Creating Success: Nghệ Thuật Phân Quyền Và Giao Việc

Trao quyền là gì?

Trao quyền nghĩa là chuyển giao quyền hạn cho nhân viên nhằm khuyến khích nhân viên tham gia nhiều hơn vào các quyết định và hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của họ. Khi được trao quyền, nhân viên sẽ được có cơ hội phát huy những sáng kiến, ý tưởng mới mẻ, hiệu quả và chủ động vận dụng chúng vào thực tế công việc.

Mục đích chính của việc trao quyền bao gồm:

• Khuyến khích nhân viên đóng vai trò năng động hơn trong công việc.
• Khuyến khích nhân viên chủ động cải thiện cách thực hiện công việc.
• Cho phép nhân viên đưa ra nhiều quyết định quan trọng hơn mà không phải tham khảo ý kiến của cấp trên.

Trong tổ chức bạn, chắc chắn sẽ có các nhóm hay các cá nhân được trao quyền hạn ở nhiều mức độ khác nhau. Một số người có thể không muốn dính dáng đến việc gì khác ngoài việc thực hiện những nhiệm vụ được giao; số khác thì có thể trở nên tích cực trong một thời gian ngắn rồi sau đó quyết định không tiếp tục tham gia. Tuy nhiên với đa phần mọi người, sự trao quyền mở ra một cách thức làm việc hoàn toàn mới. Đó chính là các nhân viên và nhóm muốn chịu trách nhiệm về những gì không thuộc nhiệm vụ trực tiếp của mình và góp phần làm cho tổ chức phát triển hơn nữa. Những nhân viên này vô cùng năng động trong việc giải quyết vấn đề và dễ dàng hợp tác với các cá nhân và các nhóm khác.

Cam kết từ cấp lãnh đạo cao nhất

Để việc trao quyền phát huy hiệu quả tối đa thì việc đầu tiên bạn cần phải làm thay đổi vai trò và cách quản lý của cấp lãnh đạo. Quá trình này chỉ có thể thực hiện được ở một môi trường nơi có những kỳ vọng lớn lao, nơi mọi người cảm nhận mình được tôn trọng và đánh giá cao, và nơi mà mọi người luôn nỗ lực cống hiến hết mình. Sự trao quyền cắt đứt mối quan hệ truyền thống giữa nhà quản lý và nhân viên cấp dưới. Cấp quản lý cần phải có thái độ đúng đắn đằng sau động thái trao quyền cho nhân viên. Nếu không đạt được sự thay đổi văn hóa cần thiết thì việc trao quyền xem như là rất khó khăn, nếu không nói là không thể.

Tại sao cần phải trao quyền?

Việc trao quyền chính là nền tảng cho những thay đổi đang diễn ra trong công việc ngày nay, Nó đi cùng với những thay đổi của xã hội và với những nhu cầu của môi trường cạnh tranh.

Có hai lý do giải thích cho sự cần thiết thay đổi cách làm việc đối với nhân viên trong các tổ chức kinh doanh:

1. Sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
2. Sự thay đổi của bản thân con người.

Yếu tố thay đổi của môi trường kinh doanh

Môi trường kinh doanh hiện nay đang phải đối mặt với ngày càng nhiều những bất ổn, phức tạp và những thay đổi không thể dự đoán được, điển hình như:

• Tăng cường cạnh tranh

Tất cả các doanh nghiệp ít nhiều đều bị chi phối và ảnh hưởng bởi môi trường cạnh tranh trong chừng mực nào đó. Việc cạnh tranh có thể đến từ nhiều hướng: thị trường nội địa hoặc sự tấn công từ các tập đoàn toàn cầu.

Tổ chức cần những nhân viên được trao quyền để chống lại nguy cơ cạnh tranh.

• Tốc độ cải tiến công nghệ nhanh chóng

Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại trong một thế giới luôn thay đổi cũng phải tìm cách để bắt nhịp sự tiến bộ của công nghệ áp dụng cho các sản phẩm, dịch vụ, và các phương thức hoạt động của mình. Nếu không, tổ chức có nguy cơ phải đối mặt với sự hủy diệt khi các công ty khác tận dụng những ưu thế phát triển mới. Ngày nay đa số các công ty đều sử dụng hệ thống công nghệ hiện đại để thu thập, xử lý, lưu trữ và khai thác thông tin hiệu quả hơn. Nhiều công ty sử dụng chúng như một nền tảng của quy trình sản xuất hay dịch vụ hoàn toàn mới. Các hệ thống thông tin phức tạp của doanh nghiệp đã tăng cường hiệu suất chung và thường xuyên mang lại những khoản tiết kiệm chi phí đáng kể.

Tổ chức cần những nhân viên được trao quyền để khai thác tính ưu việt của công nghệ tiên tiến.

