4 Phong Cách Làm Việc

Lời giới thiệu

4 Phong Cách Làm Việc (Cách thức tạo dựng các mối quan hệ đạt hiệu quả cao nhất theo tính cách cá nhân).

Tại sao bạn khó tạo dựng được mối quan hệ tốt với một số người nơi công sở? Và quan trọng hơn, bạn nên làm gì trước tình trạng này? Bạn có thể cải thiện đáng kể các quan hệ đó như thế nào? 4 Phong Cách Làm Việc giới thiệu một phương pháp ứng xử khoa học đã được kiểm chứng qua thực tiễn mà bạn có thể sử dụng hàng ngày để có được mối quan hệ tốt hơn với những người khác.

“4 Phong Cách Làm Việc” thực sự là một công trình đem lại sự thay đổi lớn lao. Cuốn sách này rất thành công khi đưa ra một phương pháp tìm hiểu và sử dụng có hiệu quả sự đa dạng về phong cách nơi công sở. Đây là một hình mẫu rất đáng chú ý nhằm cải thiện các mối quan hệ và giúp cho giao tiếp trong công việc trở nên hiệu quả hơn.”

Ebook

Đọc sách

Bất kỳ nhà lãnh đạo cũng phải đối mặt với một trong những thách thức lớn nhất trong lĩnh vực quản lý là vấn đề nhân sự. Mối quan hệ giữa con người với con người trong công việc, đặc biệt là trong xã hội hiện đại, ngày càng trở nên phức tạp và căng thẳng. Mối quan hệ này chi phối, tác động và ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng, năng suất và hiệu quả làm việc của tập thể cũng như của từng cá nhân.

Đối với mỗi cá nhân, thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống phụ thuộc rất lớn vào khả năng họ xây dựng mối quan hệ với người khác: đồng nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp, gia đình, hàng xóm… tốt đến mức nào. Tuy nhiên hầu hết mọi người, kể cả những người được cho là xuất sắc trong việc tạo dựng và duy trì các mối quan hệ đều phải thừa nhận “những vấn đề về con người” thực sự phức tạp và khó khăn hơn chúng ta thường nghĩ.

Bản thân chúng tôi, trong quá trình điều hành và quản lý công ty cũng gặp phải những khó khăn như vậy. Công ty là tập hợp của nhiều cá nhân với những phong cách, điểm mạnh, điểm yếu khác nhau, làm sao để điều hòa các điểm khác biệt này, gắn kết tất cả các thành viên thành một thể thống nhất, đồng thời phát huy cao nhất khả năng của từng người là vấn đề không hề đơn giản. Điều này thúc đẩy chúng tôi phải tìm ra cách thức, giải pháp để thực hiện mục tiêu đó. Và chúng tôi đã tìm được chiếc chìa khóa mình cần khi đọc cuốn 4 phong cách làm việc (People styles at work) của hai tác giả Robert Bolton và Dorothy Grover Bolton. Cuốn sách đã giúp tôi thấy rõ nguyên nhân của mọi trục trặc, vướng mắc công ty chúng tôi gặp phải trong mối quan hệ giữa nhân viên với nhau, giữa ban lãnh đạo với nhân viên, trong chính ban lãnh đạo. Tuyệt vời hơn nữa là cuốn sách đã cung cấp cho chúng tôi những giải pháp thông minh để giải quyết vấn đề này, đó là:

• Tự xác định phong cách làm việc của bản thân và xem người khác đánh giá ra sao về phong cách làm việc của mình. Từ đó, điều chỉnh thái độ và cách ứng xử của cá nhân trong mối quan hệ với những người có phong cách làm việc khác nhau để nhanh chóng cải thiện kết quả công việc.
• “Đọc” được thái độ và hiểu được cách ứng xử của người khác để tìm ra cách làm việc phù hợp nhất với họ và tìm được tiếng nói chung với mọi người nhưng vẫn giữ được phong cách của mình.
• Nhận thức được hậu quả và sự biến đổi của các phong cách trong tình trạng căng thẳng để điều chỉnh hợp lý cách làm việc với nhau.
• Hiểu tác hại của những phẩm chất tốt khi thái quá và cách ứng xử trong những tình huống đặc biệt.

