Trang chủ / Kinh doanh - đầu tư / Cánh Tay Trái Của Sếp

Cánh Tay Trái Của Sếp

1. THÔNG TIN SÁCH/EBOOK

Tác giả : Alphabooks

Download sách Cánh Tay Trái Của Sếp ebook PDF/PRC/MOBI/EPUB. Tải miễn phí, đọc online trên điện thoại, máy tính, máy tính bảng.

Danh mục : KINH TẾ

2. DOWNLOAD

Download ebook                      

File ebook hiện chưa có hoặc gặp vấn đề bản quyền, Downloadsach sẽ cập nhật link tải ngay khi tìm kiếm được trên Internet.

Bạn có thể Đọc thử hoặc Xem giá bán.

Bạn không tải được sách ? Xem hướng dẫn nhé : Hướng dẫn tải sách

3. GIỚI THIỆU / REVIEW SÁCH

“CÁNH TAY TRÁI” CẦN GÌ?

Đã qua thời kỳ người thư ký hành chính chỉ cần biết đọc, biết viết và biết tính toán. Ngày nay, những người làm công việc này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm những công việc phức tạp hơn.

Trên thực tế, phạm vi công việc của người thư ký hành chính bao quát rộng rãi, từ kế toán – tài chính cho tới nhân sự và cả tổng hợp – quản trị. Đồng thời, họ còn là người giao dịch trực tiếp với các khách hàng, ngân hàng, bảo hiểm,…

Họ cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận trong tổ chức. Do đó, ngoài năng lực tạo dựng quan hệ nội bộ, phối hợp tốt với cấp trên và cấp dưới, họ còn phải tạo dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác. Bên cạnh những yêu cầu đặc biệt về phẩm chất cá nhân như: khả năng giao tiếp, đàm phán, sự trung thực; người thư ký hành chính còn phải có những kỹ năng làm việc phục vụ thiết yếu cho công việc như: kỹ năng quản lý thời gian (lập chương trình nghị sự, chuẩn bị lịch trình công tác…); kỹ năng tổ chức công việc;…

Tại Việt Nam, các kỹ năng rất quan trọng này, có vai trò quyết định đến sự thành công của nhân viên, cũng như góp phần vào sự thành công của sếp, của công ty lại hầu như không được hướng dẫn và đào tạo. Hầu hết các bạn sinh viên và nhân viên mới đi làm đều không được đào tạo các kỹ năng này và mất khá nhiều thời gian mới bắt kịp được yêu cầu của công việc. Khi trao đổi với các nhà quản lý, giám đốc, tôi thấy đây là sự thiệt thòi và lãng phí lớn với cả các bạn nhân viên và cả công ty tuyển dụng. Cánh tay phải của sếp là phó giám đốc, là trưởng phòng kinh doanh và các chức danh quản lý hỗ trợ khác… còn những nhân viên văn phòng và trợ lý, thư ký lại là những cánh tay trái, góp phần làm nên thành công của công ty, tổ chức.

Trước thực tế đó, Alpha Books biên soạn cuốn sách Cánh tay trái của sếp nhằm cung cấp cho những người làm việc trong lĩnh vực này những kiến thức cơ bản nhất, từ việc sử dụng điện thoại cho đến các máy móc hiện đại khác trong văn phòng; từ các bước chuẩn bị cho những chuyến công tác, các hội nghị hội thảo đến cách trình bày các văn bản thông dụng trong công việc cũng như những thư tín quan trọng khác…

Cuốn sách không chỉ giúp ích cho những người thư ký hành chính mà còn giúp cho tất cả những người làm việc trong văn phòng nói chung, nhất là những nhân viên mới bắt đầu công việc. Bạn có thể tìm trong thấy cuốn sách này lời giải đáp cho những thắc mắc trong buổi đầu đến chỗ làm, cuốn sách sẽ hướng dẫn bạn từ cách sử dụng những phần mềm máy tính thông dụng nhất tới những mẹo nhỏ giúp bạn hoàn tất công việc trong văn phòng.

Phần Phụ lục cung cấp những mẫu văn bản thông dụng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, bạn có thể tham khảo những mẫu này để soạn thảo ra những văn bản hoàn chỉnh, sử dụng thống nhất trong văn phòng.

