CÚ ĐIỆN THOẠI ĐẦU TUẦN

Vị Giám Đốc Một Phút nhìn đăm đăm ra khung cửa sổ trong phòng làm việc của mình. Dường như mỗi khi có việc quan trọng, ông lại tìm đến cái góc lý tưởng này để miên man nghĩ ngợi. Chợt, có tiếng điện thoại cắt ngang. Ông sực tỉnh, vội bước đến bên bàn cầm lấy ống nghe. Bên kia đầu dây không ai khác chính là Dan Brockway, Giám đốc Bộ phận Huấn luyện và Đào tạo của một công ty sản xuất hóa chất có tầm cỡ.

– Dạo này anh sao rồi Dan? – Ông hỏi.

– Tôi vẫn vậy. – Dan trả lời. – Anh còn nhớ khóa huấn luyện Những Điều Thiết Yếu Trong Quản Lý mà chúng ta đã trao đổi cách đây không lâu chứ? Tôi đang cần lời khuyên của anh đây.

Những Điều Thiết Yếu Trong Quản Lý là một chương trình huấn luyện mới mà Dan đang hướng dẫn cho giám đốc các bộ phận ở công ty của anh. Chương trình tập trung vào các kỹ năng quan trọng mà những người làm quản lý cần phải có nhằm đạt được hiệu quả công việc trong thời đại mới hiện nay. Khi thiết kế chương trình này, Dan đã tham khảo ý kiến của Vị Giám Đốc Một Phút và anh tỏ ra rất hào hứng vì công ty đã tạo điều kiện cho anh thực hiện khóa huấn luyện này với các vị lãnh đạo.

– Nhưng chẳng phải anh vừa kết thúc giai đoạn đầu tiên đó sao?

– Chính xác là như thế. – Dan nói. – Mọi phản hồi đều rất tốt, chỉ trừ một việc. Đó là trường hợp của Maria Sanchez, chuyên điều phối các chương trình dịch vụ khách hàng. Cô ấy có vài thắc mắc về tính hữu ích của khóa huấn luyện.

– Nhưng cô ấy thắc mắc về điều gì kia chứ? – Vị Giám Đốc Một Phút hỏi.

VẤN ĐỀ NAN GIẢI

–Maria cho rằng mọi khái niệm mà chúng ta đưa ra chỉ dựa trên cơ sở huấn luyện cho từng cá nhân riêng lẻ, vì thế sẽ rất hạn chế. Cô ấy còn lý luận rằng khoảng 50% đến 90% thời gian của các vị quản lý là dành cho các hoạt động nhóm có từ hai nhân viên trở lên, thế mà trong chương trình huấn luyện của chúng ta chẳng có chỗ nào nhấn mạnh đến vai trò của việc cộng tác theo nhóm. Chính vì thế mà phương pháp quản lý của chúng ta chẳng thể giúp ích gì cho một trong những công việc quan trọng nhất mà người giám đốc phải làm.

– Nghe hay đấy! – Vị Giám Đốc Một Phút nói. – Anh cứ nói tiếp xem nào.

– Cô ấy cũng cho rằng những khái niệm đề cập đến trong “Phương pháp Quản lý Một Phút” dựa vào việc kiểm soát quá nhiều. – Dan nói. – Để tôi đọc cho anh nghe một đoạn trong bức thư của cô ấy nhé:

“Chúng ta cần những giám đốc biết nuôi dưỡng tinh thần làm việc theo nhóm, biết đứng ra để giải quyết các khó khăn của nhóm và biết hướng sự tập trung lẫn tinh thần hăng hái của nhóm vào sự phát triển liên tục của cả công ty. Trong thời đại ngày nay, năng suất làm việc của nhóm quan trọng hơn sự hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân. Sự thành công của một giám đốc sẽ phụ thuộc vào kết quả tiến bộ liên tục về chất lượng và năng suất lao động của tập thể anh ta lãnh đạo. Cần thay đổi cách quản lý gây chia rẽ nội bộ để quyền lợi ưu tiên của cá nhân trở thành thành tích phấn đấu của toàn nhóm. Để làm được điều đó, người giám đốc phải giảm bớt sự kiểm soát của mình đối với nhân viên. Vì như thế, các nhân viên sẽ cócảm giác tự làm chủ và năng suất nhóm sẽ gia tăng. Bạn sẽ không bao giờ nghe thấy những câu đại loại như “Đó không phải là việc của tôi!” tại những công ty có các nhóm làm việc hiệu quả.”

– Đúng là một cô nàng khá lý lẽ đấy nhỉ? – Vị Giám Đốc Một Phút nói. – Vậy tôi có thể giúp anh được gì nào?

– Ông có thể giúp tôi trả lời lá thư của cô ta không? Vì nếu không nhận được câu trả lời hợp lý, cô ta có thể khiến cho cả chương trình huấn luyện của tôi bị đảo lộn chứ không chơi.

– Tôi không cho là Maria suy nghĩ lệch hướng đâu anh bạn. – Vị Giám Đốc Một Phút nói. – Ngược lại, tôi rất muốn gặp cô gái này. Có vẻ như cô ấy hiểu khá rõ về công tác quản lý đấy. Tôi cho rằng “Phương pháp Quản lý Một Phút” của mình vẫn ổn, nhưng tôi hoàn toàn đồng ý với Maria rằng nếu chỉ hướng dẫn cho những người làm lãnh đạo các nguyên tắc ấy mà không nhắc đến những kỹ năng làm việc theo nhóm thì chỉ đưa họ đi được nửa chặng đường mà thôi. Trưa mai chúng ta gặp nhau cùng ăn trưa được không? Lúc 12 giờ 30 ở đại sảnh khách sạn City nhé. Tôi sẽ giải thích nhiều hơn cho anh biết tại sao Maria lại đang đi đúng hướng.

