Kỹ năng mềm

Quản Lý Nhóm

1. THÔNG TIN SÁCH/EBOOK

Tác giả : Lawrence Holpp

Download sách Quản Lý Nhóm ebook PDF/PRC/MOBI/EPUB. Tải miễn phí, đọc online trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng.

Danh mục :  Sách kỹ năng mềm

Đọc thử Xem giá bán

2. DOWNLOAD

File ebook hiện chưa có hoặc gặp vấn đề bản quyền, Downloadsach sẽ cập nhật link tải ngay khi tìm kiếm được trên Internet.

Bạn có thể Đọc thử hoặc Xem giá bán.

Bạn không tải được sách ?  Xem hướng dẫn nhé : Hướng dẫn tải sách


3. GIỚI THIỆU / REVIEW SÁCH

Vài năm trước đây, sếp tôi và tôi đã từ Pittsburgh đến Cleverland để gặp một nhóm quản lý và những người đại diện của một nhà máy sản xuất thép lớn. Chủ đề cuộc gặp là làm thế nào để thành lập nhóm cho một nhà máy sản xuất thép cuộn mới. Trước đó, họ chưa từng thành lập nhóm, họ từng gặp khó khăn trong việc quản lý lao động và họ phải chịu trách nhiệm quản lý tài sản trong lúc chưa có khả năng tạo ra lợi nhuận.

Mặc dù những điều kiện đó không phải là lý tưởng cho cuộc gặp mặt đầy hứa hẹn đầu tiên, nhưng cuộc gặp đó còn tồi tệ hơn tôi tưởng tượng. Nó diễn ra trong một phòng hội nghị với chiếc bàn dài. Không có đủ chỗ cho tôi và những bảng kẹp giấy, phim đèn chiếu. Các đại diện của hiệp đoàn ngồi bên này chiếc bàn. Các giám đốc kỹ thuật ngồi phía bên kia.

Giám đốc mới của nhà máy cho chúng tôi xem bản thiết kế nhà máy là các giản đồ trên một sơ đồ treo ở cuối phòng. Ông ấy đưa chúng tôi đi từ khu này đến khu kia dọc theo dây chuyền mới, tự hào mô tả bằng cách nào mà chỉ cần rất ít nhân công và không cần liên kết với nhau, mỗi khi vẫn có thể đảm nhận công việc và giữ nguyên vị trí của mình ra sao. Ông hân hoan chỉ vào trung tâm điều khiển máy tính và hình dung cảnh các kỹ thuật viên mặc áo trắng, có bằng cấp, điều khiển từng chuyển động nhỏ nhất của thép. Theo mô tả của ông, thép giống một miếng kẹo dài tráng bạc hơn là một dây thép nấu chảy.

Tôi cố ngắt lời ông giám đốc bằng những câu hỏi nghe có vẻ hợp lý. Khi ông ấy nói về nhiệm vụ của nhân viên, tôi hỏi: “Ông đã dành bao nhiêu thời gian cho việc họp nhóm và giải quyết các vấn đề của nhóm?” hoặc: “Nhiệm vụ quản lý nhà máy sẽ được phân công như thế nào giữa các loại hình công việc khác nhau?”

Mỗi lần bị tôi ngắt lời, ông coi đó như sự xem thường cá nhân và cuối cùng khi quá bực mình, ông chặn lời tôi và nói: “Anh hãy hỏi sau khi tôi kết thúc chuyến tham quan”. Rõ ràng là cuộc gặp đó đang đi theo hướng hơi khác những gì tôi thường gặp.

Khi gần kết thúc, giám đốc đề nghị nghỉ giải lao, có lẽ để cho những người đại diện nhà máy có thể hút thuốc ở hội trường chứ không phải trong phòng họp. Tôi đã thử tán gẫu với vài người trong số họ về chuyện đó nhưng dường như họ không mấy thân thiện và tỏ ra nghi ngờ.

Tôi gợi ý với sếp tôi là chúng tôi hãy tiến hành công việc trong giờ nghỉ giải lao. Mặc dù hiểu và thông cảm với tôi, nhưng bà vẫn nhắc nhở rằng chúng tôi đã mất cả ngày và buộc phải để vấn đề đó đến cuối buổi họp.