Mỗi cuốn sách giống như một chìa khóa giúp bạn mở cánh cửa bước vào căn phòng mới với nhiều điều thú vị mới mẻ. Với cuốn sách này, chúng tôi muốn trao cho các bạn chiếc chìa khóa mở cửa căn phòng có những đồ đạc tiện dụng nhất cho bạn trong cuộc sống cũng như công việc.

Không có trường học nào dạy bạn tất cả mọi điều cũng như không có cuốn sách nào đưa được cho bạn tất cả các chỉ dẫn, cuốn sách này cũng không phải là ngoại lệ. Vì vậy, nếu có những điều mới lạ, hãy hỏi, từ bạn bè, người thân đến đồng nghiệp. Đừng ngại ngần bởi ai cũng có những ngày bỡ ngỡ đầu tiên. Đó sẽ là những kinh nghiệm quý báu cho bạn.

 TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ HÀNH CHÍNH

  1. Tại sao người ta cần bạn

Là một thư ký hành chính, bạn giúp đỡ ông chủ rất nhiều việc, như những thủ tục văn phòng và những việc khác không cần sự tham gia trực tiếp của người quản lý; bạn sẽ là người liên lạc giữa những người quản lý và công ty, đôi khi, bạn phải làm những việc ngoài trách nhiệm như: thống kê doanh số bán hàng, giao dịch với ngân hàng, thực hiện việc thanh toán, trình bảng lương, liên hệ quảng cáo, quan hệ công chúng, mua hàng và nhiều việc không tên khác.

Mọi doanh nhân đều mơ ước có một thư ký hành chính hoàn hảo và mọi thư ký hành chính đều mơ ước một môi trường làm việc hoàn hảo. Hy vọng rằng bạn và những người quản lý sẽ hợp nhau để làm việc như một đội, tin tưởng nhau để tiến hành công việc hiệu quả nhất.

  1. Nhà tuyển dụng muốn gì ở bạn?

Biết được nhà tuyển dụng mong chờ gì ở một thư ký hành chính hoàn hảo sẽ giúp bạn thể hiện bản thân tốt nhất trong quá trình phỏng vấn và trong những tuần làm việc đầu tiên. Dưới đây là những phẩm chất quan trọng nhất:

  • Sự đúng giờ. Người quản lý luôn muốn một thư ký hành chính đúng giờ và có mặt khi cần. Một thư ký liên tục đến muộn dù chỉ vài phút, hoặc thường xuyên ốm có thể gây ra sự khó chịu với họ. Nhà tuyển dụng có kinh nghiệm rằng những người như vậy có thể không thực sự yêu thích công việc.

Trong cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cố gắng đặt những câu hỏi về số ngày nghỉ ốm trong công việc trước, hoạt động bên ngoài từng tham gia,… (họ sẽ có cách để kiểm tra, nên bạn đừng nói dối). Hãy trung thực và đừng cố gây ấn tượng rằng bạn “quá bận rộn” với công việc, vì như thế lại gây cho họ cảm giác bạn là người không biết thu xếp công việc.

