Sẵn Sàng Cho Mọi Việc

Lời giới thiệu

Trong cuốn sách “Sẵn sàng cho mọi việc” bạn có thể thấy ở đây những nguyên tắc tổ chức công việc của David Allen, một trong những nhà tư tưởng về hiệu suất công việc có ảnh hưởng nhất trên thế giới, diễn giả nổi tiếng cũng như nhà tư vấn cho các tổ chức như New York Life, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford…. Theo quan niệm của ông, việc quản lý thời gian liên quan rất ít đến những thứ nhàm chán như danh sách, nguyên lý hay những luật lệ hà khắc. Mà quan trọng hơn là học cách khát khao những điều vĩ đại và đạt mục tiêu bằng nhiệt huyết và sự tập trung. Cách nhìn khác về hiệu suất này làm cho cuốn sách của ông không chỉ là tác phẩm đáng đọc mà còn đáng để bạn thực sự tin tưởng.

Để đạt hiệu suất cao, bạn sẽ học cách Giải quyết những việc dở dang. Hoàn thành những công việc dở dang, cho dù là các dự án trọng yếu hay những công việc vặt vãnh tồn đọng cần giải quyết, sẽ là nền tảng tạo nguồn sinh lực dồi dào hơn, minh mẫn hơn để bạn sẵn sàng đón nhận bất cứ điều gì xảy ra. Khi nào gạt bỏ được những yếu tố tiêu tốn năng lượng của bạn, hãy Tập trung hiệu quả. Bị sao nhãng vì những công việc chưa giải quyết, dòng chảy sáng tạo trong bạn sẽ bế tắc. Hãy khơi thông dòng chảy, thu hút và phát triển tư duy mới, khi đó hiệu suất cao sẽ tự xuất hiện. Tạo nên những khuôn khổ hiệu quả là yếu tố quyết định thứ ba vì sức mạnh của toàn bộ hệ thống chỉ bằng sức mạnh của mắt xích yếu nhất.

Ebook

Đọc sách

52 nguyên tắc nâng cao hiệu suất trong cuộc Sống và công việc

Khi cơ hội gõ cửa nhà bạn, bạn sẽ bước ra trong tâm thế hào hứng, sẵn sàng chờ đón hay còn mải vùi đầu vào những kế hoạch ngổn ngang, chồng chất đến mức không thể nào nghe được tiếng gõ cửa may mắn ấy? Nhu cầu nâng cao hiệu suất, giải phóng bản thân khỏi áp lực của công việc và thời gian, cải thiện kết quả để thăng tiến đã từ lâu là câu hỏi chung của con người thời hiện đại.

Trong cuốn Sẵn sàng cho mọi việc, bạn có thể thấy ở đây những nguyên tắc tổ chức công việc của David Allen, một trong những nhà tư tưởng về hiệu suất công việc có ảnh hưởng nhất trên thế giới, diễn giả nổi tiếng cũng như nhà tư vấn cho các tổ chức như New York Life, Ngân hàng Thế giới, Quỹ Ford…Theo quan niệm của ông, việc quản lý thời gian liên quan rất ít đến những thứ nhàm chán như danh sách, nguyên lý hay những luật lệ hà khắc. Mà quan trọng hơn là học cách khát khao những điều vĩ đại và đạt mục tiêu bằng nhiệt huyết và sự tập trung. Cách nhìn khác về hiệu suất này làm cho cuốn sách của ông không chỉ là tác phẩm đáng đọc mà còn đáng để bạn thực sự tin tưởng.

Để đạt hiệu suất cao, bạn sẽ học cách Giải quyết những việc dở dang. Hoàn thành những công việc dở dang, cho dù là các dự án trọng yếu hay những việc vặt vãnh tồn đọng cần giải quyết, sẽ là nền tảng tạo nguồn sinh lực dồi dào hơn, minh mẫn hơn để bạn sẵn sàng đón nhận bất cứ điều gì xảy ra. Khi gạt bỏ được những yếu tố tiêu tốn năng lượng của bạn, hãy Tập trung hiệu quả. Bị sao nhãng vì những công việc chưa giải quyết, dòng chảy sáng tạo trong bạn sẽ bế tắc. Hãy khơi thông dòng chảy, thu hút và phát triển tư duy mới, khi đó hiệu suất cao sẽ tự xuất hiện. Tạo nên những khuôn khổ hiệu quả là yếu tố quyết định thứ ba vì sức mạnh của toàn bộ hệ thống chỉ bằng sức mạnh của mắt xích yếu nhất…

