Làm Ít Được Nhiều

Ngày 1

Bắt Đầu

“Tôi không có đủ thời gian” là lời than phiền nghe thấy phổ biến tại bất kỳ công ty nào dù lớn hay nhỏ, thốt ra từ miệng của nhân viên dù thuộc bất kỳ cấp nào – từ các nhân viên quản lý cho đến các trợ lý quản trị, từ phó chủ tịch, luật sư, giáo sư, cho đến các CFO (tổng giám đốc tài chính) và CEO (chủ tịch điều hành). Chẳng có loại công ty nào thoát khỏi cái tình huống khó chịu này, cho dù đó là một đại công ty có hàng chục ngàn nhân viên, một công ty nhỏ có vài trăm nhân viên, hay một doanh nghiệp gia đình với chỉ một doanh nhân, một nhà tư vấn hay một người làm nghề tự do đứng mũi chịu sào. Khi các công ty tinh giảm biên chế một cách toàn diện, thì xảy ra tình trạng là số ít nhân viên còn lại bị yêu cầu phải hoàn thành thêm nhiều công việc hơn trong thời hạn thậm chí còn ít ỏi hơn. Internet gần như đang biến mọi kinh doanh thành một hoạt động toàn cầu, thường là với những công việc phải làm ngoài giờ do sự khác biệt về múi giờ đòi hỏi phải có sự phục vụ.

Điện thoại di động, máy vi tính xách tay (laptop hay notebook), e-mail, máy fax, và sổ tay điện tử (PDA – handheld electronic device), cũng đang làm cho hoạt động kinh doanh có thể diễn ra tại bất kỳ nơi nào trên thế giới, suốt 24 giờ một ngày. Do đó, trong cái thế giới làm việc 24/7 thời nay, việc biết cách tự điều chỉnh đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Sự tự điều chỉnh có nghĩa là mặc dù bạn có thể làm việc 24/24, nhưng bạn quyết định mình sẽ dành bao nhiêu thời gian cho công việc, cho dù đang ở văn phòng, đang di chuyển, hay đang lúc nghỉ ngơi thư giãn vào chiều tối và vào những ngày nghỉ cuối tuần. Chẳng hạn, tuy ông xếp của bạn có thể đinh ninh bạn phải có mặt ở sở làm từ 8 giờ sáng cho đến 6 giờ chiều hoặc thậm chí 7 giờ tối, nhưng tại nhà bạn có thể phân ra lằn ranh công việc cho mỗi tối và những ngày nghỉ cuối tuần, trừ phi chuyện làm việc là tuyệt đối cần thiết. Hoặc, nếu bạn đang có một hạn cuối đặc biệt cần phải hoàn thành, bạn có thể chọn cách dành ra 18 giờ một ngày cho đến khi xong việc, biết rằng có thể đạt được mục tiêu đề ra. (Trái lại, nếu bạn tự thấy sự làm việc 18 giờ mỗi ngày, ngày nào cũng vậy, mà chẳng kiếm đâu ra được thậm chí một kỳ nghỉ thường niên dài khoảng một tuần, vậy thì hãy lạc quan lên. Bạn sẽ tìm thấy sự hữu ích qua quyển sách này để điều chỉnh lại thời gian biểu khắc nghiệt của mình và còn làm được nhiều việc.)

Bạn đang sử dụng thời gian của mình như thế nào?

Hãy nghiên cứu xem bạn đang sử dụng hiệu quả bao nhiêu thời gian trong một ngày làm việc của mình, so với bao nhiêu thời gian bạn lãng phí cho các cuộc họp vốn chẳng nên triệu tập chút nào, cho việc tìm kiếm cái gì đó mà bạn bị lạc mất, cho việc trả lời những cuộc gọi điện thoại vốn có thể dành cho ai đó, hay cho việc giải quyết một dự án thuộc loại ưu tiên thấp – trong khi lẽ ra bạn có thể chi số thời gian của mình để theo đuổi một tin tức sốt dẻo, cấp thiết dẫn đến công việc mới. Theo một cuộc điều tra điện thoại năm 2008 ở 429 người nam nữ làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian và nghĩ rằng có một điều gì đó đã khiến họ không hoàn tất được công việc, tính bình quân, có gần một giờ đồng hồ (50 phút 3 giây) bị lãng phí trong công việc, không kể thời gian ăn trưa và thời gian đi xe đến chỗ làm. Cuộc điều tra này do Công ty Điều nghiên Dư luận CARAVAN  ®  thực hiện giúp tôi.