Đây thực sự là một cuốn cẩm nang cần thiết để xây dựng thành công các mối quan hệ không chỉ ở nơi làm việc, mà còn trong gia đình và xã hội. Cuốn sách đưa ra những cách ứng xử khoa học, đã được kiểm chứng qua thực tiễn để tất cả mọi người: nhân viên, nhà quản lý, doanh nhân… đều có thể áp dụng trong công việc hàng ngày.

Chúng tôi tin rằng nếu các bạn hiểu rõ về những phong cách làm việc và áp dụng những chỉ dẫn trong cuốn sách này thì chắc chắn bạn sẽ tiến xa hơn trong tất cả các mối quan hệ. Cuốn sách cũng rất hữu ích nếu được chính bộ phận nhân sự trong các công ty áp dụng để hướng dẫn nhân viên và qua đó giúp người lãnh đạo xử lý các khó khăn về nhân sự, về quan hệ giữa con người.

Vì lý do đó, chúng tôi đã chọn xuất bản cuốn sách vào tháng 9/2006 với tên gọi 4 khuôn mặt nơi công sở. Trong lần tái bản này, chúng tôi chọn một tên gọi mới cho cuốn sách là 4 phong cách làm việc, để cuốn sách gần gũi và dễ hiểu hơn với độc giả.

Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc.

Tháng 1/2008

NGUYỄNCẢNHBÌNH

CÔNG TY SÁCH ALPHA

Đừng băn khoăn tại sao chúng ta lại gặp các vấn đề về nhân sự

Trong cuộc sống đôi khi bạn gặp phải mối bất hòa không mong muốn và vô ích với những người quanh bạn. Công việc nhiều khi không được suôn sẻ ngay cả khi bạn có những mối quan hệ tốt đẹp nhất. Đối với những mối quan hệ rắc rối hơn, mối bất hòa giữa con người có thể ám ảnh và đe dọa nghiêm trọng tinh thần cũng như sức làm việc của con người. So với tất cả những rắc rối trong cuộc sống chúng ta gặp phải thì sự phức tạp giữa con người nhìn chung dai dẳng và khó giải quyết nhất. Chính vì những rắc rối trong công việc có thể khá nghiêm trọng nên phần lớn chúng ta ưu tiên hơn so với những rắc rối giữa con người. Bên cạnh đó khi những khó khăn trong công việc khó được giải quyết thì thông thường đó là do cùng xuất hiện một hay nhiều rắc rối nghiêm trọng giữa con người.

Những rắc rối giữa con người dường như gây ra sự mất mát lớn nhất cho mỗi cá nhân chúng ta, đặc biệt là những ảnh hưởng về mặt tình cảm. Chúng có thể phá vỡ giấc ngủ của chúng ta. Thông thường chúng kéo dài tưởng như vô tận và ngày càng trở nên xấu đi. Do vậy, sự khác biệt giữa con người không phải là nguyên nhân duy nhất gây ra mối quan hệ căng thẳng giữa con người, tuy nhiên, chúng là nguyên nhân chính trong những vụ hiểu lầm và xung đột.

Một điều chắc chắn rằng mọi người đều có những rắc rối con người. Các nhà khoa học hành vi phát hiện ra rằng 75% loài người hoàn toàn khác với bạn. Rất nhiều người trong số họ có vai trò quan trọng đối với sự thành công của bạn:

• Suy nghĩ khác nhau
• Quyết định khác nhau
• Sử dụng thời gian khác nhau
• Làm việc với nhịp độ khác nhau
• Giao tiếp khác nhau
• Chế ngự cảm xúc khác nhau
• Giải tỏa căng thẳng khác nhau
• Cách giải quyết các ý kiến bất đồng khác nhau.

Không cần thiết phải xấu đi. Cũng không cần thiết phải tốt hơn. Tuy nhiên, cần phải có sự khác biệt. Xét về mặt hành vi thì bạn là thiểu số và những người khác cũng vậy.