  • Sự đáng tin cậy. Nhà tuyển dụng xem xét tính tình và nhân cách của ứng viên, để xem họ có đáng tin cậy hay không. Ví dụ như, ứng viên đó sẽ vội vã rời văn phòng vào đúng 5 giờ chiều dù còn một đống công việc, hay sẽ ở lại làm việc sau giờ làm, nếu như có tình huống khẩn cấp.
  • Khả năng học hỏi. Nhà tuyển dụng xem xét sự sẵn sàng và khả năng học hỏi của ứng viên không chỉ qua những bằng cấp chính thức mà còn qua các câu hỏi trong cuộc phỏng vấn. Ví dụ, nhà tuyển dụng hy vọng bạn biết phần mềm máy tính đặc thù mà công ty đang sử dụng, việc bạn sử dụng có thành thạo hay không không quan trọng, nhưng bạn phải thể hiện được khả năng học hỏi và sự nhanh nhạy của mình.
  • Sẵn sàng làm theo hướng dẫn. Nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên làm theo chỉ dẫn cẩn thận, thực thi chính xác quyết định của họ, không tranh luận, không chất vấn, không quan tâm đến các phương án thay thế hay cách làm của người trước. Nói cách khác, nhà tuyển dụng muốn một người mà tính cách của họ thể hiện sự hợp tác, tuân thủ chứ không phải là sự cản trở.
  • Sự trung thành và khả năng giữ bí mật. Những người quản lý đều muốn thư ký của mình có phẩm chất này. Không ai hưởng ứng “người ba hoa”, người nói luôn mồm về những gì vừa nghe được, hoặc tung tin đồn vô căn cứ và thông tin bí mật về các kế hoạch. Không cần biết người thư ký đó làm việc hiệu quả thế nào, được giáo dục và có kinh nghiệm ra sao, họ sẽ mau chóng bị mất việc.
  • Một vài phẩm chất khác. Nhà tuyển dụng còn muốn người thư ký tương lai của mình nhanh nhẹn, linh hoạt, có trách nhiệm trong công việc, có trình độ và khả năng giao tiếp, luôn giữ được thái độ lịch sự,đảm bảo việc thiết lập mối quan hệ lâu dài với khách hàng và đồng nghiệp.
  1. Mẹo phỏng vấn

Trong cuộc phỏng vấn, hãy tỏ ra thoải mái nhất có thể, đến đúng giờ, ăn mặc lịch sự, gọn gàng.

Đừng cố gắng hết sức để thể hiện bản thân vì sẽ tạo ra ấn tượng xấu. Hãy để nhà tuyển dụng tự tạo ra ấn tượng riêng của họ. Bởi vì chính họ biết rõ nhất ai là người thích hợp cho công việc đó. Hơn nữa, còn tùy thuộc vào kiểu người họ thấy thích hơn. Nếu bạn không phải là người họ đang tìm kiếm, thì thật may mắn cho cả hai bên khi lựa chọn một ứng viên khác.

Nếu mức lương đề nghị thấp hơn mức bạn nghĩ mình xứng đáng được nhận, đặc biệt với những người mới ra trường, thì trước khi từ chối nên tìm hiểu về mức lương cho vị trí trợ lý, thư ký với trình độ và kinh nghiệm tương đương, về cơ hội thăng tiến và trách nhiệm công việc.

  1. Thời gian thử việc

Ngay cả khi bạn đã có nhiều kinh nghiệm, thì bạn vẫn phải chuẩn bị một thời gian thử việc với công việc và nơi làm việc mới. Những kinh nghiệm trong quá khứ chỉ giúp bạn nhanh nhạy trong nắm bắt và đánh giá tình hình. Tại nơi làm việc mới, việc sử dụng e-mail, cách dùng kiểu chữ, v.v.. có thể rất khác với nơi làm việc cũ, bạn nên sẵn sàng học tất cả từ đầu.

Bạn có thể thấy nơi làm việc mới có những từ ngữ chuyên ngành cần phải học. Bạn cũng cần phải biết bạn được phép thêm bớt vào lá thư sếp muốn bạn gửi đi hay chỉ gửi chính xác những gì sếp truyền đạt.

Bạn cần phải linh hoạt khi sử dụng hệ thống máy tính trong văn phòng làm việc mới, làm quen với phần cứng và phần mềm vì có thể có rất nhiều khác biệt với những gì bạn được học ở trường và ở nơi làm việc cũ, thậm chí, bạn có thể phải ở lại sau giờ làm việc để đọc hướng dẫn và thử nghiệm.

Tại môi trường làm việc mới và nhờ vốn kinh nghiệm trong công việc cũ, bạn có thể có hàng tá ý tưởng và đề xuất trong những tuần làm việc đầu tiên, nhưng có thể nó cũng đã từng được thực hiện trước đó hoặc đã bị từ chối vì những lý do xác đáng. Sau khi hiểu rõ công ty và quy chế vận hành của nó, bạn có thể sẽ đưa ra những đề xuất hợp lý hơn.