Sau cuốn OK mọi việc – loại bỏ stress để đạt hiệu suất cao, Alphabooks chọn dịch và xuất bản cuốn sách này. Hi vọng quý độc giả sẽ tìm thấy cho mình công cụ hỗ trợ tốt nhất để nâng cao hiệu suất và thành công.

Trân trọng giới thiệu cùng độc giả.

Hà Nội, tháng 10 năm 2009

Công ty sách Alpha

Đơn giản hóa để dễ dàng thực hiện

Chúng ta đạt được hiệu suất tối đa khi hoàn thành được công việc với nỗ lực tối thiểu. Tuy nhiên, thực tế là chúng ta luôn phải đối mặt với các chướng ngại và vật cản khi muốn thực hiện bất kỳ công việc nào. Muốn nâng cao hiệu suất, ta cần phải vượt qua những rào cản, chướng ngại, sự sao lãng – bất kỳ điều gì cản trở hoặc làm chậm bước tiến của mình. Trong thế giới luôn chuyển động không ngừng, mọi vấn đề phát sinh ngay khi chúng ta vừa kịp hình dung ra, do đó việc rèn luyện để đạt được tính linh động và tập trung cao hơn hoặc thiết lập những phương pháp, cách tiếp cận tốt hơn dường như không mấy cần thiết. Tuy nhiên, để thật sự đạt được những điều mình muốn, chúng ta phải luôn sẵn sàng cho mọi việc. Và có những việc mà chúng ta đều có thể làm, trong bất kỳ lúc nào, để dễ dàng vượt qua những chướng ngại và kiên định với mục tiêu theo đuổi.

Trong suốt hơn 20 năm qua, tôi đã tìm kiếm những phương pháp tốt nhất để sống và làm việc thoải mái hơn, tích cực, bền vững hơn. Là nhà tư vấn quản lý và đào tạo về hiệu suất công việc, tôi đã giúp hàng nghìn người biến các phương pháp tôi khám phá ra thành những phương thức tuyệt vời nhất để nâng cao hiệu suất công việc và tìm thấy niềm yêu thích đối với mọi việc họ làm. Khi đã có trong tay bí quyết tạo sự cân bằng trong công việc hàng ngày, thì dù có vấn đề gì xảy ra, trực giác và óc sáng tạo của họ cũng sẽ rộng mở hơn. Họ sẽ xử lý thông tin tốt hơn, kiểm soát suy nghĩ, cảm xúc tốt hơn, tập trung vào kết quả và tin tưởng vào những phán đoán của mình về những việc phải thực hiện tiếp theo. Họ có cách tiếp cận mang tính hệ thống thích hợp để xử lý những vấn đề liên quan đến cuộc sống và công việc. Cách tiếp cận này hữu ích hơn nhiều so với việc chỉ dựa vào những hành vi mang tính phản ứng, đối phó để thoát khỏi áp lực và khủng hoảng. Khi biết rõ mình có những quy trình thích hợp để xử lý mọi tình huống, chúng ta sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Và khi đó, mọi việc sẽ tiến triển tốt đẹp. Hoàn thành nhiều việc hơn, với ít nỗ lực hơn và rất nhiều ảnh hưởng tuyệt vời khác sẽ làm tăng thêm chất lượng cuộc sống và thành quả thu được từ những nỗ lực của họ.

