Kinh doanh - đầu tư

Quản Lý Dự Án Trên Một Trang Giấy

1. THÔNG TIN SÁCH/EBOOK

Tác giả : Clark A. Campbell

Download sách Quản Lý Dự Án Trên Một Trang Giấy ebook PDF/PRC/EPUB/MOBI. Tải miễn phí, đọc online trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng.

Danh mục : Quản trị – Kinh doanh

Đọc thử Xem giá bán

2. DOWNLOAD

Download ebook                     

File ebook hiện chưa có hoặc gặp vấn đề bản quyền, Downloadsach sẽ cập nhật link tải ngay khi tìm kiếm được trên Internet.

Bạn có thể Đọc thử hoặc Xem giá bán.


Bạn không tải được sách ? Xem hướng dẫn nhé : Hướng dẫn tải sách


3. GIỚI THIỆU / REVIEW SÁCH

LỜI TỰA

Clark Campbell đã viết cuốn sách này nhằm giúp bạn quản lý tốt hơn công việc của mình. Ông chia sẻ một hình mẫu tổ chức hết sức thú vị và những bí quyết quản lý thành công nhiều dự án trong vòng 10 năm qua – từ những dự án đơn giản cho tới những dự án có tính chất quyết định tới sự tồn tại của công ty. Dù đó là dự án đơn thuần vật chất hay trí tuệ, chuyên môn kỹ thuật hay đơn giản dễ hiểu, có phạm vi rộng hay hẹp thì cuốn sách này cũng sẽ giúp bạn kiểm soát và tổ chức con người nhằm hoàn thành dự án đúng tiến độ.

Bạn là ai? Là một nhà quản lý dự án, một vị Phó Chủ tịch phụ trách chức năng, một trưởng nhóm kinh doanh, một Giám đốc Điều hành, bất kỳ ai với trách nhiệm hoàn thành công việc hoặc quản lý quy trình. Bạn sẽ thấy cuốn Quản lý dự án trên một trang giấy là một công cụ không thể thiếu được. Quản lý dự án trên một trang giấy cho thấy một bức tranh tổng thể về các mục tiêu, tiến độ dự án, trách nhiệm, phân bổ nguồn lực, ủy quyền, chi phí và những vấn đề liên quan. Công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy hỗ trợ đắc lực cho những ai đang trong giai đoạn khó khăn của dự án, hài hòa tất cả các khía cạnh trong làm việc nhóm. Mặc dù đối với các dự án có quy mô lớn cần có những công cụ phức tạp hơn, song chúng ta có thể sử dụng nhiều lần công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy nhằm tạo ra một chuỗi các dự án nhỏ sử dụng công cụ này để đạt được kết quả tốt nhất.

Công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy cho phép Giám đốc Dự án hình dung được những điều cần thực hiện và làm thế nào để thực hiện điều đó. Đối với những người chủ dự án hoặc các nhà lãnh đạo, thông tin thường xuyên về tình trạng của dự án mới là quan trọng.

Vào giữa những năm 1990, chúng tôi bắt đầu quan tâm đến chất lượng làm việc nhóm trong công ty. Chúng tôi nhận thấy rằng mọi người có thể đi theo những hướng trái ngược nhau, làm việc một cách siêng năng theo những sáng kiến mâu thuẫn với những sáng kiến của người khác, hoặc không phù hợp với những quy trình hiện tại. Các chi phí cơ hội mất đi là một mối quan tâm thực sự. Để khắc phục tình trạng này, chúng tôi đã thuê một chuyên gia đào tạo về quản lý dự án từ Hiệp hội Quản lý Mỹ đến để giảng dạy cho tất cả các giám đốc và trưởng bộ phận của chúng tôi về quản lý dự án. Sau đó, nhóm do Clark Campbell lãnh đạo đã xây dựng lên một phương pháp luận của Công ty O.C. Tanner về quản lý dự án. Đó là một nỗ lực vượt bậc, nhưng chúng tôi đã sớm nhận ra rằng phương pháp đó chẳng mang lại lợi ích ngoài hàng ngàn những báo cáo dài dòng và tốn kém giấy mực. Chúng tôi đã phải xếp xó hệ thống quản lý dự án trước khi nó “xếp xó” chúng tôi.