Cách tốt nhất để khẳng định bản thân và tài năng là nỗ lực hết mình, học hỏi thật nhanh, làm theo chỉ dẫn chính xác và thông minh, đồng thời hợp tác tốt với đồng nghiệp. Hãy thể hiện sự quan tâm đến người khác ngoài công việc. Cho đi không tốn chút chi phí nào nhưng mang lại sự tin tưởng và tình bạn với đồng nghiệp cũng như những người quản lý.

ĐỌC THỬ

 CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY

  1. Văn phòng làm việc

Điều kiện làm việc của thư ký hành chính rất khác nhau. Có thể bạn sẽ làm việc ở trong một văn phòng, cửa hàng, nhà kho, một nhà máy hoặc một tập đoàn kinh doanh đa sản phẩm, dịch vụ. Nơi bạn làm việc có thể gần những hoạt động kinh doanh chung như bán hàng, dịch vụ, hoặc sản xuất, nhưng cũng có thể cách xa trung tâm. Những điều kiện này thay đổi theo thời gian và sự phát triển chung của xã hội cũng như của nơi làm việc.

Vị trí và điều kiện nơi làm việc hàng ngày có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả làm việc. Hãy xem xét chỗ làm của bạn được bố trí như thế nào, bàn làm việc đã được kê hợp lý chưa, có tiện cho việc đi lại không, tủ tài liệu có ở gần chỗ ngồi và dành cho mình bạn hay phải dùng chung với đồng nghiệp? Có cách sắp xếp lại văn phòng nào tốt hơn không?

Nên vẽ lại sơ đồ bố trí văn phòng làm việc và tìm cách sắp xếp tốt hơn trên giấy trước khi đưa ra gợi ý với sếp. Mỗi đề xuất thay đổi bạn phải cân nhắc hai câu hỏi:

 

  • Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn khi văn phòng có cách bố trí khác đi không?
  • Đề xuất thay đổi của bạn có ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của những người khác không?

Không gian làm việc và bàn làm việc phải được sắp xếp để bạn cảm thấy thoải mái và cho phép bạn làm việc hiệu quả, gồm: bàn, ghế, tủ tài liệu, giá sách. Khi sắp xếp, hãy xem xét đến thói quen làm việc của bản thân cũng như sự di chuyển của chính bạn, đồng nghiệp và khách hàng.

 

  • Ghế nên tạo được tư thế tốt, đỡ lưng và có thể điều chỉnh được để không chóng cảm thấy mệt mỏi.
  • Ánh sáng đầy đủ rất quan trọng trong bất cứ văn phòng làm việc nào. Nơi làm việc nên có đủ ánh sáng để tránh mỏi mắt và đau đầu.
  • Bàn nên đủ lớn để chứa được các dụng cụ sử dụng thường xuyên và tạo ra không gian làm việc thoáng đãng. Những công cụ hỗ trợ như điện thoại, giấy nhớ, hộp tài liệu, ghim, sách tham khảo,… nên để gọn gàng, ngăn nắp trên bàn và vừa tầm tay với để bạn có thể lấy ngay lập tức khi cần.
  • Những đồ dùng một lần (giấy nhớ, bút, giấy in,…) nên mua đủ dùng trong vòng ít nhất một tuần. Đầu tuần nên thống kê lại và mua sắm bổ sung.
  • Máy tính thường để trên bàn làm việc, có nối mạng nội bộ và mạng Internet. Dây nối mạng và dây điện nên tránh lối đi lại hoặc dán băng dính, tránh vướng chân người qua lại làm mất kết nối hoặc vấp ngã. Để phòng trường hợp mạng trục trặc, nên dự trữ sẵn các ổ đĩa cứng, ổ đĩa lưu trữ mở rộng, đĩa mềm, CD-ROM, hoặc USB. Cũng chú ý tới việc kết nối máy in, nơi để máy in phù hợp, vì thông thường một nhóm hoặc một phòng sẽ dùng chung một máy in.

Nếu bạn làm việc cho một văn phòng nhỏ, hãy sắp xếp những dụng cụ này sao cho đồng nghiệp cũng có thể sử dụng mà không ảnh hưởng tới công việc của bạn.