Các phương pháp này xuất phát từ những hành vi và cách thức giúp chúng ta phát huy bản thân cao nhất mà tôi đã khám phá ra. Từ những năm 1980, chúng đã được thử nghiệm và chứng minh tính hiệu quả đối với cả cá nhân và tổ chức. Các bước của chúng đã được mô tả trong cuốn Getting things done: The art of Stress-Free Productivity (OK mọi việc: Loại bỏ stress để đạt hiệu suất cao). Thành công của cuốn sách trên toàn thế giới cho thấy dù ở nền văn hóa và lĩnh vực nghề nghiệp nào, dường như ai cũng sẵn sàng đón nhận thông tin này và hào hứng thay đổi. Họ mệt mỏi do quá tải với công việc và các vấn đề cuộc sống. Họ muốn tìm lại những cơ hội vui chơi và sáng tạo. Họ đang tìm kiếm một phương pháp, một hệ thống hiệu quả trong mọi loại công việc và tình huống. Họ muốn có một khuôn mẫu nhưng phải là khuôn mẫu tự nhiên phù hợp với những lối sống phức tạp của mình, đem lại tự do, chứ không phải sự gò ép.

Khi khám phá và thực hiện các vấn đề trọng tâm trong chương trình của mình, đó là Cái gì (What), Khi nào (When) và bằng Cách nào (How), tôi còn làm một số việc nữa: liệt kê những lý do Tại sao (Why) đằng sau các bước này. Tại sao chúng lại có tác dụng tích cực? Tại sao chúng giúp mọi người phát huy khả năng tốt hơn và vui sống hơn? Có điều gì sâu xa hơn ở đây không? Nền tảng của những thành công này là gì? Dường như đó là những nguyên lý cơ bản được hình thành trong và thông qua phương pháp luận – những yếu tố luôn thích hợp dù ta áp dụng chúng khi nào, ở đâu và với ai.

Hãy quên tương lai – chỉ nắm chắc hiện tại

CÓ MỘT CÂU NÓI QUEN THUỘC được dân gian đúc kết: “Càng tránh, càng mắc”. Tôi vẫn chiêm nghiệm xem câu nói này đúng đến đâu. Nếu không biết rõ công việc hiện tại của mình là gì và không đánh giá toàn diện, khách quan, bạn sẽ phải rất khó khăn mới có thể tạo nên sự khác biệt hoặc kết quả tốt hơn.

Thiện chí hướng tới tương lai thật sự nằm ở việc chú trọng đến những gì ở hiện tại.

– ALBERT CAMUS

Mọi người thường hỏi tôi: “Làm thế nào để sắp xếp thứ tự việc nào trước, việc nào sau?” Tôi luôn hỏi ngược lại: “Vậy công việc của anh là gì?” Để biết hành động nào quan trọng hơn, bạn phải có cái đích cho những gì bạn muốn duy trì, vươn tới hoặc trải nghiệm – bạn phải biết công việc của mình là gì. Nhưng ngay lúc này, công việc của bạn là gì? Vấn đề này không hề rõ ràng như mọi người vẫn nghĩ.

Bạn sẽ trả lời được câu hỏi này bằng cách trả lời sáu câu hỏi sau, từ dưới lên:

1. Nhiệm vụ hiện tại của bạn là gì? Đó là những hành động bạn cần làm ngay bây giờ để hoàn thành tất cả các cam kết và trách nhiệm của mình: gọi điện thoại, trả lời email, thảo luận, làm việc vặt, động não để tìm ra ý tưởng, v.v… Mỗi ngày, một người có từ 100 đến 120 việc kiểu này.
2. Kế hoạch hiện tại của bạn là gì? Đó là những cái đích mà bạn thỏa thuận với bản thân để đạt tới, kế hoạch bao gồm nhiều hành động, ví dụ như thay lốp xe, đưa con đến trại hè, mua một công ty. Mỗi người có từ 30 đến 100 việc kiểu này.
3. Lĩnh vực trách nhiệm hiện tại của bạn là gì? Phần lớn mọi người có từ 10 đến 15 lĩnh vực, bao gồm cả những lĩnh vực chính trong công việc (phát triển đội ngũ nhân viên, quản lý công nợ, lập kế hoạch, dịch vụ khách hàng, v.v…) và những lĩnh vực chủ chốt của cuộc sống (tài chính, sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, giải trí, v.v…).
4. Công việc và tình hình tài chính của bạn sẽ thay đổi như thế nào trong năm tới? Đây là các mục tiêu bạn cam kết hoàn thành hoặc duy trì trong những tháng tiếp theo – các mục tiêu, dự định thay đổi, kế hoạch lớn hơn, v.v…
5. Công việc, sự nghiệp, cuộc sống riêng tư của bạn sẽ thay đổi như thế nào? Đây là bức tranh lớn – là tầm nhìn về những việc sẽ xảy ra trong vài năm tới.