• Nhu cầu không ngừng về chất lượng cao hơn và giá trị tốt hơn

Nhiều tổ chức nhận ra rằng, đứng trước sự cạnh tranh ngày càng gia tăng, họ phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng rồi tìm cách đáp ứng nhu cầu ấy. Khi nhiều doanh nghiệp cùng cạnh tranh trong một thị trường để giành được cùng một đối tượng khách hàng thì chất lượng thường là cách quan trọng nhất để có được lợi thế cạnh tranh.

Tổ chức cần những nhân viên được giao quyền để tư duy những giải pháp sáng tạo nhằm cải thiện sản phẩm và dịch vụ của mình.

• Chú trọng về môi trường sinh thái

Trước đây, hầu như ít có doanh nghiệp nào quan tâm đến môi trường sinh thái. Nhưng ngày nay, những tổ chức nào phớt lờ các mối quan ngại của khách hàng về môi trường và chính trị sẽ có nguy cơ đưa chính tương lai của doanh nghiệp mình rơi vào hiểm họa. Để thành công, các doanh nghiệp phải cố gắng dự đoán phản ứng của khách hàng đối với toàn bộ phạm vi của vấn đề môi trường sinh thái.

Những năm gần đây đã chứng kiến sự xuất hiện của chủ nghĩa bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng với môi trường xanh sạch như một động thái đáp lại nhận thức ngày càng tăng về môi trường của doanh nghiệp. làm kinh doanh trong một thế giới ngày càng “xanh” nghĩa là:

–         Thiết kế những sản phẩm ít ô nhiễm với môi trường, lành mạnh và an toàn với sức khỏe con người.

–         Phát triển những phương tiện sản xuất ít gây ô nhiễm và hạn chế mức  thấp nhất các chất thải nguy hại.

–         Bảo tồn những nguồn tài nguyên thiên nhiên khổng thể tái tạo.

Tổ chức cần những nhân viên được trao quyền để thực hiện các chính sách về môi trường xanh.

Bạn sẽ thành công khi nhận biết và kiểm soát sự thay đổi trước khi chúng chế ngự bạn. Điều đó có nghĩa là phát triển tổ chức theo cách có thể biến nguy cơ thay đổi thành cơ hội phát triển. Nhưng nhiệm vụ này bất khả thi nếu nhân viên hoàn toàn không tham gia vào tiến trình thay đổi. Để đảm bảo đạt được các mục tiêu, các tổ chức cần trí thông minh, sự quyết tâm và ý chí của toàn bộ đội ngũ nhân viên.

Yếu tố thay đổi về con người

Con người luôn là nguồn giá trị nhất của một tổ chức. Sự an toàn, ổn định trong hiện tại và thành công, tiến triển trong tương lai của tổ chức phụ thuộc nhiều vào tài năng và trí tuệ của các nhân viên hơn mọi yếu tố khác. Các nhân viên đã thực sự trở thành “nguồn vốn tri thức” của tổ chức.

Mọi giá trị vật chất, cơ sở hạ tầng, tài nguyên,… đều có thể mua bán hay trao đổi được. Điều quan trọng mà bạn cần phải làm là tìm kiếm những người có khả năng sử dụng tất cả các yếu tố này một cách triệt để nhất. Các nguồn nguyên liệu không thể tự chúng nâng cao chất lượng dịch vụ, không thể nghĩ ra các ý tưởng đổi mới, không thể thúc đẩy tổ chức đạt mức hiệu suất hoạt động cao hơn. Mục tiêu của việc trao quyền là tôi luyện tư duy của nhân viên hơn là tập trung vào sức mạnh vật chất.

Một khía cạnh thay đổi khác là nhu cầu tuyển dụng nhân viên ngày nay khác nhiều so với trước đây. Nhân viên cần phải có nhiều kỹ năng, trình độ, chuyên môn để đáp ứng và thích nghi với tính chất công việc ngày càng đa dạng và phức tạp. Thêm vào đó, việc nhân viên sở hữu cổ phần trong tổ chức mà họ làm việc ngày càng nhiều và những nhân viên này cùng chịu trách nhiệm, cùng “đứng mũi chịu sào” trước sự phát triển và thành công của tổ chức.

Xét đến khía cạnh cá nhân, nhân viên ngày càng ý  thức rõ hơn về quyền hạn của mình để tự hoàn thành công việc. Họ có những ước mơ và khát vọng xa hơn những điều kỳ vọng khiêm tốn của thế hệ đi trước. Họ ít chịu khuất phục bởi quyền lực hay chấp nhận kỷ luật nếu không cảm thấy đó là sự công bằng. Thay vào đó, họ cần được khích lệ bằng những phần thưởng rõ ràng hay cảm nhận hài lòng. Nhân viên ngày càng khó tiếp nhận cách làm việc theo “mệnh lệnh” như trước đây. Nếu tổ chức nào phớt lờ nhu cầu và những điều mong mỏi của nhân viên, thì vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng. Tổ chức cần phải xem những nhân viên có lối suy nghĩ tiến bộ, mới mẻ này chính là một nguồn nhân sự quý báo mà mọi tổ chức cần phải có để phát triển.