Kiểm Soát Thời Gian Chu Toàn Mọi Việc
1. THÔNG TIN SÁCH/EBOOK
Tác giả : Alec McKenzie & Patricia Nickerson
Download sách Kiểm Soát Thời Gian Chu Toàn Mọi Việc ebook PDF/PRC/MOBI/EPUB. Tải miễn phí, đọc online trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng.
Danh mục : Sách kỹ năng mềm
2. DOWNLOAD
File ebook hiện chưa có hoặc gặp vấn đề bản quyền, Downloadsach sẽ cập nhật link tải ngay khi tìm kiếm được trên Internet.
Bạn có thể Đọc thử hoặc Xem giá bán.
Bạn không tải được sách ? Xem hướng dẫn nhé : Hướng dẫn tải sách
3. GIỚI THIỆU / REVIEW SÁCH
Lời giới thiệu
Ngày nay, trong nhịp sống gấp gáp của thời đại công nghiệp, thời gian dường như đã trở thành một thứ vô giá.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất, thậm chí có rất nhiều người đã vướng phải thứ mà các chuyên gia tâm lý vẫn gọi là “Cạm bẫy thời gian”. Nó khiến con người cảm giác như thời gian của họ bị tắc lại trong dòng chảy vô tận của công việc và trách nhiệm, và cuộc sống trở nên khó khăn và mất kiểm soát hơn cho dù họ đã cố gắng hết sức.
Trải qua hơn một thập kỷ nghiên cứu tường tận với sự tham gia của nhiều doanh nhân trên khắp thế giới, Alec Mckenzie và Patricia Nickerson đã cùng nhau cho ra đời siêu phẩm “The Time Trap” – “Nghệ thuật quản lý thời gian” cuốn cẩm nang kỳ diệu tiết lộ những cách thức tối ưu giúp bạn kiểm soát thời gian một cách hiệu quả nhất.
Với các chiến thuật thông minh, những kinh nghiệm được rút ra từ các bài phỏng vấn chuyên sâu cùng nhiều công cụ quản lý thời gian hiệu quả được sắp xếp hợp lý và logic, cuốn sách sẽ giúp bạn:
– Tránh những cách “tiết kiệm thời gian” không hiệu quả.
– Xây dựng và theo đuổi mục tiêu đã đặt ra đến phút chót.
– Tính toán thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.
– Xác định nguyên nhân và tránh lãng phí thời gian.
– Giúp bản thân trở nên năng động và chuyên nghiệp hơn.
Trải qua bốn lần tái bản, hơn nửa triệu ấn phẩm được độc giả tại nhiều quốc gia trên thế giới đón nhận nồng nhiệt, có thể nói,“Nghệ thuật quản lý thời gian”chính là bộ công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất tính đến thời điểm hiện tại.
Trích dẫn :
Chúng ta vẫn thường tự nhủ: “Mình sẽ không có đủ thời gian đâu!”
Có lẽ Noah và gia đình ông cũng từng nói thế khi hối hả chọn các cặp súc vật để mang lên con thuyền lớn . Chúng ta đều có 24 giờ, hay 1.440 phút mỗi ngày. Vậy lợi thế của Noah là gì? Ông có một thời hạn chính xác phải hoàn thành, những mục tiêu rõ ràng, và những hướng dẫn cụ thể từ Đấng Tối cao về thời điểm và quá trình chính xác phải tiến hành.
Nếu bạn không thấy được những lợi thế tương tự, quá trình bạn tạo ra trong khoảng thời gian được giao có thể sẽ khác hoàn toàn so với văn hóa, hoàn cảnh, và đặc biệt là lựa chọn của bạn.
Điều hiển nhiên là càng có ít lựa chọn hơn thì cuộc sống của bạn sẽ đơn giản hơn. Nếu từng sống sót qua một thảm họa thiên nhiên, hay đơn giản là một đợt cắt điện kéo dài, bạn sẽ biết cảm giác bị quăng trở lại với “thời kỳ đồ đá” như thế nào. Bạn sẽ phải tích cực làm việc từ sáng sớm tinh mơ cho đến tối mịt vì sự sinh tồn; và bạn thậm chí sẽ làm nhiều hơn nếu có thể, nhờ ánh trăng, lửa, nến hay nhờ nguồn điện, cho tới khi bạn chìm vào giấc ngủ. Sau này, bạn sẽ luôn nhớ đến những nỗ lực với niềm tự hào, nhưng chắc chắn sẽ không bao giờ muốn những điều đó tái diễn thêm một lần nào nữa.