Phải mất mười năm con người mới quen được với tuổi tác của mình.

– KHUYẾT DANH

6. Tại sao bạn hiện diện trên đời? Đây là lý do cho sự tồn tại của bạn – “công việc” của bạn với tư cách là một con người.

Nếu bạn nghiêm túc hoàn thành việc đánh giá các cam kết, vấn đề, kế hoạch hiện có theo sáu cấp độ trên, bạn sẽ có một định nghĩa rõ ràng về công việc của mình. Tuy nhiên, rất ít người có thể xác định được đầy đủ tất cả những vấn đề này.

Tôi thường dành từ 10 đến 15 tiếng cho một người chỉ để xác định công việc của họ trên hai cấp độ thông thường và có tác dụng nhất: các hành động và kế hoạch hiện tại. Nếu không xem xét khách quan để chuẩn bị tâm lý cho các cấp độ đó, chúng ta sẽ không sẵn sàng trao đổi với sếp, đối tác, bạn đời về việc điều chỉnh lại công việc hay giải quyết những thay đổi cần thiết trong mối quan hệ. Những người không biết mình đang làm gì thường không suy nghĩ nghiêm túc về sự thay đổi cần thiết để phù hợp với những đổi thay đang diễn ra thường trực trong công ty, thế giới và cuộc sống của mình.

Kỷ luật không phải là kìm hãm và kiểm soát, cũng không phải là điều chỉnh thành một khuôn mẫu hay ý thức hệ. Nó có nghĩa là lý trí nhận thức được “đó là gì” và học được từ “đó là gì”.

– J. KRISHNAMURTI

Nhiều người láng máng cảm thấy muốn làm gì đó hoặc trở thành một người nào đó khác biệt trong tương lai. Nhưng nếu không xác định được mình đang ở vị trí nào, họ sẽ giống như con tàu ma Người Hà Lan bay và tất yếu sẽ bị cuốn đi. Ngược lại, xác định rõ và quản lý những việc có thể xảy ra trong tương lai để giải quyết ngay từ bây giờ, dù với khả năng hoàn thành thấp, cũng sẽ tạo cảm hứng và khả năng sáng tạo tự nhiên cho những điều sắp tới mà không cần phải cố gắng nhiều.

Nếu không biết mình đang ở vị trí nào trên bản đồ, bạn sẽ không biết nên đi theo hướng đông hay hướng tây dù đích đến đã rất rõ ràng. Việc thừa nhận có ý thức toàn bộ những điều bạn đã tạo dựng được trong công việc và cuộc sống đã là một thử thách thật sự. Nhưng việc chấp nhận thực tế sẽ thay đổi thử thách này theo hướng tích cực.

• Hãy xem xét các câu hỏi sau:
• Ngay lúc này, điều gì có ý nghĩa với bạn? Có hữu ích không nếu mang thêm những việc khác vào cuộc sống và xử lý chúng ngay bây giờ?
• Bạn có thể nhìn nhận thông tin theo cách khác không?

Cơ hội vô hạn được tận dụng bằng khả năng hữu hạn

Cố gắng làm tất cả, ôm đồm tất cả mọi việc sẽ khiến bạn kiệt sức. Để luôn dẫn đầu cuộc chơi, danh sách vô tận “những thứ bạn từng muốn” phải được đưa về quy mô thực tế, có khả năng thực hiện.

