều rất quen thuộc. Bàn ghế, những chiếc hộp, các vật dụng, những chiếc kệ chất đầy sách và những ngăn tủ đầy quần áo. Bạn nhìn thấy các vật dụng ở nhà và ở nơi làm việc, xe hơi, xe đạp và nhiều thứ khác nữa.

Khi ấy, bạn nhận thấy trong mình có hai cảm giác mâu thuẫn nhau. Bạn tự hào về sự giàu có của mình cũng như những tiện ích mà các vật dụng ấy mang lại. Nhưng bên cạnh đó, khối lượng đồ đạc khổng lồ ấy cũng khiến bạn thất vọng. Bạn thấy mình chẳng sử dụng hết chúng và thậm chí nhiều thứ còn gây phiền hà cho bạn. Bạn để ý thấy chúng không ở đúng chỗ trong dinh thự của cuộc đời mình. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu?

Thế rồi bạn tìm thấy một nơi để có thể thở phào nhẹ nhõm và bạn nhận ra cảm giác thật thoải mái. Bạn quyết định bắt đầu ở đây. Bạn nhận ra rằng mình chỉ có thể tiếp tục bước lên bậc tiếp theo của kim tự tháp khi đã sắp xếp lại các vật dụng này vào đúng trật tự của chúng.

Mục tiêu đơn giản hóa ở tầng 1

Đơn giản hóa bản thân bằng những vật dụng đơn giản hơn.

Tầng thấp nhất của kim tự tháp đề cập đến các vật dụng, từ trong nhà cho đến nơi làm việc. Hầu hết mọi người đều nhận thấy sự bừa bộn thường xuyên ở nhà hoặc chốn công sở là dấu hiệu của mức độ hỗn độn trầm trọng hơn. Họ thầm nhủ rằng: “Nếu tôi thu xếp được công việc của mình thì tôi sẽ bắt tay vào dọn dẹp bàn làm việc”. Tuy nhiên, con đường đơn giản hóa lại đưa ra một khám phá ngược lại: nếu dọn dẹp sạch sẽ nơi làm việc của mình, bạn sẽ cảm thấy khỏe khoắn hơn rất nhiều. Quả thật, khi bạn loại bỏ một số thứ không cần thiết, cuộc sống của bạn sẽ thay đổi, tựa như vừa được tiếp thêm nguồn sinh khí mới.

Đối với nhiều người, sự phức tạp trong cuộc sống được thể hiện rõ nhất qua các vật dụng. Những người đã từng đọc nguyệt san “Đơn giản hóa cuộc sống” của chúng tôi đều nhận ra rằng để bước về phía cuộc sống giản đơn và hạnh phúc, họ cần đặt một ô đựng hồ sơ ở cạnh bàn làm việc hoặc giữ cho sàn nhà luôn sạch sẽ.

Có thể với bạn, việc áp dụng này sẽ có đôi chút khác biệt. Bạn n dụng một vài phương pháp được g thiệu trong chương này để cảm nhận được cảm giác nhẹ nhõm của sự đơn giản.

Con đường đơn giản hóa không yêu cầu bạn phải giữ cho mọi ngóc ngách trong văn phòng hoặc căn nhà bạn gọn gàng một cách hoàn hảo. Ngược lại, bạn chỉ cần bắt đầu với một nơi và hãy tận hưởng nguồn năng lượng tích cực mà hành động ấy mang đến.

BÍ QUYẾT 1: SẮP XẾP NƠI LÀM VIỆC

Con người có thể vượt qua những thử thách lớn, phát triển nguồn sức mạnh khổng lồ và phát minh ra các công nghệ hiện đại để đánh bại những kẻ thù lớn. Thế nhưng, họ chỉ có thể đạt được những điều kỳ diệu ấy khi lần lượt thực hiện chúng. Chúng ta sẽ cảm thấy bất lực nếu không biết bắt đầu từ đâu. Nhân tố hàng đầu khiến ta căng thẳng chính là những nhiệm vụ bất khả thi. Quả thật, nếu không biết phải bắt đầu từ đâu, bạn sẽ khó bề tiến bộ được. Nếu không biết vị trí các vật dụng mình cần ở đâu, bạn sẽ phí thời gian tìm kiếm và tạo ra sự hỗn độn trong tâm trí mình.