Sau đó Clark đã tạo ra Quản lý dự án trên một trang giấy và sử dụng nó để xây dựng lên một trung tâm phân phối trị giá 10 triệu đô la cho công ty. Dự án này có bốn hạng mục – tòa nhà, hệ thống máy tính và các ứng dụng, hệ thống lưu trữ và truy cập dữ liệu tự động và các quy trình phân phối. Clark đã phân công mỗi hạng mục này cho một nhà quản lý, mỗi người trong số họ đã sử dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy cho công việc cụ thể của mình. Clark đã đưa cho tôi một bản Quản lý dự án trên một trang giấy cập nhật định kỳ hàng tuần về tình trạng của dự án trong suốt những năm thực hiện dự án. Sau một hoặc hai tuần, tôi đã có khả năng nhìn thoáng qua công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy và nắm bắt tất cả những tiến triển, những vấn đề đáng chú ý. Các cuộc họp dự án của chúng tôi trở nên ngắn gọn hơn, đi thẳng vào trọng tâm. Với vai trò là Chủ tịch, tôi đã có thể báo cáo cho Giám đốc Điều hành, Hội đồng quản trị của chúng tôi ngắn gọn và đầy đủ về dự án mà không cần đến bất kỳ sự hỗ trợ nào từ phía các nhà quản lý dự án. Với vai trò là người chịu trách nhiệm cuối cùng về sự thành công của dự án, tôi đã nhận ra rằng việc sử dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã khiến cho việc tài trợ một dự án trở thành một niềm vui thay vì là một gánh nặng đối với tôi.

Điều này đã diễn ra trong suốt 10 năm vừa qua. Cho dù một dự án đó là thay hệ thống máy tính cũ kỹ sang một hệ thống hoàn toàn mới, sửa sang lại các mẫu hóa đơn và các khoản phải thu, hay phát triển các sản phẩm mới dựa trên nền phần mềm, công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã chứng tỏ đây là một công cụ quản lý có giá trị.

Có hai điều mà bạn có thể làm để cải tiến phương pháp quản lý dự án của mình, đó là thuê Clark Campbell hoặc đọc sách của ông và ứng dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy. Thuê Clark thì hơi khó vì ông ấy không phải lúc nào cũng sẵn có cho bạn. Bạn hãy thử lời khuyên thứ hai của tôi.

KENT H. MURDOCK

ĐỌC THỬ

LỜI GIỚI THIỆU

Quản lý dự án trên một trang giấy
– Một phép màu có thật

Hãy tưởng tượng vào một buổi chiều thứ Sáu, vị Chủ tịch công ty cho bạn biết rằng ông ta cần phải báo cáo với Hội đồng quản trị về dự án của bạn và tình trạng hiện tại của dự án trong giờ nghỉ trưa thứ Hai. Ông ta yêu cầu bạn cung cấp một bản tổng kết dự án có sử dụng cả văn bản, đồ thị và biểu đồ bao gồm các vấn đề về dự án trước, trong và sau thời điểm hiện tại; ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ chính; dự án đang được triển khai như thế nào về mặt ngân sách; dự án đã hoàn thành các mục tiêu nào; có những khó khăn lớn nào; và nói tóm lại là dự án hiện tại đang tiến triển ra sao – kèm theo một dự báo cho ba tháng sắp tới.

Việc cung cấp tất cả các thông tin này có thể dày bằng cả một cuốn sách. Bạn có thể cân nhắc sử dụng Microsoft Project, Primavera P3 hay một vài chương trình phần mềm quản lý dự án khác mà bạn vẫn thường xuyên sử dụng và soạn ra tất cả các dữ liệu được yêu cầu.