Một phút làm nhà quản lý tiến trình công việc

TÔI ĐÃ THAM DỰ nhiều chương trình phỏng vấn “chớp nhoáng” trên đài, tivi  kiểu phỏng vấn cho bạn khoảng 50 giây để truyền tải các bí quyết cải thiện sức khỏe, giàu sang, hạnh phúc. Tôi buộc phải cô đọng thông điệp thành những điều cốt yếu nhất. Câu hỏi thường được đặt ra là: “Thưa ông David, xin ông cho biết một việc chúng ta cần làm để có được năng suất cao là gì?” Câu trả lời của tôi là:

“Không phải một việc mà là năm việc cùng phối hợp: Mọi người thường chỉ giữ các vấn đề trong đầu. Họ không quyết định cần làm gì để giải quyết những thứ họ biết là cần phải giải quyết. Họ không sắp xếp các công cụ nhắc việc và tài liệu phân loại theo chức năng. Họ không duy trì và xem xét lại những cam kết của mình. Vì thế, họ lãng phí, hao mòn sức lực, và luôn bị những việc gấp gáp nhất chi phối tất cả công việc, hy vọng đó đúng là việc cần thực hiện trước, nhưng không bao giờ cảm thấy thật sự thoải mái với suy nghĩ đó.”

Người có một chiếc đồng hồ sẽ biết chính xác thời gian, người có hai chiếc đồng hồ thì không.

– LEE SEGALL

Nếu không quản lý, công việc sẽ dồn lại đến ngập đầu.

– CHARLES BOYLE

Khi cuộc sống đòi hỏi ở con người nhiều hơn những gì ta đòi hỏi nó, hậu quả sẽ là sự oán giận cuộc đời càng trở nên thâm căn cố đế như nỗi sợ cái chết.

– TOM ROBBINS

Tôi sẽ làm thế nào?

Tôi chỉ xác định những thói quen xấu nhất trong năm giai đoạn của quản lý tiến trình công việc: tập hợp, xử lý, tổ chức, đánh giá lại và hành động. Tôi không thể chỉ ra cho phóng viên giai đoạn nào trong số này là giai đoạn gây ra vấn đề. Bạn có thể thực hiện tốt bốn giai đoạn quản lý tiến trình công việc nhưng nếu để lỡ một giai đoạn, bạn sẽ khiến cả quá trình lỡ nhịp theo. Kết quả của cả quá trình sẽ tương đương với khâu yếu nhất trong toàn chuỗi.

Hầu hết mọi người chỉ nghĩ mọi thứ trong đầu, điều đó làm gián đoạn việc bắt đầu tiến trình. Nhiều người viết ra giấy đủ thứ nhưng lại không quyết định tiếp theo cần làm gì. Ngay cả khi thật sự suy nghĩ về những hành động cần thiết (trước khi lâm vào tình trạng khủng hoảng), họ cũng không sắp xếp những công cụ nhắc việc để chúng kịp thời nhắc họ thời điểm hành động. Thậm chí, ngay cả những người lập danh sách công việc này với nỗ lực đạt được hiệu suất cao cũng để cho phương pháp của họ nhanh chóng trở nên lạc hậu và thiếu nhất quán. Kết quả là do thiếu quan tâm và rèn luyện công cụ tư duy, cuộc sống và công việc của họ trở thành phản ứng thụ động thay vì những lựa chọn hành động có định hướng rõ ràng.

“Vậy theo ông, chúng ta phải làm gì?”

“Chính là phương pháp kết hợp năm hành vi mang tính thực tiễn nhất. Hãy đưa mọi thứ ra khỏi đầu. Quyết định các hành động cần thiết để giải quyết vấn đề khi nó chớm xuất hiện chứ không phải khi đã xảy ra. Sắp xếp các công cụ nhắc nhở kế hoạch và những hành động tiếp theo để thực hiện kế hoạch thành các mục phù hợp. Luôn cập nhật, hoàn thiện và thường xuyên đánh giá lại phương pháp của bạn để bất cứ lúc nào bạn cũng có thể tin tưởng vào sự lựa chọn trực giác về những gì mình đang làm (và không làm).”

Tôi cho rằng có thể đơn giản hóa vấn đề như sau: “Tập trung vào các kết quả tích cực và không ngừng triển khai hành động tiếp theo đối với việc quan trọng nhất”. Bất cứ ai cũng biết điều này! Kiên trì thực hiện nguyên tắc đó, tổng hòa mọi khía cạnh của cuộc sống là thử thách lớn nhất và không hề đơn giản.