– Ồ được chứ. – Dan nói. – Có vẻ như vẫn còn nhiều thứ tôi chưa biết nhỉ?

– Cứ từ từ đã anh bạn. – Vị Giám Đốc Một Phút nói. – Hẹn ngày mai nhé!

TẦM QUAN TRỌNG CỦA NHÓM

Gặp nhau tại bữa trưa hôm sau, Vị Giám Đốc Một Phút nhanh chóng vào thẳng vấn đề mà Dan đang băn khoăn.

– Nói thật với anh, – ông mở lời – tôi cũng từng rất chán nản trong công việc dù bản thân tôi nắm rất vững các nguyên tắc quản lý hiệu quả. Suốt cả một thời gian dài, tôi cũng không biết vì sao mình lại rơi vào tình trạng như thế. Nhưng may thay, cuối cùng thì tôi cũng đã tìm ra lý do. Tôi nhận ra rằng công việc chủ yếu của mình phải là làm việc với mọi người theo nhóm chứ không phải là giám sát và làm việc với từng cá nhân riêng lẻ.

– Đêm qua, tôi cũng đã suy nghĩ rất nhiều về những điều ông nói. – Dan tiếp lời – Vậy là theo ông, chúng ta không nên dành nhiều thời gian cho việc giám sát từng cá nhân riêng lẻ?

– Phải, chính thế. – Vị Giám Đốc Một Phút khẳng định – Trong thực tế, những người lãnh đạo dành không tới 30% thời gian của họ để trực tiếp giám sát từng nhân viên riêng lẻ. Thời gian còn lại họ dành chủ yếu cho những cuộc họp nhóm nhằm giải quyết các vấn đề với những nhân viên của họ, với các lãnh đạo khác, với cấp trên của họ hoặc với khách hàng hay các nhà cung cấp. Khi nhận ra điều này, tôi đã quyết định phải tìm hiểu thêm về các nhóm làm việc và cách thức hoạt động của nhóm.

– Vậy ông đã khám phá được những gì? – Dan hỏi.

– Trước tiên, – Vị Giám Đốc Một Phút nói, – một khi các nhóm đã hoạt động tốt thì chính họ có thể giải quyết được những vấn đề phức tạp hơn, đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, có những ý tưởng sáng tạo hơn và bản thân họ cũng sẽ cố gắng nhiều hơn để phát triển kỹ năng nghề nghiệp, phát huy sự tận tụy trong công việc so với khi họ làm việc một mình.

– Nhưng có khi nào họ làm ảnh hưởng xấu đến năng suất không? – Dan băn khoăn.

– Có chứ, – Vị Giám Đốc Một Phút nói, – khi họ không được quản lý tốt. Vậy nên làm lãnh đạo ngày nay phải vừa là người quản lý giỏi vừa phải là người biết tạo điều kiện thuận lợi cho nhóm nữa.

– Thế ông còn học được điều gì nữa nào?

– Thứ hai là mỗi nhóm sẽ có những nét đặc trưng riêng. – Vị Giám Đốc Một Phút tiếp tục – Tất cả mọi nhóm đều năng nổ, phức tạp và luôn thay đổi. Nói cách khác tức là họ cũng hệt như một cá nhân riêng biệt, không ai giống ai với cách xử sự và lối sống rất khác biệt nhau.

– Thế thì các nhóm sẽ khác nhau ở những điểm nào? – Dan hỏi.

– Ồ, đó chính là những điểm khác biệt về số lượng, mục đích và tính cách của các thành viên trong nhóm. Nhưng có một điểm khác biệt quan trọng thường bị bỏ qua, đó chính là giai đoạn phát triển của nhóm. Về điều này, tất cả các nhóm đều trải qua những giai đoạn phát triển như nhau kể từ giai đoạn mới thành lập cho đến khi họ trở thành một nhóm làm việc thuần thục và hiệu quả.

– Nghĩa là điều này không tùy thuộc vào mục đích, số lượng thành viên hay mức độ gặp gỡ thường xuyên của họ ư?

– Nhìn chung thì là như thế. Nhưng về cơ bản thì tôi định nghĩa nhóm trên cơ sở họ phải giao tiếp trực diện với nhau thường xuyên, số lượng các thành viên khá ổn định trong khoảng từ 2 đến 15 người cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc giải quyết một vấn đề. Họ có thể làm việc cùng một phòng ban hay thuộc các bộ phận khác nhau trong công ty. – Vị Giám Đốc Một Phút trả lời.

– Nhưng còn những nhóm lớn hơn thì sao? – Dan thắc mắc.

– Các nhóm lớn hơn cũng trải qua những giai đoạn phát triển tương tự. – Vị Giám Đốc Một Phút trả lời. – Nhưng một khi số lượng thành viên nhóm vượt quá con số 15 hay 20 thì họ sẽ làm việc kém hiệu quả hơn, vì thế tốt nhất là anh nên chia nhỏ họ thành nhiều nhóm để đạt được kết quả như mong muốn.

– Có lý đấy nhỉ? – Dan nói. – Vậy theo ông, thế nào là một nhóm làm việc có hiệu quả?