Hãy thử tưởng tượng công việc của bạn luôn gặp rắc rối do sự khác biệt giữa bạn với những người đồng nghiệp. Các nhà tâm lý học xã hội nhận thấy rằng những người quá khác biệt so với những người khác là người:

• Gặp khó khăn trong việc kết bạn
• Ít giao tiếp
• Không thu hút được người khác
• Chèn ép người khác chỉ để thể hiện cái tôi của mình.

Điều này lý giải tại sao để làm việc hiệu quả với những đồng nghiệp không phải là một việc dễ dàng. Điều này đòi hỏi bạn phải nỗ lực rất nhiều để thích ứng với tính cách riêng của người khác. Bạn càng suy nghĩ về nó nhiều bao nhiêu thì bạn càng ít cảm thấy ngạc nhiên bấy nhiêu khi gặp phải những rắc rối giữa con người trong công việc.

Spencer Noblock đã phải học điều này rất vất vả. Anh vốn làm việc rất ăn ý với giám đốc của mình là Jan Wite trong hơn 3 năm. Sau đó, Jan thuyên chuyển công tác. Thế nhưng Spencer không thể làm việc ăn ý với vị giám đốc mới tên là Bill Freed. Nguyên nhân không phải do Bill là người vô lý, trái lại ông nhận được sự yêu mến của hầu hết nhân viên. Spencer cảm thấy bối rối tại sao anh lại không thể làm việc hiệu quả với Bill như anh đã từng làm với Jan?

Spencer là một nhà quản lý chu đáo, tỉ mỉ. Anh tin rằng những thông tin chi tiết rất cần thiết khi đưa ra một quyết định có chất lượng. Anh yêu cầu nhân viên cũng phải thực hiện điều này khi họ nhận công việc về nhà và sau đó thông báo chi tiết cho anh. Đây là cách mà anh duy trì công việc tại văn phòng của mình. Với những thói quen ấy, điều tự nhiên là Spencer muốn cung cấp cho vị giám đốc mới những thông tin tốt nhất. Do Spencer quá đề cao những thông tin chi tiết nên anh đã cẩn thận ngồi và soát lại tất cả những điểm tốt của mỗi dự án.

Spencer bối rối khi Bill ngày càng tỏ ra lo lắng trong các cuộc họp hàng tuần. Anh nhận thấy: Bill dường như bất ổn khi Spencer thông báo kế hoạch; tiếp đó Bill hút rất nhiều thuốc so với thói quen của ông. Ông đi đi lại lại trong phòng dường như thiếu kiên nhẫn và lơ đãng. Rõ ràng Bill đang cảm thấy thất vọng về một số điều Spencer làm. Tuy nhiên, Spencer không thể biết đó là điều gì. Sau đó, Bill cần được biết trong văn phòng của Spencer đang xảy ra chuyện gì. Spencer đã đưa cho ông những báo cáo giống như đã từng đưa và làm hài lòng vị cựu Giám đốc Jan.

Đôi lúc Bill nói với Spencer: “Hãy đưa cho tôi bức tranh tổng thể của vấn đề này. Tôi tin rằng ông sẽ làm việc của mình suôn sẻ”.

Dù vậy, Spencer vẫn thấy không thoải mái khi đưa ra những bản báo cáo thậm chí còn ngắn gọn hơn cả bản tóm tắt; vì vậy, anh tiếp tục làm những bản chi tiết. Cuối cùng điều mà anh muốn biết là liệu mình đã hiểu Bill chưa.

Vấn đề là Spencer đã không chịu hiểu cho Bill. Nhưng Bill đã đặt mình vào vị trí của Spencer. Ngay cả khi Spencer thấy cách mình trình bày trong buổi họp làm Bill lo lắng nhưng anh vẫn khư khư giữ phong cách của mình. Nếu hai người không thể tìm được tiếng nói chung thì mối quan hệ trong công việc của họ sẽ tiếp tục bị hủy hoại.

Khi cách thức làm việc của con người không phù hợp với nhau thì sự căng thẳng sẽ tăng lên và năng suất lao động giảm xuống. Chắc chắn đôi lúc bạn cũng rơi vào cảnh ngộ tương tự như vậy bởi số liệu thống kê cho thấy rằng cứ bốn người thì có tới ba người rất khác biệt so với bạn. Và chắc chắn những người này nằm trong số đồng nghiệp của bạn.