Nếu mỗi lần nhìn vào khu vực làm việc của mình, bạn cảm thấy nó như một khu rừng già không thể thâm nhập được thì bạn nên chủ động sử dụng phương pháp thứ nhất mà chúng tôi đang giới thiệu này.

Nếu bạn cho rằng mình có quá nhiều việc phải làm nên không có thời gian để dọn dẹp bàn làm việc thì hãy suy nghĩ lại. Hãy bắt đầu dọn dẹp ngay bây giờ! Thậm chí, dù có phải mất vài ba giờ đồng hồ (ít khi nó kéo dài lâu hơn: chúng ta thường dự trù nhiều thời gian hơn so với mức mình thật sự cần), thì việc đầu tư ấy cũng hoàn toàn xứng đáng bởi sau đấy, tâm trí bạn sẽ trở nên sáng suốt. Bạn cảm thấy khỏe hơn, có động lực hơn và sẽ nhanh chóng bù đắp lại khoảng thời gian “đã mất” ấy.

Phương pháp bốn góc tư

Phương pháp này được biết đến như một bí quyết làm việc của các tổng thống Mỹ và nó được gọi là “Luật Eisenhower”(1). Nó được biết đến như là một ma trận quản lý thời gian. Dưới đây là một phiên bản được áp dụng cho mục đích đơn giản hóa:

Hãy chia một mặt bàn trống thành bốn khu vực (Không phải là bàn làm việc của bạn mà là chiếc bàn bên cạnh, nếu không thì có thể dùng sàn nhà). Sau đó, hãy sắp xếp lại toàn bộ giấy tờ trên bàn làm việc của bạn theo chiều kim đồng hồ và đặt mỗi loại giấy tờ vào một trong bốn khu vực như được miêu tả dưới đây. Hãy dồn toàn bộ tâm sức cho công việc này, đừng để bản thân bị chi phối. Trên hết, hãy tin tưởng rằng (có thể sau một lúc cố gắng, bạn cảm thấy: “Tôi sẽ chẳng thể giải quyết được việc này”), hoạt động này sẽ tiếp thêm năng lượng cho bạn và khiến bạn hăng hái hơn.

Bốn khu vực ấy như sau:

1. Vứt bỏ đi: Khu vực này dành cho những thứ bạn không dùng đến nữa. Hãy đặt một chiếc thùng lớn ở đây. Dưới đây là danh sách gợi ý về những loại giấy tờ không cần thiết mà bạn có thể vứt đi:

• Các mẩu quảng cáo du lịch cũ

• Các tờ báo đã cũ hơn một tuần

• Các quyển catalog đã quá sáu tháng

• Các tạp chí không chứa bài báo bạn cần trong tương lai

• Các bì thư đã lỗi thời

• Bản đồ của những khu du lịch hoặc quốc gia mà bạn không dự định đến thăm trong hai năm tới

• Giấy tờ từ thời Trung học hay Đại học

• Thiệp chúc Giáng sinh cũ

• Một nửa tranh vẽ của con trẻ mà bạn yêu thích (hãy giữ lại những bức đẹp nhất thôi – điều này sẽ làm gia tăng giá trị của chúng!)

• Lịch treo tường của những năm trước

• Các bí quyết mà bạn chẳng bao giờ áp dụng

• Sách hướng dẫn sử dụng của các thiết bị điện tử mà bạn đã không còn dùng nữa

• Các giấy bảo hành đã hết hạn

Chúng tôi tin rằng bạn sẽ rất ngạc nhiên khi nhận ra có hàng tá thứ đã hết hạn sử dụng từ lâu!

2. Chuyển đi. Khu vực thứ hai dành cho những thứ mà bạn có thể chuyển cho người khác giải quyết. Có thể mặt bàn làm việc của bạn lộn xộn là vì bạn không thích làm phiền người khác và muốn tự mình giải quyết. Khi áp dụng bí quyết này, bạn phải từ bỏ các thói quen của mình và nghiêm túc trong việc ủy quyền công việc. Hãy nhờ đến những người xung quanh bạn, từ người thân, bạn bè cho đến đồng nghiệp giúp bạn thực hiện nhiệm vụ này.