SỰ XAO LÃNG, NHỮNG KỲ VỌNG, SỰ KHẨN CẤP
Tại sao chúng ta có thể làm chủ thời gian của mình trong thời kỳ khủng hoảng, nhưng lại không thể làm chủ được thời gian trong những ngày bình thường? Chính bởi sự kết hợp của bộ ba “siêu bẫy” bao quát toàn diện, từ đó hình thành nên những chiếc bẫy thời gian. Đó là:
Những xao lãng tầm thường
Những kỳ vọng quá mức
Những vấn đề quan trọng khẩn cấp
Sự xao lãng làm rò rỉ quỹ thời gian của chúng ta như thế nào?
Hãy suy nghĩ về hoàn cảnh sống hoặc công việc hiện tại của bạn, đặc biệt khi nó gây ra những ảnh hưởng nhất định tới thời gian của bạn. Nếu bạn giống như hầu hết những người khác, thì ắt hẳn nhà cửa, ô tô, và văn phòng của bạn phải tràn ngập các thiết bị hiện đại và nguồn dữ liệu. Bạn có thể cập nhật tình hình thế giới mỗi tích tắc, phản ứng kịp thời với bất cứ thách thức hay cơ hội nào xuất hiện. Nhưng liệu bạn có nên làm điều đó hay không?
Sự kết nối quan trọng như thế nào?
Vậy làm thế nào tổ tiên chúng ta, vốn không có những công cụ tốc độ cao và kết nối mạng 24/24, lại vẫn có thể nghiên cứu, phát minh, và đạt được nhiều thành tựu đến vậy – từ những bức hình khắc trong các hang đá cho tới các nhà thờ, từ việc xây dựng cả một đế chế cho tới nguồn điện lưới, từ đường ray xe lửa cho tới phóng xạ, từ việc dùng chảo đãi vàng cho tới việc dùng khoan khoan lấy lõi – tất cả đều hoàn toàn thô sơ, đều thuộc thời kỳ ‘trước thời laptop’? Họ được ban phát nhiều sự thông minh tài trí hơn chúng ta? Hay họ khỏe mạnh hơn, khéo léo hơn? Hay họ không mắc phải chiếc bẫy lớn đầu tiên – Những Xao lãng tầm thường?
Đa nhiệm giúp tiết kiệm hay lãng phí thời gian?
Hãy xem xét cuộc sống hiện tại của bạn. Ở bất cứ nơi đâu, con người cũng đều cố gắng thuyết phục số đông rằng đa nhiệm là một nhiệm vụ cần thiết. Hãy nhìn những người đang lái xe tới công sở ở làn đường kế bên. Nếu họ cũng đang thực hiện đa nhiệm để tiết kiệm thời gian, họ sẽ phải sử dụng thiết bị định vị GPS và các chương trình giao thông trên đài để tìm ra một hướng đi thông thoáng. Họ cũng có thể sẽ phải cố gắng tiết kiệm thêm thời gian bằng cách đọc tin nhắn hay trả lời điện thoại trong khi đang nhâm nhi ly cà phê và lao xuống dốc với vận tốc 112 km/h. Liệu khoảng thời gian họ tiết kiệm được bằng việc thực hiện đa nhiệm có xứng đáng không? Hay nó sẽ tan thành khói bụi khi một người lái xe khác, cũng đang bận rộn đa nhiệm tương tự, đột nhiên hỏi chuyện?
Ngày càng có nhiều nhà nghiên cứu tranh luận về quan niệm rằng đa nhiệm sẽ tiết kiệm thời gian. Thực chất, trí não con người không thể xử lý hai dòng suy nghĩ đối ngược nhau tại cùng một thời điểm mà không làm giảm chất lượng của cả hai. Thay vào đó, chúng ta hoàn toàn có thể làm tốt hơn nếu giải quyết từng nhiệm vụ một và theo trình tự. Chúng ta có thể nâng cao hiệu quả bằng cách sử dụng công cụ nhắc nhở, ghi nhớ kèm hình ảnh để theo kịp lịch trình. Và trên thực tế, chúng ta có thể đẩy nhanh quá trình từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Nhưng đến lúc đó, bạn chắc chắn đã rất mất tập trung rồi.
ĐỌC THỬ
TẠI SAO NHỮNG YẾU TỐ GÂY LÃNG PHÍ THỜI GIAN VẪN KHIẾN CHÚNG TA BẤT NGỜ?
