Kỹ năng mềm

Thuật Tổ Chức Hội Họp

1. THÔNG TIN SÁCH/EBOOK

Tác giả : Brian Tracy

Download sách Thuật Tổ Chức Hội Họp ebook PDF/PRC/MOBI/EPUB. Tải miễn phí, đọc online trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng.

Danh mục : Kỹ năng làm việc

Đọc thử Xem giá bán

2. DOWNLOAD

File ebook hiện chưa có hoặc gặp vấn đề bản quyền, Downloadsach sẽ cập nhật link tải ngay khi tìm kiếm được trên Internet.

Bạn có thể Đọc thử hoặc Xem giá bán.

Bạn không tải được sách ? Xem hướng dẫn nhé : Hướng dẫn tải sách


3. GIỚI THIỆU / REVIEW SÁCH

Giới thiệu

Hội họp là một phần thiết yếu trong hoạt động của mọi tổ chức. Là nhà quản lý, bạn sẽ phải dành ¼ sự nghiệp của mình hoặc nhiều hơn cho các cuộc họp nhóm, cũng như dành 70-80% sự nghiệp cho những cuộc gặp mặt đối mặt, một đối một hoặc với nhiều nhóm người.

Nơi làm việc của bạn càng có nhiều người và hiệu quả của các công việc phối hợp lẫn nhau càng phức tạp thì mọi người càng cần họp mặt theo nhóm nhằm giải quyết vấn đề, ra quyết định, chia sẻ thông tin và trao đổi quan điểm, ý kiến.

Nhận xét ưa thích của tôi là: “Hội họp cũng là một hoạt động quản lý.” Các cuộc họp là cơ hội quan trọng để bạn thể hiện năng lực quản lý (và cả sự thiếu năng lực) cũng như phát triển các kỹ năng giao tiếp, tạo ảnh hưởng và thuyết phục người khác, đồng thời tiến tới các mục tiêu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, các cuộc họp cũng giống như quảng cáo. Theo ước tính, có đến 50% số tiền chi cho quảng cáo bị lãng phí, nhưng không ai biết 50% lãng phí này nằm ở đâu. Tương tự, một nửa thời lượng các cuộc họp đều bị lãng phí, nhưng không ai biết cách loại bỏ lượng thời gian vô ích này.

Rất nhiều cuộc họp diễn ra quá lâu, không đạt hiệu quả, không thật sự mang lại kết quả hoặc mơ hồ và thiếu định hướng. Mặc dù vậy, chúng ta không thể tránh hội họp. Các cuộc họp vẫn đóng vai trò tuyệt đối cần thiết cho doanh nghiệp và đối với thành công của bạn.

Tạo ảnh hưởng đến người khác

Trong cuốn sách này, bạn sẽ học được cách quản lý và tham gia các cuộc họp hiệu quả hơn để có thể tối đa hiệu suất từ thời gian dành cho hội họp của những người khác.

Đối với một nhà quản lý, cách lập kế hoạch và tiến hành cuộc họp cũng như trình bày nội dung là những yếu tố quyết định thành công trong sự nghiệp của bạn. Trong một cuộc họp, cả người giám sát và cấp dưới đều quan sát bạn. Cấp trên của bạn sẽ đặc biệt chú ý đến chất lượng và số lượng những đóng góp của bạn trong cuộc họp đó. Nếu thể hiện mình tốt trong các cuộc họp, bạn sẽ được xem như một nhà lãnh đạo hứa hẹn và có tiềm năng. Bạn có thể tỏa sáng và trở thành người đóng góp xuất sắc hoặc có thể phá hỏng tất cả. Điều đó tùy thuộc ở bạn, nhưng bạn không thể giấu mãi được.

Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, các nhân viên cấp dưới sẽ đánh giá uy tín, năng lực, trí thông minh và tính cách chung của bạn thông qua cách bạn tiến hành các cuộc họp.

Những giám đốc thành công biết cách tổ chức tốt các cuộc họp và xử lý công việc hiệu quả trong môi trường hội họp. Peter Drucker(1) nói rằng: “Hội họp là công cụ cơ bản trong quản lý.” Vì một phần quan trọng trong sự nghiệp của bạn chính là các cuộc họp, nên việc học cách hội họp sao cho hiệu quả nhất và đảm bảo các cuộc họp bạn tham gia đạt kết quả như mong muốn là điều thiết yếu để thành công.

Tiết kiệm thời gian

Nếu tỏ ra xuất sắc khi tham gia và tiến hành các cuộc họp, bạn có thể bù đắp đến 40% thời gian lãng phí trong ngày để làm việc đạt hiệu suất cao và thu được nhiều kết quả hơn, từ đó giúp bạn thăng tiến nhanh chóng trong doanh nghiệp. Nhưng nếu ngược lại, bạn sẽ không thể đạt được thành công trong công tác quản lý.

Trong cuốn sách này, chúng tôi sẽ thảo luận về hai loại hình hội họp chính. Loại đầu tiên và quen thuộc với bạn nhất là họp nhóm, trong đó mọi người cùng có mặt vì nhiều lý do khác nhau. Loại thứ hai là họp một đối một, tức là khi bạn gặp một người hoặc một nhóm ít người để đàm phán, phỏng vấn, kỷ luật, tuyển dụng, sa thải, khen thưởng, ủy quyền hoặc thực hiện các hoạt động quản lý khác.

Cuốn sách này bao gồm 21 ý tưởng cốt lõi được đúc kết sau nhiều năm học hỏi và nghiên cứu các phương pháp tổ chức, phối hợp các cuộc họp một cách hiệu quả. Khi bắt đầu kết hợp những ý tưởng này hay chỉ một số ý tưởng trong chiến lược quản lý hội họp, bạn sẽ tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn và có thể đạt kết quả nhanh đến mức bạn không tin nổi sự khác biệt đó.

ĐỌC THỬ

Chương 1. Các kiểu hội họp

Thomas J. Watson(2), nhà sáng lập IBM, cho rằng xuất phát điểm để tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn là phải suy nghĩ cẩn thận về cuộc họp từ trước.

Hãy xác định xem bạn cần tổ chức loại hình hội họp nào rồi cấu trúc cuộc họp sao cho bạn tối đa hóa hiệu quả thời gian của những người tham gia. Có quá nhiều cuộc họp được tổ chức cùng lúc và không dự tính trước, không thực tế, không có sự chuẩn bị, không mục đích hay không có mục tiêu rõ ràng trong suy nghĩ.

Có năm kiểu hội họp khác nhau. Một số tuy trùng lặp, nhưng mỗi loại đều có những yêu cầu riêng biệt.

Chia sẻ thông tin

Kiểu đầu tiên là cuộc họp chia sẻ thông tin. Đây là khi bạn tập trung mọi người lại để xem xét tiến độ và chia sẻ thông tin theo phương thức “bàn tròn”. Vai trò của người tham gia là cập nhật hoạt động của họ với những người khác. Họp nhân viên là ví dụ điển hình cho kiểu hội họp này.

Đây là cuộc họp dựa trên quy trình công việc. Nó không nhắm đến một mục đích hay mục tiêu cụ thể, nhưng là một phần trong quy trình công việc đang diễn ra và là phương tiện giao tiếp quan trọng. Hầu hết các giám đốc được khảo sát đều đánh giá các cuộc họp chia sẻ thông tin này là hình thức giao tiếp quan trọng thứ hai trong một tổ chức. (Hình thức giao tiếp quan trọng nhất là kiểu họp một-đối-một.)

Giải quyết vấn đề

Kiểu hội họp thứ hai là nhằm giải quyết vấn đề. Những cuộc họp này hướng đến mục tiêu và nhiệm vụ. Mục đích của kiểu họp này là tìm giải pháp cho một vấn đề cụ thể. Những cuộc họp như thế diễn ra thường xuyên, thường không dự tính trước và được tổ chức nhanh chóng. Thời gian diễn ra các cuộc họp giải quyết vấn đề phụ thuộc vào quy mô và độ phức tạp của vấn đề cần giải quyết.

Hoạt động

Kiểu thứ ba là cuộc họp hoạt động, tức là khi bạn tập trung nhân viên từ các phòng ban khác nhau. Mục đích của loại cuộc họp này là phổ biến “tình hình chung” cho đại diện của các phòng ban khác nhau trong công ty.

Họp hội đồng

Kiểu hội họp thứ tư là họp hội đồng. Đây là cuộc họp được lên lịch thường xuyên với chương trình và nội dung chuẩn, tập trung cùng một nhóm người để theo dõi và xem xét tiến độ, hoạch định các công việc đang diễn ra cũng như trình bày và nhận phản hồi.

Ví dụ điển hình cho hình thức họp hội đồng là một cuộc họp của nhóm hay ban phụ trách chất lượng. Đây là lúc một ủy ban/hội đồng trong đội ngũ nhân viên cùng nhau đánh giá các nỗ lực vừa qua, thảo luận về những việc họ có thể làm để cải thiện chất lượng và đề xuất các kiến nghị cho công tác quản lý theo định kỳ.

Bồi dưỡng và đào tạo

Kiểu hội họp thứ năm là các cuộc họp bồi dưỡng, đào tạo hay hội thảo với mục đích hướng dẫn các thành viên tham gia về một chủ đề mới nào đó. Ví dụ, đó là khi bạn cần giới thiệu một thiết bị hoặc công nghệ mới hoặc khi bạn đang triển khai một chương trình dự án mới.

Có rất nhiều cuộc họp bao gồm các đặc điểm của cả năm loại hình trên, nhưng để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, mọi người cần phải nắm rõ nó sẽ được tổ chức theo kiểu nào.

