Luật Bất Thành Văn Trong Kinh Doanh

PHẦN I: NGƯỜI MỚI VÀO NGHỀ CẦN BIẾT NGAY LẬP TỨC

TRONG MỐI TƯƠNG QUAN VỚI CÔNG VIỆC

Dù những nhiệm vụ đầu tiên của bạn có vặt vãnh và tầm thường đến đâu chăng nữa thì cũng hãy thực hiện với nỗ lực cao nhất.

Nhiều nhà kinh doanh trẻ cảm thấy phải làm những việc lặt vặt là không xứng với phẩm chất và học vấn của mình. Họ mong muốn được chứng minh giá trị thật trong những dự án lớn và quan trọng. Nhưng thật ra, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả làm việc của bạn khi thực hiện những công tác nho nhỏ ban đầu ấy thể nào cũng được quan sát cẩn thận, và nhiều khả năng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ sự nghiệp của bạn sau này.

Đôi khi bạn có thể hơi quá lo ngại về chuyện công việc này rồi sẽ đưa bạn đến đâu, liệu nó có đủ tính chiến lược không, hay có đủ quan trọng không. Tất nhiên, đây là những cân nhắc thích đáng, và bạn suy nghĩ vậy là tốt. Nhưng có một sự thật là nếu bạn biết quan tâm đến công việc hiện tại của mình, tương lai rồi thì sẽ tự biết lo cho nó. Và điều này đặc biệt đúng trong những công ty lớn, nơi người ta thường xuyên tìm kiếm những cá nhân có năng lực để giao cho những vị trí quan trọng. Thành công tùy thuộc rất nhiều vào nhân cách, tài năng, sự theo đuổi thông minh và mạnh mẽ với bất cứ công việc nào; điều này đúng đến nỗi không có gì là quá đáng khi nói rằng nếu bạn làm tốt những tiểu tiết thì cơ hội của bạn sẽ tốt hơn nhiều so với nếu bạn là một trưởng dự án mà chỉ hoàn thành một cách xoàng xoàng. Hơn nữa, nếu trước tiên không chứng tỏ được rằng mình làm rất tốt công việc hiện tại, bạn sẽ khó có được cơ hội khác để thử làm công việc mà mình yêu thích.

Chứng tỏ khả năng hoàn thành công việc.

Đây là một phẩm chất có thể đạt được bằng nhiều cách khác nhau, trong nhiều tình huống khác nhau. Các khía cạnh cụ thể sẽ được trình bày chi tiết ở những đoạn tiếp, tuy nhiên, phẩm chất này có thể được quy về thành sự kết hợp của ba đặc trưng căn bản sau:

– Chủ động – khả năng bắt đầu công việc và năng nổ thực hiện công việc đó một cách nhanh chóng,

– Tháo vát hay khéo léo – năng lực tìm ra được phương cách để đạt được kết quả mong muốn,

– Kiên trì (dai dẳng) – mặc cho những khó khăn, ngăn trở, hay vấp phải sự thờ ơ, lãnh đạm.

Một số người tài giỏi thiếu đặc trưng cuối này trong tính cách của mình, khiến hiệu quả làm việc của họ giảm đi rất nhiều. Những con người thiếu chuyên nghiệp ấy thường “khởi đầu hay nhưng kết thúc dở.” Hoặc có thể nói cách khác: “Bạn không thể quá tin vào họ; hôm nay có thể họ rất hăng hái với một ý tưởng nào đó, nhưng chỉ đến mai thôi là họ bỏ rơi nó chỉ vì một vài nhận xét vớ vẩn.” Do đó hãy nhớ rằng, bạn phải hoàn tất công việc do mình bắt đầu, nếu không vì phần thưởng thì cũng nên vì một khi đã bắt tay vào làm thì phải làm cho xong.