Tại một buổi hội thảo về Quản lý thời gian, Alec Mackenzie đã yêu cầu một nhóm CEO liệt kê những yếu tố gây lãng phí thời gian của họ, và sau đó quyết định xem nguyên nhân thực sự nằm ở đâu. Không có ngoại lệ, tất cả họ đều đổ lỗi cho bất kỳ ai khơi nguồn hành động đó. Họ đã liệt kê năm yếu tố gây lãng phí thời gian nhất như sau:
- Thông tin không đầy đủ.
- Nhân viên tìm đến cùng với một vấn đề.
- Bị gián đoạn vì điện thoại.
- Mọi công việc hàng ngày đều được đưa tới CEO.
- Các cuộc họp không được chuẩn bị kỹ và quản lý tốt.
Các vị CEO nói rằng năm vấn đề này nằm ngoài khả năng dự báo hay phòng tránh của họ. Cũng trong buổi hội thảo này, một video ghi lại những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian của một vị chủ tịch công ty được trình chiếu. Tất cả người xem – đều là CEO – được yêu cầu nhận diện những nhân tố gây lãng phí thời gian ngoài năm yếu tố đã được nhắc tới ban đầu. Vì đó là “một anh chàng nào khác” đang mắc lỗi trong video nên các vị CEO đều cảm thấy đủ tỉnh táo và vô tư để tìm ra vài yếu tố khác, và họ cũng dễ dàng đổ lỗi cho vị CEO kia. Những yếu tố mới gồm có:
- Nỗ lực quá sức.
- Dự tính nhiệm vụ không thực tế.
- Trì hoãn.
- Không chịu lắng nghe.
- Không thể từ chối khi cần thiết.
Những người tham gia hội thảo đã dần nhận ra rằng trách nhiệm trong năm yếu tố đầu chính là thuộc về họ, cho dù có thể là do những người khác đã khơi nguồn. Họ đi đến kết luận rằng để phát triển kỹ năng quản lý thời gian, bạn cần thẳng thắn nhìn nhận các thói quen của bản thân, thừa nhận rằng lựa chọn duy trì sự tập trung trong công việc hay không hoàn toàn nằm trong tay bạn.
Thiết lập ranh giới của bạn, chứ không phải của người khác
Một khi đã chắc chắn về những dự tính của bản thân, bạn có thể thể hiện sự lịch thiệp và quan tâm khi truyền đạt những lựa chọn bạn dành cho người khác. Bạn vẫn có thể phản đối rằng: “Điều đó có thể rất ổn đối với những vị CEO kia. Nhưng phần lớn chúng ta đều chỉ là quản lý cấp trung, đốc công, chuyên gia hay đại diện dịch vụ. Chắc chắn là chúng ta không có quyền trì hoãn trả lời hay đáp ứng như những vị CEO. Đối với chúng ta, việc chấp nhận yêu cầu không phải là một thói quen; đó là điều bắt buộc.” Hãy suy nghĩ về câu hỏi này.
Liệu thói quen phản ứng của bạn có thể đương đầu với sự kiểm soát?
Rất ít người trong chúng ta có thể lý giải tại sao chúng ta làm một số thứ theo cách của mình – đặc biệt là những hành vi lặp lại. Nếu bạn nghi ngờ điều này, hãy thử một bài kiểm tra đơn giản. Hãy để ý xem bạn xỏ chiếc giày nào trước vào buổi sáng. Bên trái hay bên phải? Ngày mai, bạn hãy thử xỏ chân vào chiếc kia trước. Bạn sẽ cảm thấy lạ lùng. Bạn có thể sẽ có nhu cầu khẩn thiết vô lý là cần phải dừng lại, cởi giày ra, và bắt đầu lại từ đầu, theo đúng cách.
Thói quen làm việc của bạn cũng mạnh mẽ và vô thức như thế. Hãy xem bạn giống ai trong những nhân viên này:
Sam: Sáng nào Sam cũng đọc email trước, sau đó, tự ép mình kiểm tra email thêm nhiều lần trong ngày. Anh sẽ cảm thấy buồn nếu phải tắt tín hiệu thông báo có email mới. Dù ít khi xuất hiện những tình huống thực sự khẩn cấp, nhưng anh không thể kiểm soát nhu cầu của bản thân – cho dù anh đang phải đối mặt với rất nhiều thời hạn gần kề cùng những ưu tiên hàng đầu. Hay đặc biệt là khi anh ta đang thực hiện một công việc khó khăn!
Peg: Peg có hai cuốn lịch ghi ngày hẹn, một cuốn ở nơi làm, và cuốn kia nằm trong cuốn sổ nhỏ bọc da mà cô luôn để trong túi xách. Đôi lúc những cuộc hẹn trùng nhau mà cô không để ý, khiến cô luôn phải xoay xở giữa cơ quan với nhà. Mặc dù cô có thể sử dụng lịch điện tử để kết nối những cuộc hẹn ở cơ quan và ở nhà trong một ngày, nhưng cô vẫn không muốn bỏ cuốn sổ bọc da, bởi đó là món quà cô được tặng.