Các nhà quản lý doanh nghiệp, lãnh đạo, doanh nhân, sinh viên thành công đều sử dụng rất tốt thời gian của họ. Họ có những chọn lựa trong việc phải làm gì và khi nào làm, nhằm hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của mình, sao cho họ hoàn thành được những gì mình đang bắt đầu và đáp ứng thời hạn cuối đã đưa ra. Cơ bản hơn nữa là họ có một phương cách để hình dung ra những công việc ưu tiên nào cần phải khởi đầu trước. Nếu chúng ta thêm tính từ  hạnh phúc  vào trước chữ thành công, bạn sẽ thấy các nhà điều hành công ty, những nhà lãnh đạo, doanh nhân và sinh viên hạnh phúc không hề có khuynh hướng trở thành những người tham công tiếc việc; công việc là một phần chứ không phải toàn bộ cuộc đời của họ. Cuộc sống của họ thật quân bình. Họ dành thời gian cho các sinh hoạt và những mối quan hệ quan trọng đối với họ bên ngoài công việc mà họ cần phải, và lý tưởng nhất, thậm chí muốn làm.

Vâng, tôi từng thấy chính các nhà điều hành doanh nghiệp thành công dành thời gian để gửi một thư ngắn hay bức e-mail nhanh, hoặc nếu không thể tự tay làm, ít ra họ cũng sẽ phân công cho nhân viên mình phụ trách công việc phúc đáp đó và người này sẽ thực hiện thay mặt họ. Họ không bỏ sót ai hết chỉ vì “không có thời gian”. Họ hiểu rằng giao tiếp với một người một cách thật đúng lúc, bất kể đó là bạn làm ăn mai sau, khách hàng, thân chủ, đồng sự, nhân viên hay cấp trên, đều là hòn đá tảng của một nhân viên hay một nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhạy bén và tài năng.

Làm cách nào hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn

Quản lý thời gian là sự tiếp cận có hệ thống đối với phương cách bạn tổ chức công việc và thời gian rảnh của mình sao cho bạn làm chủ được việc mình sử dụng thời gian của mình như thế nào; thời gian không áp đặt sự kiểm soát lên bạn. Những người thiếu kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, vào cuối ngày làm việc, có thể suy ngẫm lại và tự hỏi, “Mình quả thật đã bận bịu suốt cả ngày hôm nay, nhưng mình đã thật sự hoàn thành được điều gì nào?” Họ cũng có thể suy nghĩ hay thậm chí buột miệng thốt, “Thời gian đã đi đâu hết cả rồi?” Hoặc, vào cuối tuần, họ có thể nói ra đầy những lời hối tiếc với bạn bè rằng mình không có đủ thời gian để xã giao với họ, không có thời gian để đọc mấy quyển tiểu thuyết, rồi những chuyến đi chơi ngắn trong ngày cũng phải hoãn lại lần nữa, thời gian dành cho gia đình dường như chẳng hề xảy ra, kế hoạch tập thể dục phải bỏ giữa chừng, hoặc những bông hoa trong vườn vẫn chưa kịp trồng.

Người quản lý thời gian hiệu quả sử dụng những kỹ thuật đã trải qua thử thách của thời gian như ưu tiên hóa, ấn định các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, tổ chức, ấn định những thời hạn hoàn thành khả thi, và giao phó để hoàn thành những gì cần được thực hiện ngay tức thì cũng như đảm bảo các dự án tương lai đều đã được suy nghĩ và tính toán một cách thích hợp.

