HỌC CÁCH SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Tất cả chúng ta đều muốn chắc chắn rằng mình sống tốt và sử dụng thời gian hiệu quả nhất, nhưng thời gian là có hạn. Vậy làm thế nào chúng ta có thể sử dụng tốt nhất thời gian của mình?

Mỗi người đều có những đặc điểm tính cách khác nhau và nhu cầu đa dạng với việc sử dụng thời gian.

Trong suốt 30 năm làm việc, tôi đã phải tự hỏi mình một số câu hỏi khó: Tôi muốn gì trong cuộc sống ? Tôi muốn đạt được những gì? Tôi thuộc kiểu người nào? Làm thế nào tôi có thể phát triển bản thân với tư cách là một con người? Tôi muốn sử dụng thời gian như thế nào? Tôi nên định giá thời gian của mình ra sao?

Cuốn sách không chỉ đơn giản là bài học về cách thức chúng ta sử dụng thời gian. Đó chính là cách thức chúng ta sống cuộc sống của mình. Dưới đây là 50 bí quyết mà tôi đã học được, được chia thành bảy chương :

■ Hiểu về bản thân. Nếu bạn hiểu mình thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, bạn có thể bắt đầu lập ra những mục tiêu cần được ưu tiên.

■ Hiểu về công việc. Hiểu được những mục tiêu cơ bản trong công việc sẽ giúp bạn chú ý đến việc nhận định xem hình sử dụng thời gian tốt đến mức nào.

■ Tổ chức tốt. Chẳng hạn như luôn có một cuốn nhật ký, thiết lập những hệ thống và lập kế hoạch làm việc.

■ Làm việc tốt hơn. Việc sử dụng thời gian chủ động, xác định những vấn đề ưu tiên và làm tốt mọi nhiệm vụ, cho dù là nhiệm vụ nhỏ nhất, là rất quan trọng.

■ Làm việc nhóm tốt hơn. Hãy phát triển những mối quan hệ công việc tốt đẹp trong một đội với sự phân công trách nhiệm rõ ràng và những cuộc họp được diễn ra tốt đẹp.

■ Giao tiếp hiệu quả hơn. Bên cạnh thư điện tử, Internet, những cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc giao tiếp thông qua điện thoại cũng như các kỹ năng viết, đọc và lắng nghe hiệu quả rất cần thiết cho việc quản lý tốt thời gian của bạn.

■ Kiểm soát thời gian. Bạn sẽ quản lý thời gian tốt khi học được cách tập trung vào nhiệm vụ, giảm thiểu sự gián đoạn và sử dụng những khoảng thời gian trống xuất hiện ngoài dự đoán.

Nếu theo đuổi bảy bí quyết này bạn sẽ biết cách sử dụng thời gian của bạn một cách hợp lý, cách để sống hiệu quả, cách để tận dụng những sự việc bất ngờ xảy ra trong cuộc sống. Mong mọi điều tốt đẹp sẽ đến với bạn!

Bạn có thể học để kiểm soát cách sử dụng thời gian của mình.

Chương 1:HIỂU VỀ BẢN THÂN

Chương mở đầu này sẽ giúp bạn hiểu về những vấn đề rộng hơn liên quan đến cách bạn sử dụng thời gian của mình. Xác định những gì bạ muốn trong cuộc sống, mục tiêu của bạn cũng như khi nào và làm cách nào bạn làm việc tốt nhất sẽ giúp bạn hiểu được thứ tự ưu tiên chung của mình. Điều này sau đó sẽ được diễn giải thành cách thức bạn quản lý thời gian.

1.1.BẮT ĐẦU VỚI MỘT VÀI GIẤC MƠ

Trước khi bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của bạn trên phương diện rộng hơn sẽ rất hữu dụng. Bạn có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của mình không? Bạn say mê nhất với điều gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó bạn sẽ lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình.

Dưới đây là năm vấn đề để suy nghĩ:

1. Nỗ lực. Điều gì thực sự làm cho bạn bị kích động ? Điều gì thúc đẩy bạn? Điều gì truyền năng lượng cho bạn và khiến cho bạn cảm thấy vô cùng hài lòng về bản thân. Bạn đang nắm giữ những giá trị nào trong cuộc sống ? Bạn quan tâm sâu sắc đến điều gì?

2. Mơ ước. Bạn luôn luôn muốn làm gì? Bạn muốn thấy mình ở đâu trong một năm tới? Còn trong năm năm thì sao? Hãy mơ một vài giấc mơ.