Nhưng vấn đề ở đây là thời gian hoàn thành một báo cáo như vậy. Bạn và nhóm dự án sẽ phải làm việc tiêu tốn rất nhiều công sức mà đáng ra sẽ được sử dụng cho dự án. Hiệu suất của dự án có thể sẽ giảm đi chỉ bởi vì vị Chủ tịch của bạn muốn có một bản báo cáo toàn diện như vậy.

Bên cạnh đó, bạn biết rằng Hội đồng quản trị cũng sẽ có rất ít thời gian. Các nhà quản lý cấp cao thường chỉ có thời gian lướt qua những điểm nổi bật nhất. Họ không thể đọc tất cả thông tin trong một bản báo cáo dài nhiều trang, thay vào đó họ sẽ tìm kiếm những con số cụ thể và những thông tin quan trọng nhất. Nếu bản báo cáo tỏ ra không hoàn thiện hoặc không thỏa đáng, họ sẽ tìm hiểu đến cùng. Do đó, bạn cần phải soạn tỉ mỉ và thấu đáo cả những tin tốt và tin xấu.

Bạn sẽ làm gì? Bạn nên hoãn việc triển khai của mình, dành toàn bộ thời gian cuối tuần và một số người giỏi nhất để chuẩn bị một bản báo cáo như vậy hay bạn nên làm một mình trong khả năng tốt nhất có thể và hy vọng rằng Hội đồng quản trị sẽ bị phân tán bởi những vấn đề khác trước bữa ăn trưa của họ và do đó sẽ không soi mói như mọi khi?

Giải pháp tốt nhất tất nhiên không phải là hai giải pháp trên. Điều bạn cần làm ngay từ giai đoạn đầu của dự án là sử dụng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy của bạn. Việc này có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, dễ dàng và không làm ảnh hưởng xấu đến hiệu suất của dự án. Tất cả các thông tin yêu cầu có thể được tổng kết trong vòng một trang sử dụng các đồ họa trực quan và giàu ý nghĩa mà ngay cả một nhà quản lý cấp cao và thành viên Hội đồng quản trị bận bịu nhất cũng sẽ lĩnh hội một cách nhanh chóng và thấu đáo.

Đó là lời hứa của công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy – nó sẽ truyền tải tất cả các thông tin quan trọng nhất mà một cổ đông của dự án cần biết và cung cấp các thông tin này một cách kịp thời, dễ hiểu và theo một bố cục đơn giản. Từ kinh nghiệm của tôi trong công tác quản lý nhiều dự án – từ các dự án tổ chức kỷ niệm 200 năm Hiến pháp Hoa Kỳ với ngài Chánh án tối cao Warren Berger, cho tới dự án triển khai một giải pháp SAP đến toàn doanh nghiệp, xây dựng một trung tâm phân phối tự động, kế hoạch giành một giải thưởng về quản lý được nhiều người khao khát, tái cấu trúc một quy trình kinh doanh chủ chốt, tung ra một lĩnh vực kinh doanh Internet mới, đã được nhận chứng chỉ ISO 9000 – thì công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã thực sự đem lại kết quả. Nó cho mọi người biết và tập trung vào những điều quan trọng, làm rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì và theo dõi tiến độ của dự án dựa trên một số biến số – tất cả chỉ trong một tờ giấy viết thư cỡ 20cm x 27cm đơn giản.

Điều này liệu nghe có vẻ như quá tốt nếu nó là sự thực? Đó là phép thuật hay có thật? Hãy đọc cuốn sách và bạn sẽ thấy rằng công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy này có thể thực hiện mọi điều đã hứa.

LỜI CẢM ƠN

Quản lý dự án, giống như mọi công việc đòi hỏi trí óc khác, bạn cần nhiều năm kinh nghiệm trước khi nó có thể trở thành một kỹ năng của bạn. Tôi vô cùng biết ơn những người đã tạo nền tảng để nuôi dưỡng và giúp tôi hoàn thiện những điều này.