Mọi người xung quanh đều quan trọng đối với sự thành công và hạnh phúc của bạn

Trong từng khía cạnh của cuộc sống, những người xung quanh bạn đều quan trọng đối với sự thành công và hạnh phúc của bạn. Những người sống hòa đồng sẽ sống viên mãn hơn và hạnh phúc hơn sau tất cả mọi việc họ đã trải qua.

Ngày nay, hầu như mọi công việc đều đòi hỏi bạn phải hợp tác chặt chẽ với những người khác. Các nhà phân tích xã hội cho biết chúng ta đang chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế phục vụ. Trong thực tế, điều này có nghĩa là công việc không chỉ đòi hỏi sự chuyên tâm của con người. Rõ ràng là mọi công việc đều đòi hỏi sự cộng tác nhiều hơn và chặt chẽ hơn so với vài thập kỷ gần đây. Khả năng hòa đồng với người khác trở thành nhân tố quan trọng dẫn tới thành công ở bất kỳ vị trí nào trong các tổ chức hiện đại.

Phải làm việc với nhiều người luôn được coi là trách nhiệm hàng đầu của các vị giám đốc điều hành và nhà quản lý. Do các vị giám sát, nhà quản lý và giám đốc điều hành luôn có một số người báo cáo lại mọi việc nên tài sản quí giá nhất của họ chính là khả năng thu nhận hiệu suất công việc qua những người khác. Trong những năm gần đây, vấn đề nhân sự trong công việc của các vị giám đốc trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Trước đây, nhiều công việc được giải quyết thông qua quyền lực thì nay phải nhường chỗ cho tầm ảnh hưởng. Nhiều người hy vọng các nhà quản lý trao bớt quyền và khuyến khích sự tham gia của nhân viên, tăng chức năng của mình để tạo nên một tập thể làm việc thực sự hiệu quả. Và tất cả lực lượng lao động cần phải thực hiện điều này – đây là đội ngũ đang ngày càng trở nên đa dạng.

Một tổ chức nghiên cứu đã tiến hành nghiên cứu 21 vị giám đốc điều hành đang bị thất thế. Căn cứ vào sự thành công bước đầu của họ, nhiều người hy vọng họ sẽ có một vị trí cao hơn trong tổ chức của mình, tuy nhiên sự thăng tiến của họ ngừng lại hoặc sự nghiệp của họ kết thúc khi họ buộc phải nghỉ hưu sớm. Những vị giám đốc này được đem ra so sánh với những vị giám đốc thành đạt nhất. Hai nhóm giám đốc tài năng này bộc lộ nhiều điểm tương đồng và có rất ít sự khác biệt. Tuy nhiên, các nhà nghiên cứu cho rằng sự khác nhau nổi bật nhất giữa hai nhóm chính là: “Có khả năng – hoặc không có khả năng nhận ra triển vọng của những người khác. Chỉ có 25% các vị giám đốc thất thế được coi là có khả năng này; trong khi đó 75% còn lại thuộc về những vị giám đốc thành đạt”.

Trong môi trường làm việc hiện nay, các cá nhân tham gia và nhân viên tuyến đầu cũng cần phải hợp tác tốt với mọi người. Trên thực tế, xu hướng của mọi tổ chức đòi hỏi mỗi nhân viên phải có năng lực xây dựng mối quan hệ công việc hiệu quả. Rõ ràng chúng ta đang bước vào kỷ nguyên mà ở đó năng lực liên kết mọi người sao cho hiệu quả là điểm quan trọng hàng đầu tại mọi vị trí trong môi trường làm việc.

Nhân tố chính dẫn tới sự thành công chính là khả năng hòa đồng với những người xung quanh, trong khi đó nguyên nhân chính dẫn tới thất bại của tất cả các phong cách làm việc đều nằm ở những mối quan hệ không được tốt đẹp. Cuộc nghiên cứu với mục đích tìm ra nguyên nhân hàng đầu dẫn tới việc nhân viên phải nghỉ làm đưa ra những kết quả tin cậy đáng ngạc nhiên trong nhiều thập kỷ. Hầu hết những cuộc nghiên cứu chỉ ra rằng, ngoài lý do tinh giản biên chế; khoảng 80% nhân viên buộc phải thôi việc do không có quan hệ cá nhân tốt.