Khi trở lại cuộc họp, tôi không mấy hy vọng có một cuộc thảo luận trao đổi thú vị, nhưng không chờ đợi những điều sẽ xảy ra. Khi tất cả mọi người đang tìm chỗ ngồi, chúng tôi phải chờ một lúc để đoàn đại diện hút hết điếu thuốc dở và các kỹ sư hoàn tất những tính toán bí mật mà họ đang làm trên những chiếc khăn ăn trước mặt họ. Sau đó, ông giám đốc nhà máy đưa cái nhìn đầy nghiêm khắc về phía tôi.

“Nào”, ông ta nói, “Chúng ta sẽ làm gì?”

“Vâng”, tôi nói, “Tôi xin bắt đầu với một số câu hỏi”. Tôi đã chuẩn bị mười câu hỏi mà tôi hy vọng có thể giúp chúng tôi kéo dài cuộc họp đến cuối ngày. Nhưng không như tôi nghĩ, những câu hỏi mở đòi hỏi suy nghĩ, những chất vấn thăm dò về sắc thái các mẫu thiết kế sản phẩm đã khiến họ không thể im lặng. Họ đã sử dụng hầu hết khoản chi phí mà họ trả cho thời gian tôi ở đây.

“Chúng ta có thể thảo luận những vấn đề này sau”, ông giám đốc nhà máy nói, “Cái mà chúng ta cần là đây”. Ông ta chỉ thẳng tay về phía tôi: “Chúng tôi cần biết anh sẽ thành lập nhóm như thế nào?”

Giờ thì tôi ngồi lặng ngay tại chỗ. Dường như với tôi, cái họ muốn làm chỉ đơn giản là tuyên bố thành lập nhóm, như thể họ chỉ đang bổ sung một chính sách mới vào chính sách cho nhân viên của công ty. Một khi làm được việc đó, họ có thể tiếp tục làm tất cả những việc không suy tính khác, như tổ chức các cuộc họp và quản lý sổ sách kiểm kê – những việc quen thuộc và thoải mái đối với họ.

“Ông quyết định thành lập bao nhiêu nhóm?” tôi hỏi.

“Chúng tôi không biết”, ông giám đốc nhà máy trả lời, “Vì thế chúng tôi mới cần anh ở đây”.

Không cần phải nói, tôi cảm thấy bầu không khí có phần hơi căng thẳng. Rõ ràng là ai đó đã khuyên ông giám đốc nhà máy nên mời người cố vấn khác, và ông ta không phải đang làm việc đó dựa trên nghiên cứu sâu sắc của ông ta về giá trị của nhóm. Đó là một tình huống không công bằng cho cả chúng tôi và đoàn đại diện, những người vẫn đang tiếp tục hút thuốc và nhìn chằm chằm xuống đôi bàn tay bị thép hủy hoại của mình.

Điều này thật rõ ràng, mặc dù cả tôi và sếp tôi đều không nhận ra điều đó. Chẳng có ban giám đốc hay nhân viên nào thực sự muốn khám phá việc lập nhóm, thậm chí họ còn không có một khái niệm rõ ràng thế nào là nhóm, nhưng họ lại đồng tình với một liên kết nào đó và dường như nhóm là cách chắc chắn nhất. Điều họ cần để thấy an tâm hơn là một vị cố vấn nào đó đứng ra và đảm bảo với họ là việc lập nhóm không có gì phức tạp và họ đang làm đúng những gì họ cần phải làm. Không ai muốn nghe về quá trình thay đổi văn hóa chậm chạp, vai trò của người lãnh đạo hay việc đầu tư lớn vào đào tạo và phát triển con người − một phần trong việc thành lập nhóm.

ĐỌC THỬ

CHỌN LỰA CÁC THÀNH VIÊN CHO NHÓM

Một trong những bí quyết để lãnh đạo nhóm thành công là phát huy kỹ năng của các thành viên trong nhóm sao cho phù hợp với hình thức công việc mà họ thực hiện. Chẳng hạn, khi một sản phẩm được khởi xướng và cần có những ý tưởng mới, nhóm làm việc phải là nhóm đa chức năng, gồm những người từ các bộ phận khác nhau có thể áp dụng những chuyên môn và khả năng sáng tạo riêng để nghiên cứu một đề án từ nhiều góc độ. Ngược lại, nếu một công việc yêu cầu phải có kiến thức chuyên sâu về hệ thống kế toán, rõ ràng cần tuyển dụng đặc biệt một người trong số những người có hiểu biết xuất sắc về chuyên môn tại bộ phận tài chính. Khi cần phải thay đổi một dự án, nếu cần thiết nên thay thế những thành viên không còn vai trò thích hợp nữa bằng những thành viên mới.