  1. Thiết bị văn phòng

Tùy thuộc vào quy mô công ty và trách nhiệm của bạn mà có thể phải yêu cầu những thiết bị văn phòng cho riêng mình, cho phòng ban hoặc cho toàn bộ công ty. Bạn có thể mua những thiết bị này ở cửa hàng văn phòng phẩm, trực tiếp hoặc qua điện thoại, hay e-mail.

Khi đặt hàng, không nên mua nhiều quá, vì có những mặt hàng không dự trữ được lâu, chỉ nên giữ một lượng đủ dùng. Nên theo dõi việc tiêu thụ các đồ dùng và thiết bị văn phòng bằng một cuốn sổ ghi chép.

Ngoài những vật dụng hàng ngày như bút bi, bút chì, ghim, kẹp giấy, cặp tài liệu, vài đồ dùng cần xem xét đặc biệt như: giấy fax, đĩa CD, mực và hộp mực thay thế, giấy in các loại, giấy photo. Những đồ dùng này phải phù hợp với thiết bị trong văn phòng.

Các đồ dùng văn phòng nên được trữ ở trong ngăn kéo, kệ hoặc ngăn chứa tài liệu. Luôn giữ khu vực này gọn gàng, sạch sẽ. Những thứ sử dụng nhiều nên được để ở nơi dễ thấy và dễ lấy. Những thứ dễ rơi nên để ở đáy kệ. Cố gắng đánh dấu ngay ở bao bì của vật dụng để tiện cho việc sắp xếp lại. Giấy photo và giấy in cũng cần được đánh dấu vì có rất nhiều loại với chất lượng khác nhau, có thể phân loại sử dụng như dùng giấy trắng thường cho văn bản lưu hành nội bộ, giấy trắng tinh cho văn bản đối ngoại, ngoài ra còn có thể sử dụng giấy đã in một mặt để in nháp.

Tham khảo danh sách các vật dụng văn phòng phổ biến dưới đây:

 

  • Thiết bị cơ bản:
  • Keo, băng dán
  • Dung dịch vệ sinh thiết bị
  • Giấy thông báo, sổ ghi chép, giấy nhớ
  • Máy dập và xén giấy
  • Két sắt và các thiết bị an toàn
  • Con dấu, hộp dấu
  • Ghim bấm, ghim
  • Phòng nghỉ giải lao:
  • Đồ ăn, uống
  • Cốc, đĩa, chén, tách…
  • Các hộp đựng:
  • Cặp tài liệu
  • Hộp đựng danh thiếp
  • Hộp đựng tài liệu và mẫu
  • Vật dụng cần thiết khi đi công tác
  • Lịch và bản kế hoạch:
  • Sổ địa chỉ
  • Lịch
  • Sổ điện thoại
  • Bản kế hoạch treo tường
  • Các thiết bị vệ sinh:
  • Nước lau kính
  • Chổi lau nhà
  • Khăn lau chùi
  • Chổi, dụng cụ hốt rác
  • Xà phòng, nước rửa tay
  • Bàn chải
  • Máy dọn sàn và thảm
  • Thùng rác
  • Máy hút bụi
  • Đồ in ấn:
  • Danh thiếp
  • Văn phòng phẩm
  • Giấy in có logo công ty
  • Phong bì
  • Bản in lưu/Tài liệu lưu
  • Bìa kẹp hồ sơ
  • Giấy
  • Mực in
  • Vật tư in
  • Bút, bút chì và bút đánh dấu:
  • Cục tẩy
  • Bút ghi nhớ
  • Gọt bút chì
  • Bút viết
  • Giấy và đồ dùng cho khu vực vệ sinh:
  • Giấy vệ sinh
  • Giấy lau mặt
  • Khăn ướt
  • Khăn lau
  • Sách tham khảo

Mỗi văn phòng nên có một số lượng sách và thông tin tham khảo nhất định, để hỗ trợ công việc hoặc tra cứu những vấn đề liên quan.

Hãy luôn để một cuốn từ điển trên bàn làm việc, cả tiếng Việt và tiếng Anh. Bạn có thể tra cứu trên trang web, nhưng không phải lúc nào cũng cho ra kết quả chính xác. Hơn nữa, một cuốn từ điển còn giúp bạn về chính tả, âm tiết, cách phát âm, cách sử dụng, từ gốc và các từ đồng nghĩa trong nhiều trường hợp.