Vì vậy, tôi muốn bày tỏ lòng cảm kích với sự biết ơn sâu sắc của mình tới các đồng nghiệp, bạn bè, thầy cô giáo và các cộng sự:

Kent Murdock – người luôn tin tưởng tôi trong các dự án và khuyến khích cổ vũ cho tôi viết nên cuốn sách này.

Dave Petersen, Wayne Carlston, Klaus Goeller và Dennis Smith – dự án Trung tâm phân phối với những ý kiến đóng góp quý báu và liên tục cho cuốn Quản lý dự án trên một trang giấy đầu tiên hình thành.

Các nhóm dự án đã thực hiện các dự án bao gồm dự án Cornerstone, Entrada, triển khai ISO 9000, dự án các khoản phải thu, dự án giải thưởng Shingo và những dự án khác – những người đã sử dụng và hoàn thiện cuốn Quản lý dự án trên một trang giấy.

Byron Terry – một tài năng về biểu đồ.

Alan Horowitz với những đóng góp vô giá trong việc đưa những suy nghĩ và ý tưởng của tôi hình thành bố cục cho cuốn sách này.

Marjorie Campbell, Neal W. Hart, Tiến sỹ W. Dean Belnap và O. Don Ostler – những người đã mang đến cho tôi những dự án thật sự thách thức.

Giáo sư J.D. Seader – người thầy xuất sắc nhất.

Chester Elton và Adrian Gostick – các tác giả của những cuốn sách bán chạy nhất – những người đã đem lại động lực và đưa ra những lời khuyên đáng quý cho tôi.

Laurie Harting – Biên tập viên cao cấp của Nxb John Wiley & Sons – vì sự sáng tạo, tài năng, động viên và sự dí dỏm của anh dành cho tôi.

Cuối cùng, cảm ơn các con và các cháu của tôi – những dự án nhiều thử thách và đáng giá nhất trong tất cả các dự án của tôi.

CHƯƠNG 1:

TẠI SAO CUỐN SÁCH NÀY LẠI CẦN THIẾT?

Quản lý dự án là một môn học, một hoạt động kinh doanh, một chiến lược và thực sự là một nghề. Một số tạp chí và bản tin xuất bản chuyên viết về vấn đề này. Một thư viện nhỏ có thể chỉ bao gồm các cuốn sách về quản lý dự án. Có những buổi đào tạo, hội thảo và chỉ tập trung vào lĩnh vực quản lý dự án. Nhiều trường đại học cung cấp các chương trình đào tạo thạc sĩ về chuyên ngành này.

Dường như mọi điều cần về quản lý dự án đã có sẵn. Với tất cả các thông tin về chủ đề này, sẽ hợp lý hơn nếu các tác giả cung cấp những cải tiến, một số kiến thức sâu, vài điều chỉnh ở chỗ này hay chỗ kia đối với môn học này. Vậy liệu có ai thực sự cần thêm một cuốn sách về quản lý dự án?

Tôi làm nghề quản lý dự án đã hơn một phần tư thế kỷ. Tôi đã từng quản lý nhiều dự án khác nhau, từ những dự án với ngân sách một vài ngàn đô la và vài nhân viên cho tới những dự án hàng chục triệu đô la liên quan tới hàng ngàn người.

Khái niệm cơ bản
Bất kể dự án với mục tiêu hay kết quả là gì, lớn hay nhỏ một số nguyên tắc cơ bản trong quản lý dự án phải nhất quán. Và một trong những nguyên tắc đó là cách thức giao tiếp.