• Hãy xem xét những câu hỏi sau:
• Gần đây bạn đã xem qua danh mục trong mô tả công việc (4 đến 7 lĩnh vực cần lưu tâm và chịu trách nhiệm) chưa?
• Bạn có đánh giá lại 5 đến 10 lĩnh vực trọng tâm trong cuộc sống (sức khỏe, tài chính, sự nghiệp, mối quan hệ…) để chắc chắn mình có mọi kế hoạch cần thiết cũng như giữ chúng nguyên vẹn và phù hợp với tiêu chuẩn không?

Quá nhiều cam kết trong đầu dẫn đến stress và thất bại

Bằng tiềm thức, bạn nhận biết tất cả các cam kết từ nhỏ tới lớn, từ đời tư đến công việc của mình.  Tuy nhiên, phần tiềm thức đó không chứa đựng cảm giác về quá khứ hay tương lai; vì vậy khi gắn kết với tình trạng chưa hoàn thành, nó sẽ gây ra cảm giác lo lắng, thất vọng. Lúc này, bạn phải nỗ lo về việc của cả quá khứ và tương lai một lúc và đó là điều không thể. Nhưng tâm trí bạn không đầu hàng và vẫn tiếp tục cố gắng không ngừng.

Hoàn thành công việc: phản ứng chủ động hay bị động?

GẦN ĐÂY, CÓ MỘT SỐ Ý KIẾN cho rằng phương pháp hoàn thành mọi việc trong cuốn OK mọi việc – loại bỏ stress để đạt hiệu suất cao của tôi mang tính “phản ứng bị động” hơn so với các phương pháp tập trung vào những ưu tiên và “cái nhìn toàn cảnh” khác. Hoàn toàn có thể hiểu được sự phê bình đó. Trong phần lớn công việc, chúng ta thường tập trung trước hết vào việc xử lý tài liệu trên bàn, sắp xếp công việc tiềm thức (“những việc nên làm” và “những việc cần làm”) trong trí não cùng hàng nghìn email trong máy tính. Chúng ta không bắt tay vào tập trung giải thích tại sao công việc lại chồng chất và làm thế nào để sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng. Tuy nhiên, có một phương pháp để giải quyết tình trạng này.

Thực hiện kế hoạch mới không phải lúc nào cũng là một thay đổi tích cực. Đó có thể là biểu hiện của sự liều lĩnh và khả năng không hoàn thành. Nhưng xem xét lại mọi cấp độ chưa hoàn thành và hoàn thành chúng lại là một dấu hiệu của thay đổi tích cực.

– JOHN-ROGER

Sử dụng thời gian và sức lực vào tất cả những việc dở dang có thể bị xem là một phương pháp phản ứng bị động. Nhưng sự thật có phải là như vậy? Bạn vừa đưa những việc dở dang đó vào cả cuộc sống và tâm trí mình, và phản ứng (hoặc sự thiếu phản ứng) của bạn đang tác động trực tiếp đến sức lực và khả năng để có thể tuân theo sự chỉ huy của tiềm lực tinh thần. Phương pháp này buộc bạn phản ứng lại chúng. Chúng là gì? Bạn cam kết điều gì với chúng? tiếp theo bạn cầ hành động như thế nào để thực hiện cam kết? Bạn cần suy nghĩ và tổ chức cái gì để nhanh chóng giải quyết hợp lý từng thứ trong số chúng?

Chúng ta có nên bắt đầu với những việc do các mức độ ưu tiên sau chi phối: mục tiêu, giá trị, mục đích và mục tiêu chiến lược? Chẳng phải sẽ tốt hơn nếu trở nên chủ động, sáng tạo, hướng về phía trước thay vì tập trung vào những chi tiết trong quá khứ?

Đúng vậy, nhưng lý do lớn khiến chúng ta thường không bắt đầu theo cách đó là vì gần như không thể tập trung vào một cái nhìn tổng thể trong khi phần lớn năng lượng bị kìm hãm. Nhằm khởi động và tiếp cận dễ dàng nhất, hiệu quả nhất nguồn sáng tạo cần cho tư duy mới về thực tế, bộ nhớ bạn phải được thông suốt.