3. Quan trọng. Khu vực thứ ba dành cho những thứ mà bạn cần phải đích thân làm. Hãy suy nghĩ về những việc cần làm với những giấy tờ mà bạn đặt vào đây. Hãy kiên quyết giải quyết chúng.

4. Hành động ngay. Khu vực thứ tư này rất đặc biệt bởi nó dành cho những loại giấy tờ mà bạn có thể giải quyết ngay trong lúc dọn dẹp bằng các hành động tức thời sau đây:

Điện thoại: Bạn giải quyết vấn đề bằng điện thoại dù đã dự định sẽ giải quyết nó qua thư. Nếu không thể liên lạc với người có liên quan thì hãy đặt giấy tờ ấy vào khu vực thứ ba.

Fax: Gửi fax các văn bản ấy cho người gửi kèm theo lời nhận xét viết tay (hoặc bạn cũng có thể gửi qua e-mail nếu người đó không có máy fax).

Lưu trữ: Đặt chúng vào một bìa lưu trữ hồ sơ thích hợp hoặc một ngăn có liên quan trong ô đựng hồ sơ của bạn. (Phần tiếp theo sẽ bàn nhiều hơn về các ô đựng hồ sơ này).

Các nguyên lý của ma trận quản lý thời gian

Phương pháp bốn góc tư rất có hiệu quả nếu bạn trung thành với ba quy luật đơn giản hóa sau:

• Đừng tạo ra đống hỗn độn trung gian nào.

• Đừng cầm mảnh giấy nào lên lần thứ hai.

• Đừng tạo ra khu vực nào khác ngoài bốn khu vực này. Quá trình này giải phóng bạn và tạo động lực để bạn tiếp tục hành động. Bạn có được một khu vực làm việc trống trải và ngăn chặn được sự hỗn độn quanh mình. Giờ thì bạn đã có sức mạnh để đối phó với những nơi tích tụ hồ sơ cao ngất ngưỡng.

BÍ QUYẾT 2: THU DỌN CÁC CHỒNG HỒ SƠ TRONG VĂN PHÒNG

Nguyên lý tương tự cũng có thể được ứng dụng trong hệ thống lưu trữ của bạn. Cuộc sống sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn ghi nhớ nguyên lý cơ bản này: “Chỉ một, thay vì nhiều”. Hãy tránh dùng số nhiều trong tất cả mọi thứ.

Biểu tượng quen thuộc nhất của những nhiệm vụ phức tạp nhưng vô bổ là đống giấy tờ “để giải quyết sau”. Mỗi giấy tờ đại diện cho một nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành. Nhưng cả một chồng giấy tờ sẽ gây ra sự chán nản cực độ và trở thành gánh nặng cho bạn. Bạn không còn biết chính xác nội dung yêu cầu của nó nữa. Dần dần, chồng hồ sơ ấy sẽ mạnh hơn bạn, tựa như nó đang chế giễu: “Bạn thật bê bối, chậm chạp!”. Hơn thế nữa, thật là sai lầm khi tin rằng bạn sẽ không quên nhiệm vụ của mình khi giữ những tờ giấy ấy trên bàn. Một khi bạn đã chồng các loại giấy tờ lên nhau thì chúng sẽ không còn khả năng nhắc nhở bạn được nữa. Giải pháp hiệu quả và an toàn nhất trong trường hợp này là hãy kết hợp một cuốn lịch (với danh sách những việc cần làm) và một ô đựng hồ sơ treo.

Chồng hồ sơ kinh khủng

Những chồng hồ sơ gây mệt mỏi không chỉ chứa đựng giấy tờ về các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mà còn bao gồm nhiều loại sau: những tạp chí mà bạn dự định sẽ xem qua sau, các bài báo bạn định soạn ra vào một ngày nào đấy, những bức ảnh về chuyến đi nghỉ mà bạn định sẽ sắp xếp chúng vào album…

Cách thức quen thuộc để đối phó với các đống bừa bộn đó là không hình thành chúng ngay từ đầu. “Chỉ cầm một giấy tờ lên và giải quyết nó ngay lập tức” là nguyên lý khôn ngoan trong trường hợp này. Tuy nhiên, trên thực tế, việc này chỉ có thể thực hiện được đối với các lãnh đạo cấp cao, những người luôn có một đội ngũ nhân viên hỗ trợ hết mình. Còn trong cuộc sống thường nhật, bạn sẽ luôn phải tạm thời lưu trữ mọi thứ. Vì thế, việc hình thành những đống bừa bộn là điều không thể tránh khỏi.