Tất nhiên có rất nhiều cuốn sách viết về việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm của một dự án. Khi viết cuốn sách này, tôi đã xem một giáo trình dày trên 1000 trang về quản lý dự án có tiêu đề là Quản lý dự án (năm 2006, tái bản lần thứ chín, trang 234), trong đó Harold Kerzner viết: “Với lượng thời gian cần dành cho hoạt động giao tiếp, một nhà quản lý dự án phải chịu trách nhiệm về quy trình quản lý giao tiếp. Đó là một quy trình chính thức hoặc không chính thức để thực hiện hoặc giám sát việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban theo thứ tự và hiệu quả. Nói tóm lại, công việc chính của người quản lý dự án là giao tiếp, và một mối tương quan trực tiếp giữa năng lực của người đứng đầu dự án trong việc quản lý quy trình giao tiếp với kết quả của dự án:

Cuốn sách này sẽ viết về phương thức giao tiếp trong quản lý dự án và ảnh hưởng của nó đối với kết quả của dự án. Đó sẽ là sự trao đổi thẳng thắn một cái nhìn tổng thể về dự án. Nhưng không giống như bất kỳ cuốn sách nào viết về hoạt động giao tiếp trong quản lý dự án mà tôi đã từng xem, cuốn sách này chủ yếu đề cập hoạt động giao tiếp với những đối tượng trong dự án, những người bên ngoài không trực tiếp tham gia dự án, có thể ở trong hoặc không ở trong tổ chức. Đúng như vậy, mọi dự án đều có một số đối tượng quan tâm đến dự án mặc dù không trực tiếp liên quan. Tuy nhiên không nhiều nhà quản lý dự án biết cách làm thế nào để giao tiếp hiệu quả với những người này.

Đối tượng có thể bao gồm Hội đồng quản trị, các nhà quản lý cấp cao, các nhà cung cấp, khách hàng, cấp trên hay cấp dưới liên quan gián tiếp đến dự án hay kết quả của dự án và những người khác.

Khái niệm cơ bản
Một nhà quản lý dự án thành công là người có khả năng giao tiếp và truyền đạt thông tin về tiến độ dự án (ví dụ: thời gian, lĩnh vực liên quan, các nguồn lực đã lên kế hoạch so với thực tế, mức độ hoàn thành và dự kiến sắp tới).

Ý tưởng ban đầu về cuốn sách này mà cụ thể hơn là về công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy xuất phát từ nhu cầu của tôi trong những dự án mà tôi đã quản lý. Đó là việc truyền đạt thông tin về tình trạng hiện tại của dự án và kết quả thực hiện của những người chịu trách nhiệm trong dự án tới những nhà quản lý cấp cao của công ty.

Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến các dự án, đặc biệt là các dự án lớn. Ngay cả những dự án nhỏ cũng có một số quản lý trong công ty quan tâm đến hoặc có trách nhiệm với dự án đó mặc dù không trực tiếp tham gia. Các dự án càng lớn sẽ thu hút sự quan tâm của những nhà lãnh đạo cấp cao. Những dự án lớn nhất sẽ thu hút sự chú ý của Giám đốc Điều hành và thậm chí là Hội đồng quản trị.

Obert C. Tanner, người sáng lập ra công ty của chúng tôi, luôn quan tâm sâu sắc đến tất cả các dự án, bất kể dự án lớn nhỏ. Tuy nhiên, ông giao các dự án phần mềm máy tính cho những người có chuyên môn trong lĩnh vực này và yêu cầu đưa ra những bản báo cáo đơn giản về các thông số phức tạp của những dự án.

Tuy nhiên, những nhà lãnh đạo không-liên-quan-trực-tiếp như Obert thì không muốn mất nhiều thời gian để tìm hiểu về tình trạng của dự án. Nếu như Giám đốc Dự án làm việc không hiệu quả, ban quản trị sẽ muốn biết điều này nhưng không mất thời gian và công sức tìm xem ai là người chịu trách nhiệm. Điều họ muốn biết là dự án đang chậm hay đang đúng tiến độ, vượt ngân sách, giải ngân chậm hay ngân sách đang được sử dụng đúng kế hoạch. Ban lãnh đạo cũng muốn biết điều gì đang diễn ra, ai đang làm việc hiệu quả, ai đang cần trợ giúp và tổng quan tình trạng hiện thời của dự án là gì.