Zhi: Chẳng bao giờ viết những ghi nhớ, dù là trên máy tính hay trong sổ. Anh luôn tự hào vì có thể nhớ được mọi thứ. Đương nhiên, thỉnh thoảng cũng xảy ra nhầm lẫn. Muốn tỏ ra là người hữu ích, anh đã vô tình nhận những nhiệm vụ tốn thời gian trong những khoảng thời gian đã lên lịch. Mặc dù cần ghi lại mọi thứ, nhưng anh từ chối làm việc này. Một cách vô thức, anh đã coi trí nhớ không được hỗ trợ ngang bằng với sức lực và tài năng.
Cả ba nhân viên trên đều có xu hướng đánh mất sự tập trung bởi những thói quen vô thức và khát khao chấp nhận mọi đề nghị, dù ngẫu nhiên hay không.
DÙNG ĐỒ HỌA ĐỂ LẠI SUY NGHĨ CỦA BẠN
Để khởi động một ngày mới, hãy ghi lại trên giấy nhớ “ba nhiệm vụ lớn” trong ngày – những nhiệm vụ buộc phải hoàn thành, bất kể có bao nhiêu thứ bạn cần xoay xở để giải quyết đi nữa. Sau đó, bạn mới được mở email để xem còn điều gì sắp xảy đến nữa không. Hãy sử dụng những công cụ ghi nhớ trực quan sinh động về thứ tự ưu tiên để khai thác năng lực nguyên sơ của đôi mắt bạn. (Một vài người lại muốn lên kế hoạch ba việc lớn cho ngày hôm sau từ đêm hôm trước, và coi đó là công việc cuối cùng trước khi rời nhiệm sở.)
Nếu bạn cần thiết lập một cách thức mới, hoặc cần phá bỏ một vài thói quen, hãy đánh dấu bằng một gợi ý trực quan mà chỉ riêng bạn đọc được: một chú ý, một từ khóa, một màu sắc, một vật lạ được đặt trong tầm nhìn của bạn. Một mẩu giấy dán bên cạnh màn hình máy tính hoặc bảng điều khiển có thể nhắc nhở bạn lặp lại hoặc thiết lập một thói quen mới, hoặc tuân theo một ranh giới mới. Bạn có thể dùng những chấm màu, dấu mốc, giấy nhớ − bất cứ thứ gì những người khác không hiểu nhưng lại rõ ràng đối với bạn – để kéo bạn ra khỏi những thói quen cũ và hướng đến những thói quen mới.
Thói quen làm việc của bạn: Tấm thảm thách thức
Những thói quen làm việc của bạn đang thầm lặng đan dệt vào nhau do lặp đi lặp lại nhiều lần. Rất nhiều thói quen đó là do bạn học được từ những ông chủ và khách hàng. Đôi lúc, bất chấp những ý định tốt của mọi người, công ty và lợi ích của công ty vẫn có thể bị ảnh hưởng bởi những điều này. Khi buộc mình phải thay đổi một thói quen cố hữu, bạn sẽ phát hiện ra một sự thật đáng lo ngại. Khi cố gắng gỡ một đường chỉ trong tâm trí, bạn nhận ra nó đã bắt lưới với những đường khác và đường chỉ này lại làm cho bạn dính chặt lấy lối hành vi cũ. Chẳng hạn:
- Một cách vô ý, bạn trói bản thân vào các câu chuyện phiếm lúc giải lao với những đồng nghiệp “hợp cạ” – “chỉ một phút thôi mà!”. Bạn sẽ muộn cuộc họp nửa tiếng đồng hồ và quên mất mình là người chủ trì cuộc họp ngày hôm nay.
- Bạn tự thực hiện những nhiệm vụ thường gặp, chứ không giao thác chúng; và sau đó bạn hối tiếc vì nhân viên của mình vẫn chưa được đào tạo.
- Bạn hướng dẫn nhân viên cấp dưới cách thực hiện một nhiệm vụ. Nhưng sau đó, bạn lại quá vội vàng đòi hỏi họ thực hiện lại nhiệm vụ đó. Khi họ cứ liên tục làm phiền bạn với những câu hỏi rải rác, lác đác, bạn lại tỏ ra cáu gắt, khó chịu với họ.