Ô đựng hồ sơ treo: Công cụ đơn giản hóa

Nguyên lý vàng của việc đơn giản hóa những chồng giấy tờ là: “Hãy xoay chúng!”. Hãy xoay những giấy tờ trong chồng hồ sơ chín mươi độ để tách chúng ra khỏi chồng và rồi lưu trữ chúng trong một ô đựng hồ sơ treo với các ngăn hồ sơ mở ở phía trên. Chồng hồ sơ dày đặc giờ trở nên dễ giải quyết hơn rất nhiều. Nó trở nên “đơn giản” theo đúng nghĩa của thuật ngữ ấy bởi mọi công việc đều đã được phân tách riêng biệt.

Khi bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo, nghĩa là bạn đã tạo ra trật tự, thậm chí là khung thứ bậc cho chúng. Chẳng hạn, bạn sắp xếp những giấy tờ quan trọng vào ngăn trước của ô đựng hồ sơ.

Cách làm này mang đến cho bạn điều gì? Rõ ràng là bạn vẫn phải thực hiện các công việc của mình như trước đây thôi. Tuy nhiên, khi lưu trữ hồ sơ vào đúng chỗ, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan đúng đắn về chúng. Và sau một thời gian, bạn sẽ nhận ra rằng cảm giác ngột ngạt xuất phát từ những chồng giấy tờ không còn đè nặng trong lòng bạn nữa.

Để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót công việc của mình khi hồ sơ về nó biến mất khỏi ngăn lưu trữ, bạn cần ghi lại công việc ấy vào danh sách những việc cần làm, và ghi cả vào lịch hoặc thời gian biểu của bạn.

Trạm trung gian thay vì điểm đến cuối cùng

Ô đựng hồ sơ treo của bạn sẽ trở thành công cụ trung tâm, là nơi hội tụ của mọi giấy tờ. Nhưng việc này chỉ diễn ra khi bạn coi nó như một trạm trung chuyển. Không để bất kỳ giấy tờ nào ở đó quá ba tháng.

Với quyết tâm của mình, bạn có thể biến trung tâm điều khiển này thành một đồng nghiệp trung thành và tận tụy.

Mười quy tắc để dọn sạch các đống bừa bộn

1. Cất trữ trong một bìa lưu hồ sơ. Khi một nhiệm vụ nào đó đã được giải quyết, hãy mang những giấy tờ có liên quan ra khỏi ô đựng hồ sơ treo. Không gian ở đó rất quý giá. Những giấy tờ cần giữ trong một thời gian dài thì không được để trong ô đựng hồ sơ treo mà

hãy cho chúng vào bìa lưu hồ sơ. lý do tại sao bạn cần có một bìa l sơ tương ứng với mỗi ô đựng hồ treo theo từng chủ đề. Hãy quẳng những thứ gì không còn cần thiết vào thùng rác.

2. Tạo các ô đựng hồ sơ hiện hành. Những giấy tờ không thuộc ô đựng hồ sơ treo nên được cất trữ ở nơi khác. Hãy giữ những hồ sơ ấy trong một ô đựng hồ sơ hiện hành. Hãy tóm lược nội dung hoặc dùng trang tựa đề của nó cho vào ô đựng hồ sơ treo tương ứng.

3. Ghi chú vào lịch. Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở phần trước. Để không quên công việc cần làm, bạn hãy ghi chú nó trên thời khóa biểu của mình.