Nhưng điều quan trọng là họ muốn biết những thông tin này một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy không trực tiếp liên quan đến dự án nhưng họ muốn nhìn thấy dự án kết thúc thành công. Vì vậy cần phải gửi thông tin một cách tập trung và ngắn gọn. Những bản báo cáo, những phân tích chi tiết về dự án và những cuộc thảo luận kéo dài chắc chắn sẽ khiến các nhà lãnh đạo ngay lập tức chuyển sự chú ý của mình sang những vấn đề cấp thiết khác.

Khái niệm cơ bản
Khi được yêu cầu viết một bản báo cáo về tình trạng của dự án, nhiều Giám đốc Dự án thường lập ra những bản tổng kết sơ sài với mong muốn báo cáo được ngắn gọn. Những bản báo cáo như vậy sẽ gợi nên nhiều câu hỏi. Trong những trường hợp như vậy, sự ngắn gọn lại làm nảy sinh sự lộn xộn. Quản lý dự án trên một trang giấy sẽ trả lời những câu trả lời ngắn gọn nhưng đầy đủ. Đó là lý do tại sao nó lại là một công cụ giao tiếp hiệu quả.

Tuy nhiên, khi bạn đọc tất cả những điều được viết về quản lý dự án, bao gồm tất cả những cuốn sách và giáo trình dày hàng trăm trang, bạn sẽ ít thấy người ta đề cập đến cách làm thế nào để giao tiếp một cách khúc chiết và hiệu quả với những người quan tâm đến dự án nhưng không trực tiếp tham gia. Có rất nhiều tài liệu viết về cái mà Kerzner gọi là “quản lý giao tiếp”, nhưng những tài liệu này chỉ đề cập cách làm thế nào để giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm dự án. Chỉ có rất ít những tài liệu viết về cách giao tiếp với ban quản trị cấp cao của công ty và thậm chí còn có ít hơn những tài liệu viết về cách làm thế nào để giao tiếp phù hợp với nhu cầu của ban quản trị một cách ngắn gọn và dễ hiểu.

Ngay từ đầu, công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy đã được thiết kế nhằm thu hút sự chú ý của ban quản trị cấp cao và thực hiện điều này dễ dàng hơn.

CHƯƠNG 2:

QUẢN LÝ DỰ ÁN TRÊN MỘT TRANG GIẤY LÀ GÌ?

Tôi sẽ đi vào chi tiết và cách thức lập ra công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy, nhưng trước hết là một định nghĩa đơn giản: Quản lý dự án trên một trang giấy là một công cụ hay một bản báo cáo cho ban quản trị cấp cao. Công cụ này do chúng tôi tạo ra bởi chúng tôi nhận thấy rằng cần phải giao tiếp với ban quản trị cấp cao về tình trạng của dự án nhiều hơn là chỉ đưa ra một vài nhận xét đơn giản, ví dụ như “dự án đang triển khai đúng tiến độ và giải ngân hơi chậm một chút”. Chúng ta cũng cần phải thúc đẩy và đảm bảo rằng những người thực hiện các nhiệm vụ khác nhau luôn chịu trách nhiệm về công việc của họ.

Công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy sử dụng các biểu đồ và màu sắc để vẽ nên một bức tranh rõ ràng và chặt chẽ về dự án. Công cụ này liên kết nhiều thành phần với nhau giúp cho bất kỳ ai nhìn vào dự án ngay lập tức hiểu rõ về tất cả các hạng mục chủ yếu trong dự án và ai là người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục.

Do tên của tất cả những người có trách nhiệm đều được ghi trên công cụ này nên đó sẽ là động lực để thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả. Những thành tích nổi bật hơn so với kế hoạch sẽ được thể hiện trên công cụ này và ban quản trị cấp cao sẽ ngay lập tức thấy được ai là cá nhân tạo nên thành tích đó và ai xứng đáng nhận được sự ghi nhận cụ thể và kịp thời.