Rất nhiều nhà quản lý trung thực đã thừa nhận rằng: cải cách đòi hỏi nhận thức rõ ràng về những hành vi thâm căn cố đế của bạn, đòi hỏi sự chắc chắn đối với những hình thức kỷ luật mới mang tính tự giác, và thông thường là khẳng định quyết tâm đi theo một con đường mới.
Hãy để mạng lưới đó giúp bạn
Sau hàng thập kỷ giúp đỡ mọi người nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, chúng tôi tin rằng khi các vấn đề ăn khớp với nhau, các giải pháp cũng sẽ như thế. Chẳng hạn, nếu hôm nay bạn dọn dẹp lại email của mình, thì gần như bạn sẽ tìm thấy dữ liệu còn thiếu ngay tắp lự. Nếu bạn nhấp chuột vào nút Trợ Giúp trong phần mềm tích hợp của bạn (Outlook, Lotus Notes, Gmail), bạn sẽ nhận được những lời khuyên cụ thể về việc lưu trữ các file dữ liệu, các chú ý và file liên lạc một cách tự động, một khi bạn đặt những hỗ trợ cài đặt riêng.
Bạn và nhóm của mình có thể bắt đầu ghi những dòng tiêu đề thư phù hợp, tiện lợi hơn để dễ dàng chọn lọc khi cần thiết. Liệu việc cài đặt này lấy mất của bạn bao nhiêu thời gian? Vâng, chỉ một chút thời gian thôi. Nhưng bạn sẽ được đền bù cho khoảng thời gian đó một cách hậu hĩnh và chuyện này sẽ còn tái diễn rất nhiều lần, nếu bạn sử dụng hệ thống mới của mình. Bạn đã sẵn sàng đầu tư chưa?
HÃY LOẠI BỎ NĂM GIẢ THUYẾT PHỔ BIẾN
Giống như nhiều người, nếu bạn chưa từng nhận ra rằng những thói quen đã cản trở tiến bộ, chuyển biến của bản thân, thì một số giả thuyết dưới đây có thể sẽ rất quen thuộc và thậm chí còn an ủi bạn. Ban đầu, bạn có thể thấy những giả thuyết này có vẻ rất hợp lý nữa. Nhưng tất cả chúng đều là những cái bẫy. Dần dần loại bỏ chúng khỏi cuộc sống hàng ngày sẽ giúp bạn tăng tốc để thoát khỏi những nhân tố gây lãng phí thời gian chỉ trong một lần ‘quét’ chúng đi. Mỗi độc giả sẽ tìm thấy con đường riêng cho mình. Sau đây là những hướng đi dành cho bạn:
- Hãy nghiên cứu một vài giả thuyết thông thường kế tiếp… chân thành nhưng thật nguy hại.
- Sử dụng một hoặc tất cả những lý luận logic của chúng ta để loại bỏ chúng.
- Sau đó, cam kết thực hiện theo một đề xuất sẽ mang lại cho bạn những kết quả xứng đáng hơn.
Giả thuyết 1: Sự quả quyết “Lẽ thường tình”
Quản lý thời gian đơn giản chỉ là lẽ thường tình: phần lớn thời gian tôi thực hiện khá tốt. Bởi lẽ các thay đổi diễn ra quá nhanh xung quanh tôi, nên tôi đủ khả năng điều chỉnh và thích nghi nhanh với điều đó, làm việc theo bản năng của mình, và phá vỡ một vài quy tắc.
Loại bỏ những “Lẽ thường tình”
- Lẽ thường tình, không may thay, lại không ”thường tình” cho lắm.
- Khi chuẩn bị không kỹ càng, bạn sẽ càng gia tăng sự căng thẳng.
- Về mặt điều chỉnh và thích nghi, khi sự điều chỉnh vượt quá mức độ trong kế hoạch của bạn, mô tả công việc của bạn sẽ không còn giá trị nữa. Vậy bạn sẽ được thăng chức hay bị sa thải?
- Đôi khi bạn vẫn thành công, không phải bởi bạn đã phá vỡ một số quy tắc.
Đề xuất 1
- Hãy chuẩn bị một bản kế hoạch được ghi chép cẩn thận hoặc được trang bị trực quan cho mỗi ngày.
- Theo dõi các trường hợp cụ thể mỗi khi bạn không theo kế hoạch của mình.
- Xem xét thực chất tần suất bạn thực hiện việc “điều chỉnh” hoặc “thích nghi”.
Giả thuyết 2: Luận điệu “Tôi làm việc tốt nhất dưới áp lực”
Tôi làm việc tốt nhất dưới áp lực. Việc có quá nhiều thời gian sẽ làm con người ta trở nên lười biếng.
Related Posts: