Tài Chính Dành Cho Nhà Quản Lý

1. Tài chính – Kế toán: Thông tin tài chính tốt đóng vai trò quan trọng như thế nào?

Trong lịch sử phát triển của con người, thế hệ nào cũng đều cho rằng, họ đang làm việc trong môi trường kinh doanh khó khăn hơn những người đi trước. Thế hệ chúng ta ngày nay cũng có suy nghĩ tương tự và có thể những thế hệ sau chúng ta không phải là ngoại lệ. Vậy, bạn nghĩ sao? Tất cả mọi người đều đúng!

Quản lý công ty trong môi trường kinh doanh ngày nay

Khi công việc kinh doanh mang tính cạnh tranh, toàn cầu và bị chi phối nhiều hơn bởi yếu tố công nghệ, thì các doanh nghiệp khác sẽ dễ dàng cạnh tranh với bạn hơn. Bạn sẽ rất khó thành công nếu chỉ làm “tốt”. Việc giới thiệu một sản phẩm mới và hy vọng thu lợi từ những đổi mới trong một thời gian dài sẽ vấp phải sự cạnh tranh gay gắt. Chính vì vậy, việc kiếm sống cũng trở nên khó khăn hơn. Do đó, những gì mà cha mẹ chúng ta cho là đủ để xoay xở và có được cuộc sống tốt đẹp thì bây giờ vẫn là chưa đủ. Chắc hẳn bạn đã đọc ở đâu đó rằng rất nhiều người trong chúng ta không thể có nổi mức sống giống như cha mẹ mình bởi vì cuộc sống trong thế giới ngày nay đã trở nên khó khăn hơn trước rất nhiều. Tất nhiên, bạn cũng biết rằng ngày nay con người có nhiều cơ hội để làm giàu, để tạo ra những sản phẩm mới, thành lập những công ty mới và tạo nên những tài sản khổng lồ chưa từng có. Các thế hệ trước chúng ta khó mà hình dung được những cơ hội đã đến và đi nhanh chóng như thế nào trong thập kỷ 1990.

Vì vậy, chúng ta không thể nói rằng thế giới ngày nay có nhiều thách thức hơn. Vậy, bạn có thể làm gì để vượt qua những thách thức này? Câu trả lời là: Sống ở thế hệ nào không quan trọng, mà quan trọng là bạn đã chuẩn bị để đối phó với những thách thức đó như thế nào. Đó là tất cả những gì cuốn sách này muốn đề cập tới.

Khi tôi còn là một cậu bé, cha tôi có một cửa hàng thực phẩm. Sau khi tan học, tôi đều tới cửa hàng giúp cha mẹ. Công việc đầu tiên của tôi là dỡ các thùng hàng đã đóng gói, dán giá và xếp chúng lên các kệ hàng. Thỉnh thoảng, sau khi nhận được đơn đặt hàng qua điện thoại, tôi đóng gói và giao hàng cho khách (đó là cách mà sau này rất nhiều cửa hàng nhỏ đã làm theo). Rồi tôi chuyển sang lọc từng tảng thịt tươi. Khi học cấp II, tôi bắt đầu công việc tính tiền cho khách hàng, mở cửa hàng mỗi buổi sáng và cuối cùng là quản lý cửa hàng khi cha mẹ tôi tận hưởng những kỳ nghỉ hiếm hoi của họ. Lên cấp III, tôi đã có thể quản lý tất cả các hoạt động của một cơ sở kinh doanh nhỏ, bao gồm thao tác máy tính tiền và làm sổ sách vào cuối ngày.

Theo thuật ngữ kinh doanh hiện nay, tôi đã làm công việc giao/nhận, quản lý việc bốc xếp hàng và hàng tồn kho, sản xuất, bán hàng, phân phối, viết hóa đơn và thu tiền của khách hàng, làm kế toán và quản trị.

Trong thời đại ngày nay, điều đó có gì khác thường không? Thực tế, kiến thức phong phú và đa dạng chính là những gì được kỳ vọng ở những người trẻ tuổi. Bộ máy quản lý của những công ty lớn, nhỏ, bao gồm cả giám đốc, phó chủ tịch, tổng giám đốc đều thấy rằng chỉ những kỹ năng chuyên môn không thôi sẽ không giúp họ “về đích” như trước đây.

Dấu hiệu đầu tiên của xu hướng này là sự xuất hiện của máy tính cá nhân. Dù kiến thức chuyên môn rất vững vàng nhưng các nhà quản lý cao cấp và điều hành công ty thế hệ trước vấp phải nhiều khó khăn do thiếu hiểu biết về công cụ mới này. Trong khi đó, những chuyên gia trẻ có ưu thế hơn khiến ông chủ của họ cảm thấy lạc hậu và lỗi thời. Như chúng ta đã biết, rất nhanh sau đó, các chuyên gia này sinh con đẻ cái và chỉ vài tuổi, chúng đã có sự nhạy bén về máy tính, khiến các bậc phụ huynh hết sức kinh ngạc. Và điều đó cứ thế tiếp diễn.

Chúng ta biết rằng, hiện nay, tài chính và kế toán tác động tới nhiều công ty theo những cách thức mà trước đây các nhà quản lý chưa bao giờ để ý tới. Những vụ bê bối về kế toán xảy ra trong năm 2002 đã cho thấy năng lực tài chính kém cỏi, sự cẩu thả hay chỉ đơn giản là sự gian dối đã tước đoạt mồ hôi, công sức của hàng ngàn nhân viên trung thành và tận tụy. Vai trò của bản báo cáo dường như trở nên quan trọng hơn nhiều so với thời gian tôi còn đi học.

Ngày nay, việc học cách đọc một bản báo cáo để duy trì công việc chứ chưa nói đến thăng tiến trong sự nghiệp là rất quan trọng. Ban giám đốc phải nghiên cứu kỹ những báo cáo họ nhận được hàng năm với mức độ chưa từng có. Họ phải hiểu thuật ngữ tài chính và những phương pháp kế toán mà trước đây họ cho là hiển nhiên. Họ phải biết rõ hoạt động của nhân viên và các kết quả tài chính phức tạp bởi vì họ không thể nói rằng họ không biết. Và những người quản lý một công ty dù lớn hay nhỏ đều cần tìm hiểu đầy đủ các nguyên tắc kế toán cũng như giới hạn tài chính phù hợp để tránh gặp rắc rối khi cố gắng đạt mục tiêu. Đối với những người mong muốn trở thành nhà quản lý, sự am hiểu về lĩnh vực này còn quan trọng hơn. Họ không thể thăng tiến nếu không hiểu biết.

Rõ ràng, những vụ bê bối về kế toán đã khiến mọi người tìm hiểu nhiều hơn về lĩnh vực này. Nhưng đó có phải là lý do duy nhất không? Tất nhiên là không!

Hãy xem xét trường hợp của một nhà quản lý mới được yêu cầu dự trù ngân sách cho phòng ban của mình.

Bạn bắt đầu lập kế hoạch ngân sách của mình như thế nào? Doanh số ra sao? Bạn có bắt đầu bằng những hàng hóa bạn hy vọng có thể bán được không? Bạn chắc chắn mình có thể bán được những gì? Tháng trước hay năm trước bạn đã bán được gì? Nhà quản lý sẽ tin điều gì?

Nếu như mọi thứ quá phức tạp, bạn nên bắt đầu từ các chi phí. Bạn cần chi tiêu gì? Năm trước hay tháng trước bạn đã tiêu gì? Bạn hy vọng được phép chi tiêu vào việc gì? Và bạn có biết nó sẽ thực sự tiêu tốn bao nhiêu tiền không?

Thách thức hiện ra ngay từ việc hiểu mình phải bắt đầu từ đâu, sau đó là việc làm thế nào để quyết định số tiền hay nhân sự bạn cần sử dụng để đạt mục tiêu mà bạn hoặc sếp của bạn mong muốn?

Tại sao không để phòng tài chính giúp bạn?

Tất nhiên là họ không thể giúp bạn làm điều đó. Phòng tài chính có thể đưa ra một thứ gì đó giống như ngân sách và điều này đã xảy ra ở nhiều công ty. Nhưng thực ra nó không phải là ngân sách của bạn, mà là ngân sách của họ. Và nếu bạn không đạt được mục tiêu mà họ đặt ra thì đó cũng không phải là lỗi của bạn, đúng không? Với vai trò nhà quản lý, chúng ta biết rằng mỗi phòng ban hiểu rõ nhu cầu và khả năng của mình hơn bất kỳ ai khác. Mục tiêu phải được chấp thuận và thuộc về những người trực tiếp thực hiện công việc. Khi đó, quyết tâm hoàn thành mục tiêu sẽ được củng cố. Và đây là lý do tại sao mỗi đơn vị trong một tổ chức phải tự dự trù ngân sách và các nhà quản lý của tổ chức nhất thiết phải dự trù ngân sách hiệu quả.

Vai trò của phòng tài chính

Ở hầu hết các công ty, phòng tài chính sẽ phải đảm nhiệm hai chức năng cơ bản, tách biệt nhau: quản lý nguồn tài chính của công ty (chức năng “Tài chính”) và ghi chép, báo cáo tất cả các giao dịch tài chính (chức năng “Kế toán”). Tuy nhiên, hiện nay, nhiều công ty vừa và nhỏ không tách riêng hai bộ phận này.

Một công ty có thể giao cho giám đốc tài chính, người giám sát và thực hiện các chức năng tài chính, đồng thực hiện và giám sát các hoạt động kế toán của công ty. Ở những công ty có quy mô lớn và có công tác tổ chức chặt chẽ hơn, Tài chính và Kế toán sẽ được chia thành hai bộ phận riêng biệt, nằm dưới sự quản lý của giám đốc tài chính (CFO).

Tài chính

Phòng tài chính có thể thực hiện tổng hợp nhiều chức năng khác nhau, tùy từng công ty. Nó có thể giám sát những lĩnh vực như bảo hiểm và kiểm soát rủi ro, định giá và quản lý hợp đồng, kiểm toán nội bộ, quan hệ với các nhà đầu tư, v.v… Nhưng ít nhất, phòng tài chính sẽ chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của ngân sách công ty. Phòng tài chính thường do một trưởng ban hoặc một phó chủ tịch phụ trách tài chính quản lý và điều hành. Vai trò của họ bao gồm quản lý tiền mặt, quan hệ với các ngân hàng, giám sát các khoản đầu tư và thực hiện tất cả những việc cần làm nhằm đảm bảo công ty có đủ tiền mặt thực hiện các giao dịch của mình cũng như sử dụng tiền để tiến hành kinh doanh, đầu tư hiệu quả.

Đừng phán xét một cuốn sách qua trang bì

Dù chúng tôi đang cố gắng đưa ra cho bạn ý tưởng chung nhất về nhiệm vụ của từng chức vụ, vẫn có những vấn đề chung không thống nhất ở nhiều công ty và có thể ở cả công ty của bạn. Có một số công ty đặt ra nhiều chức vụ hơn các công ty khác, còn một số khác vẫn sử dụng những chức danh mà hiện nay không còn được sử dụng nhiều như “Trưởng phòng tài chính” (Director of Finance), “Phó Chủ tịch quản trị” (Vice President of Administration) hay thậm chí là “Kế toán trưởng” (Manager of Accounting) để chỉ người đứng đầu bộ phận tài chính trong công ty của họ. Khi muốn xác định rõ công việc của từng người, bạn nên xem sơ đồ tổ chức hoặc hỏi nhân viên phòng nhân sự hay phòng tài chính. Điều này sẽ giúp bạn không lúng túng hay tệ hơn là thu thập những thông tin sai lệch.

Những hoạt động chính như sáp nhập và mua lại (merger and acquisition) thu hút các nhà đầu tư đầu tư vào một công ty đang tìm kiếm nguồn vốn từ bên ngoài và thực hiện quản lý nội bộ việc niêm yết chứng khoán, nói tóm lại là tất cả vai trò truyền thống của Tài chính sẽ thuộc trách nhiệm của phòng tài chính. Một công ty quyết định phát hành cổ phiếu lần đầu ra công chúng (Initial Public Offering) thường giao vai trò điều phối giao dịch cho phòng tài chính.