Khi thực hiện một dự án, đừng thụ động chờ đợi bất cứ ai – nhà cung cấp, nhân viên bán hàng,đồng sự, cấp quản lý trực tiếp – để rồi phó mặc vào lời hứa của họ; hãy đeo bám họ không ngơi nghỉ.

Nhiều người mới vào nghề cho rằng chỉ cần viết một đơn đặt hàng, rồi ngồi chờ cho đến khi món hàng hay dịch vụ đó được giao là xong. Họ không biết rằng phần lớn công việc tiến triển tỷ lệ thuận với sự theo dõi và xúc tiến dành cho nó. Xúc tiến ở đây có nghĩa là hoạch định, khảo sát, thúc đẩy, và tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi bước trong quy trình. Hãy tập cho mình thói quen ngay lập tức tìm cách vượt qua mỗi trở ngại gặp phải, tìm những sự giúp đỡ hay phương cách khác để giữ cho công việc được tiến hành không gián đoạn.

Mặt khác, đôi khi vấn đề lại bị đẩy đi quá xa bởi những người quá hăng hái – họ tự khiến mình trở nên khó chịu và làm phiền mọi người bởi sự đeo bám dai dẳng của mình. Hãy thận trọng với việc yêu cầu người khác hành động. Quá khăng khăng và kích động có thể ảnh hưởng xấu tới quyền lợi của một cá nhân, thậm chí còn nhiều hơn hậu quả do phạm phải sai lầm.

Xác nhận bằng văn bản những truyền đạt của mình và những cam kết của người khác.

Đừng nghĩ rằng công việc sẽ được thực hiện hay thỏa thuận sẽ được giữ chỉ vì ai đó đã đồng ý như thế. Nhiều người có trí nhớ kém, số khác lại quá bận rộn, và phần đông mọi người đều sẽ nhìn nhận sự việc một cách nghiêm túc hơn nếu nó được viết ra. Dĩ nhiên có những trường hợp ngoại lệ, nhưng đôi khi gửi bản sao cho bên thứ ba, như một chứng cứ, là việc rất đáng làm.

Khi được cử đi công tác, bạn hãy chuẩn bị thật kỹ, hoàn thành công việc, và tiếp tục theo dõi sau khi trở về.

Khi tham gia vào bất cứ một chuyến công tác nào, dù là để xem xét một thiết kế, giải quyết một vụ khiếu nại, phân tích một vấn đề, khảo sát một thất bại, gặp gỡ một khách hàng hay một nhà cung cấp, hoặc tham dự một cuộc triển lãm thương mại, bạn đều nên đặc biệt chú ý để mang lại ích lợi tối đa về thời gian và chi phí. Dù mỗi chuyến công tác mang tính chất khác nhau, những việc phải làm sau đây cũng ở các mức độ khác nhau, nhưng ít nhất thì bạn cũng phải chắc chắn:

– Lên kế hoạch cho chuyến đi.

Ở đây không chỉ là đặt vé tàu xe và phòng khách sạn, hãy cân nhắc tất cả những tình huống có thể xảy ra như thất lạc hành lý, mất liên lạc, đến trễ, giao thông bất thường. Những người mà bạn sẽ gặp đã sắp xếp thời gian để gặp bạn, vậy nên đừng làm họ thất vọng – hãy đến đúng giờ và sẵn sàng cho công việc. Theo khẩu hiệu này: “Nếu không thể đến đúng giờ, hãy đến sớm!”

– Lên kế hoạch và chuẩn bị cho công việc sắp thực hiện.

Chuẩn bị và gửi chương trình làm việc trước khi bạn đến. Hãy gửi trước những tài liệu cần tham khảo và chắc rằng mọi thứ (ví dụ như hàng mẫu, thiết bị mẫu, bài thuyết trình) đã sẵn sàng. Tập dượt trước tất cả những bài thuyết trình, cho dù chúng nhỏ nhặt đến đâu. Nói ngắn gọn là, hãy chuẩn bị chu đáo mọi thứ và để cho những người bạn sắp gặp cũng có thời gian chuẩn bị chu đáo.

