Creating Success: Nghệ Thuật Lên Kế Hoạch Kinh Doanh Hiệu Quả

Việc đầu tiên cần phải làm là liệt kê và sắp xếp những gì bạn muốn đề cập trong bản kế hoạch. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian cho khâu biên tập lại những vấn đề không thuộc về mặt lô-gíc hoặc trình tự tiến triển sau này.

Bạn nên viết ra những phần nội dung chính thể hiện dưới dạng tiêu đề, chừa chổ trống bên dưới cho phần nội dung chi tiết hoặc danh sách những điều quan trọng cần đề cập đến. Danh sách đó có thể sẽ trở thành những tiêu đề phụ trong bản kế hoạch kinh doanh, nhưng trong một số trường hợp, chúng cũng không cần thiết.

Ví dụ, bạn muốn thành lập một chuỗi cửa hàng sách. Vậy các tiêu đề chính cho bản kế hoạch kinh doanh này có thể là như sau:

• Bối cảnh thị trường;
• Sự khác biệt của bạn với các đối thủ cạnh tranh;
• Đội ngũ quản lý;
• Kế hoạch hoạt động chi tiết;
• Những đề xuất;
• Những tiên liệu về đường phát triển lâu dài;
• Chiến lược thu lợi nhuận.

Rõ ràng, sách là một thị trường đã định hình và phát triển – một thị trường mà người đọc có thể cho rằng họ là độc giả thường xuyên. Vì thế, bạn cần phải tìm hiểu cụ thể về bối cảnh thị trường nhằm đề ra những chiến lược phù hợp. Sau đó, bạn phải thuyết phục được rằng bạn có thể thâm nhập thành công vào thị trường này nhờ những điểm khác biệt cụ thể. Để nắm chắc phần thắng, bạn cần phải giải thích về sự chuyên nghiệp của đội ngũ quản lý cũng như cách thức hoạt động của công việc kinh doanh nhằm thể hiện tính sáng tạo riêng. Từ những chi tiết cụ thể đó, hãy trình bày bản kế hoạch kinh doanh của bạn một cách tự tin, trọn vẹn, đầy đủ những nội dung đề xuất, những mục tiêu mong muốn gặt hái, và những cách thức mà nhà đầu tư có thể thu lại lợi nhuận.

Trong phần kế hoạch hoạt động chi tiết, bạn có thể đề cập đến những chủ đề phụ như sau:

• Đối tượng khách hàng
• Sản phẩm
• Nhà cung cấp
• Hệ thống hoạt động

Đối tượng khách hàng có thể là tầng lớp trí thức, thiếu nhi, những người yêu văn chương,…

Sản phẩm có thể là các chủng loại sách, từ những lại sách phổ biến nhất cho đến các loại văn phòng phẩm đi kèm như băng đĩa, thiệp, giấy gói quà…

Hệ thống các nhà cung cấp rất quan trọng vì nó góp phần tạo nên sự khác biệt giữa bạn và các đối thủ cạnh tranh.

Hệ thống hoạt động là điều quan trọng nhất giúp biến ý tưởng thành sự thật, vì thế bạn phải giải thích và bàn kỷ về vấn đề này. Phải làm thế nào để nhà đầu tư tương lai thấy được rằng bạn sẽ áp dụng một hệ thống hoạt động hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm công sức.

Sau khi đã hoàn tất danh sách, bạn hãy kiểm tra lại kỹ càng để tránh bỏ sót yếu tố quan trọng nào đó. Nếu có, hãy bổ sung ngay để bảo đảm mọi chi tiết cần thiết đều đã được đề cập đầy đủ trong bản kế hoạch.

Tùy theo đặc thù của từng công việc kinh doanh, cấu trúc của bản kế hoạch có thể. Nhưng về cơ bản, một bản kế hoạch kinh doanh chung thường bao gồm những phần sau:

• Tóm tắt dự án
• Giới thiệu chung
• Thực trạng kinh doanh
• Sản phẩm và dịch vụ
• Phân tích thị trường
• Cơ chế hoạt động
• Đội ngũ quản lý
• Đề xuất kinh doanh
• Tình trạng tài chính hiện tại và trong tương lai
• Các rủi ro
• Kết luận
• Phụ lục

Trật tự sắp xếp giữa các phần sẽ phụ thuộc vào từng dự án cụ thể, miễn đạt được hiệu quả tốt nhất. Điều quan trọng là phải luôn nhớ rằng bạn đang cố gắng kể một câu chuyện rõ ràng và có sức thuyết phục. Bạn có thể kết hợp nhiều phần lại với nhau, ví dụ như sản phẩm và thị trường, hoặc bạn có thể phải bổ sung những đề mục cần thiết khác nằm ngoài danh sách trên nếu thấy cần thiết.

Một số nội dung sẽ phải lặp lại trong các phần. Điều này là chấp nhận được miễn là bạn đừng lặp đi lặp lại nhiều lần khiến người đọc nản lòng.

Sử dụng các phụ lục

Bản kế hoạch kinh doanh có thể bao gồm rất nhiều minh họa chi tiết để hỗ trợ. Trong trường hợp này, hãy xem thử bạn có cần hướng dẫn địa chỉ tham khảo hoặc mô tả sơ bộ và lập các bảng phụ lục ở phần cuối để tăng tính tin cậy cho nội dung trình bày. Nếu chọn phương pháp lập các bảng phụ lục, cần đảm bảo hướng dẫn chính xác để người đọc có thể dễ dàng tra cứu thêm khi cần. Để tránh sự rối rắm, hãy soạn thảo phần nội dung chính sao cho ngắn gọn, súc tích và độc lập với phần phụ lục.

Đừng bao giờ đưa ra các dữ liệu hoặc bằng chứng chi tiết vào ngay trong phần nội dung chính của bản kế hoạch, vì như thế người đọc sẽ bị phân tán tư tưởng và khó nắm bắt nội dung bạn muốn trình bày. Hãy tóm tắt và giải thích ngắn gọn về các dữ liệu đó và hướng dẫn người đọc nơi tham khảo thêm.

Có hai loại tài liệu mà bạn có thể đưa vào phần phụ lục của một bản kế hoạch: (1) những gì thuyết phục người đọc và (2) bằng chứng cho những gì bạn trình bày. Trong khi loại tài liệu đầu tiên là tối cần thiết thì loại thứ hai sẽ giúp củng cố niềm tin của người đọc vào những gì bạn viết. Bạn nên đưa ra những tài liệu sau phân tham khảo hoặc phụ lục:

• Bản sao của các loại giấy phép, chứng nhận bản quyền hay tên thương mại;
• Bản sao các hợp đồng thuê mượn;
• Các số liệu tài chính chi tiết;
• Các bản báo cáo nghiên cứu thị trường;
• Bản sơ yếu lý lịch của những nhân vật chủ chốt;
• Hình ảnh hỗ trợ có liên quan, ví dụ hình của các đơn vị bán lẻ nếu bạn là nhà kinh doanh bán lẻ, hoặc hình ảnh thiết kế nếu bạn là một công ty chuyên về thiết kế;
• Các bản mô tả kỹ thuật;
• Tờ bướm giới thiệu sản phẩm.

Tùy vào từng bản kế hoạch kinh doanh cụ thể, bạn sẽ phải lựa chọn giữa rất nhiều loại tài liệu khác nhau. Tuy nhiên, bận cần ghi nhớ đó phải là những tài liệu  quan trọng mang tính hỗ trợ cao nhất cho sự thành công của bản kế hoạch.