3. Phát triển. Những kỹ năng, khả năng hay tài năng bẩm sinh nào mà bạn có và bạn có thể phát triển?

4. Thảo luận. Thảo luận về câu trả lời của một vài trong số những câu hỏi này với bạn bè của bạn. Bạn trung thực hay hoàn toàn viển vông về bản thân? Có hạt giống nào cho một số khả năng có thể trở thành sự thật không ?

5. Xác định. Việc bạn có thể lập những mục tiêu rõ ràng và tích cực như: “Tôi muốn…”, “Trong vòng năm năm tới tôi muốn có đủ khả năng để…” sẽ giúp bạn rất nhiều. Sau đó bạn có thể chia những mục tiêu này thành những mục tiêu ngắn hạn, chẳng hạn như các bước để đạt được một trình độ chuyên môn, tích lũy kinh nghiệm hoặc học những kỹ năng mới. Hãy nghĩ về những bước tiếp theo để có thể hoàn thành các mục tiêu và mục đích mà bạn đã đặt ra cho bản thân.

“Việc chỉ đơn thuần tập trung cuộc sống vào việc kiếm tiền sẽ chỉ ra rằng bạn là một người nghèo tham vọng. Điều đó yêu cầu quá ít ở bản thân bạn. Và nó sẽ khiến cho bạn cảm thấy không toại nguyện.”

Barack Obama, Tổng thống Mỹ

Hãy tập trung vào những động lực thúc đẩy, những điều bạn muốn đạt được và những thành tựu cá nhân có ý nghĩa với bạn.

1.2.NGHĨ VỀ NHỮNG MỤC TIÊU CÁ NHÂN

Mục tiêu cá nhân có thể liên quan đến công việc, cuộc sống trong gia đình hay ngoài xã hội của bạn. Chúng thậm chí có thể liên quan đến vai trò của bạn trong thế giới. Cho dù là gì đi chăng nữa, một khi bạn đã thiết lập mục tiêu của bản thân, bạn có thể lập kế hoạch để biến nó thành hiện thực.

Để thực hiện những mục tiêu chính, bạn có thể bắt đầu chia chúng thành những bước nhỏ hơn.

Một bài tập hữu dụng trong phần này là chuẩn bị một sơ đồ mô hình của những hoạt động khác nhau xung quanh mục tiêu của bạn. Đây là một mô hình mà bạn có thể vẽ một cách sáng tạo nhằm thâu tóm những gì bạn cho là khía cạnh chính cho ý tưởng trung tâm của bạn. Để làm được điều này, bạn nên:

■ Lấy một tờ giấy A4 trắng và đặt nó theo chiều ngang.

■ Viết mục tiêu trung tâm của bạn (một hoặc vài từ, không phải là một câu đầy đủ) ở chính giữa tờ giấy.

■ Viết xung quanh từ trung tâm đó những từ khóa khác liên quan đến nó.

■ Tiếp tục mở rộng các nhánh với những khía cạnh khác nhau của mục tiêu hiện ra trong đầu bạn.

■ Nếu bị mắc ở bất cứ điểm nào, hãy trả lời những câu hỏi cơ bản: Ai?, Tại sao?, Ở đâu?, Cái gì?, Khi nào?, Như thế nào? Việc làm này sẽ kích thích quá trình tư duy của bạn.

■ Ở giai đoạn này, đừng từ chối bất cứ một suy nghĩ nào.

■ Bạn có thể đánh dấu những từ khóa khác nhau bằng các màu sắc khác nhau để chỉ ra mối liên hệ giữa chúng.

■ Bạn cũng có thể đánh số các từ khóa khác nhau theo mức độ quan trọng.

Hi vọng rằng bạn sẽ thấy đó là một cách hữu hiệu để suy nghĩ về mọi khía cạnh của những mục tiêu của mình và có được một bức tranh rõ ràng hơn về các bước bạn cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đó.

Hãy xác định mục tiêu của bạn và suy nghĩ một cách sáng tạo về những khía cạnh khác nhau của chúng.

Tình huống: Giấc mơ và cũng là niềm đam mê của Alex là được làm việc ở Thái Lan. Anh đã có đủ điều kiện để trở thành một giáo viên, nhưng anh cần củng cố những kỹ năng của mình và học tiếng Thái Lan. Anh không thể từ bỏ công việc toàn thời gian, do đó anh quyết định trong vòng hai năm, mỗi tuần sẽ dành một buổi tối để học tiếng Thái Lan từ một người bạn, đồng thời tìm hiểu về văn hóa và bối cảnh đất nước này. Những bước đi thực tế, tập trung mà anh thực hiện để theo đuổi mục tiêu dài hạn của mình cuối cùng cũng đã mang lại kết quả, và bây giờ Alex đang dạy học ở Thái Lan và cảm thấy thực sự mãn nguyện.