Hãy biến những khác biệt thành lợi thế chứ không để chúng làm ảnh hưởng tới bạn

Những phiền toái có thể hàm chứa nhiều cơ hội. Mặc dù bạn có thể gặp thách thức khi làm việc với những người hoàn toàn khác biệt so với mình nhưng bạn cũng có thể biến những khó khăn đó thành lợi thế chứ không để chúng làm ảnh hưởng tới bạn.

Luôn có một lợi thế cạnh tranh là nhằm để trau dồi một khả năng mà cầu lớn – cung nhỏ. Nếu bạn học được cách làm việc hiệu quả với mọi kiểu người thì bạn sẽ trở nên sáng giá trong con mắt ông chủ. Một học viên chuyên ngành quản lý đại diện cho 500 doanh nhân nông nghiệp may mắn đã kết luận tại một cuộc hội thảo: “Tôi luôn luôn nghĩ rằng mình có quan hệ tốt với mọi người và phương pháp làm việc này đã mang lại cho tôi một chút lợi thế”.

Còn một phương pháp khác để buộc sự khác biệt phục vụ cho những lợi ích của bạn. Tất cả chúng ta ai cũng có những năng khiếu nhất định. Không ai có thể giỏi ở mọi lĩnh vực. Bạn cần phải thường xuyên trau dồi khả năng của mình từ những điểm mạnh của những người khác. Khi bạn trở nên điêu luyện trong việc tập hợp những người có khả năng bổ sung các kỹ năng cho mình thì bạn sẽ trở thành một người mạnh hơn và một nhà lãnh đạo đa tài.

Trên thực tế đó là điều đã từng xảy ra với Spencer. Cuối cùng, anh cũng nhận ra rằng mình cần tìm ra một phương pháp mới phù hợp với vị giám đốc mới của mình. Spencer nhớ đã từng nghe ai đó nói rằng mỗi người đều có phương pháp làm việc khác nhau và để hợp tác tốt đẹp với người khác, bạn cần hiểu phong cách của người đó và những điểm khác biệt so với bạn. Từ đó bạn tìm ra phương pháp để hòa đồng với phong cách làm việc của họ. Bởi vì không còn cách nào khác ngoài việc làm cho mối quan hệ này tiến triển tốt đẹp, Spencer thử một chiến lược mới. Anh bỏ nhiều chi tiết cụ thể trong bản báo cáo và từng bước đối thoại với Bill. Chính khả năng thích nghi ngày càng lớn của Spencer ngay lập tức làm dịu đi sự căng thẳng và giúp anh có được mối quan hệ công việc tốt đẹp hơn.

Spencer cho biết trong vòng một năm, mối quan hệ giữa anh và Bill thậm chí còn trở nên hiệu quả hơn so với Jan trước kia. Anh thổ lộ: “Tôi và Jan đã cùng nhau làm được nhiều việc, tuy nhiên chúng tôi lại quá giống nhau”, “Bill thường có cách nhìn mọi việc đa dạng hơn tôi. Anh ấy cũng quan tâm đến mọi người nhiều hơn và thức thời hơn. Những điểm này giúp cân bằng phương thức chỉ tập trung vào công việc và tiểu tiết của tôi. Hiện nay, chúng tôi đang học hỏi lẫn nhau, chúng tôi đặc biệt thành công trong việc bán ý tưởng cho các công ty hàng đầu và nhận được nhiều lời mời hợp tác của các công ty khác. Khi năng khiếu về kỹ thuật và hành chính của tôi kết hợp với khả năng bao quát của Bill thì chúng tôi sẽ trở thành một cặp ăn ý”.

Nếu muốn làm việc hiệu quả với những người có đặc điểm phong cách hoàn toàn khác bạn, bạn nên dự đoán những người đó thích nghi với công việc như thế nào và họ muốn được đối xử ra sao. Trong Chương 2, bạn sẽ hiểu được rằng con người dễ tiên đoán hơn bạn nghĩ.