11. Sử dụng sức mạnh to lớn của mối quan hệ thân thiện để tăng cường hoạt động của nhóm.

XÂY DỰNG QUAN HỆ THÂN THIỆN TRONG NHÓM

Điều quan trọng là cần tạo bầu không khí thoải mái, thân thiện trong cuộc họp chính thức của nhóm, ngay cả khi việc tuân thủ một số thủ tục hành chính có tương phản với cách thức thất thường, đột xuất, thậm chí còn lộn xộn trong cuộc họp không chính thức hoặc không định trước của nhóm. Cố gắng tạo bầu không khí để tất cả các ý tưởng đưa ra đều được chú ý lắng nghe và thảo luận cởi mở. Bầu không khí này càng dễ chịu hơn nếu tất cả các thành viên trong nhóm có thể quan hệ với nhau như là những người bạn chứ không chỉ vì là những đồng nghiệp. Vì thế, cần khuyến khích các thành viên trong nhóm cả chính thức lẫn không chính thức nên dành thời gian cho nhau sau những cuộc họp chính thức hay ngoài giờ làm việc. Tổ chức các sự kiện xã hội và tuyên dương những thành quả của nhóm nhằm duy trì bầu không khí thân thiện. Tình bạn chân thành giữa các cá nhân sẽ tác động đến tinh thần đoàn kết của cả nhóm.

TRÒ CHUYỆN THÂN MẬT

Trò chuyện với các đồng nghiệp ngoài giờ làm việc hoặc trong một môi trường thân thiện sẽ giúp xây dựng quan hệ chặt chẽ trong nhóm. Khuyến khích những cuộc gặp mặt không chính thức để có cơ hội cùng nhau trao đổi những quan điểm hoặc những ý kiến trong một bầu không khí thoải mái.

XÂY DỰNG CÁC NHÓM PHÙ HỢP VỚI TỪNG LOẠI CÔNG VIỆC

HÌNH THỨC NHÓMNHIỆM VỤ VÀ ĐẶC ĐIỂM
NHÓM ĐIỀU HÀNH

Nhóm đa chức năng do một trưởng nhóm điều hành. Các thành viên được chọn theo vai trò, chẳng hạn như giám đốc tài chính.

• Quản lý các hoạt động hàng ngày của một tổ chức hoặc của một bộ phận. Thường xuyên có những cuộc họp theo chương trình hoặc theo báo cáo.

• Căn cứ thông tin của các bộ phận cấp dưới. Nếu việc kiểm tra biểu hiện yếu kém, nên tổ chức cuộc họp để giải quyết các tranh chấp cá nhân.

NHÓM ĐA CHỨC NĂNG

Nhóm làm việc theo đa ngành, liên phòng ban, được hình thành ở mọi cấp trong công ty.

• Tháo gỡ những trở ngại bằng cách trao đổi những ý tưởng khác nhau về các nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn khởi xướng một sản phẩm mới.

• Các thành viên của nhóm dùng những lĩnh vực chuyên môn và kỹ năng khác nhau để giải quyết một vấn đề hay một công việc.

NHÓM KINH DOANH

Một nhóm người chịu trách nhiệm điều hành lâu dài một dự án hoặc một bộ phận trong tổ chức.

• Điều hành một bộ phận và tối ưu hóa các kết quả.

• Phụ thuộc vào trưởng nhóm – người thường xuyên có những thay đổi đối với nhóm để tối ưu hóa cách làm việc và thường chịu sự giám sát tương đối chặt chẽ.

NHÓM HỖ TRỢ CHÍNH THỨC

Nhóm này hỗ trợ và cung cấp các dịch vụ như tài chính, hệ thống thông tin, hành chính và bố trí nhân sự.

• Mang nặng cách làm việc theo thói quen, chẳng hạn như bộ phận văn thư, và hiệu quả của bộ phận này không thể thiếu đối với thành công chung của nhóm.