Chương 2. Xác định mục đích của cuộc họp

Xuất phát điểm của một cuộc họp hiệu quả là phải có mục đích rõ ràng. Trước tiên, lý do diễn ra cuộc họp này là gì? Hãy suy xét vấn đề này từ trước và đặt câu hỏi tại sao cần có cuộc họp này. Hãy đề phòng khuynh hướng tổ chức các cuộc họp chỉ vì lợi ích của chính chúng.

Những vấn đề cần hỏi

Bạn có thể đưa ra một số câu hỏi nhằm làm rõ mục đích của cuộc họp.

Đầu tiên, cuộc họp này có cần thiết không? Bạn có thể hoàn thành mục tiêu bằng cách khác hay không? Có cách nào khác để tổ chức cuộc họp hoặc giải quyết vấn đề này? Nếu mục đích của bạn là nhằm chia sẻ thông tin, thì bạn có thể truyền đạt thông tin bằng điện thoại, e-mail hoặc trang web hay không?

Hãy nhớ rằng nếu không nhất thiết phải hội họp thì không cần gặp mặt – vì cuộc họp cuối cùng chỉ lãng phí phần lớn thời gian. Bất cứ lúc nào thời gian bị lãng phí cũng ảnh hưởng xấu đến tinh thần và hiệu suất làm việc.

Kết quả xấu nhất có thể nếu không tổ chức cuộc họp này là gì? Nếu bạn cảm thấy không có gì nghiêm trọng xảy ra hoặc có thể xử lý công việc bằng cách khác, thì bạn nên tự nhắc mình không tổ chức họp.

Thứ hai, ai phải tham dự cuộc họp? Ai chắc chắn phải có mặt ở cuộc họp và, tất nhiên, những ai không cần hoặc không nên tham gia? Bạn sẽ phạm sai lầm lớn nếu mời những người không cần tham gia đến họp vì họ không có khả năng đóng góp hoặc rút ra giá trị nào cả.

Đúc kết nguyên nhân

Thứ ba, mục đích của cuộc họp là gì? Thước đo xác định mức độ rõ ràng của mục đích dựa trên việc bạn có thể ghi ra giấy mục đích của cuộc họp trong vòng 25 từ hoặc ít hơn. Nếu không làm được điều này thì bạn chưa thật sự biết mục đích là gì.

Hãy tự hỏi mình rằng: “Nếu cuộc họp này hoàn toàn hiệu quả thì kết quả sẽ là gì? Điều gì sẽ xảy ra? Mọi người sẽ làm gì sau đó?”

Khi bạn đã đúc kết rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp, xác định được mục đích của cuộc họp và tại sao bạn cần tổ chức nó, thì bạn sẽ lên kế hoạch cho cuộc họp, nội dung chương trình và những phần việc cụ thể mà bạn muốn bao quát dễ dàng hơn.

Cố gắng giải quyết một vấn đề sai

Trong một số trường hợp, thậm chí dù đã xác định được mục đích và mục tiêu cho cuộc họp, nhưng sau đó bạn vẫn phát hiện cuộc họp không mang lại hiệu quả. Nguyên nhân là bạn có thể đã xác định sai một vấn đề nào đó mình muốn giải quyết.

Ví dụ, trong công việc tư vấn bán hàng của chúng tôi, mục đích hội họp là để giải quyết một vấn đề quen thuộc: Doanh thu bán hàng quá thấp.

Chúng tôi đặt câu hỏi: “Còn vấn đề gì nữa?”

Câu trả lời có thể là: “Chúng ta không thu hút đủ số lượng khách hàng mới.”

Nếu đây là câu trả lời đúng, giải pháp sẽ là thay đổi hoặc cải thiện hoạt động khuyến mãi và quảng cáo để tăng mức độ thu hút khách hàng.

Sau đó chúng tôi lại hỏi: “Còn vấn đề nào khác nữa không?”

Câu trả lời kế tiếp có thể là: “Doanh thu bán hàng của đối thủ quá cạnh tranh so với chúng ta.”

Nếu đây là nhận định đúng về vấn đề thì giải pháp có thể là thay đổi sản phẩm bán ra, cung cấp những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc khác biệt, nỗ lực bán hàng cho nhiều khách hàng khác nhau, hạ giá thành hoặc chào bán thứ gì đó mới và khác biệt để phân biệt chúng tôi với đối thủ.

Các cuộc họp của chúng tôi thành công vì chúng tôi đã đi sâu vào vấn đề thực tế cần giải quyết, chứ không chỉ tập trung vào bề nổi dễ thấy của vấn đề.


Giang Vi

Tôi là một người yêu sách cuồng nhiệt và đã hơn 20 năm. Tôi dành cả ngày để đọc, viết blog về sách và viết bình luận. Tôi tin rằng sách là công cụ mạnh mẽ nhất trong cuộc sống để mở mang đầu óc cho những ý tưởng và quan điểm mới. Các thể loại yêu thích của tôi bao gồm tiểu thuyết lịch sử, giả tưởng, khoa học viễn tưởng và phi hư cấu. Tôi cũng thích tìm hiểu về các nền văn hóa khác nhau thông qua văn học.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Related Posts:

Back to top button