4. Sáng chế những tên gọi thông minh. Hãy đặt tên cho các ô đựng hồ sơ treo với mục đích biểu thị một điều gì đấy, chẳng hạn như: “Gian hàng trong hội chợ thương mại”, “Phòng nghiên cứu”, “Các chuyến công tác”. Tránh sử dụng các nhãn như: “Cấp bách” hoặc “Cần làm”. Các ô đựng hồ sơ với những cái tên chung chung, không có ý nghĩa thường bị bỏ qua nên nhiều hồ sơ trong đó dễ bị thất lạc. Đừng dùng những ngôn từ nghiêm trang buồn tẻ cho các ô đựng hồ sơ mà hãy tận dụng hiệu quả của óc hài hước. Ví dụ, thay cho nhãn: “Cần làm”, hãy đề: “Hãy trả lời tôi”, thay cho: “Hóa đơn”, hãy ghi: “Hãy trả tiền tôi”, thay vì: “Các cuộc hẹn ở quận khác”, hãy ghi “Đi xa”…

5. Liên tục thay đổi. Hãy đảm bảo rằng ô đựng hồ sơ treo của bạn là một thực thể sống. Đừng lo ngại về việc phải liên tục thay đổi tên của các bìa hồ sơ. Ví dụ: một phóng viên truyền hình luôn có ô đựng bản tin về phóng sự anh ta theo đuổi. Khi phóng sự đã hoàn tất, anh ta sẽ chuyển các giấy tờ liên quan vào một bìa lưu hồ sơ và cái ô đựng hồ sơ cũ sẽ có một cái tên mới theo tên của phóng sự khác. Hãy để sẵn nhãn dán trong ngăn cuối cùng của ô đựng hồ sơ treo.

6. Phản ứng nhanh nhạy. Một phương pháp hiệu quả khác là hãy chuẩn bị những bì thư in sẵn, đặt chúng ở ngăn đầu tiên để tiện lợi trong việc sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn phúc đáp thư từ một cách nhanh chóng.

7. Sử dụng hợp lý. Hãy xác định loại giấy tờ luôn có mặt trên bàn làm việc của bạn vì chúng chẳng thuộc vào loại hồ sơ nào cả. Hãy tạo ra các ô đựng hồ sơ phù hợp cho chúng. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một khu vực cho “Con cái” (giấy mời họp phụ huynh, danh sách các lớp học…) hoặc “Câu lạc bộ thể thao” (nếu bạn là thành viên của một câu lạc bộ nào đó). Các giấy tờ khác như các bài báo được cắt ra, tờ quảng cáo… sẽ được đưa vào một thư mục có liên quan. Hãy tạo ra một thư mục thích hợp nếu trong hồ sơ treo của bạn không có (ví dụ: “Các lời khuyên cho sức khỏe cá nhân”).

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo ra thư mục mang tên: “Chuyến đi mới” chứa đựng tất cả giấy tờ liên quan đến các chuyến đi công tác (vé tàu/xe/máy bay, lịch trình, bản đồ thành phố, địa chỉ khách sạn, thư mời, các trang liên quan). Thông tin cho mỗi chuyến đi có thể được giữ trong một bìa bằng nhựa trong suốt. rước khi khởi hành, hãy kiểm tra lại nó để chắc chắn rằng mọi thứ quan trọng đều đã ở trong đó cả. Trong suốt chuyến đi, bạn có thể sử dụng chiếc bìa đó để đựng tất cả các giấy tờ mà bạn muốn giữ lại, đặc biệt là những giấy tờ cần thiết để được thanh toán lại chi phí chuyến đi. Khi mọi việc tính toán đã hoàn tất, hãy dán nhãn cho nó và đặt vào ô đựng hồ sơ thường trực mang tên “Chuyến đi cũ”. Phương pháp đơn giản này thật sự rất hiệu quả, có thể giúp bạn lưu trữ được mọi giấy tờ.

8. Sử dụng mặt trước của ô đựng hồ sơ. Ở mặt trước của ô đựng hồ sơ treo, hãy viết số điện thoại, tên, địa chỉ, ngày tháng và các thông tin liên quan đến chủ đề được chứa đựng trong nó. Một khi cần đến, bạn chỉ mang thư mục ấy ra, nhìn sơ qua là bạn đã có được mọi thông tin quan trọng.