– Hoàn tất công việc tại chỗ.

Không phải lúc nào bạn cũng có thể thực hiện một chuyến công tác hoàn toàn mỹ mãn; nó có thể bị người khác chi phối làm kết cục thay đổi theo một hướng khác. Tuy nhiên, nếu bạn đã được cử đi để hoàn tất một công tác nhất định, có thể là phân tích một thất bại hay quan sát một sản phẩm đang sử dụng, và vì lý do nào đó không thể kịp hoàn thành công việc trong thời gian công tác, hãy ở lại cho đến khi hoàn tất được nó. Cả người trực tiếp quản lý bạn lẫn những người bạn đã gặp đều sẽ không hề thích việc sau đó lại phải có một người khác nữa được cử tới để hoàn tất những việc bạn làm còn dang dở.

– Theo dõi công việc một cách hợp lý.

Thông thường một chuyến công tác tưởng chừng thành công có thể trở nên công cốc nếu thiếu đi sự giám sát chặt chẽ. Hãy tận dụng tốt những biên bản cuộc họp, những báo cáo chuyến đi, và các liên lạc sau đó.

Tạo lập một thái độ “Hãy cùng xem xét vấn đề!”

Trong suốt sự nghiệp của mình, bạn sẽ gặp nhiều người tìm đến vì đủ loại rắc rối phát sinh từ công việc của bạn. Một cách giải quyết rất hiệu quả là mời họ cùng xem xét vấn đề với mình, nói cách khác: “Hãy cùng xem xét vấn đề!” Thật không thỏa đáng khi cứ ngồi tại bàn giấy mà đoán mò về những nguyên nhân, giải pháp và hy vọng có thể giải quyết được hết mọi việc. Trước khi bắt tay vào giải quyết vấn đề, bạn cần hiểu thật sâu sắc, và để hiểu được như vậy bạn buộc phải trực tiếp quan sát những vấn đề mà có lúc bạn đã hình dung chúng thật phức tạp và không dễ gì mô tả được. (Ferguson, tr.56).

Tránh thái độ không dứt khoát.

Một trong những chỉ trích nặng nề nhất dành cho một cá nhân là nói rằng ý kiến của nhân viên ấy, lúc nào cũng vậy, chỉ đơn thuần dựa theo người cuối cùng mà nhân viên ấy vừa trò chuyện. Đừng vội đưa ra một quan điểm hay tiến hành một công việc cho đến khi bạn có cơ hội thích hợp để thu thập và nghiên cứu các dữ kiện, rồi sau đó xem nó có khả thi hay không, trừ khi có những chứng cứ mới cho thấy việc tiếp tục là không cần thiết. Rõ là phải tránh tính ngoan cố và giáo điều cực đoan, nhưng hãy nhớ rằng việc thay đổi quyết định có thể chống lại bạn đấy.

Ðừng nhút nhát – hãy lên tiếng – thể hiện mình và đưa ra ý kiến của mình

Nhiều nhân viên mới dường như nghĩ rằng công việc của họ chỉ đơn giản là làm những gì sếp bảo họ làm. Tất nhiên có những lúc giữ im lặng và thận trọng là khôn ngoan, nhưng cũng nên bày tỏ quan điểm của mình bất cứ khi nào bạn có thể đóng góp một điều gì đó. Người lặng lẽ và nhút nhát không nói gì cả thường bị xem như chẳng biết gì để nói.

Thông thường, nếu không ai biết chắc nên giải quyết sự việc ra sao thì vấn đề ở đây chỉ còn là chọn ra chương trình nào đó có khả năng thành công ở mức chấp nhận được. Người đầu tiên nêu lên một đề xuất rõ ràng và hợp lý thường có rất nhiều khả năng thắng tranh luận, mà chỉ cần kế hoạch đó rõ ràng và hợp lý. (Kế hoạch “tốt nhất” ban đầu thường cũng không được công nhận như thế.) Bên cạnh đó, người nào có khả năng trình bày một cách hiểu biết và tự tin nhất về dự án cũng sẽ được giao nhiệm vụ thực hiện dự án đó. Nếu không cần công việc đó thì đừng nói gì, bạn sẽ được phớt lờ, nhưng đến khi có những trách nhiệm lớn hơn cần người để giải quyết, người ta cũng sẽ phớt lờ bạn.

Cố gắng súc tích và rõ ràng dù trong các báo cáo miệng hay báo cáo bằng văn bản.

Gây khó chịu nhất khi xúc tiến những việc khẩn cấp tại nơi làm việc là những người mất đến cả nửa tiếng đồng hồ để nói lan man điều có thể được diễn đạt chỉ trong một câu hai mươi từ. Có một xu hướng lạ lùng nhưng khá phổ biến là trả lời một câu hỏi đơn giản với rất nhiều lời mào đầu và giải thích đến nỗi khó ai hiểu được câu trả lời. Một số người thường không bao giờ đưa ra được một câu trả lời trực tiếp, và do đó tính hữu dụng của họ bị giảm đi đáng kể. Họ thường có khuynh hướng giải thích câu trả lời trước khi trả lời câu hỏi. Không nghi ngờ việc có rất ít những câu trả lời đơn giản mà đủ chất lượng, nhưng quan trọng là đầu tiên bạn phải nêu ra được phần cốt lõi của vấn đề càng ngắn gọn càng tốt. Mặt khác, cũng có những lúc cần phải thêm một cái nền thích hợp hay những sự việc liên quan để minh họa cho một câu nói đơn giản. Và làm sao để chuyển được nhiều thông tin nhất trong một khoảng thời gian ngắn nhất là điều mà tất cả mọi người đều muốn biết.

Một hướng dẫn tuyệt vời cho vấn đề này có thể được tìm thấy trong thứ mà văn chương vẫn gọi là “kim tự tháp ngược”. Hãy bắt đầu từ dưới đáy – phần mở đầu – bằng một điều quan trọng duy nhất, điều mà người nghe phải biết trước khi nghe thêm. Thường thì đây cũng chính là kết luận. Tiếp tục xây kim tự tháp bằng mỗi câu tiếp theo dựa trên cơ sở câu trước. Theo cách này bạn sẽ có thể giải thích rõ ràng cả những khái niệm phức tạp, trừu tượng cho bất cứ ai. Ngay cả nếu cuối cùng lời giải thích có trở nên quá phức tạp với ai đó thì bạn vẫn có thể hoàn toàn yên lòng, biết rằng vì bạn đã bắt đầu với điểm chính yếu, hay phần kết luận, hay câu trả lời đơn giản nên mọi người đều hiểu bạn. Đây là một phương pháp rất tốt trong giao tiếp, bạn trình bày các sự việc theo thứ tự quan trọng, giống như nhà báo hay làm, cứ như thể bạn có thể bị ngắt lời bất cứ lúc nào.

Hãy tuyệt đối cẩn trọng về độ chính xác của những điều bạn phát biểu.

Điều này nghe có vẻ nhàm, nhưng đã có nhiều người đánh mất sự tin cậy từ cấp trên và đồng nghiệp vì thói quen đoán mò khi không biết câu trả lời cho một câu hỏi trực tiếp. Trả lời được những câu hỏi liên quan đến trách nhiệm của mình là quan trọng, nhưng một câu trả lời sai còn tệ hơn là không có câu trả lời nào. Nếu bạn không biết thì nói là không biết, nhưng hãy nói thêm, “Tôi sẽ tìm hiểu ngay.” Nếu bạn không chắc chắn, hãy nêu ra mức độ chắc chắn hay mức xấp xỉ mà câu trả lời của bạn dựa vào. Được tiếng là đáng tin cậy và có căn cứ có thể là một trong những tài sản quý giá nhất của bạn.

Tất nhiên, điều này áp dụng với những tính toán, vấn đề dạng văn bản… cũng như với các thảo luận và báo cáo miệng. Thật tệ khi bạn trình lên một bản báo cáo chờ phê chuẩn mà lại không tự mình kiểm tra kỹ lưỡng trước, ngay cả những bản báo cáo chính thức đôi khi cũng bị gửi trả lại, hoặc nghiêm trọng hơn là bị phát tán ra bên ngoài, với đầy rẫy những sai sót và trở thành thứ bỏ đi.

TRONG MỐI TƯƠNG QUAN VỚI CẤP TRÊN

Người quản lý phải biết điều gì đang xảy ra trong lĩnh vực của mình.

Nguyên tắc này cơ bản và sơ đẳng như một điều hiển nhiên. Vì rõ ràng người ta không thể quản lý thành công một phòng ban mà không biết những gì đang xảy ra trong đó. Điều này cũng áp dụng cho các quản lý dự án với những trách nhiệm chuyên môn nhưng không có nhân viên trực thuộc như các trưởng phòng. Không một người hiểu biết nào phủ nhận tính hợp lý của nguyên tắc này, nhưng nó lại thường bị vi phạm hay bỏ qua. Nó được nêu ra ở đây vì khá nhiều nguyên tắc tiếp theo có liên quan đến việc vi phạm yêu cầu cốt yếu này.

Một trong những điều đầu tiên bạn phải làm cho cấp trên của mình là thông báo cho ông/ bà ấy mọi diễn biến quan trọng

Câu hỏi chính theo sau nguyên tắc này là: Cấp trên của tôi phải biết đến đâu, biết bao nhiêu chi tiết? Đó luôn là một việc khó xác định đối với nhân viên mới. Nhiều nhân viên mới ngại làm phiền cấp trên vì những việc lặt vặt hàng ngày, và quả thật nếu làm như thế thì có thể quá trớn thật, nhưng trong đa số trường hợp, nhà quản lý cần phải có được đủ thông tin cần thiết để nắm bắt tình hình một cách chính xác nhất. Nghe cấp trên nói, “Đừng làm phiền tôi với những chuyện lặt vặt như thế,” rõ ràng an toàn hơn là, “Sao không ai nói cho tôi biết những việc này?” Hãy nhớ rằng cấp trên của bạn luôn bị gọi ra để giải thích, bênh vực, và lý giải những hành động của bạn với người khác, cũng như phải điều phối những hoạt động này vào một kế hoạch lớn hơn. Vì vậy hãy buộc mình phải cung cấp mọi thông tin cần thiết.

Bất kể bạn cố gắng đến đâu hay làm việc tốt đến đâu thì cũng sẽ có những rắc rối bất ngờ hay thất bại xảy ra, và bạn sẽ sợ phải thông báo điều đó với cấp trên. Tốt nhất là bạn nên nghĩ ra giải pháp và trình bày cùng thời điểm thông báo rắc rối để chúng có thể được thực hiện kịp thời nhất. Không một nhà quản lý nào thích gặp rắc rối bất ngờ (dù bạn buộc phải báo cáo chúng ngay), nhưng tình hình khó khăn của bạn sẽ được cải thiện rất nhiều nếu bạn nêu ra được những giải pháp vững chắc.

Ðừng quên một sự thật trước sau không đổi, cấp trên trực tiếp là “ông chủ” của bạn.

Điều này nghe thì đơn giản, nhưng nhiều người chẳng bao giờ hiểu được. Dĩ nhiên, bạn đang làm việc cho xã hội, công ty, bộ phận, nhóm dự án, cho lãnh đạo dự án của bạn, gia đình bạn, và chính bạn – nhưng chủ yếu là bạn đang làm việc cho và thông qua cấp trên của mình, người quản lý mà bạn phải báo cáo trực tiếp.