• Phụ thuộc vào quy trình làm việc, đưa ra phạm vi nâng cao năng suất theo cách làm việc nhóm, có khuynh hướng cục bộ.

NHÓM DỰ ÁN

Một nhóm gồm những người được tuyển chọn và làm việc với nhau trong thời hạn của một dự án, chẳng hạn xây dựng một công trình mới.

• Yêu cầu có nhiều tiểu nhóm và công việc được chia nhỏ, lập kế hoạch chi tiết và kỷ luật làm việc nghiêm.

• Phụ thuộc vào hiểu biết gần gũi giữa các thành viên và cách thức làm việc được tổ chức tốt.

NHÓM TẠO RA SỰ THAY ĐỔI

Một nhóm gồm các chuyên gia có nhiệm vụ tạo ra sự thay đổi. Giá trị công việc phụ thuộc vào khả năng của tập thể nhóm. Đôi khi công việc này không thuộc sở trường của nhóm.

• Tạo ảnh hưởng văn hóa công ty để cải thiện căn bản các kết quả thông qua ứng dụng các phương pháp mới.

• Lãnh đạo bởi những người tin tưởng vào sự thay đổi và cống hiến nhiều cho tổ chức.

NHÓM “NÓNG”

Là một bộ phận độc lập với những bộ phận khác, và thường làm việc tại địa điểm xa công ty.

• Tập trung vào những nhiệm vụ như thâm nhập thị trường mới hoặc tạo ra các chương trình sản phẩm mới.

• Gồm những nhóm người đạt được thành tích cao, độc lập, linh hoạt, nghiên cứu nhiều tình huống và đạt kết quả nhanh chóng.

NHÓM CÔNG TÁC TẠM THỜI

Một bộ phận được thành lập trong thời gian ngắn để nghiên cứu hoặc giải quyết một vấn đề hoặc công việc cụ thể và báo cáo kết quả cho ban quản lý.

• Thiết lập hệ thống công nghệ thông tin mới, tháo gỡ những vướng mắc trong sản xuất, hoặc tham gia những nhiệm vụ tương tự, thường làm việc dưới áp lực cao.

• Sử dụng quy trình không chính thức và đưa ra các khả năng lựa chọn.

 

12. Luôn lựa chọn người trưởng nhóm dựa trên năng lực giải quyết công việc của họ hơn là những yếu tố khác.

PHÂN TÍCH CÁC VAI TRÒ TRONG NHÓM

Trong một nhóm làm việc có hiệu quả, mỗi thành viên phải biết rõ vai trò của mình. Khi đã nhận biết được sức mạnh, kỹ năng và vai trò, các thành viên phải đóng góp vào “cái chung” của nhóm. Chính vai trò hoặc của trưởng nhóm hoặc của lãnh đạo cấp cao phải nhìn thấy được vấn đề đó.

ĐÁNH GIÁ CÁC PHẨM CHẤT LÃNH ĐẠO

Tất cả những người quản lý cần có những tính cách mạnh mẽ để khẳng định ảnh hưởng và chức năng của mình. Có một số tính cách thuộc về bản năng nội tại, như tầm nhìn chiến lược, nhưng chúng phải luôn được bổ sung bởi các tính cách có được qua quá trình rèn luyện và trải nghiệm thực tế, như khả năng quan sát chẳng hạn. Điều này giúp phát huy tốt nhất năng lực của các thành viên trong nhóm. Một trưởng nhóm phải là người vừa tạo ra những điều kiện thuận lợi vừa tạo ra những cảm hứng trong nhóm. Chẳng hạn, một nhóm kinh doanh tìm thấy sự thuận lợi từ trưởng nhóm khi anh ta đưa ra những quyết định và hỗ trợ để phát triển.


Giang Vi

Tôi là một người yêu sách cuồng nhiệt và đã hơn 20 năm. Tôi dành cả ngày để đọc, viết blog về sách và viết bình luận. Tôi tin rằng sách là công cụ mạnh mẽ nhất trong cuộc sống để mở mang đầu óc cho những ý tưởng và quan điểm mới. Các thể loại yêu thích của tôi bao gồm tiểu thuyết lịch sử, giả tưởng, khoa học viễn tưởng và phi hư cấu. Tôi cũng thích tìm hiểu về các nền văn hóa khác nhau thông qua văn học.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Related Posts:

Back to top button