9. Hãy là người tiên phong. Ô đựng hồ sơ treo của bạn có thể chứa đựng được mọi thứ nếu bạn sắp xếp nó một cách khôn ngoan. Hãy tiếp tục sáng tạo để tìm ra những ứng dụng mới. Thật tuyệt nếu bạn không chỉ sử dụng hệ thống lưu trữ tạm thời của mình mà còn hình thành một tình yêu thật sự đối với nó (và tự hào giới thiệu nó với mọi người). Chẳng hạn, một người phụ nữ có thể tạo ra một ô đựng những điều ngạc nhiên dành cho các con của mình như hình dán, các câu đố cắt ra từ tạp chí, những chiếc túi nhựa nhỏ đầy kẹo dẻo…

10. Hãy dọn dẹp tài liệu thường xuyên. Hãy sàng lọc ô đựng hồ sơ treo của bạn khi nó đã quá đầy. Việc này thường không tốn nhiều thời gian như nhiều người lầm tưởng. Thực tế, các thư mục đã được bạn giải quyết từ trước đó nên sau khoảng mười phút dọn dẹp, ô đựng hồ sơ của bạn sẽ lấy lại trật tự vốn có của nó.

Năm bí quyết để có trật tự lâu dài

Bất luận là bạn sử dụng ô đựng hồ sơ treo hay là bìa lưu hồ sơ thì chắc chắn có ngày chúng sẽ phình ra. Thời gian để tìm kiếm các thứ đựng trong đó sẽ tăng dần, thông tin sẽ trở nên lỗi thời còn sự hăng hái làm việc của bạn thì giảm xuống. Nhưng bạn hoàn toàn có thể tránh được tình huống này. Nếu áp dụng những quy tắc đơn giản hóa sau, bạn chắc chắn có thể kiểm soát được mớ giấy tờ ấy.

1. Quy luật ba phần. Mỗi khi tìm kiếm một thứ gì đấy trong ô đựng hồ sơ đang không ngừng phát triển, hãy lấy ra ba thông tin đã lỗi thời. Hãy nhớ rằng nguyên lý của sự đơn giản hóa luôn liên quan đến các bước nhỏ nhưng yêu cầu bạn phải thực hiện ngay. Hãy hài lòng mỗi khi có một mảnh giấy được cho vào sọt rác. Nó sẽ làm nhẹ các thư mục cũng như cả tâm trí bạn và việc quản lý thời gian của bạn.

2. Sự trao đổi. Mỗi khi có thông tin mới được lưu trữ vào hệ thống, hãy quẳng thông tin cũ đi ngay lập tức. Đừng xem giấy tờ là tài sản vĩnh cửu bởi chúng chỉ là những vị khách tạm trú mà thôi.

3. Chiến lược mọi lúc mọi nơi. Mỗi chiều, hãy đặt một ô đựng hồ sơ treo, bìa lưu hồ s

hoặc khay đựng hồ sơ lên bàn làm việc của bạn. Ngày hôm sau, hãy xem qua chúng khi bạn đang nghỉ giải lao hoặc trong thời gian chờ đợi giữa các cuộc hẹn…

4. Ngày hết hạn. Hãy đề ngày hết hạn ở vị trí dễ nhìn thấy trên các đựng hồ sơ hoặc bìa lưu trữ, chẳng hạn như: “Hết hạn vào ngày 31/12/11”, hoặc “Lưu vào ngày 30/06/10”. Bạn cũng có thể dán một loại bỏ trong thư mục tiếp theo hoặc sổ hẹn của mình.

5. Ăn mừng hoàn thành công việc. Khi bạn hoàn tất một công việc nào đó, hãy rà soát lại tất cả các hồ sơ có liên quan và các bìa lưu trữ hồ sơ. Trả lại hoặc quẳng tất cả các giấy tờ mà bạn đã không còn cần đến nữa. Những gì cần thiết cho ngày sau có thể được cho vào một bìa lưu trữ dài hạn. Và cuối cùng, bạn có thể ăn mừng thành tích của mình!

Vậy là bàn làm việc của bạn đã sạch sẽ!

Cuộc tranh đua giữa người có bàn làm việc trống trải và người có bàn làm việc ngập giấy tờ luôn kết thúc với phần thắng nghiêng về phía những người biết giữ cho mặt bàn của mình sạch sẽ. Quả thật, bạn sẽ không thể đơn giản hóa cuộc sống của mình nếu làm việc trên một cái bàn ngập giấy tờ.