Khi nào và làm thế nào bạn học được những kỹ năng quản lý thời gian hữu ích này? Có một số người quả thật dường như là những nhà có óc tổ chức bẩm sinh, những người quản lý thời gian thật tự nhiên. Họ đã phát triển tài riêng của mình trong việc tổ chức cũng như phối hợp các bài vở ở trường, sách học và những việc được phân công ngay từ rất sớm, từ tận thời kỳ còn học ở tiểu học. Tất nhiên, những nhà tổ chức tự nhiên này đều bộc lộ bẩm chất của mình trong những năm học ở cao đẳng hay đại học. Trong công việc, họ rất có tinh thần hệ thống qua cách họ đáp ứng yêu cầu của cấp trên ra sao, hoàn thành thời hạn ấn định như thế nào, lưu ý tỉ mỉ nơi các đồ vật được cất giữ, và tự ấn định tốc độ hợp lý cho mình. Khi trở thành những cấp trên, họ nêu gương về những mặt này cho các nhân viên cấp dưới.

Có lẽ bạn cũng đã nhận ra mình trong mô tả này. Có lẽ thậm chí quá nhiều đòi hỏi khác nhau về thời gian của bạn, cộng với việc phải đảm nhiệm quá nhiều dự án và vai trò khác nhau (công nhân, cha mẹ, sinh viên, lãnh đạo cộng đồng hay tình nguyện viên) – hay thậm chí chỉ là sự cố gắng để bắt kịp với những nhu cầu thời gian đầy thay đổi, gây ra bởi Internet hay khả năng liên lạc 24/7 thông qua điện thoại di động hoặc các thiết bị cầm tay – gần đây đang gây áp lực rất lớn, khiến giờ đây bạn cần phải được giúp đỡ về cách thức quản lý thời gian của mình.

Cũng có những người, và có thể bạn thuộc số này, cho đến tận bây giờ, vẫn “sống ổn””mà hoàn toàn chẳng hề có tính tổ chức hay hệ thống trong cách sử dụng thời gian làm việc hay giải trí của mình. Rủi thay, vì vô số lý do khác nhau, từ chuyện tinh giản biên chế và những đợt cắt giảm nhân viên khiến cho gánh nặng công việc ngày một nhiều, cho đến việc muốn hoàn thành được nhiều hơn mà không phải làm thêm giờ, những công nhân viên này giờ đây muốn (và cần) cải thiện các kỹ năng quản lý thời gian của mình. Nếu bạn thuộc vào nhóm người này, bạn ắt sẽ khôn ngoan biết dành thời gian và công sức vào việc nâng cao các kỹ năng quản lý thời gian của chính mình trước khi cấp trên của bạn yêu cầu bạn ghi tên học một khóa quản lý thời gian. Có thể trước đây bạn đã có đọc một hai quyển sách về quản lý thời gian rồi, đã có nghe đĩa CD hay băng từ về đề tài này, hoặc thậm chí đã từng tham dự một giảng khóa hoặc hội thảo chuyên đề về quản lý thời gian. Tuy nhiên, bạn đang muốn có một khóa học mới mẻ hơn, với ý thức rằng việc có những kỹ năng quản lý thời gian giỏi lẫn khéo tổ chức, có thể đảm trách nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và có khả năng hoàn thành đúng thời gian đã định chính là những đặc trưng mà các nhà quản lý nhân sự lẫn các chủ công ty thường nhấn mạnh như là nền tảng cần thiết trong đủ mọi loại công việc hay nghề nghiệp. Thậm chí có thể bạn được đánh giá qua việc bạn đã sử dụng thời gian của mình khéo léo đến mức nào trong cuộc xét duyệt định kỳ về thành tích làm việc.

Nếu bạn là một người hành nghề tự do, một chủ doanh nghiệp nhỏ hay một doanh nhân, bạn đã học được từ kinh nghiệm gian nan của bản thân rằng càng có thể tạo ra cũng như hoàn thành công việc nhiều bao nhiêu mà không phải hy sinh chất lượng, bạn sẽ càng dễ thành công bấy nhiêu; đặc biệt đối với bạn, thời gian đúng là tiền bạc. Chính vì vậy, bất kể tình hình công việc hiện tại của mình ra sao, bạn cũng quyết định quan tâm đến cách xử lý thời gian của mình như thế nào, và việc trở nên hiệu quả hơn trong quản lý thời gian chính là những cách sử dụng xuất sắc thời gian của bạn. Điều này sẽ giúp ích bạn khi bạn đọc, suy nghĩ và hoàn thành các bài tập trong quyển  Làm Ít, Được Nhiều  này.