Ngoài ra, bạn nên chọn một phần mềm từ điển để cài đặt trên máy tính, giúp tra cứu tiện dụng và nhanh chóng.

Trong văn phòng nên có một bản đồ thế giới, bản đồ quốc gia và bản đồ khu vực để xác định được địa điểm khi cần thiết.

  1. Lập kế hoạch làm việc

Việc đầu tiên khi đến văn phòng là làm thoáng mát phòng (mở cửa kính, cửa sổ,…) sau đó sắp xếp lại bàn ghế, dọn dẹp, lau mặt bàn,… Đồng thời, kiểm tra các vật dụng văn phòng để bổ sung khi cần thiết; chuẩn bị sẵn sổ ghi chép và bút chì cho việc nhận tin nhắn qua điện thoại hay ghi chép khi được giao nhiệm vụ quan trọng.

Tham khảo lịch trên bàn làm việc hoặc lịch trên máy tính để ghi nhận các công việc phải làm trong ngày. Kiểm tra danh sách những công việc sẽ diễn ra như: hẹn, họp, hạn thanh toán: lương, hóa đơn, thuế và bảo hiểm. Đưa cho sếp danh sách những cuộc hẹn, chuẩn bị những tài liệu cần thiết mà sếp sẽ dùng.

Hãy sắp xếp các hoạt động hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Cố gắng thu xếp nhiều công việc khi phải rời bàn để giải quyết một loạt; sử dụng điện thoại hay thư điện tử thay vì tận tay gửi tin nhắn, trừ khi được yêu cầu.

Nếu bạn làm việc liên quan đến gửi thư hay giao hàng, hãy lập kế hoạch về thời gian nhận và giao hàng trong đầu. Ghi danh sách những việc cần làm hàng ngày trên giấy hoặc trên máy tính, và gạch đi từng mục khi đã hoàn thành.

Trước khi rời văn phòng, hãy liệt kê danh sách những công việc bạn phải làm vào ngày hôm sau. Sau đó, cất toàn bộ giấy tờ và dữ liệu về công việc đang tiến hành vào ngăn kéo hoặc tủ tài liệu. Sổ sách, tài liệu quan trọng như danh sách khách hàng hay sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ nên được cất ở ngăn kéo có khóa.

Công việc hàng ngày của bạn cũng gồm việc giữ cho văn phòng sạch sẽ. Định kỳ dọn dẹp ngăn kéo, tủ tài liệu. Máy tính, máy đánh chữ và những thiết bị văn phòng khác nên được lau chùi bằng khăn ẩm. Ổ đĩa dùng một đĩa mềm đặc biệt để lau những bộ phận bên trong. Nếu văn phòng của bạn có nhiều máy tính, hãy liên hệ với một hãng chuyên sửa chữa và bảo dưỡng máy tính để họ thực hiện việc bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa khi có sự cố.

Lên kế hoạch bảo dưỡng toàn bộ các thiết bị trong văn phòng, đừng đợi đến khi có hỏng hóc mới sửa chữa.

Cuối cùng, hãy nghĩ đến những cách bạn có thể nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Hãy tìm ra vấn đề và cố gắng giải quyết chúng. Công việc ổn định và suôn sẻ có rất nhiều cơ hội thành công và thành công của công ty sẽ đảm bảo cho thành công của chính bạn.

  1. Ghi chép

Ngoài việc để sẵn sổ ghi chép và bút tại bàn làm việc, hãy để chúng ở những vị trí thuận lợi trong phòng làm việc của sếp, để bạn có thể ghi chép ngay dù chỉ tạt vào để thông báo có người gọi hay chuyển tin nhắn. Điều này sẽ tiết kiệm cho cả hai khá nhiều thời gian vì bạn sẽ không phải trở lại bàn làm việc để lấy đồ ghi chép.

Hãy viết ngày tháng vào đầu trang giấy, khi ghi chép xong, cũng ghi lại ngày tháng một lần nữa ở cuối trang và kẻ một dòng ngang trang giấy. Trong trường hợp khẩn cấp có thể dễ dàng tìm được các ghi chép cần thiết.