Khi một phần trong dự án đang tiến triển tốt đẹp thì đường thể hiện thành phần này trên công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy là một đường màu xanh lá cây hoặc là đường chấm chấm, vì thế nó có thể được nhìn thấy ngay lập tức. Khi một thành phần trong dự án đang chậm tiến độ hoặc chi tiêu vượt ngân sách thì đường thể hiện mang màu đỏ. Nếu có điều gì đó còn đang mơ hồ thì đường thể hiện mang màu vàng.

Việc phát triển công cụ Quản lý dự án trên một trang giấy xuất phát từ thực tế là ở Công ty O.C. Tanner, chúng tôi nhận thấy việc quản lý dự án còn chưa tốt và thiếu nhất quán. Chúng tôi chưa có được các kỹ năng cần thiết để quản lý dự án một cách thống nhất và thành công. Giải pháp mà chúng tôi đã từng chọn và thực hiện là đưa các nhà quản lý dự án tham gia vào các khóa đào tạo kỹ năng quản lý dự án. Chúng tôi cũng đã đọc rất nhiều cuốn sách và thuê nhiều chuyên gia tư vấn để rồi cuối cùng chìm trong các bản kế hoạch và biểu đồ dự án.

Những chi tiết vụn vặt trong dự án như cần bao nhiêu nhân công làm việc toàn thời gian, tận dụng nguồn lực, điền vào các biểu mẫu (chúng tôi có 25 biểu mẫu khác nhau), v.v… chiếm hết tâm trí của chúng tôi và kết quả là chúng tôi đã bị ngập trong các kế hoạch và các thủ tục phức tạp rườm rà. Điều này đã ảnh hưởng đến việc triển khai dự án và dẫn đến việc chương trình cải tiến phương pháp quản lý dự án bị phá sản. Chúng tôi nhận ra rằng đôi khi việc lập kế hoạch dự án tưởng như đã hoàn thành nhưng cuối cùng lại không thể kết thúc.

Bản Quản lý dự án trên một trang giấy đầu tiên (xem hình 2.1) là một ma trận tổng hợp các ý tưởng liên quan đến việc tổ chức các thành phần trong dự án do Kent Murdock, Chủ tịch của chúng tôi gợi ý. Kent trước đây từng là luật sư và đã quen với việc đơn giản hóa các vấn đề phức tạp thành các bản tóm tắt với đầy đủ các sự kiện nổi bật nhưng hiệu quả để thuyết phục hội đồng thẩm định.

Chúng tôi được giao nhiệm vụ thay thế một loạt các nhà kho khác nhau bằng duy nhất một trung tâm phân phối, lưu trữ và tự động hóa bằng máy tính. Một vài trưởng nhóm dự án đã phác thảo ra bản Quản lý dự án trên một trang giấy đầu tiên trong khi đang ngồi chờ máy bay. Kent đã gợi ý sử dụng một ma trận làm nền tảng cho việc lập một bản báo cáo toàn diện và chặt chẽ.

Nỗ lực này đã dẫn đến một cuộc thảo luận và cuối cùng đã dẫn đến sự ra đời của bản Quản lý dự án trên một trang giấy. Ban đầu người ta sử dụng công cụ này như một phương pháp truyền đạt thông tin lên cấp trên, nhưng những trải nghiệm sau này cho thấy nó cũng có thể được sử dụng để giao tiếp xuống cấp dưới trong tổ chức và ra ngoài tới các đồng nghiệp, các nhà cung cấp hàng và những đối tượng khác nữa.


Giang Vi

Tôi là một người yêu sách cuồng nhiệt và đã hơn 20 năm. Tôi dành cả ngày để đọc, viết blog về sách và viết bình luận. Tôi tin rằng sách là công cụ mạnh mẽ nhất trong cuộc sống để mở mang đầu óc cho những ý tưởng và quan điểm mới. Các thể loại yêu thích của tôi bao gồm tiểu thuyết lịch sử, giả tưởng, khoa học viễn tưởng và phi hư cấu. Tôi cũng thích tìm hiểu về các nền văn hóa khác nhau thông qua văn học.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Related Posts:

Back to top button