Chắc chắn bạn sẽ gặp phải những mâu thuẫn – bạn được bổ nhiệm vào một nhóm dự án có một nhóm trưởng hay đòi hỏi, một nhà điều hành công ty yêu cầu một công tác phải hoàn tất… Khi điều này xảy ra, hãy quay trở lại nguyên tắc trước: thảo luận với cấp trên trực tiếp của mình. Giải quyết mâu thuẫn là một phần công việc của mọi nhà quản lý, bao gồm cả cấp trên trực tiếp của bạn.

Thông thường, bạn có thể đạt mục tiêu tốt nhất khi thừa nhận cấp trên của mình có vẻ là người thích hợp làm công việc đó. Không hiếm những người trẻ tuổi, trong lúc hăng hái, thiếu kiên nhẫn muốn hoàn thành công việc, đã phớt lờ, cố vượt qua hoặc tránh cấp trên của mình. Đôi khi cách đó có thể giúp họ tiến nhanh hơn trong một khoảng thời gian nhất định, nhưng không sớm thì muộn, họ cũng sẽ thấy rằng những thủ đoạn như thế không thể được chấp nhận trong một tổ chức lớn. Nói chung, bạn không thể qua mặt nổi người đánh giá công việc của bạn, dù người đó có là ai đi nữa, vì trên hết thảy mọi thứ, người đó sẽ đánh giá bạn dựa trên khả năng cộng tác của bạn. Hơn nữa, phần đông chúng ta đều cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình nếu có thể bày tỏ ít nhất một chút lòng trung thành cá nhân đối với cấp trên, cùng cảm giác đang giúp họ hoàn thành công việc chính.

Hãy kỹ lưỡng hết mức có thể trong việc chọn lựa cấp trên.

Đối với hầu hết những người mới vào nghề, ảnh hưởng của những cộng sự nhiều kinh nghiệm hơn, hoặc của cấp trên trực tiếp, là một yếu tố quan trọng trong việc đúc khuôn phong cách chuyên nghiệp của họ. Thời xưa, trước khi có sách vở và các trường đại học, các nghệ nhân bậc thầy tiếp thụ kỹ năng bằng cách học việc từ các nghệ nhân bậc thầy khác. Cũng như vậy, bạn sẽ tiến bộ nếu có được những người nhiều kinh nghiệm hơn, đặc biệt là một cấp trên được chọn lựa kỹ, làm thầy hay người hướng dẫn cho mình. Một người hướng dẫn được chọn lựa đúng có thể đã trải qua nhiều thử thách cũng khắc nghiệt như những thử thách hiện tại của bạn, và sẽ hướng dẫn bạn vượt qua chúng dễ dàng hơn nhiều so với khi bạn mò mẫm một mình.

Nhưng, tất nhiên, không phải lúc nào cũng có thể chọn một người sếp như mong muốn. Điều gì xảy ra nếu sếp của bạn tỏ ra chỉ bằng một nửa những gì bạn mong đợi nơi họ? Chỉ có hai cách cho bạn chọn: (1) chấp nhận sếp như đại diện của một thẩm quyền cao hơn, và thi hành những chính sách và mệnh lệnh của họ càng hiệu quả càng tốt; hoặc (2) chuyển sang một phòng, ban, hay công ty khác ngay khi có thể. Rất nhiều tổn hại có thể xảy ra cho các bên liên quan, kể cả công ty của bạn, nếu cách thay đổi trên được lựa chọn. Hãy cân nhắc sự tổn hại đến tính hiệu quả của một đơn vị quân sự khi binh sĩ, vì không thích cấp trên, phớt lờ hay thay đổi mệnh lệnh cấp trên theo ý mình! Một tổ chức kinh doanh không phải là một đội quân, nhưng cũng không phải là đám hỗn tạp.