Trong quá trình ghi chép có thể có fax, điện tín, hoặc những phương tiện liên lạc khác cần được hồi đáp, sau khi ghi fax, điện tín hoặc trả lời những lá thư khẩn, hãy đánh dấu vào đó để nhắc rằng có thể có những điều bị bỏ qua. Nếu đó là điều quan trọng, liên quan trực tiếp đến công việc, cần phải hỏi lại để bổ sung thông tin kịp thời. Sự chính xác quan trọng hơn sự ngại ngần, bạn nên mạnh dạn ngắt lời và hỏi lại, thái độ nghiêm túc và tận tâm như vậy sẽ được đánh giá cao.

Khi văn bản ghi chép có tên của người lạ, hãy hỏi xem đó là ai, nếu có tài liệu hay văn bản giải thích về họ, cần tham khảo những văn bản đó trước khi đánh máy lại nội dung ghi chép.

  1. Đánh máy lại

Khi tài liệu ghi chép là một chủ đề mới, hãy tìm hiểu tài liệu đó trước khi đánh máy lại.

Đọc qua một lượt trước khi đánh máy lại ghi chép. Hãy soát lỗi chính tả của văn bản ghi chép, nếu có nghi ngờ hãy tham khảo từ điển hoặc hỏi lại. Khi gặp một từ lạ hãy ghi ra giấy, sau đó hỏi lại để sử dụng cho đúng.

Khi không thể ghi chép kịp có thể sử dụng máy ghi âm. Bạn có thể kết nối máy ghi âm với máy tính để chuyển file dạng âm thanh vào máy tính, giúp bạn nghe và đánh máy lại dễ dàng.

  1. Phòng làm việc của sếp

Với một vài người, phòng làm việc là nơi không để người khác đụng vào, với những người khác lại cho phép thư ký sắp xếp và dọn dẹp.

Nếu sếp không mấy quan tâm, hãy bắt đầu xếp lại những tài liệu đang dùng, những tài liệu đã sử dụng rồi thì cất vào ngăn kéo. Tuy nhiên, hãy hỏi sếp trước khi chuyển giấy tờ và tài liệu khỏi bàn làm việc, đặc biệt là những tài liệu mà bạn đã thấy ở đó một thời gian. Thận trọng luôn luôn cần thiết. Không nên vượt quá vai trò của mình mà sắp xếp những giấy tờ, tài liệu cá nhân hoặc riêng tư.

Khi được yêu cầu lấy một tài liệu cá nhân, hãy giữ nguyên hiện trạng và chỉ lấy thứ cần thiết.

Khi lên kế hoạch hẹn gặp cho sếp, nhớ lưu chúng lại trên lịch của sếp và của bạn. Hãy nhắc sếp về những cuộc hẹn này, để sếp không sắp xếp quá nhiều công việc.

  1. Những công việc không tên

Trước khi làm những công việc văn phòng, tất cả các thư ký hành chính đều gặp những bài kiểm tra về tính cách, cách nhìn nhận và trí nhớ. Thư ký phải biết chính xác những gì mà sếp yêu cầu. Có thể họ sẽ thẳng thắn yêu cầu thư ký giữ kín việc gì, nhưng khi sếp không nói gì thì không có nghĩa là bạn được quyền tiết lộ. Khi ai đó hỏi bạn về một vấn đề bí mật, không cần phải nói dối, hãy thẳng thắn nói rằng: “Tôi không thể nói bây giờ.”

Thư ký hành chính phải biết kiểm soát bản thân, phải kiềm chế những cảm xúc nhất thời và tránh phê bình những người khác. Cẩn thận với lời ăn tiếng nói và cách cư xử của bạn với mọi người xung quanh, vì bạn không chỉ thể hiện con người bạn, mà đôi lúc còn là người “phát ngôn” cho sếp.

Ngoài ra, còn rất nhiều vấn đề tế nhị trong mối quan hệ giữa thư ký và sếp, có thể không được nói đến, bạn cần quan sát, nắm bắt và ứng xử cho phù hợp. Hiểu nhau sẽ góp phần vào thành công chung của hai người.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *